淺談企業(yè)報(bào)賬全流程標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建及應(yīng)用

梁艷

摘 要：報(bào)作賬為企業(yè)理管活動(dòng)中的日常工作，報(bào)賬以記賬與算賬為基礎(chǔ)，主要包括業(yè)務(wù)人員請(qǐng)款、出納付款與財(cái)務(wù)核算等，一般由員工提單、領(lǐng)導(dǎo)審定、財(cái)務(wù)初審、復(fù)審入賬和付款報(bào)銷(xiāo)等多個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。報(bào)賬是企業(yè)會(huì)計(jì)工作的最前端，也是會(huì)計(jì)工作的基礎(chǔ)構(gòu)成部分。筆者針對(duì)如何構(gòu)建企業(yè)報(bào)帳全流程標(biāo)準(zhǔn)化體系進(jìn)行淺談和探究，并列舉出部分應(yīng)用對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)報(bào)帳全流程；標(biāo)準(zhǔn)化體系；構(gòu)建；應(yīng)用

在企業(yè)日常管理工作中報(bào)賬紛繁復(fù)雜，會(huì)涉及到各種類(lèi)型的費(fèi)用，公司也有明確的報(bào)賬制度和流程，員工需提供各種票據(jù)當(dāng)作報(bào)賬的主要依據(jù)，并確保原始憑證的合法性、完整性與真實(shí)性。為此，構(gòu)建企業(yè)報(bào)帳全流程標(biāo)準(zhǔn)化體系顯得至關(guān)重要，能夠促使企業(yè)高效、健康的開(kāi)展財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)等工作，保證企業(yè)報(bào)賬工作的科學(xué)性和完善性。

一、業(yè)務(wù)端報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用

業(yè)務(wù)端是企業(yè)報(bào)賬全流程的基礎(chǔ)即為最前端，業(yè)務(wù)端報(bào)賬是否規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)將會(huì)對(duì)后續(xù)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生直接影響。首先應(yīng)保證業(yè)務(wù)前端的標(biāo)準(zhǔn)化，在簽訂和履行合同時(shí)要規(guī)范，業(yè)務(wù)前端主要包括初期的業(yè)務(wù)洽談與簽訂合同，其中合同付款決定著付款資料、金額和方式等重要報(bào)賬事項(xiàng)。所以，業(yè)務(wù)前端在付款審核方面應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的規(guī)定，諸如進(jìn)度款和預(yù)付款之間的比例是否適當(dāng)。特別是合同中的發(fā)票款項(xiàng)也應(yīng)規(guī)范簽訂，像在簽訂采購(gòu)合同時(shí)供應(yīng)商應(yīng)開(kāi)出有增值稅的專用發(fā)票。其次，需制定合同付款計(jì)劃，保證付款和合同履行得以及時(shí)銜接，付款計(jì)劃能夠有效避免不均衡的資金支出現(xiàn)象，為后續(xù)報(bào)賬工作提供規(guī)范依據(jù)。業(yè)務(wù)部門(mén)需依據(jù)合同中的業(yè)務(wù)預(yù)計(jì)和付款約定開(kāi)展工作，每個(gè)月應(yīng)提前規(guī)劃下個(gè)月的付款合同，當(dāng)作考核工作質(zhì)量和進(jìn)度的主要標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生督促和約束作用。而且需建立付款計(jì)劃激勵(lì)和跟蹤機(jī)制，針對(duì)滯后報(bào)賬應(yīng)督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)報(bào)賬，詢問(wèn)滯后原因且制定解決對(duì)策，并獎(jiǎng)勵(lì)報(bào)賬及時(shí)的部門(mén)。再次，制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)報(bào)賬操作指引，明確報(bào)賬工作的操作要求，員工在填寫(xiě)報(bào)賬單據(jù)時(shí)要確保正確，以免影響到財(cái)務(wù)入賬的付款與項(xiàng)目。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的核算管理與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定一套合理的報(bào)賬操作指導(dǎo)，要求員工填寫(xiě)報(bào)賬賬單要規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，包括摘要、業(yè)務(wù)、合同、預(yù)算和付款等信息。針對(duì)具體業(yè)務(wù)應(yīng)提供相應(yīng)的報(bào)賬附件，像工程款、預(yù)付款和日常費(fèi)用等，保證報(bào)賬資料和合同付款統(tǒng)一。最后，業(yè)務(wù)審核實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，明確具體的審核要點(diǎn)和職責(zé)，在審批業(yè)務(wù)過(guò)程中實(shí)施首簽人制度，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的審批重點(diǎn)與職責(zé)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好初審工作、財(cái)務(wù)部門(mén)需做好復(fù)審工作，發(fā)票單據(jù)需要按照公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，報(bào)賬單據(jù)要求填寫(xiě)正確、規(guī)范。

二、財(cái)務(wù)端報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用

財(cái)務(wù)端是企業(yè)報(bào)賬全流程中的會(huì)計(jì)管理核算部門(mén)，在對(duì)事項(xiàng)或交易進(jìn)行會(huì)計(jì)報(bào)告、計(jì)量、確認(rèn)時(shí)應(yīng)細(xì)心謹(jǐn)慎，確保財(cái)務(wù)審核工作的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。因此，財(cái)務(wù)部門(mén)需根據(jù)公司的報(bào)賬核算要求和會(huì)計(jì)工作要求，將財(cái)務(wù)審核的口徑統(tǒng)一，會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)固化，把業(yè)務(wù)分門(mén)別類(lèi)且指出不同類(lèi)型業(yè)務(wù)審核的關(guān)注點(diǎn)與要點(diǎn)。財(cái)務(wù)工作人員需著重關(guān)注報(bào)賬單據(jù)以及與其相關(guān)輔助資料的一致性與完整性，諸如報(bào)賬單據(jù)類(lèi)型、業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)類(lèi)型的選擇是否合適正確，報(bào)賬單據(jù)與條款金額、合同付款、付款計(jì)劃等是否保持一致，發(fā)票是否正規(guī)，付款要求及其相關(guān)附件的完整性等。為應(yīng)對(duì)新型報(bào)賬業(yè)務(wù)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)不斷優(yōu)化審核口徑，并將存在問(wèn)題的案例進(jìn)行統(tǒng)一整理，以此積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)審核工作應(yīng)提升時(shí)效性和報(bào)賬單據(jù)處理效率，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)需根據(jù)報(bào)賬審批流程與各個(gè)業(yè)務(wù)類(lèi)型的實(shí)際審核程序，要求財(cái)務(wù)工作人員在審核工作中承諾時(shí)限，在有限的時(shí)間內(nèi)完成工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)時(shí)效的標(biāo)準(zhǔn)化。具體而言需構(gòu)建報(bào)賬賬單流轉(zhuǎn)制度，將流轉(zhuǎn)的時(shí)限記錄下來(lái)，定期跟蹤和更新報(bào)賬單據(jù)的審核情況。針對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題或滯后處理的單據(jù)應(yīng)重點(diǎn)預(yù)警，讓財(cái)務(wù)工作人員及時(shí)處理，并要求他們每個(gè)月都提供報(bào)賬審核報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，進(jìn)而提高報(bào)賬單據(jù)的審核效率。另外，企業(yè)可采用報(bào)賬員運(yùn)用集中化報(bào)賬制度，將財(cái)務(wù)端的報(bào)賬工作集中起來(lái)，要求員工在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)容進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，提高報(bào)賬工作的溝通效率。如果報(bào)賬員分散報(bào)賬容易導(dǎo)致報(bào)賬質(zhì)量與效率低下，所以說(shuō)運(yùn)用集中化報(bào)賬模式相當(dāng)重要。不過(guò)業(yè)務(wù)集中化報(bào)賬人員的選擇需由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同決定，明確他們職能、權(quán)利范圍，盡量保持人員穩(wěn)定不能隨意更換，并培養(yǎng)后續(xù)人員。而且在報(bào)賬工作中需定期審查有無(wú)填補(bǔ)報(bào)賬和掛賬現(xiàn)象，財(cái)務(wù)部門(mén)需對(duì)已經(jīng)報(bào)賬但是長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒(méi)有付款的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)查，依據(jù)相關(guān)規(guī)定核實(shí)掛賬的原因和金額，對(duì)于符合條件的給予及時(shí)報(bào)賬。

三、支撐端報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用

要想構(gòu)建企業(yè)報(bào)賬全流程標(biāo)準(zhǔn)化體系，除做好業(yè)務(wù)端與財(cái)務(wù)端的標(biāo)準(zhǔn)化工作之外，還需完善支端撐報(bào)標(biāo)賬準(zhǔn)化，讓業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行良好的溝通與反饋。因此，企業(yè)可按照以下流程開(kāi)展報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用工作。第一，企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定工作人員在報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用時(shí)使用報(bào)賬系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有報(bào)銷(xiāo)功能可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)由“被動(dòng)式管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)式管理”，企業(yè)內(nèi)各級(jí)主管可以在任何時(shí)間內(nèi)進(jìn)行集中簽批，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)費(fèi)用支出多級(jí)主動(dòng)監(jiān)督和審批。并規(guī)范報(bào)銷(xiāo)單據(jù)格式，報(bào)銷(xiāo)人員在填寫(xiě)報(bào)賬單據(jù)可降低出錯(cuò)率，他們?cè)趫?bào)賬系統(tǒng)錄入需要報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的各項(xiàng)明細(xì)，之后等待各自部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批通過(guò)，而且報(bào)賬系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查支出費(fèi)用的明細(xì)。而且運(yùn)用報(bào)賬系統(tǒng)可自定義審批流程，審核人員可動(dòng)態(tài)查看報(bào)賬審批流程，及時(shí)關(guān)聯(lián)查詢到報(bào)賬單據(jù)，在財(cái)務(wù)端能夠自動(dòng)生成記賬憑證，有效減少手工報(bào)賬的填寫(xiě)錯(cuò)誤率，將報(bào)賬工作簡(jiǎn)化。第二，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)在報(bào)賬系統(tǒng)中審核報(bào)銷(xiāo)人員錄入的各項(xiàng)明細(xì)費(fèi)用時(shí)，需充分發(fā)揮預(yù)算控制系統(tǒng)的作用。該系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的總體目標(biāo)同個(gè)體目標(biāo)緊密聯(lián)系，把各種目標(biāo)同預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)有機(jī)聯(lián)系實(shí)時(shí)控制企業(yè)報(bào)賬，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和糾正偏差，并提示報(bào)賬人員報(bào)銷(xiāo)的各項(xiàng)費(fèi)用是否超出公司預(yù)算，如果超出預(yù)算，財(cái)務(wù)部門(mén)需采用特殊審批程序。而且預(yù)算控制系統(tǒng)的目標(biāo)從總體上來(lái)將同管理控制的目標(biāo)一致，即為追求經(jīng)營(yíng)效果與效率，具體目標(biāo)的依據(jù)是預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)，可借此將報(bào)賬過(guò)程中員工各自負(fù)責(zé)的工作目標(biāo)作量化處理。第三，報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用流程經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在報(bào)賬系統(tǒng)中審批通過(guò)之后，由財(cái)務(wù)工作人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬、核算。ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵是現(xiàn)實(shí)工作信息化，通過(guò)信息化手段表現(xiàn)現(xiàn)實(shí)中的工作方式與內(nèi)容，是企業(yè)內(nèi)部管理所有業(yè)務(wù)的系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)、人力資源和物流等，錄入的數(shù)據(jù)能夠在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)共享，保證報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用單據(jù)的一致性，從而有效控制各項(xiàng)費(fèi)用。而且ERP系統(tǒng)具有收銀軟件記錄、核算、反映與分析的會(huì)計(jì)核算功能，由現(xiàn)金管理、應(yīng)付賬、應(yīng)收賬、總賬等模塊構(gòu)成；財(cái)務(wù)管理功能則能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)核算功能，對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)預(yù)測(cè)、管理、分析和控制。

四、總結(jié)

由于企業(yè)報(bào)賬是一項(xiàng)涉及到金錢(qián)的工作，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的重視，尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)需從業(yè)務(wù)端、財(cái)務(wù)端和支撐端等各個(gè)方面構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)報(bào)賬全流程，全面提高報(bào)賬工作的合理性，各方的合法權(quán)益均不受侵犯。

參考文獻(xiàn)：

[1]李惠.企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司發(fā)展問(wèn)題的研究[D].財(cái)政部財(cái)政科學(xué)研究所，2014.

[2]張鶴.財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)中工作流節(jié)點(diǎn)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].南京大學(xué)，2012.

[3]關(guān)靜.企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管存在的問(wèn)題及解決措施[J].煉油與化工，2016，03：70-72.

[4]張廣輝.基于現(xiàn)代企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)監(jiān)管問(wèn)題及對(duì)策的分析與研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，36：154.