財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施探討

摘 要：隨著社會的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的社會，所有信息都將存儲到計算機(jī)當(dāng)中，便于人們查閱，而這些數(shù)據(jù)信息的主要來源還是傳統(tǒng)的案卷。為了保障輸入的數(shù)據(jù)信息十分準(zhǔn)確，應(yīng)該加強(qiáng)對案卷的管理，提高案卷的質(zhì)量。本文就財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施進(jìn)行探討，通過此次探討能夠重新引起人們對傳統(tǒng)財務(wù)檔案案卷的重視，加強(qiáng)對財務(wù)檔案案卷的管理，提高財務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使其管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理；管理措施

雖然現(xiàn)階段社會上的數(shù)據(jù)信息都已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字信息，但是本身紙質(zhì)載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對于財務(wù)檔案，紙質(zhì)案卷的管理是極為重要的，需要企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員給予其足夠的重視。所有財務(wù)信息都是從財務(wù)檔案案卷當(dāng)中查閱而來的，因此在搜集財務(wù)信息時，應(yīng)保障信息的質(zhì)量，使所形成的財務(wù)檔案案卷十分準(zhǔn)確可靠，能夠為日后相關(guān)財務(wù)信息的查閱奠定良好的基礎(chǔ)。

1 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

財務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運營情況。財務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。

（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)

企事業(yè)單位在開展任何活動時，都會產(chǎn)生各種財務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對這些財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理，并對其進(jìn)行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運營提供參考[1]?，F(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財務(wù)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理水平。在這個發(fā)展過程中，財務(wù)檔案信息將會能夠為企事業(yè)單位提供真實的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時，需要完全依靠財務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。

（二）作為事件發(fā)生的事實依據(jù)

很多財務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運行。財務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運行過程中的很多地方都會起到至關(guān)重要的目的。財務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財務(wù)方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。

2 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題

（一）對財務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視

財務(wù)檔案管理對于企事業(yè)的運營和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導(dǎo)致對財務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財務(wù)信息視為機(jī)密，將財務(wù)檔案資料封存起來，不對其進(jìn)行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進(jìn)行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進(jìn)行詳細(xì)的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對財務(wù)檔案案卷進(jìn)行了分類管理，但是其分類較為混亂，達(dá)不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對財務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財務(wù)檔案管理帶來了很多問題。

（二）缺乏完善的財務(wù)檔案案卷管理制度

我國在檔案管理上已經(jīng)出臺了相關(guān)法律，但是其具體實施來看，企事業(yè)單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認(rèn)為財務(wù)工作只是簡單的記賬、結(jié)算等，沒有意識到財務(wù)檔案案卷對財務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國際的規(guī)定進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了財務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識到了財務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行財務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理難以順利完成。

（三）財務(wù)檔案的安全問題

財務(wù)檔案中記錄了一個企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴(yán)格保密財務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對財務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴(yán)格堅守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財務(wù)信息，這將會給企事業(yè)單位帶來很嚴(yán)重的財務(wù)信息安全問題。

3 財務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

（一）保證財務(wù)檔案案卷質(zhì)量

控制財務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個方面進(jìn)行：首先，應(yīng)該在財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價值的財務(wù)信息搜集在檔案當(dāng)中，還要剔除沒有任何價值的財務(wù)信息。從另一個角度而言，既要保障財務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對于財務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財務(wù)檔案的質(zhì)量會在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財務(wù)檔案質(zhì)量，需要對所有財務(wù)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)控，確保所有具有價值的財務(wù)信息能夠完整、正確的放入財務(wù)檔案當(dāng)中，也為財務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）財務(wù)檔案案卷分類管理

財務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項目數(shù)的增加，應(yīng)該對其進(jìn)行更為細(xì)致的劃分，使其變得更為標(biāo)準(zhǔn)化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點原則：首先，應(yīng)該保持分類項目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實際情況，設(shè)置項目的類別，一旦項目設(shè)定完成，便不能夠輕易對其進(jìn)行更改；其次，分類項目應(yīng)該十分簡潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級數(shù)；再次，在財務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強(qiáng)的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。

（三）財務(wù)檔案案卷編目明確

檔案管理人員搜集到的財務(wù)檔案案卷，不管其是否進(jìn)行裝訂，都必須要在其表面標(biāo)上案卷的詳細(xì)信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財務(wù)案卷則需要在封面標(biāo)明其總件數(shù)。當(dāng)案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，以便當(dāng)案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實保障財務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財務(wù)檔案案卷管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)。

4 總結(jié)

雖然案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。總之，只有提高企事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

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[5]崔琍.淺論如何搞好財務(wù)檔案管理[J].全國商情（理論研究），2013，01（01）：67-68.

作者簡介

關(guān)紹鵬（1962-），男，遼寧省沈陽市，館員，本科，研究方向：檔案管理。