淺談基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及對策以及現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的有效途徑

摘 要：本文就基層事業(yè)單位檔案管理工作所面對的問題加以分析，并提出了相應(yīng)的管理對策，本文還介紹了檔案管理的發(fā)展趨勢，現(xiàn)代化的檔案管理內(nèi)容，并重點(diǎn)介紹了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題及對策；現(xiàn)代化；有效途徑

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，對基層事業(yè)檔案影響也是巨大而深遠(yuǎn)的。檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，不斷挑戰(zhàn)檔案管理所存在的問題和困難，并找到有效的措施，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，不斷促進(jìn)社會事業(yè)的發(fā)展，不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)和精神文化的需求。

1 基層事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 思想陳舊，不夠重視檔案管理

基層事業(yè)單位對于檔案管理的認(rèn)識不到位，沒有真正重視其利用價(jià)值。檔案在相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)及職工心中都是一種形式，并沒有深刻認(rèn)識到檔案對于單位，國家的歷史意義和前瞻作用，所以，對于檔案的管理，運(yùn)行機(jī)制，以及在人力，物力方面的投入都明顯不足。大家對于檔案工作大都采取應(yīng)付的措施，沒有同心協(xié)力做好檔案工作。

1.2 信息落后，沒有成形的管理機(jī)制

隨著社會信息化的全面發(fā)展，檔案信息化也是基層事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢，但是，目前，我國事業(yè)單位的檔案管理卻還是十分落后，以原始的人工操作為主。這種相對落后和陳舊的管理模式，是很難保障檔案質(zhì)量的，很可能會出現(xiàn)立卷不規(guī)范的問題，檔案缺乏真實(shí)可靠性，檔案也不容易保存，容易出現(xiàn)破損，污漬等現(xiàn)象，還有人工操作特別繁瑣不僅耗時(shí)耗力，而且管理思路跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不能實(shí)施有效的監(jiān)督管理。

1.3 素質(zhì)不一，管理員沒有較高的素養(yǎng)

檔案管理傾向于綜合性，專門性，政策性，所以，對管理人員的專業(yè)水平，職業(yè)道德要求比較高。而我國目前，檔案管理隊(duì)伍人員的專業(yè)水平，責(zé)任心，創(chuàng)新意識都比較貧乏，還不能夠規(guī)范地專業(yè)地完成檔案管理的采集，鑒別，分類等一系列工作。有些單位，可能還存在因人設(shè)崗的現(xiàn)象，對于就業(yè)人員的資料真實(shí)性，檔案的價(jià)值判斷等帶來了疑點(diǎn)和難點(diǎn)，這給檔案的管理工作也增加了難度，造成了浪費(fèi)。

1.4 重藏輕用，偏重于保存檔案而沒有真正地利用

因?yàn)檎J(rèn)識上的差距，當(dāng)前事業(yè)單位還不能真正意識到檔案管理的前瞻性作用，所以，自然就會出現(xiàn)重藏輕用的現(xiàn)象。這就不能夠很好地保障檔案建設(shè)的真實(shí)性，完全性，實(shí)效性，再一個(gè)因?yàn)楣ぷ魉悸愤€沒有轉(zhuǎn)過彎來，只是單純的“保管”，所以，對檔案工作常常會更加忽略和不重視，這對于提升檔案管理工作的質(zhì)量無疑是十分不利的。

2 提升基層事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1 充分認(rèn)識樹立現(xiàn)代化的檔案管理思想的重要性

在這個(gè)經(jīng)濟(jì)大爆炸的社會，事業(yè)單位也大都逐利而去，過分強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)效益，而對檔案建設(shè)管理工作直接無視或忽略或不夠重視。因?yàn)榇蠖鄶?shù)單位領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案管理不但沒有經(jīng)濟(jì)效益，還要花費(fèi)大量的物力，人力，不自覺地進(jìn)入了觀念誤區(qū)，所以，也就不重視檔案管理的開拓創(chuàng)新，不能夠樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，改革的不斷深入，事業(yè)單位只有堅(jiān)持按崗設(shè)人，深挖檔案價(jià)值，推動業(yè)務(wù)快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)藏用并重的檔案意識，才能有效地開拓和推動各項(xiàng)工作的進(jìn)程。

2.2 建立全面有效的檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，保障檔案的真實(shí)有效和質(zhì)量，建立檔案人員績效管理，明確崗位職能，加快信息化建設(shè)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷改革創(chuàng)新等。事業(yè)單位要不斷提高檔案管理的規(guī)范性和現(xiàn)代化，不斷保障檔案管理的真實(shí)有效，才能更好地為今后的工作服務(wù)。

2.3 大力加強(qiáng)檔案信息化管理

信息化建設(shè)是當(dāng)代檔案管理走向現(xiàn)代化，規(guī)范化，體系化的必須途徑。事業(yè)單位只有加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。信息化建設(shè)主要從下面幾個(gè)方面著手。

1）引入信息平臺，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡。

2）加強(qiáng)檔案信息的有效共享。對相關(guān)人員，開放檔案資源，提高檔案的利用率。

3）做好檔案信息安全的保護(hù)工作。

4）不斷提高檔案人員的綜合能力，加強(qiáng)檔案人員的各項(xiàng)素質(zhì)和專業(yè)水平，特別是充分學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)相關(guān)知識，使之更好地為檔案的信息化服務(wù)。

2.4 大膽創(chuàng)新個(gè)性化檔案管理

個(gè)性化檔案服務(wù)主要是根據(jù)不同的對象與內(nèi)容，可以有效規(guī)范檔案管理，保障檔案履行服務(wù)的能力。個(gè)性化檔案服務(wù)主要面向三個(gè)方面。

1）面向領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作要立足于本單位發(fā)展的大局，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為決策管理層提供參考。

2）面向職工。職工是單位發(fā)展的動力和生力軍，單位檔案可以適當(dāng)對職工開放。

3）面向財(cái)務(wù)和黨建等部門。檔案部門針對財(cái)務(wù)部門要積極提供一切有益于財(cái)務(wù)管理活動的所有資料；針對黨建部門，則要提供有益于黨建活動的所有資料。檔案服務(wù)的對象是十分廣泛的，并不僅僅局限于上面這些，只要有檔案服務(wù)需求，檔案部門就要提供服務(wù)。

3 基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化

基層事業(yè)單位檔案管理要面向現(xiàn)代化，要以現(xiàn)代的科學(xué)理論知識為依據(jù)，要以現(xiàn)代化的管理方式為手段，不斷完善和創(chuàng)新。現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展主要有下面的內(nèi)容。

1）逐漸實(shí)現(xiàn)了虛擬化與無紙化。隨著網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，保存檔案的方式也發(fā)生了根本的變化，逐漸實(shí)現(xiàn)了虛擬化與無紙化。

2）逐漸運(yùn)用了數(shù)字化和縮微化。隨著攝影技術(shù)的飛躍式發(fā)展，在檔案管理中也充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，攝影技術(shù)，逐漸數(shù)字化和縮微化。

3）逐漸市場化和社會化。檔案管理被逐漸市場化和社會化，更能夠有效加強(qiáng)檔案的管理，全面改善檔案管理機(jī)構(gòu)，提高檔案的管理價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的作用。

4）逐漸專業(yè)化和規(guī)范化。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)更加專業(yè)和規(guī)范，有益于提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理工作能夠有益于今后各項(xiàng)工作的開展。

基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化，使檢索系統(tǒng)更加完善。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，通過開發(fā)軟件來管理目錄，進(jìn)行檢索，有效的減少了時(shí)間，提高了工作效率；有益于檔案業(yè)務(wù)管理的輔助工作更加到位，相關(guān)部門積極協(xié)助檔案管理人員做好輔助工作，使工作人員在操作管理檔案時(shí)，更加速度和準(zhǔn)確，有益于建立高效正確的檔案信息。

4 基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑

1）與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。思想認(rèn)識要到位，目標(biāo)要明確，而且要有開拓進(jìn)取的精神，緊跟時(shí)代潮流，不斷加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理，使檔案管理更加先進(jìn)有效。

2）改進(jìn)制度，有效實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理。檔案管理要從傳統(tǒng)落后的觀念中走出來，要運(yùn)用新型的現(xiàn)代化的管理手段，建立先進(jìn)的管理制度，保障檔案管理的安全有效性。

3）運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來加強(qiáng)管理。把現(xiàn)代化的信息技術(shù)，新穎時(shí)尚的管理方法，先進(jìn)新型的管理理念，運(yùn)用到檔案管理工作中，并不斷完善檔案管理機(jī)構(gòu)。

5 結(jié)束語

綜上所述，我國目前檔案管理還比較落后，需要我們改變觀念，從傳統(tǒng)落后的檔案管理模式中走出來，實(shí)現(xiàn)高效先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理，從而跟上時(shí)代的步伐，促進(jìn)社會事業(yè)的飛速發(fā)展，不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)和精神文明的需求。

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作者簡介

孫青（1983-），女，江蘇徐州，本科，助理館員。