檔案信息化建設(shè)的實踐和思考

摘 要：隨著時代的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)隨之成為國民經(jīng)濟的重要組成部分。信息化時代背景下，信息技術(shù)不斷發(fā)展并越來越受到各行業(yè)的重視，檔案的管理建設(shè)也面臨著信息化的時代要求。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)仍面臨標(biāo)準(zhǔn)化程度低，專業(yè)型人才少，設(shè)備依賴性強等問題。面對檔案信息化建設(shè)越來越高的要求，在此我們根據(jù)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀展開思考，并根據(jù)檔案信息化建設(shè)存在的問題提出相應(yīng)的解決方案

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；信息化；現(xiàn)狀；方案

伴隨著信息化時代的到來，信息產(chǎn)業(yè)作為新興行業(yè)一度成為社會關(guān)注的焦點，信息技術(shù)也成為各行業(yè)競相引進的對象。信息化建設(shè)對檔案的管理具有顯而易見的作用，大大提高了檔案建設(shè)的效率。但隨著時代發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也面臨新的要求與難題，這要求我們針對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的實踐和現(xiàn)狀展開思考，積極面對時代的新要求、新措施，我們應(yīng)大力培育專業(yè)型人才，推動檔案信息化建設(shè)的新發(fā)展，從而推動社會主義經(jīng)濟不斷發(fā)展，推動和諧社會的構(gòu)建

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平低

伴隨著信息化時代的到來，檔案信息的管理建設(shè)也面臨著信息化的時代要求，但檔案信息化建設(shè)面對的顯著問題就是標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，從而造成檔案信息資源的共享性造成一定影響，不利于檔案信息體系的構(gòu)建。檔案信息分類多、內(nèi)容駁雜繁瑣，其管理、存儲、調(diào)閱都面臨一定難度，而在信息化高速發(fā)展的今天，檔案信息管理在高效化得到保證的同時，安全性也受到一定程度的影響，承擔(dān)了一定的風(fēng)險，這要求我們加強檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，增強其共享性與安全性，避免檔案文件的丟失。

2.檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才少

檔案信息化建設(shè)面臨的另一重要問題是專業(yè)型人才的缺失，面臨信息化時代的新要求，部分管理人員難以轉(zhuǎn)變舊觀念，發(fā)展新技術(shù)，仍然采取原有的保管技術(shù)及整理手段，從而影響了檔案資料的信息化建設(shè)，降低了檔案信息的共享性和高效性，影響了檔案信息化體系的構(gòu)建。隨著時代的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增加，分類越加細化，這要求檔案管理人員提高專業(yè)素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)觀念或者單純進行機械化操作的行為，增強檔案管理的技術(shù)能力以及信息處理能力，積極利用新的設(shè)備和方式，加強檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。

3.檔案信息化建設(shè)資源少

檔案信息化建設(shè)未獲得相關(guān)部門足夠的重視也是阻礙檔案管理信息化體系建設(shè)的原因之一。隨著時代的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案信息化建設(shè)對設(shè)備的要求也不斷增高，這需要相關(guān)部門提供相應(yīng)的人力、物力、財力來滿足檔案關(guān)機信息化建設(shè)的要求。新設(shè)備的配置有利于檔案信息化建設(shè)水平的安全性、高效化建設(shè)，能顯著改善檔案信息化體系面臨的問題，推動檔案管理的新發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

1.信息化時代的要求

檔案信息化建設(shè)符合當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展和科技進步的時代要求，隨著信息化時代的到來，高效化、共享性、便捷性越來越成為各行業(yè)的關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)，作為一項分類多、內(nèi)容雜、管理難的工作，檔案管理工作的信息化建設(shè)具有里程碑式的意義。伴隨著時代的發(fā)展，檔案信息的內(nèi)容、文件生成過程、管理方式、調(diào)閱體系都發(fā)生了顯著的變化。要推動檔案管理在新時代的高效化、便捷化建設(shè)，就必須推動其信息化建設(shè)水平，將流動性差、共享性差的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷臋n案信息化建設(shè)模式。

2.檔案工作自身發(fā)展要求

伴隨著時代的發(fā)展，檔案工作面臨新的時代要求，原有的管理模式流動性低、共享性差、管理繁瑣、調(diào)閱困難，且容易面臨文件丟失，文件查閱難等難題。這要求我們順應(yīng)時代發(fā)展，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，通過電子檔案的建設(shè)，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)改變傳統(tǒng)模式，增加檔案信息的共享性及查閱的便捷性，抓住信息化時代這一歷史機遇，推動檔案工作在信息化時代的新發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)方案

1.健全電子檔案管理制度

電子檔案一方面具有高效化、便捷性的優(yōu)勢，另一方面也面臨分類多，內(nèi)容雜的問題，檔案從形成到調(diào)閱經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)關(guān)關(guān)相扣，每個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題或錯誤都可能對電子檔案整體的安全性及真實性產(chǎn)生不良影響，從而影響電子檔案的利用效率。建立健全電子檔案管理制度對于形成檔案信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化體系具有重要意義，能顯著提高檔案信息的規(guī)范性及安全性，同時也能更明確各環(huán)節(jié)及相應(yīng)負(fù)責(zé)員工的責(zé)任要求，強化電子檔案的規(guī)范化管理，減少檔案信息的丟失及內(nèi)容更改等問題，在科學(xué)技術(shù)不斷進步的今天，我們應(yīng)建立科學(xué)的電子檔案管理制度，推動檔案信息化建設(shè)在新時代獲得新的發(fā)展。

2.加強檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

電子檔案的存儲、管理、調(diào)閱離不開檔案管理人員的操作，在檔案信息化建設(shè)水平不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也面臨越來越高的要求。為了推動檔案信息化建設(shè)體系的構(gòu)建，我們應(yīng)設(shè)立嚴(yán)格的工作能力審查制度，選拔專業(yè)水平高的檔案管理人員從事檔案信息化建設(shè)工作，從源頭上保證檔案信息化建設(shè)的安全性和真實性。另一方面，應(yīng)定期舉辦檔案管理人員培訓(xùn)會，不斷提高檔案管理人員的工作素質(zhì)以滿足檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展的工作要求，提升檔案信息化建設(shè)的高效化、便捷性、安全性建設(shè)，推動檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)。

3.完善檔案信息化技術(shù)，加大資金投入

對著時代對檔案信息管理的新要求、高要求，我們應(yīng)積極做出應(yīng)對，不斷完善檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平，同時加大資金投入，引進更為成熟的技術(shù)和更為先進的設(shè)備，不斷推動檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)。先進的設(shè)備對于檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，不但能顯著提高檔案管理的安全性，減少檔案文件丟失或者病毒攻擊等問題的發(fā)生概率，同時能顯著提高檔案管理的效率，滿足檔案內(nèi)容不斷增多、分類不斷細化的時代變化。

4.完善檔案信息服務(wù)手段

不斷完善檔案信息服務(wù)手段，加強信息管理的創(chuàng)新型建設(shè)，推動高效化、便捷化檔案信息化體系的形成，也是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點。一方面，我們應(yīng)增強檔案信息化體系的共享性，改善檔案信息的流動性水平，提高信息的利用率。對于可以共享的檔案，可以由相關(guān)部門及工作人員發(fā)布到相關(guān)網(wǎng)站，增加信息的共享性。對于不能公開的檔案，則應(yīng)加強其安全性建設(shè)，建設(shè)防火墻，防止病毒攻擊造成檔案文件內(nèi)容被更改或檔案文件丟失等問題。

5.加強檔案信息化建設(shè)項目的整理和歸檔

檔案文件的安全性建設(shè)對于檔案信息化體系的構(gòu)建具有舉足輕重的意義。在效率、公開性、共享性顯著提升的同時，檔案信息的安全性在信息化時代面臨越來越多的挑戰(zhàn)，著對檔案文件的整理和歸檔提出了新的時代要求。相關(guān)工作人員應(yīng)對檔案文件進行定期檢查，保證檔案文件的原始性和真實性，做好檔案文件的存儲，方便日后的調(diào)閱和利用。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，社會對檔案信息化建設(shè)也提出了新的時代要求。面對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)還不完善的現(xiàn)狀，我們應(yīng)該堅持創(chuàng)新型原則，積極開拓新思路，從而推動檔案信息化建設(shè)的新發(fā)展。一方面做好檔案信息的管理、存儲、編研、調(diào)閱等多項工作，堅持檔案信息建設(shè)為群眾服務(wù)的原則，不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，滿足人民群眾的需要和信息化時代的要求。另一方面也應(yīng)提高檔案信息的安全性建設(shè)，推動檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系的構(gòu)建。

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作者簡介

趙巖（1989-），女，山東煙臺，本科，畢業(yè)于山東工商學(xué)院，煙臺高速公路路政支隊。