基于Excel的高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)處理方法研究與實(shí)踐

計(jì)培良+林燕芬

摘 要：文章依托多年實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作實(shí)踐，通過(guò)分析高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)處理手段的現(xiàn)狀，總結(jié)當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)過(guò)程中格式轉(zhuǎn)換、規(guī)范性等方面的問(wèn)題，化繁為簡(jiǎn)，提出了基于Excel的數(shù)據(jù)處理方法。該方法通用性強(qiáng)、操作簡(jiǎn)便，能明顯提高實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的效率。

關(guān)鍵詞：高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)；Excel

中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2016）16-0072-04

高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作是教育部統(tǒng)一部署的高校實(shí)驗(yàn)室管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)意義重大。2006年教育部制定的“高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)”指標(biāo)體系，增加了報(bào)表數(shù)量，豐富了上報(bào)信息；構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)簡(jiǎn)化上報(bào)程序，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上報(bào)送[1-2]。在新方法新技術(shù)為數(shù)據(jù)報(bào)送帶來(lái)便利的同時(shí)，也對(duì)各高校的數(shù)據(jù)報(bào)送工作提出了新的要求。工作人員必須結(jié)合新形勢(shì)探索更加高效便捷的方式，設(shè)法提高實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作水平。

根據(jù)高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的網(wǎng)報(bào)要求，目前高校普遍面臨的問(wèn)題主要體現(xiàn)在對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、規(guī)范以及格式化上。

一、高校信息化建設(shè)是實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)

要求開(kāi)展實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作的單位范圍較廣，包括全國(guó)普通本科高等學(xué)校、高職高專院校和獨(dú)立建制的成人高等學(xué)校，內(nèi)容上涵蓋儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、人員、實(shí)驗(yàn)課程等多個(gè)報(bào)表，數(shù)據(jù)量較大。關(guān)鍵問(wèn)題是，報(bào)表之間彼此有關(guān)聯(lián)，內(nèi)在邏輯關(guān)系嚴(yán)密，可以說(shuō)，實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)是一項(xiàng)基本涵蓋全校實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、量大面廣較為復(fù)雜的工作，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和對(duì)數(shù)據(jù)做規(guī)范處理等環(huán)節(jié)都離不開(kāi)高校的信息化建設(shè)。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集環(huán)節(jié)，重點(diǎn)是要及時(shí)準(zhǔn)確地收集數(shù)據(jù)。各高校對(duì)此已進(jìn)行了大量深入的研究，工作人員積極創(chuàng)新，在制度建設(shè)、分工協(xié)作、人員培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)建設(shè)等方面都做了研究和實(shí)踐，取得了良好的成效。

對(duì)數(shù)據(jù)做規(guī)范處理環(huán)節(jié)，網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)要求提交適于計(jì)算機(jī)閱讀的純文本格式，對(duì)各字段的位置及長(zhǎng)度都做了嚴(yán)格的規(guī)定，必須要完全符合報(bào)表定義，不能有任何偏差，稍有誤差就無(wú)法通過(guò)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的檢測(cè)，難以完成上報(bào)。對(duì)數(shù)據(jù)格式做如此嚴(yán)格的規(guī)定為工作帶來(lái)了很大的難度。報(bào)送文件格式規(guī)定為文本格式（.txt），與電子表格（.xls）或word文檔（.doc）等形式相比，對(duì)于工作人員而言，由于文件閱讀性較差，難以手工直接編輯，這也為直觀地查錯(cuò)糾錯(cuò)帶來(lái)了困難。因此，在數(shù)據(jù)處理階段，形成滿足網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)格式要求是報(bào)送成敗的關(guān)鍵，須借助專用軟件進(jìn)行處理，這對(duì)工作人員的軟件應(yīng)用能力提出了較高的要求。

二、借助專用軟件對(duì)數(shù)據(jù)做規(guī)范處理的現(xiàn)狀

由于各高校信息化建設(shè)發(fā)展程度不同，對(duì)學(xué)校數(shù)據(jù)信息化的能力水平就有差異。整體而言，各高校信息化建設(shè)發(fā)展存在不平衡現(xiàn)象。

近年來(lái)，雖然各高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理工作的信息化越來(lái)越重視，也已取得了較明顯的進(jìn)展，但各高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理信息化程度存在較大差異。許多高校已經(jīng)使用了專門(mén)定制的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，集成了較強(qiáng)的信息統(tǒng)計(jì)功能，但還有不少學(xué)校缺乏專門(mén)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，一直沿用著傳統(tǒng)的手工紙面化管理手段。

當(dāng)前各高校普遍存在一個(gè)現(xiàn)象：在實(shí)驗(yàn)室硬件設(shè)備管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程管理兩方面的信息化水平發(fā)展不平衡，即與實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備相關(guān)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)得到了較為廣泛的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，而與實(shí)驗(yàn)課程和實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目相關(guān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理系統(tǒng)就明顯缺乏，至于全校性的實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理信息化平臺(tái)就更為稀缺。

與此相應(yīng)，不同高校在實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)工作中采取的技術(shù)手段和方法亦有所不同，整體來(lái)說(shuō)，目前主要有以下五種：

1.定制的重量級(jí)校級(jí)綜合管理平臺(tái)

這類平臺(tái)借助數(shù)字化校園建設(shè)成果，消除了信息孤島，切實(shí)提高信息化管理水平，是比較理想的。但市場(chǎng)上成熟通用的產(chǎn)品較少，專門(mén)針對(duì)高校實(shí)際情況定制開(kāi)發(fā)，投入較大、開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，且必須依托全校信息化建設(shè)程度進(jìn)行推進(jìn)，實(shí)施難度較大，因此應(yīng)用這種管理平臺(tái)的高校數(shù)量較少。

2.定制的輕量級(jí)專用軟件

這類軟件只能初步實(shí)現(xiàn)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和統(tǒng)計(jì)，后期還需要投入人力進(jìn)行數(shù)據(jù)間的匹配與核對(duì)，這樣的半信息化操作模式對(duì)改善學(xué)校整體信息化管理水平不具有實(shí)質(zhì)性效果。

3.北化軟件

北化軟件是一款專門(mén)針對(duì)實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)研發(fā)的軟件，利用北化軟件可以實(shí)現(xiàn)與教育部實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)上報(bào)系統(tǒng)的對(duì)接，直接完成網(wǎng)報(bào)。在統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作新的指標(biāo)體系正式實(shí)施后，北化軟件開(kāi)發(fā)組對(duì)軟件做了相應(yīng)的調(diào)整，修改加強(qiáng)了數(shù)據(jù)輸出和自動(dòng)調(diào)整的功能，以適應(yīng)新的指標(biāo)體系。其資產(chǎn)管理軟件具有日常管理功能，其他部分則側(cè)重?cái)?shù)據(jù)收集與統(tǒng)計(jì)。

4. Excel

使用傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化軟件Excel來(lái)維護(hù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，然后通過(guò)上報(bào)系統(tǒng)提供的單機(jī)版檢測(cè)系統(tǒng)等各類軟件將數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，從而生成符合上報(bào)要求的數(shù)據(jù)。雖然該方法在操作上費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、易出錯(cuò)，顯得較為傳統(tǒng)和原始，但對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力要求較低，不受學(xué)校整體信息化水平制約，因此，目前還有很多高校依然在使用這種方法對(duì)數(shù)據(jù)收集、處理和規(guī)范化，所要求上報(bào)的每張報(bào)表都可以用此方法。

5.信息化管理平臺(tái)

有些高校擁有國(guó)家級(jí)和省級(jí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心，具備良好的信息化管理平臺(tái)，但往往這些平臺(tái)彼此之間相對(duì)獨(dú)立，不同的實(shí)驗(yàn)室報(bào)送的數(shù)據(jù)格式或許都不同，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依然需要通過(guò)手工操作進(jìn)行規(guī)范處理，經(jīng)過(guò)整合和轉(zhuǎn)換格式后再統(tǒng)一報(bào)送，常見(jiàn)的整合手段往往是利用辦公自動(dòng)化軟件Excel。

上述五種方法中，由于普遍高校的整體信息化建設(shè)發(fā)展程度不足，最后兩種方法目前在大多數(shù)高校中使用最為普遍。由于Excel是為大部分老師所熟悉且運(yùn)用較為熟練的辦公軟件，使用非常廣泛，并且也能夠完成現(xiàn)階段的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送工作，滿足工作要求?；诙嗄甑墓ぷ鲗?shí)踐與經(jīng)驗(yàn)積累，筆者對(duì)如何在Excel中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化和格式化進(jìn)行了研究，發(fā)現(xiàn)通過(guò)使用Excel的LEFTB、LEFT、LENB、LEN、Text等文本函數(shù)[12]編寫(xiě)出恰當(dāng)?shù)墓?，可以?shí)現(xiàn)在Excel中直接生成符合規(guī)范的上報(bào)數(shù)據(jù)，進(jìn)而直接形成滿足要求的報(bào)表，結(jié)果準(zhǔn)確，操作簡(jiǎn)單，可大大提高工作效率，緩解工作壓力。利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理及上報(bào)流程如圖1所示。

三、利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的方法

根據(jù)教育部關(guān)于實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)文件的詳細(xì)填報(bào)要求，通過(guò)報(bào)表的定義、上報(bào)系統(tǒng)的操作要求以及已成功上報(bào)的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行分析后，可以發(fā)現(xiàn)符合上報(bào)要求的數(shù)據(jù)文件須滿足以下條件：①上傳到系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件格式為文本文件（.txt）；②文件的內(nèi)容是單行或多行文本，行結(jié)構(gòu)由報(bào)表的定義決定，單行的長(zhǎng)度是各字段長(zhǎng)度的總和；③一行文本對(duì)應(yīng)一條記錄。

在記事本中打開(kāi)“教學(xué)科研儀器設(shè)備表（基表一）”對(duì)應(yīng)的上報(bào)數(shù)據(jù)文件sj1.txt，顯示如圖2所示。

需要強(qiáng)調(diào)的是，每個(gè)字段都有固定的長(zhǎng)度，例如基表一中“設(shè)備名稱”字段的長(zhǎng)度要求為30字節(jié)，當(dāng)實(shí)際長(zhǎng)度不足30字節(jié)時(shí)，需在后方用空格補(bǔ)足，符合格式規(guī)范的txt文件可通過(guò)Excel軟件生成。

1.維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)維護(hù)指的是，嚴(yán)格按照統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)要求（即“基表說(shuō)明”），根據(jù)報(bào)表定義和字段數(shù)據(jù)類型建立Excel表格并設(shè)置其中各單元格的格式，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入、更新等工作。在進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換之前必須要做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作，數(shù)據(jù)維護(hù)是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的前提。在Excel表中維護(hù)原始數(shù)據(jù)如圖3所示。

2.轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換就是利用Excel公式把不同類型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成指定長(zhǎng)度的文本數(shù)據(jù)，具體操作方法是，首先編寫(xiě)單個(gè)單元格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換公式，然后再把同一行各單元格的轉(zhuǎn)換公式有序地組合起來(lái)，從而得到單行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換公式。

（1）單元格轉(zhuǎn)換公式

由于各表中各字段的數(shù)據(jù)類型和長(zhǎng)度（單位：字節(jié)）并不完全相同，故不同字段的轉(zhuǎn)換公式亦不盡相同，本文以“基表一”中“儀器名稱”字段為例來(lái)介紹單元格轉(zhuǎn)換公式。由于按照基表一的填報(bào)要求，“儀器名稱”字段是長(zhǎng)度為30的字符型數(shù)據(jù)，所以轉(zhuǎn)換結(jié)果也必須是長(zhǎng)度等于30字節(jié)的文本。由于字段“儀器名稱”的實(shí)際長(zhǎng)度不定，且含有中文等雙字節(jié)字符，故將其轉(zhuǎn)換成長(zhǎng)度為30字節(jié)的文本需要考慮若干種情況，具體算法如下：

a.若“儀器名稱”長(zhǎng)度不超過(guò)30字節(jié)，則保留所有字符，否則

b.若第30、31字節(jié)不屬于同一字符，則取前30字節(jié)，否則取前29字節(jié)

c.a或b的結(jié)果與30個(gè)空格連接（空格在后），然后取前30字節(jié)

與此算法相對(duì)應(yīng)的公式為：

式中D2表示“儀器名稱”所在的單元格。由于單元格中的數(shù)據(jù)可能含有非打印字符，因此，可以用CLEAN（D2）替換式中的D2，來(lái)過(guò)濾非打印字符。

對(duì)于“單價(jià)”等非字符型數(shù)據(jù)，可以先將其轉(zhuǎn)換成文本后再轉(zhuǎn)換其長(zhǎng)度，例如：通過(guò)公式“=Text（630.2，”0.00”）”把數(shù)值630.2轉(zhuǎn)換為保留兩位小數(shù)的數(shù)據(jù)。

（2）行轉(zhuǎn)換公式

“基表一”共14個(gè)字段，將同一行中各單元格的轉(zhuǎn)換公式用“&”運(yùn)算符連接生成這一行的轉(zhuǎn)換公式。

3.建立轉(zhuǎn)換模板

每個(gè)報(bào)表都可以建立轉(zhuǎn)換模板。每個(gè)模板包含表頭、數(shù)據(jù)區(qū)和公式區(qū)，“基表一”的轉(zhuǎn)換模板如圖4所示。圖4中，“O”列從第3個(gè)單元格起是公式區(qū)，在“O3”單元格中輸入行轉(zhuǎn)換公式。

拖拉“O3”單元格的右下角填充手柄，即可完成對(duì)每一行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

4.轉(zhuǎn)換文件格式

在數(shù)據(jù)區(qū)輸入統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，利用Excel的公式操作可在“O”列得到各行的轉(zhuǎn)換結(jié)果，各行的轉(zhuǎn)換結(jié)果如圖5所示。

為了滿足上報(bào)文件的要求，必須將目前的Excel格式轉(zhuǎn)換txt文件。操作很簡(jiǎn)單，新建一個(gè)文本文件并打開(kāi)，復(fù)制“O”列公式區(qū)內(nèi)的轉(zhuǎn)換結(jié)果，并粘貼到新建的文本文件中，以“sj1*.txt”為文件名保存該文本文件，“*”為學(xué)校代碼，該文件即為滿足格式要求的數(shù)據(jù)文件。

5.檢測(cè)查錯(cuò)及糾錯(cuò)

將得到的txt文件導(dǎo)入“高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)檢測(cè)系統(tǒng)”（單機(jī)版），對(duì)報(bào)送數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)包括單表檢測(cè)和表間檢測(cè)，如果單表數(shù)據(jù)有錯(cuò)、不規(guī)范，或者表間數(shù)據(jù)的邏輯性不一致，則會(huì)彈出錯(cuò)誤提示，須按照?qǐng)?bào)錯(cuò)內(nèi)容做相應(yīng)的修改。尤其對(duì)于表間錯(cuò)誤，需要特別注意確保表格中相同字段數(shù)據(jù)的一致性。在數(shù)據(jù)的規(guī)范性上，也要滿足填報(bào)需求，通過(guò)檢測(cè)系統(tǒng)可以進(jìn)一步查找錯(cuò)誤。

修改錯(cuò)誤時(shí)，根據(jù)報(bào)錯(cuò)提示的行號(hào)去檢查Excel表中對(duì)應(yīng)的行數(shù)據(jù)，更正后重新生成txt文件后，再導(dǎo)入檢測(cè)系統(tǒng)中進(jìn)行檢測(cè)，如此反復(fù)，直到檢測(cè)系統(tǒng)不再提示有錯(cuò)誤為止。最終經(jīng)過(guò)檢測(cè)無(wú)誤的txt文件就是滿足要求符合規(guī)范的數(shù)據(jù)文件，可以上報(bào)。

6.上傳報(bào)送

上報(bào)時(shí)，打開(kāi)網(wǎng)址http：//www.stats.edu.cn/，輸入學(xué)校賬號(hào)、密碼登錄后，將經(jīng)檢測(cè)無(wú)誤的txt文件逐個(gè)上傳，也可將幾個(gè)txt文件放入文件夾后，生成壓縮包zip文件進(jìn)行上傳。上傳成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成綜表。

四、結(jié)束語(yǔ)

利用Excel轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)并生成高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表，具有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：①對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平要求不高，利用Excel公式一次性編寫(xiě)并成功建立數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模板后，以后只需能夠熟練應(yīng)用表格模板即可，無(wú)需關(guān)心代碼編寫(xiě)，操作極其便利，一勞永逸；②工作流程簡(jiǎn)單，數(shù)據(jù)可讀性強(qiáng)、直觀，錯(cuò)誤率低，且易查錯(cuò)、糾錯(cuò)；③利用Excel公式，還可方便地將往年成功上報(bào)的文本數(shù)據(jù)還原成Excel表，以便于新學(xué)年在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新，進(jìn)而再生成新一年的新報(bào)表。④無(wú)需單獨(dú)開(kāi)發(fā)專用系統(tǒng)軟件，成本較低。

這種基于Excel的高校實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)處理方法是多年實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，極具有操作性，在工作中也成效顯著。在全國(guó)高校推廣和普及此項(xiàng)研究成果，在一定程度上可以緩解由于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與教學(xué)管理等方面的信息化程度不夠而帶來(lái)的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)困難的壓力，對(duì)提高信息統(tǒng)計(jì)工作效率、解決實(shí)際問(wèn)題具有實(shí)際意義。

參考文獻(xiàn)：

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（編輯：魯利瑞）