會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)建

馬錚

摘 要：現(xiàn)代社會經(jīng)濟活動的節(jié)奏越來越快，傳統(tǒng)的手工會計模式已經(jīng)跟不上時代的節(jié)奏，在這種情況下，會計電算化就成了契合時代特征，符合企業(yè)需求的有效方式。相對于傳統(tǒng)的手工會計，電算化會計對會計信息處理的速度和準確性大大提高，電算化會計替代手工會計可謂是會計發(fā)展史上的一個明顯標志。會計電算化的實施給企業(yè)帶來了更大的發(fā)展可能，但同時也帶來了包括內(nèi)部控制難度在內(nèi)的新的挑戰(zhàn)，這也對構(gòu)建更為合理的基于會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制框架提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：會計電算化；信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制

引言

從會計的發(fā)展史方面分析，會計大體上經(jīng)歷了傳統(tǒng)手工記賬式會計和現(xiàn)代信息化會計兩個時期。受此影響，企業(yè)內(nèi)部控制也經(jīng)歷了兩個階段——傳統(tǒng)手工會計和電算化企業(yè)會計內(nèi)部控制。隨著經(jīng)濟全球化發(fā)展，信息技術(shù)產(chǎn)生了巨大的變革，會計信息的外部接收者對會計信息的質(zhì)量要求越發(fā)嚴格，導致企業(yè)不得不通過建立新型的內(nèi)部控制體系來保證這一點。

一、會計電算化系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制的特點

（一）內(nèi)部控制的措施發(fā)生了變化。在會計電算化系統(tǒng)下，原有的憑證匯總、試算平衡，以及總分賬的核對，憑證金額的借貸平衡、各賬戶發(fā)生額和余額的平衡等都可以通過計算機自動核算和匯總，因此產(chǎn)生于手工會計系統(tǒng)下的對這些活動的內(nèi)部控制舉措就沒有必要存在了。

（二）單位管控制度內(nèi)容式微。會計信息化技術(shù)的應用減少一些原有一部分工作量，但同時帶來了公司管控制度的新穎豐富的內(nèi)容。例如，會計電算化采用無紙化辦公，原有簽字蓋章確認有效的手段失去了用武之地，取而代之的是逐級電子審批等新的形式。

（三）存儲介質(zhì)的變化。手工會計系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)和會計信息都是以紙質(zhì)材料保存的，在會計電算化信息系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)和會計信息都是以磁性存儲介質(zhì)來存放。磁性存儲介質(zhì)具有存儲量大，查詢方便等特點，但是也具有容易受物力破壞、且修改不留痕跡等缺陷，這是內(nèi)部控制有了新的重點。

二、會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部管理潛在的矛盾

首先，權(quán)責分離有難度。在會計電算化系統(tǒng)下，理論上可以實現(xiàn)一個人可同時操作多項不能兼容處理的任務或工作內(nèi)容，這主要得益于計算機對信息的處理。但這也弱化了手工會計系統(tǒng)下各崗位和層級之間的相互監(jiān)督、制約的作用，因此，對于權(quán)責分離的崗位設(shè)置提出了更高的管理要求。

其次，數(shù)據(jù)處理方式易導致不準確的狀況。在手工會計系統(tǒng)下，各個環(huán)節(jié)和各個崗位相互依賴，但更多地是相互獨立。在會計電算化系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)處理單一依靠計算機程序來實現(xiàn)，因此如果原始數(shù)據(jù)在輸入時有紕漏，計算機是無法發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤的，仍然會按照既定程序進行運算，這就造成運算過程中的錯誤不斷重復，從而使賬賬核對、賬證核對失去作用，這對于確保會計數(shù)據(jù)的準確和完整造成了極大地風險和隱患。

最后，內(nèi)部稽核難度加大。在會計電算化制度下，運行系統(tǒng)和軟件的設(shè)計一般都有比較強大的功能，內(nèi)部稽核必須用更加復雜的核查技術(shù)，另一方面對注冊會計師利用電腦數(shù)據(jù)分析地能力提出了相比較原來更加嚴密和高度的準則。

三、 會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制制度構(gòu)建的依據(jù)

構(gòu)建會計信息化的內(nèi)控制度最重要的是受以下五個因素的影響。

（一）內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)建。一個單位的工作環(huán)境主要有公司的組織架構(gòu)、責任的公開明確、公司精神文化的象征、人才儲備管理體系、人才梯隊建設(shè)等。會計信息系統(tǒng)的公司管理環(huán)境，主要是指財務部門地機構(gòu)設(shè)置以及權(quán)力與責任地分配，會計信息化程序的硬件、軟件設(shè)施地配備以及維護等等。

（二）風險評估。風險評估能夠幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)經(jīng)營活動和經(jīng)營管理中的相關(guān)風險，并依此制定應對風險的策略。因此，在會計電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制的制度建設(shè)中，必須根據(jù)計算機系統(tǒng)的相關(guān)特點，制定相關(guān)的應對措施。

（三）控制活動。控制活動是指經(jīng)過針對會計電算化系統(tǒng)下的內(nèi)部控制，進行諸如計算機系統(tǒng)病毒、計算機信息存儲等可能引發(fā)的風險進行充分的評估后，制定有效的應對措施，同時在此過程中作出有效的監(jiān)督和評價，以便于保證會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的順利、有效實施。

（四）信息與溝通。具有使用價值和交流是完善內(nèi)控制度的穩(wěn)定性因素。會計電算化系統(tǒng)下省去了對數(shù)據(jù)整理和計算的過程，因此對于原始信息的準確度的把握，以及對分析結(jié)果信息在企業(yè)內(nèi)外部的傳遞就尤為重要。

（五）公司內(nèi)部監(jiān)管。內(nèi)部監(jiān)管是指公司通過一定方式對與內(nèi)部控制體系的構(gòu)成與使用效果進行監(jiān)督、審查，對其效益性來完成評價。對于此后陸續(xù)出現(xiàn)的內(nèi)部控制方面的缺點和不足，快速有效地對它進行改變和提高。

四、 會計信息化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的構(gòu)建

（一）組織機構(gòu)設(shè)置

在會計信息化控制管理之下，會計工作以原來地以主管會計為關(guān)鍵演變成為以賬套操作員為主要方向，因此，需要對原來地組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。根據(jù)相關(guān)會計職位及相關(guān)崗位的主要責任的區(qū)別，以此分為下面幾個部分計算機主管會計、審批記賬、電算檢查、智能電子處理保護、軟件的程序相關(guān)使用、對需要進行分析的數(shù)據(jù)進行處理等崗位。

（二）職責劃分

與手工會計系統(tǒng)不同，會計電算化系統(tǒng)借助計算機程序自動進行一系列的數(shù)據(jù)分析和報表的制作，使人與人之間相互制約相互控制的可能被減少。因此，為了防止舞弊欺詐經(jīng)濟行為的出現(xiàn)，在職責劃分上，應將不相容職務分別交給不同的人和不同的部門。必須要加以區(qū)分的崗位系統(tǒng)總共分為以下幾組：系統(tǒng)研發(fā)與系統(tǒng)操作；數(shù)據(jù)維護管理與電算審核；數(shù)據(jù)錄入與審核記帳等。

（三）加強系統(tǒng)保護與網(wǎng)絡(luò)的安全管理

加強系統(tǒng)的安全性首先要避免員工查閱其未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)源，其次要防止病毒等外界因素導致的電腦故障?？梢圆扇〉拇胧┯校翰僮鲉T密碼設(shè)置避免其他人員接觸會計信息；操作權(quán)限的限制以防止員工跨級別查閱信息；數(shù)據(jù)存儲和檢控的設(shè)置一遍業(yè)務人員和監(jiān)督人員查閱數(shù)據(jù)；數(shù)字信息加密處理以確定數(shù)據(jù)的真實性等。

加強網(wǎng)絡(luò)安全性具體措施包括設(shè)置防火墻，隔離內(nèi)外網(wǎng)，設(shè)置可控的網(wǎng)絡(luò)資源訪問權(quán)限，在會計系統(tǒng)多重身份驗證，數(shù)據(jù)多重加密，以及有效地防病毒方式等。

（四）檔案管理

會計信息化的系統(tǒng)下，檔案分為三個大類，即會計資料檔案，系統(tǒng)開發(fā)與維護檔案，以及系統(tǒng)操作痕跡檔案。這些檔案有些需要通過磁性介質(zhì)來保存，有些需要通過紙質(zhì)文檔來保存，因此必須建立起完善的檔案管理制度，明確查閱借用和歸還的手續(xù)。建議使用會計電算化系統(tǒng)的企業(yè)提高從業(yè)人員計算機使用和維護的能力，并熟悉財務知識和財務軟件的知識，從而更好為加強企業(yè)內(nèi)部控制服務。

（五）加強內(nèi)部審計

與以往的會計數(shù)據(jù)相比，由于計算機程序負責對數(shù)據(jù)進行處理，所以對每一個單位內(nèi)部的審計工作制定出了比以往更加嚴格的要求。以至于，會計信息化中，單位的審計工作包含以下幾個方面的主要內(nèi)容：一是對會計資料的審計，檢查賬務的處理是否遵照相關(guān)法律和法規(guī)的規(guī)定，是否符合完整并符合企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定；另一方面，是對書面數(shù)據(jù)與計算機數(shù)據(jù)一致性的審計，如對原始數(shù)據(jù)進行詳盡的核實；再次，是對系統(tǒng)運行以及數(shù)據(jù)存儲的審計，以確保避免因系統(tǒng)代替人工控制帶來的潛在風險。

五、結(jié)論

內(nèi)部控制是國內(nèi)外始終普遍關(guān)注的比較前沿的研究領(lǐng)域，與此同時構(gòu)成了公司有效運行與管理的重要組成部分之一。鑒于傳統(tǒng)落后的企業(yè)內(nèi)控制度存在的一些理論與實踐上不足和缺點，本文分析了會計電算化系統(tǒng)下內(nèi)部控制的內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、對控制的監(jiān)督等五要素，應用會計電算化技術(shù)去改進和發(fā)展傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制理論、方法和技術(shù)，更加有效的開發(fā)和利用企業(yè)的各種資源，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。（作者單位：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學）

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