會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

閆明霞

摘要：會(huì)計(jì)檔案是企、事業(yè)單位內(nèi)部信息的一個(gè)重要資源，不僅能夠提供和控制資金現(xiàn)狀的信息，還能夠提供企、事業(yè)經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息；不僅能夠反映本單位與其它單位之間的經(jīng)濟(jì)交往信息，還能及時(shí)為本單位的資金流向提供法律效應(yīng)信息；不僅能為制定經(jīng)濟(jì)管理決策提供可靠的依據(jù)信息，還能夠科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)提供客觀規(guī)律性的信息。因此，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)檔案中蘊(yùn)藏大量的信息，尤其是會(huì)計(jì)檔案信息，是至關(guān)重要的，需要開(kāi)發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案信息；資源

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）022-000-01

一、開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要性

會(huì)計(jì)檔案是企、事業(yè)單位內(nèi)部信息的一個(gè)重要資源，它在我們支付中心檔案室占有相當(dāng)大的比例，且數(shù)量龐大、效用直觀，它除了具有其他檔案信息共有的特征外，還有其自身的特征。它不僅能夠提供和控制資金現(xiàn)狀的信息，還能夠提供企、事業(yè)經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息；不僅能夠反映本單位與其它單位之間的經(jīng)濟(jì)交往信息，還能及時(shí)為本單位的資金流向提供法律效應(yīng)信息；不僅能為制定經(jīng)濟(jì)管理決策提供可靠的依據(jù)信息，還能夠科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)提供客觀規(guī)律性的信息。因此，有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)檔案中蘊(yùn)藏大量的信息，尤其是會(huì)計(jì)檔案信息，是至關(guān)重要的。

所謂會(huì)計(jì)檔案信息，是由會(huì)計(jì)憑證、賬薄（總賬和明細(xì)賬）、報(bào)表及預(yù)、決算報(bào)表反映出來(lái)的各種資產(chǎn)變化的情況和資料，以及引起這種變化原因的總稱。它屬于經(jīng)濟(jì)信息范籌。一般包括：資產(chǎn)、負(fù)債及所有者權(quán)益情況；完成主要財(cái)務(wù)指標(biāo)情況等方面的信息。要想得到科學(xué)的管理和獲得最佳的經(jīng)濟(jì)效益，就必須充分開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源。

二、注重開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源

經(jīng)濟(jì)發(fā)展不僅提出了檔案信息社會(huì)化的必要性，而且也為它的實(shí)現(xiàn)提供了可能。如何從會(huì)計(jì)檔案信息資源中要效益，真正做到資源共享、物盡其用，使其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。那就要注重對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

要想做好會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，最根本的就是要有豐富的積累。支付中心正式成立于2000年10月，到今經(jīng)歷了三次重大的改革。從成立之初的取消預(yù)算單位會(huì)計(jì)以支付中心為主核算制方式到現(xiàn)在以預(yù)算單位零余額賬戶為主的授權(quán)支付方式的三次財(cái)政改革中，會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮了不可缺的重要作用。如我們?cè)?000年接收的20個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案，當(dāng)時(shí)可以說(shuō)是“十個(gè)手指各有長(zhǎng)短”，接收的單位除了幾個(gè)有比較完備的檔案信息外，有幾個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案幾乎是無(wú)法接手的，有的賬賬不符，總賬和明細(xì)賬期末余額不等；有的是賬表不符，總賬和報(bào)表數(shù)字不符。我們用了整整三個(gè)月的時(shí)間，從七月到十月，從一堆堆的原始發(fā)票、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表中逐一核對(duì)，終于在當(dāng)年的10月份進(jìn)行了準(zhǔn)確無(wú)誤的交接工作。在以后兩年的實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，最初的核算制存在許多弊端，核算制是取消了各單位的會(huì)計(jì)，由支付中心負(fù)責(zé)資金的支付、會(huì)計(jì)憑證的裝訂、預(yù)決算的編報(bào)。會(huì)計(jì)檔案信息完全游離在單位檔案信息之外。2002年10月為了適應(yīng)財(cái)政改革的需要，我們將接收的20個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息又進(jìn)行了全部交接，支付中心也將核算制支付方式改變?yōu)橐暂o助賬為主的支付方式。在這次交接中共交接會(huì)計(jì)檔案3000多份，其中包括：憑證、總賬、往來(lái)明細(xì)賬、支出明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬及固定資產(chǎn)卡片，以及按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定應(yīng)永久保存的預(yù)決算報(bào)表。這些會(huì)計(jì)檔案的完整交接，為各單位的移交建賬奠定的了基礎(chǔ)，各單位在交接后順利準(zhǔn)確的建立的新賬。這些都是我們檔案信息的完整及準(zhǔn)確所提供的良好的物質(zhì)基礎(chǔ)和保證。

三、會(huì)計(jì)檔案信息資源的利用與作用

最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的根本目的。開(kāi)發(fā)與利用有機(jī)結(jié)合，構(gòu)成了我們會(huì)計(jì)檔案工作的基本內(nèi)容。在檔案利用工作中，會(huì)計(jì)檔案利用特點(diǎn)不同于其他門類的檔案：一是利用者以財(cái)務(wù)部門為主，也就是說(shuō)立檔單位是主要者，還有與解決經(jīng)濟(jì)問(wèn)題有關(guān)的審計(jì)、監(jiān)察部門等；二是利用方式以通過(guò)查找原始憑證的數(shù)據(jù)為主，需要用歷年或一段時(shí)間的各種財(cái)務(wù)憑證，往往跨年多、利用率大，查閱時(shí)間長(zhǎng)；三是用時(shí)間圍繞某一經(jīng)濟(jì)活動(dòng)集中利用為主，如財(cái)務(wù)檢查、專項(xiàng)審計(jì)、賬薄核對(duì)等。例如：我縣某單位報(bào)賬員在2008年長(zhǎng)期挪用公款無(wú)法歸還，用不記賬、銷毀原始單據(jù)的手段來(lái)逃避檢察機(jī)關(guān)的審查，檢察機(jī)關(guān)在錄下當(dāng)事人口供后，在支付中心通過(guò)調(diào)取2008年我們支付中心的報(bào)賬單、支付通知單及其所在單位報(bào)送的報(bào)表與我支付中心輔助核算賬進(jìn)行字跡比對(duì)和賬表、賬賬核對(duì)后，發(fā)現(xiàn)其供詞中所說(shuō)的將公積金及基建?？钜汛嫒胂鄳?yīng)賬戶是虛假供詞，這次檢察機(jī)關(guān)在支付中心調(diào)取會(huì)計(jì)憑證36余冊(cè)，3年的會(huì)計(jì)報(bào)表及歷年來(lái)的銀行存款明細(xì)賬、支出明細(xì)賬等，并逐一復(fù)印了有效的付款通知單和銀行存款對(duì)賬單等。支付中心的會(huì)計(jì)檔案信息提供了嚴(yán)格的具有法律效力的有效證據(jù)。在去年的土地出讓金財(cái)務(wù)大檢查活動(dòng)中，省審計(jì)署在我縣的審計(jì)檢查中，調(diào)取我支付中心長(zhǎng)達(dá)五年的電子檔案及紙質(zhì)檔案，將這長(zhǎng)達(dá)五年的檔案利用三個(gè)月的時(shí)間進(jìn)行了審計(jì)審查，根據(jù)查出的各種數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員回答了審計(jì)署提出的各種疑問(wèn)。從而提高了工作質(zhì)量，加快了工作速度，使審計(jì)工作圓滿完成。

四、會(huì)計(jì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

1.做好檔案信息資源的收集整理工作

檔案工作的收集整理要建立健全切實(shí)可行的規(guī)章制度，積極進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳，強(qiáng)化有關(guān)人員的檔案意識(shí)；鼓勵(lì)檔案工作者不斷進(jìn)行各種形式的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任感。

2.大力推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

人類正在步入“以數(shù)字”、“網(wǎng)絡(luò)”為標(biāo)志的信息化社會(huì)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建立，可以改變傳統(tǒng)檔案收集的工作方式。電子檔案的產(chǎn)生和管理的逐步完善，使檔案的收集更加嚴(yán)謹(jǐn)和精確；檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的建立，可以改變傳統(tǒng)意義上的管理工作形式。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以為檔案整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作提供便利條件。

3.主動(dòng)提供針對(duì)性較強(qiáng)的服務(wù)

通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的加工整理，從不同角度、不同層次提供給利用者，從而有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案資源，充分發(fā)揮其信息價(jià)值。

4.保證會(huì)計(jì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的安全

會(huì)計(jì)檔案是我們企、事業(yè)單位全部財(cái)務(wù)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄。對(duì)關(guān)系企、事業(yè)商業(yè)機(jī)密、專業(yè)機(jī)密及員工個(gè)人隱私的檔案或在一定時(shí)期的特定范圍內(nèi)控制使用的檔案開(kāi)發(fā)要慎重，不能因?yàn)槊つ块_(kāi)發(fā)而損害了單位的利益或個(gè)人的合法權(quán)益。因此，我們?cè)谶M(jìn)行檔案信息資源感開(kāi)發(fā)時(shí)，要注意掌握好政策界限，在開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源的同時(shí)保證其安全。