試探企業(yè)檔案工作規(guī)劃實(shí)踐之我見

摘要：本文結(jié)合實(shí)際，針對企業(yè)已歸檔的檔案工作和實(shí)際面臨狀況，著重論述了本人對今后企業(yè)的檔案規(guī)劃，從中探討企業(yè)該如何健全管理體制、統(tǒng)一檔案管理模式、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、注重各門類檔案的歸檔工作以及如何為企業(yè)提供有效服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用，從而產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)主在人力、物力、財力等方面能給予大力支持，讓檔案作用充分體現(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面、各個職能部門中。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；現(xiàn)狀；檔案規(guī)劃；意見

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-0000-02

企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的一項服務(wù)性工作。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，積經(jīng)驗(yàn)之所得，筆者對集團(tuán)公司的檔案管理工作規(guī)劃如下，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

一、在管理體制方面

（一）檔案工作應(yīng)列入議事日程

建立健全公司檔案綜合管理制度，并切實(shí)貫徹實(shí)施，實(shí)行“三納入”、“四參加”、“四同步”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度進(jìn)行整體協(xié)調(diào)。

（二）統(tǒng)一檔案管理模式

集團(tuán)本部的檔案應(yīng)實(shí)行集中形式管理，集團(tuán)下屬子公司可采用網(wǎng)點(diǎn)形式管理，要求子公司每年年底對各類檔案進(jìn)行匯總和統(tǒng)計，在次年初上傳檔案報表至集團(tuán)綜合檔案室，若有變更隨時和檔案室保持聯(lián)系，并且每年適時對子公司的檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)和監(jiān)督，使集團(tuán)檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

二、在設(shè)備設(shè)施方面

（一）用房

應(yīng)具備獨(dú)立的、專用的檔案庫房和閱檔用房。庫房面積應(yīng)考慮到今后集團(tuán)公司的發(fā)展，集團(tuán)已成立30多年，有的檔案資源已流失，有的資源殘缺不全，所以本人希望在成立綜合檔案室（館）后，本企業(yè)的檔案工作能逐步走上正規(guī)化。本人規(guī)劃集團(tuán)檔案庫房須定位在百年企業(yè)的位置上來衡量，庫房面積至少不低于80平方米，同時做好檔案庫房的“八防”工作。

（二）裝具

應(yīng)配置數(shù)量充足的、規(guī)范的檔案裝具。若條件允許，本人建議集團(tuán)綜合檔案室應(yīng)配置檔案密集架，對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

（三）設(shè)備

檔案庫房和閱覽室應(yīng)配備滅火器、空調(diào)、溫濕度機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、高配計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備。但現(xiàn)在面臨的是電腦設(shè)施落后，無法儲存容量，運(yùn)行緩慢，甚至有時死機(jī)，光驅(qū)也無法使用，導(dǎo)致錄像、光盤根本無法閱讀，已大大影響了檔案工作的正常開展。

三、在業(yè)務(wù)建設(shè)方面

在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，繼續(xù)做好各類檔案的歸檔工作。按檔案分類，本人根據(jù)企業(yè)實(shí)際，著重規(guī)劃如下幾類檔案：

（一）基建檔案

項目“夢享城”工程竣工驗(yàn)收是本企業(yè)今年工作的重頭戲，為了確保建設(shè)工程竣工檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確和及時移交歸檔，作為建設(shè)單位我們務(wù)必做好“夢享城”工程準(zhǔn)備階段文件、竣工驗(yàn)收文件等資料的收集和整理。同時，要做好施工和監(jiān)理單位相關(guān)歸檔資料收集整理的指導(dǎo)和督促工作，跟蹤項目進(jìn)展。在此基礎(chǔ)上，還要做好與質(zhì)監(jiān)、檔案等相關(guān)行政部門之間的協(xié)調(diào)、溝通工作，促進(jìn)相互之間的協(xié)作關(guān)系，以期達(dá)到夢享城工程順利竣工驗(yàn)收。

（二）聲像檔案

本人已收集企業(yè)77份照片檔案，照片為數(shù)字照片，待領(lǐng)導(dǎo)審定后統(tǒng)一沖洗再編寫成冊。結(jié)合平時聲像檔案歸檔工作實(shí)際，重點(diǎn)要強(qiáng)調(diào)各部門各員工手頭收集的照片、光盤、錄音、錄像等聲像檔案要及時規(guī)范地歸檔，并同其詳細(xì)的文字說明材料一起歸檔。比如照片檔案，在歸檔前須附上拍攝照片的時間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、拍攝人等六要素的文字說明。

（三）榮譽(yù)檔案

企業(yè)榮譽(yù)檔案是企業(yè)和個人在社會實(shí)踐中獲得的具有保存價值的榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎匾、獎杯、錦旗等的總稱。它是企業(yè)與個人事業(yè)成功的有力見證和自身實(shí)力的象征，體現(xiàn)著一種社會精神，也是該企業(yè)和個人政績、業(yè)績的真實(shí)記錄，是榮譽(yù)擁有者汗水與智慧的結(jié)晶。

針對本企業(yè)實(shí)際收集的歸檔榮譽(yù)數(shù)量和質(zhì)量來看，榮譽(yù)檔案是企業(yè)檔案之中的亮點(diǎn)。截止今日，從企業(yè)層面上看，集團(tuán)及其子公司歸檔榮譽(yù)共有234份，其中證書110份，獎牌123份，獎杯1份。具有市級59份，省級46份，國家級49份。

而從個人層面上看，董事長榮譽(yù)證書70份，獎牌14份，獎杯8份，獎?wù)?份，紀(jì)念品3份，共計96份。其中市級16份，省級13份，國家級7份。

綜上所述，筆者對集團(tuán)公司和董事長個人的榮譽(yù)展覽室有起初的規(guī)劃，集團(tuán)榮譽(yù)展覽室要和綜合檔案室獨(dú)立設(shè)計；董事長個人榮譽(yù)展覽室可在董事長辦公室隔墻單獨(dú)規(guī)劃，也可在集團(tuán)榮譽(yù)展覽室內(nèi)（具體看面積大小和格局）分隔一定空間進(jìn)行合理布置，分別對企業(yè)和個人的榮譽(yù)檔案進(jìn)行實(shí)體展覽。本人認(rèn)為，榮獲市級以上的榮譽(yù)檔案都應(yīng)一一陳列，市級以下根據(jù)榮譽(yù)展覽室的空間大小，選擇具有代表性和典型性的榮譽(yù)進(jìn)行陳列。

（四）科研檔案

科研檔案直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實(shí)性和完整成套性的特點(diǎn)，它既是科研活動的直接產(chǎn)物，又是繼續(xù)開展科研活動的基礎(chǔ)和階梯。因此，我們要高度重視和開發(fā)科研檔案，把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合。

（五）設(shè)備檔案

一般設(shè)備檔案的來源分為兩種：一是自制，二是外購。從本企業(yè)的現(xiàn)狀看，設(shè)備均來自外購，而且歸檔的設(shè)備檔案資料也較單調(diào)，不系統(tǒng)。和往年移交的一些小型設(shè)備資料相比，今年剛拍賣成交的“浙江越韓科技透氣材料有限公司”擁有國際先進(jìn)的制造設(shè)備，設(shè)想會有系統(tǒng)的整套資料，包括購置設(shè)備的立項審批、購置合同、開箱驗(yàn)收或接收、安裝調(diào)試以及設(shè)備的使用、維護(hù)和改造、報廢等等資料，這些資料都應(yīng)集中歸檔保管，便于今后參考使用。

（六）干部職工檔案，即人事檔案

該類檔案統(tǒng)一歸到人事科還是綜合檔案室，下屬公司的人事檔案是否也統(tǒng)一歸到集團(tuán)總部，或是中層領(lǐng)導(dǎo)及以上的人事檔案歸到集團(tuán)總部，有待探討。但筆者建議：集團(tuán)本部所有正式員工的人事檔案都應(yīng)建立歸檔，下屬子公司的人事檔案中層以上領(lǐng)導(dǎo)須集中歸檔到集團(tuán)總部。至于歸到人事科還是綜合檔案室有待領(lǐng)導(dǎo)探討。無論存放哪里，都應(yīng)保存好人事檔案，以備后期之用。

（七）電子檔案

隨著社會的發(fā)展，電子文件在逐步地代替紙質(zhì)文件，因此，做好電子文件的歸檔工作也顯得尤為重要。在這里強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)，一是電子文檔應(yīng)遵守兩個原則：第一，電子文件的歸檔應(yīng)和紙質(zhì)文件歸檔實(shí)行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，同時存檔。第二，同時做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體電子文件歸檔兩方面的工作。

二是電子文件歸檔時質(zhì)量要求：1.齊全完整；2.真實(shí)有效；3.統(tǒng)一規(guī)定載體的形成、質(zhì)量要求，檔案部門檢查后歸檔保存；4.防病毒：推薦應(yīng)用光盤歸檔；5.編制說明：文件形成部門應(yīng)對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟硬環(huán)境、版本號、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。

四、在開發(fā)利用方面

檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理工作的根本目的。檔案如何為企業(yè)提供有效服務(wù)，從而產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，集中體現(xiàn)在檔案信息資源開發(fā)利用的水平效果上。為此，筆者結(jié)合公司近幾年的檔案利用狀況談一下自己的規(guī)劃：

（一）檢索工具

1.本人已對所有歸檔的案卷編制了各類檢索目錄，包括紙質(zhì)和計算機(jī)管理，但由于企業(yè)先前沒有注重檔案管理工作，有些資料已遺失或殘缺不全，并且存在歸檔資料在移交時差上間隔很大現(xiàn)象，對檔案要求定性編號編目工作造成嚴(yán)重影響，所以現(xiàn)在歸檔資料多數(shù)暫用鉛筆標(biāo)注，待重新審核鑒定后改為檔案章編號，制作檔案全引目錄。2.適時增補(bǔ)全宗卷相應(yīng)資料。3.除密級文件外，對每份歸檔文件進(jìn)行掃描儲存，應(yīng)用電子計算機(jī)管理。待公司時機(jī)成熟時，逐步實(shí)現(xiàn)“建立檔案館（室）網(wǎng)頁”，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化。

（二）利用工作

本人已建立了《檔案借閱登記簿》、《檔案利用效果登記簿》等明細(xì)冊，及時做好檔案利用登記工作。若有領(lǐng)導(dǎo)和員工需求檔案時，我們應(yīng)熱情對待，急利用者所急，想利用者所想，用最快最準(zhǔn)的檢索方式，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用， 真正為企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。同時，也要把傳統(tǒng)式的被動服務(wù)變成主動式的服務(wù)，讓更多的員工從中來了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，讓他們深刻理解檔案的重要性，從中來提高員工的檔案意識。也希望各位領(lǐng)導(dǎo)和員工在利用檔案時能自覺地填寫利用目的，利用完后能把利用效果真實(shí)地填寫在《檔案利用效果登記簿》，以便于今后查考編研所用。

（三）編研工作

為了能為社會和企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，為企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息，讓編研成果起到重要的參考和借鑒作用。所以本人規(guī)劃，從今年開始，每年除了榮譽(yù)匯編、大事記、文件匯編以及企業(yè)組織機(jī)構(gòu)及人事變遷概貌等匯編材料繼續(xù)編寫外，還須編寫“董事長個人年度大事記”，為撰寫董事長的個人年譜作鋪墊。條件成熟時，本人規(guī)劃還需逐步撰寫“年鑒”、“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編”、“產(chǎn)品介紹匯集”以及典型性或代表性的其他編研材料。

作者簡介：駱永琴（1975-），女，浙江紹興人，本科，畢業(yè)于浙江大學(xué)檔案管理專業(yè)，從事檔案工作15年，現(xiàn)任浙江華聯(lián)集團(tuán)綜合性檔案主管、館員，研究方向：如何提高檔案管理水平和開發(fā)利用工作。