財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目化運(yùn)作框架

文/中興財(cái)務(wù)云

財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目化運(yùn)作框架

文/中興財(cái)務(wù)云

建立共享服務(wù)中心對(duì)企業(yè)而言是一個(gè)非常大的組織和管理模式變革。從已經(jīng)實(shí)施共享服務(wù)的企業(yè)案例來看，定義與啟動(dòng)階段的工作完成了確立目標(biāo)、需求識(shí)別、調(diào)查研究、擬定項(xiàng)目計(jì)劃、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等項(xiàng)目先期任務(wù)，對(duì)后期項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與實(shí)施具有重要意義。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程，在實(shí)施過程中要?jiǎng)佑闷髽I(yè)或外部供應(yīng)商的很多資源，如何有效利用各種資源、避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)，需要在項(xiàng)目開始之初準(zhǔn)確定義項(xiàng)目。項(xiàng)目定義是指針對(duì)項(xiàng)目人員、項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目有關(guān)初始化約定的一系列相關(guān)活動(dòng)，回答項(xiàng)目做什么、誰來做以及如何做的問題。財(cái)務(wù)共享服務(wù)定義與啟動(dòng)階段的工作，由項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)及項(xiàng)目調(diào)研組成。

運(yùn)作框架一：項(xiàng)目立項(xiàng)

項(xiàng)目立項(xiàng)是項(xiàng)目啟動(dòng)前的前期準(zhǔn)備工作，主要包括項(xiàng)目目標(biāo)制定、項(xiàng)目范圍規(guī)劃和項(xiàng)目計(jì)劃確定。

項(xiàng)目目標(biāo)

項(xiàng)目目標(biāo)是指財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施目的，是企業(yè)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施動(dòng)因和成果期望的表述。

不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同管理需求的企業(yè)，對(duì)財(cái)務(wù)共享的需求有所區(qū)別，因此對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的側(cè)重點(diǎn)和方向也隨之產(chǎn)生差異。制定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，應(yīng)從企業(yè)當(dāng)下現(xiàn)狀出發(fā)考慮，著眼企業(yè)未來發(fā)展和管理需要，規(guī)劃企業(yè)未來管理模式，進(jìn)而制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目目標(biāo)。

項(xiàng)目范圍

確定項(xiàng)目范圍是項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中所必須完成的工作，包括確定產(chǎn)品范圍和服務(wù)范圍。產(chǎn)品范圍是指項(xiàng)目過程中需要交付的主要成果，包括開發(fā)的系統(tǒng)、編制的文檔、輸出的規(guī)范等交付內(nèi)容；服務(wù)范圍是指項(xiàng)目過程中具體涉及的相關(guān)參與方、協(xié)作方以及事先約定的項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容，包括涉及的企業(yè)單位、業(yè)務(wù)流程等。

應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的表述，對(duì)目標(biāo)按產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行分解，逐一明確并規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)施的具體工作，確定項(xiàng)目范圍，作為未來項(xiàng)目計(jì)劃和輸出文檔的基準(zhǔn)依據(jù)。

項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃是針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程的統(tǒng)一安排和確認(rèn)，包括制定項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃、制定人力資源計(jì)劃、定義遞交的工作成果、制定成本和預(yù)算計(jì)劃，并評(píng)估實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn)，輸出財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃。

運(yùn)作框架二：項(xiàng)目組織

項(xiàng)目組織的建立是項(xiàng)目定義階段人力資源的準(zhǔn)備工作，包括參與項(xiàng)目的人員和角色責(zé)任、組織機(jī)制這兩個(gè)方面。加強(qiáng)人力資源的管理是降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高實(shí)施效率的重要手段。

人員和角色責(zé)任

財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施項(xiàng)目是“一把手”工程，企業(yè)高層應(yīng)給予充分的支持和強(qiáng)有力的推動(dòng)，尤其在項(xiàng)目實(shí)施遇到障礙、人員調(diào)整、部門之間的協(xié)調(diào)時(shí)，應(yīng)迅速出面幫助解決。同時(shí)，應(yīng)給予項(xiàng)目組成員充分的授權(quán)和相應(yīng)的激勵(lì)措施。

成立項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)，項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目經(jīng)理共同組成，其目的是審查項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，并解決可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生不利影響的管理問題。經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理提議，不定期召開項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議。

圖1　項(xiàng)目組織架構(gòu)參考圖

表1　項(xiàng)目組人員角色和職責(zé)定義

組織機(jī)制

為保證項(xiàng)目組規(guī)范運(yùn)行，需制定《工作規(guī)范和獎(jiǎng)懲辦法》。其內(nèi)容包括項(xiàng)目組人員和職責(zé)的定義、工作流程、組內(nèi)溝通與工作規(guī)范、管理規(guī)范、禮儀與工作紀(jì)律規(guī)范、信息安全規(guī)范等。

其中組內(nèi)溝通與工作規(guī)范，應(yīng)編制《項(xiàng)目日?qǐng)?bào)》模版、《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》模版、《項(xiàng)目周總結(jié)與計(jì)劃》模版等相關(guān)文檔。

運(yùn)作框架三：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)（Kick off Meeting）是利用企業(yè)組織的正規(guī)形式，宣布項(xiàng)目正式開始實(shí)施的會(huì)議，同時(shí)是項(xiàng)目定義階段結(jié)束的標(biāo)志。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的參會(huì)人員包括企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)總監(jiān)，各分、子公司財(cái)務(wù)部長，相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及關(guān)鍵人員，核心業(yè)務(wù)支撐人員和項(xiàng)目組全體成員等。

會(huì)議應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，編制并輸出詳細(xì)的《會(huì)議議程》。主要會(huì)議議程如下：

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)講話。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)向企業(yè)上下宣貫財(cái)務(wù)共享服務(wù)基本知識(shí)，闡述項(xiàng)目實(shí)施工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，并表達(dá)推進(jìn)決心；

項(xiàng)目經(jīng)理詳細(xì)介紹項(xiàng)目計(jì)劃，以及項(xiàng)目實(shí)施完畢后，對(duì)管理方式、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)等產(chǎn)生的影響；

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)宣布項(xiàng)目實(shí)施管理制度，并授權(quán)項(xiàng)目組，表達(dá)推動(dòng)承諾。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)結(jié)束后，項(xiàng)目組正式啟動(dòng)項(xiàng)目調(diào)研，逐步開展項(xiàng)目規(guī)劃和實(shí)施工作。

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)著重向企業(yè)上下表明對(duì)項(xiàng)目的期望和推動(dòng)承諾，形成企業(yè)共識(shí)，以避免未來很多不必要的阻力和問題，這對(duì)今后項(xiàng)目工作的順利進(jìn)行有著重要意義。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在會(huì)議中以宣布的形式對(duì)項(xiàng)目組授權(quán)，公布項(xiàng)目實(shí)施管理的政策和考核管理辦法，保障項(xiàng)目組的協(xié)調(diào)能力和工作效率。項(xiàng)目組應(yīng)在會(huì)議期間明確和其他協(xié)作單位的工作方式和溝通方式，與協(xié)作單位負(fù)責(zé)人初步接觸。

運(yùn)作框架四：項(xiàng)目調(diào)研

項(xiàng)目調(diào)研是對(duì)企業(yè)運(yùn)作深入且全面的了解過程，也是和企業(yè)員工在實(shí)施前期充分交互溝通的過程。調(diào)研是人與人的互動(dòng)，為了高效推進(jìn)調(diào)研工作的同時(shí)，又能取得高質(zhì)量的調(diào)研結(jié)果，項(xiàng)目組需要詳細(xì)設(shè)計(jì)調(diào)研目的、調(diào)研方法，通過調(diào)研實(shí)施，最后輸出調(diào)研報(bào)告。

項(xiàng)目調(diào)研的目的

掌握企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核心需求；了解企業(yè)的業(yè)務(wù)及其流程；了解企業(yè)的整體情況，熟悉企業(yè)管理架構(gòu)，了解各崗位職責(zé)；了解企業(yè)員工對(duì)于實(shí)施工作重點(diǎn)期望解決的問題。

項(xiàng)目調(diào)研的方法

項(xiàng)目調(diào)研要注意調(diào)研的方式方法，根據(jù)劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，調(diào)研方法可做如下劃分：按形式劃分，主要分為問卷式、訪談式；按人員對(duì)象劃分，主要可分為基層、中層、高層人員訪談；按場地劃分，可分為會(huì)議室、實(shí)地現(xiàn)場訪談。

在調(diào)研過程中，應(yīng)根據(jù)具體情況需要采用合適的調(diào)研方法。不論采用何種調(diào)研方法，調(diào)研前應(yīng)設(shè)計(jì)周密的調(diào)研表。

不論采用何種調(diào)研方法，在保證調(diào)研效率和達(dá)成調(diào)研目的的情況下，應(yīng)盡可能讓企業(yè)各方人員表達(dá)自己的看法，傾聽員工心聲，加強(qiáng)員工參與感，同時(shí)在調(diào)研過程中讓員工更多地了解財(cái)務(wù)共享服務(wù)。

項(xiàng)目調(diào)研的實(shí)施

制定好調(diào)研目的以及調(diào)研方法后，項(xiàng)目組正式進(jìn)入調(diào)研實(shí)施階段。調(diào)研的實(shí)施階段分為調(diào)研準(zhǔn)備、進(jìn)場調(diào)研、編寫調(diào)研報(bào)告并匯報(bào)三個(gè)過程（如表2所示）：

調(diào)研準(zhǔn)備階段是進(jìn)場調(diào)研前的準(zhǔn)備工作，包括企業(yè)資料收集及掌握、調(diào)研計(jì)劃編制、企業(yè)相關(guān)參與人員和項(xiàng)目成員的工作安排和確認(rèn)，同時(shí)應(yīng)確認(rèn)收集相關(guān)資料的匯總表以及調(diào)研過程中所使用的工作模版。在確定調(diào)研計(jì)劃后，應(yīng)針對(duì)不同訪問對(duì)象提前設(shè)計(jì)好相應(yīng)調(diào)研問題，充分做好進(jìn)場調(diào)研前的準(zhǔn)備工作。

表2　調(diào)研的實(shí)施階段

進(jìn)場調(diào)研階段是項(xiàng)目調(diào)研的核心階段，按照《調(diào)研計(jì)劃》全面展開調(diào)研工作，對(duì)人員的訪談結(jié)束后輸出《訪談備忘錄》。《項(xiàng)目調(diào)查問卷》在收回后應(yīng)統(tǒng)計(jì)回收率和有效性。

調(diào)研階段后期，項(xiàng)目組輸出《財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目現(xiàn)狀評(píng)估報(bào)告》，由項(xiàng)目組長提交項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)。

訪談需要針對(duì)關(guān)鍵人員，以提高調(diào)研效率，節(jié)約時(shí)間，避免不必要的重復(fù)性工作。對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)的訪談應(yīng)著重了解他們對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的定位和對(duì)未來企業(yè)管理的期望，這是企業(yè)核心需求的重要影響因素；對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員的訪談除了了解相關(guān)業(yè)務(wù)流程，更應(yīng)了解在執(zhí)行業(yè)務(wù)流時(shí)所產(chǎn)生的問題、期望改進(jìn)的方向和對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的看法。

在對(duì)業(yè)務(wù)流程和決策流程梳理時(shí)，應(yīng)根據(jù)核心需求有側(cè)重地對(duì)具體工作進(jìn)行調(diào)研，例如財(cái)務(wù)核算工作調(diào)查、資金信息調(diào)查、審計(jì)事項(xiàng)調(diào)查等。

調(diào)研報(bào)告

《財(cái)務(wù)共享服務(wù)項(xiàng)目現(xiàn)狀評(píng)估報(bào)告》包括四個(gè)部分：

財(cái)務(wù)體系現(xiàn)狀分析：主要包括財(cái)務(wù)體系部門結(jié)構(gòu)、與其他部門的協(xié)作關(guān)系、其戰(zhàn)略定位等現(xiàn)狀的綜述和分析；

財(cái)務(wù)流程現(xiàn)狀分析：主要包括企業(yè)財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的梳理和分析；

財(cái)務(wù)組織人力現(xiàn)狀分析：主要包括財(cái)務(wù)部門的人員結(jié)構(gòu)、運(yùn)行情況、管理模式及其制度現(xiàn)狀的闡述和分析；

財(cái)務(wù)相關(guān)信息系統(tǒng)現(xiàn)狀分析：主要包括與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息系統(tǒng)的功能、作用、系統(tǒng)間關(guān)系及對(duì)企業(yè)流程影響的梳理和分析。

綜上所述，財(cái)務(wù)共享服務(wù)定義與啟動(dòng)階段的工作，涉及對(duì)共享服務(wù)項(xiàng)目的需求、問題的識(shí)別、發(fā)現(xiàn)和確認(rèn)，項(xiàng)目的確立與先期組織工作等，具體由項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)及項(xiàng)目調(diào)研四部分工作組成，這是一個(gè)完整的啟動(dòng)流程。項(xiàng)目立項(xiàng)包括確立實(shí)施工作目標(biāo)、范圍和計(jì)劃，是項(xiàng)目啟動(dòng)前的前期準(zhǔn)備工作；項(xiàng)目組織工作包括參與項(xiàng)目的人員和角色責(zé)任、組織機(jī)制兩方面，目的在于保證項(xiàng)目組人員和其工作運(yùn)行方式及紀(jì)律；項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)則是儀式性的宣告項(xiàng)目組開展工作，項(xiàng)目調(diào)研是正式開展實(shí)施工作前的調(diào)研，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)需要特別注意其儀式性，通過此項(xiàng)活動(dòng)讓企業(yè)上下形成共識(shí)，為未來的實(shí)施工作鋪展道路。