論企業(yè)秘書人員職業(yè)素質(zhì)

周穎琳

摘要：秘書素質(zhì)對企業(yè)發(fā)展有重要的影響。優(yōu)秀的企業(yè)秘書應(yīng)具有優(yōu)良的思想品德，諸如：忠于職守，工作認(rèn)真；態(tài)度積極，求真務(wù)實(shí)；與人為善，團(tuán)結(jié)同事；謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。另外還應(yīng)具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，包括認(rèn)識事物、語言文字運(yùn)用、組織協(xié)調(diào)、熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備。秘書自身需要積極學(xué)習(xí)，加強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)企業(yè)也需要加強(qiáng)監(jiān)管，進(jìn)一步提高秘書素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：秘書；企業(yè)；培養(yǎng)；環(huán)境；實(shí)踐

秘書人員肩負(fù)多種工作任務(wù)，既要辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，同時(shí)要處理好部門間的溝通、協(xié)調(diào)工作，使得整個(gè)企業(yè)暢通、高效運(yùn)行。秘書工作的好壞，根本上取決于秘書人員素質(zhì)的高低。而秘書素質(zhì)的高低決定了企業(yè)工作的效率，秘書的重要性決定了企業(yè)應(yīng)重視企業(yè)秘書素質(zhì)的培養(yǎng)及提高。因此，造就一支高素質(zhì)的秘書隊(duì)伍，是推動秘書工作健康發(fā)展，保證企業(yè)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、秘書素質(zhì)對企業(yè)工作的重要性

“所謂素質(zhì)，是指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉，學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平?！?？這是人的一種較為穩(wěn)定的屬性，能對個(gè)體的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。

在工作中，常?？吹竭@樣的事實(shí)：辦一件具體工作，有的人干凈麻利，考慮全面；而有的人卻拖拖拉拉，丟三落四。攥寫一篇文章，有的人文字通順，條理清楚，文不加點(diǎn)；而有的人卻詞不達(dá)意，文理不通。處理一個(gè)問題，有的人思路清晰，目光敏銳，直截了當(dāng)抓住問題的實(shí)質(zhì)；而有的人卻反映遲緩，難以抓住要害?？傊瑤缀踉诖蠖鄶?shù)的事情上，不同的個(gè)體總是出現(xiàn)極大的差異。

同事不同果，原因何為？從客觀和主觀兩個(gè)方面進(jìn)行分析：在客觀方面，存在諸如工作任務(wù)的產(chǎn)生條件及可利用的資源差異等因素；但是，歸其根本，關(guān)鍵取決于人的主觀因素——素質(zhì)。

素質(zhì)，包含多方面的內(nèi)容，如：思想素質(zhì)、道德素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及技能素質(zhì)等。就秘書這一群體而言，具有較高的素質(zhì)對工作具有特別重要的作用。

（一）高素質(zhì)的秘書隊(duì)伍是輔助上司貫徹執(zhí)行好企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)目標(biāo)的可靠保證

秘書人員是最接近領(lǐng)導(dǎo)、直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的參謀、助手。秘書部門（辦公室）作為企業(yè)的一個(gè)重要部門，首先要了解本公司的企業(yè)文化。所謂企業(yè)文化就是指在一個(gè)社會組織內(nèi)部發(fā)育、生長起來的一種相對獨(dú)立的兼顧物質(zhì)文明、精神文明、制度文明建設(shè)的，以企業(yè)精神和企業(yè)價(jià)值觀念為靈魂的，不同于一般社會文化的亞文化。 這要求秘書人員要具有較高的思想水平和政策水平，即：能深刻領(lǐng)會企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)目標(biāo)，把“上情”與“下情”有機(jī)地結(jié)合，創(chuàng)造性地開展工作。一支素質(zhì)高的秘書隊(duì)伍，他們起草或?qū)徍说奈募?，既能?zhǔn)確地體現(xiàn)管理者的管理組織意圖，又能結(jié)合本部門的情況，提出創(chuàng)造性貫徹意見供管理者參考，在處理下級呈報(bào)的各類公文或具體問題時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行政策目標(biāo)中的偏差；在辦公、辦會、辦信的過程中，方能注意從實(shí)際出發(fā)，以企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)目標(biāo)為依據(jù)，向管理者提供各種擬辦意見、方案，避免其在決策上發(fā)生失誤。

（二）高素質(zhì)的秘書隊(duì)伍是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的重要依托

秘書部門（隊(duì)伍）是一個(gè)企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。上層管理人員既要總攬全局，宏觀決策，又要體察入微，具體指揮，秘書部門就要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的各種要求，做好綜合服務(wù)工作。在這方面，秘書隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響整個(gè)企業(yè)的工作質(zhì)量和效率。實(shí)踐證實(shí)，一個(gè)具有較高科學(xué)文化水平、較強(qiáng)辦事能力、頭腦清醒敏銳的秘書人員，必定能夠快速理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，并駕輕就熟地處理問題。具有這些能力的秘書無疑在工作時(shí)會收到事半功倍的效果，反之則不然。這充分說明，從提高秘書人員的素質(zhì)入手，可以來解決秘書部門工作質(zhì)量和效率，才能抓住問題的根本。長期以來，我們總是強(qiáng)調(diào)秘書要有勤勤懇懇的工作態(tài)度，認(rèn)為辦公室里常有“不滅的燈光”的秘書是好秘書。這種觀念，從倡導(dǎo)和鼓勵(lì)無私奉獻(xiàn)方面來說是必要的。但是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化水平的提高，靠犧牲個(gè)人的休息時(shí)間加班加點(diǎn)干工作的方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。要適應(yīng)這種新變化、新情況，除了加強(qiáng)對秘書人員的培養(yǎng)，全面提高其素質(zhì)外，沒有捷徑可走。

（三）高素質(zhì)的要求是塑造秘書隊(duì)伍良好形象的時(shí)代需要

秘書部門是公司上傳下達(dá)、溝通各方的橋梁和紐帶。這就要求秘書人員應(yīng)有工作踏實(shí)、待人誠實(shí)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、辦事務(wù)實(shí)的作風(fēng)。秘書工作的程序性要求很強(qiáng)，特別是在大量復(fù)雜的事務(wù)性工作中，更要保持清醒的頭腦，分清主次、輕重緩急、不怕麻煩。一定堅(jiān)持逐級匯報(bào)的原則，以明確責(zé)任，使每項(xiàng)工作都有章可循。

總之，具備較高的素質(zhì)是從事秘書工作必要條件，有志于從事秘書工作的人員必須著力培養(yǎng)較高的秘書素質(zhì)，否則將難以勝任秘書部門的職責(zé)和充分有效發(fā)揮秘書工作的橋梁作用。

二、秘書人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

當(dāng)前，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及國際化愈加明顯，企業(yè)對秘書人員的素質(zhì)提出了更高的要求。在新形勢下，秘書人員應(yīng)具備哪些方面的素質(zhì)呢？

（一）優(yōu)良的思想品德

秘書職業(yè)道德是做好秘書工作的思想基礎(chǔ)。提高秘書職業(yè)道德水平有利于秘書人員樹立正確的職業(yè)觀，培養(yǎng)濃厚的職業(yè)興趣，形成良好的工作習(xí)慣。其內(nèi)容包括：

首先，忠于職守、態(tài)度認(rèn)真。有自身的工作職責(zé)和工作規(guī)則。既要全面了解各方面工作情況，為公司各項(xiàng)工作的順利開展創(chuàng)造條件；又要協(xié)調(diào)各方，處理好上下左右的關(guān)系，確保政令暢通。

其次，積極工作，任勞任怨。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項(xiàng)項(xiàng)有落實(shí)。要義不容辭承擔(dān)起來，做到公司工作不留空檔，保證各項(xiàng)工作的全面推進(jìn)。

最后，與人為善，團(tuán)結(jié)友愛。善于增強(qiáng)整體合力，樹立團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和服務(wù)理念，善于對上加強(qiáng)聯(lián)系，對內(nèi)加強(qiáng)管理，對外搞好協(xié)調(diào)，對下做好服務(wù)。這就要求秘書人員“做一個(gè)善于傾聽的人，鼓勵(lì)別人談?wù)撍麄冏约骸薄?/p>

（二）扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是工作能力的標(biāo)志。其中，業(yè)務(wù)素質(zhì)包括業(yè)務(wù)知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。

1.業(yè)務(wù)知識素質(zhì)。秘書的業(yè)務(wù)知識要根據(jù)秘書人員所從事的秘書工作而定。如從事行政工作的秘書，要側(cè)重于掌握行政管理知識；從事外事工作的秘書，要側(cè)重于了解外事接待工作的紀(jì)律、方式方法和技巧。從總體上來說，企業(yè)秘書所需要了解的業(yè)務(wù)知識有：

（1）本企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)知識。秘書必須通曉本企業(yè)的業(yè)務(wù)、熟悉本企業(yè)的經(jīng)營活動和發(fā)展戰(zhàn)略，及時(shí)收集、處理與本企業(yè)產(chǎn)、供、銷、科技、資金、市場等方面信息。

（2）系統(tǒng)外相關(guān)業(yè)務(wù)知識。企業(yè)秘書必須了解國家宏觀調(diào)控方面的信息；國際國內(nèi)工藝水平、經(jīng)濟(jì)動向信息；掌握同行業(yè)競爭者的相關(guān)信息等。

同時(shí)，企業(yè)秘書必須通曉行政、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、管理、市場、營銷等方面的知識，特別是隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的完善，必然會帶來秘書工作行政弱化而商務(wù)型加強(qiáng)的新情況。中國已經(jīng)融入國際經(jīng)濟(jì)大循環(huán)，參與國際經(jīng)濟(jì)競爭，這就要求企業(yè)秘書人員必須具有較高的外語水平，精通國際性法規(guī)。

2.業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。業(yè)務(wù)能力素質(zhì)歸結(jié)起來有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）認(rèn)識事物的能力。認(rèn)識事物的能力是指人們在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確地了解和把握。具體說來，需要培養(yǎng)以下幾種能力：

第一，觀察感知能力。形成合乎實(shí)際的理性認(rèn)識思維。秘書人員要善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，捕捉經(jīng)濟(jì)生活中一切有價(jià)值的問題和傾向，及時(shí)提請上司注意。

第二，分析綜合能力。秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決于分析綜合能力的強(qiáng)弱。因此，對秘書人員來說，必須自覺提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物的解決方法，善于廣泛聯(lián)想，從不同的方位去思考同一問題。盡量做到舉一反三，觸類旁通。

（2）語言文字運(yùn)用能力。秘書部門是聯(lián)系上下左右工作的樞紐，信息交匯的中心，秘書工作同語言文字結(jié)下了不解之緣，這就要求秘書人員具備熟練的語言文字應(yīng)用能力，包括閱讀能力、言談能力、寫作能力等幾方面。

第一，秘書人員經(jīng)常要處理大量的文字材料，因此，必須善于閱讀。所謂善于閱讀，一是會精讀；二是要能夠快讀和泛讀，如善于從大致瀏覽中，領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì)，從中摘出主要內(nèi)容提煉濃縮，寫出提綱摘要，或記下精辟論點(diǎn)。所以閱讀概括能力也是一種綜合技能。

第二，言談能力。言談能力是秘書人員的基本功之一。秘書人員言談能力的基本要求是：鮮明準(zhǔn)確，簡練明確，口齒清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。

第三，寫作能力。文字表達(dá)能力是文秘人員的基本功之一。秘書人員從事各種應(yīng)用文體的寫作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫作要領(lǐng)和技巧，迅速準(zhǔn)確地撰寫出觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)流暢、格式規(guī)范、文筆精練的各類應(yīng)用文。

3.具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)和社交能力。具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)和社交能力是對秘書人員的必然要求。因?yàn)檫@是秘書部門一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。主要內(nèi)容包括以下兩個(gè)方面：

（1）對內(nèi)組織協(xié)調(diào)的能力。秘書人員要為上司出主意、當(dāng)參謀、搞好工作服務(wù)，這就要求必須具有較強(qiáng)的管理能力。秘書人員要充分利用自己接觸全面、工作機(jī)會較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。判斷一個(gè)秘書人員管理能力的強(qiáng)弱，更多的還是看他是否熟悉情況，善于謀劃以及滿足上司工作的客觀需要。作為秘書人員在協(xié)助上司進(jìn)行管理的過程中，一定要善于吸收外部環(huán)境的資源，主要是信息資源。

搞好協(xié)調(diào)是秘書部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。秘書人員的協(xié)調(diào)能力，是指在上司的交辦下，積極主動溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進(jìn)企業(yè)的靈活運(yùn)行，提高工作的效率。在協(xié)調(diào)過程中，要把原則性和靈活性結(jié)合起來，求大同，存小異，統(tǒng)籌兼顧，各展所長，充分發(fā)揮集中力量辦大事的優(yōu)勢，促進(jìn)各部門縱橫相連，服務(wù)大局。

秘書部門的協(xié)調(diào)工作主要體現(xiàn)在為上司服務(wù)、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的日常工作之中，帶有輔助上司進(jìn)行管理的性質(zhì)。協(xié)調(diào)工作涉及方方面面，部門多，人員多，十分繁雜，因此要求秘書人員具有淵博的知識。秘書人員要盡量多掌握一些科學(xué)文化知識。只有將這些知識恰當(dāng)?shù)眠\(yùn)用到實(shí)際工作中去，才能增強(qiáng)靈活性，發(fā)揮創(chuàng)造性，提高辨別是非的能力，做到在協(xié)調(diào)中得心應(yīng)手。

（2）對外交際的能力。秘書人員不僅對內(nèi)負(fù)責(zé)而且還負(fù)責(zé)對外宣傳，因此，秘書具有公關(guān)的的職能。所謂公關(guān)，也就是是公共關(guān)系，即一個(gè)組織為了達(dá)到與它的公眾之間相互了解的確定目標(biāo)，而有計(jì)劃地采用一切向內(nèi)和向外的傳播溝通方式的總和。 隨著社會的進(jìn)一步開放和向多元發(fā)展，秘書人員面臨著日益開放的社會，對外接觸面不斷擴(kuò)大，聯(lián)系日益廣泛。這就需要秘書人員具有良好的交際能力，發(fā)揮聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁作用。為此，他們必須具有較強(qiáng)的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)、善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。具備這種素質(zhì)，需要秘書人員不斷提高自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的知識。

4.現(xiàn)代辦公設(shè)備操作能力。隨著科技日新月異的發(fā)展和辦公自動化的普及，現(xiàn)在，我們已進(jìn)入了辦公自動化的時(shí)代。各種先進(jìn)辦公設(shè)備的運(yùn)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，以適應(yīng)新要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利決策，靈活指揮。其中，主要包括熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、微縮技術(shù)等現(xiàn)代辦公手段以熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法。從發(fā)展趨勢看，秘書人員如果不掌握這些現(xiàn)代辦公工具，就很難跟上形勢發(fā)展的需要。

秘書是個(gè)傳統(tǒng)職業(yè)，負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，如收發(fā)與回復(fù)日常郵件；撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報(bào)告；會談、會務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門或機(jī)構(gòu)的形象及競爭力。而一個(gè)不能熟練應(yīng)用現(xiàn)代辦公設(shè)備的秘書人員是難于及時(shí)、高效的完成工作任務(wù)的，為此作為一位現(xiàn)代秘書人員應(yīng)該努力提高技能操作能力， 熟練應(yīng)用現(xiàn)代辦公設(shè)備。

三、秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)

由于素質(zhì)在秘書工作中具有如此重要的作用，那么秘書人員就必須高度重視素質(zhì)的提高。

（一）勤奮學(xué)習(xí)

結(jié)合秘書工作，當(dāng)前要突出抓好三個(gè)方面的學(xué)習(xí)：首先，經(jīng)常和某些特定的部門打交道的秘書人員，還應(yīng)熟悉這些部門工作的具體政策。其次，針對辦公室工作的需要，學(xué)習(xí)好經(jīng)濟(jì)、科技、管理、法律等專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)與自己工作相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)知識。此外，還必須了解文件的印刷、分發(fā)、傳送等情況，否則就無法確定文件發(fā)送的緩急程度及提出某些具體要求，無法對文件復(fù)印后的運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行督促。所以，一個(gè)合格的秘書人員，不僅要精通自己的工作業(yè)務(wù)，還要懂得與自己工作密切相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。再次，學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)辦公手段現(xiàn)代化，是一種必然的趨勢。作為秘書人員，必須努力掌握使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，以適應(yīng)新時(shí)期秘書工作的需要。

（二）實(shí)踐鍛煉

“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。實(shí)踐是秘書人員提高素質(zhì)的根本途徑。只學(xué)不用，其效甚微；學(xué)以致用，事半功倍。對于秘書人員來講，無論辦文辦事，都要嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍地去辦；上司交辦的事情要落實(shí)，上司沒有交辦的也要在想在前，干在前。只有勤勤懇懇、任勞任怨、認(rèn)真細(xì)致、實(shí)實(shí)在在地做好每一項(xiàng)工作，才可能在嚴(yán)格的實(shí)際鍛煉中不斷提高自己，顯示自己的良好素質(zhì)。

（三）監(jiān)督管理

秘書人員要具有較高的素質(zhì)，企業(yè)要加強(qiáng)監(jiān)督管理。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視秘書工作和對秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)。不能“只點(diǎn)燈，不加油”，同時(shí)應(yīng)注意啟動秘書人員的內(nèi)在動力，激發(fā)他們自我提高。其次，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心支持秘書人員自我素質(zhì)的提高，對他們?yōu)樘岣咦约旱乃刭|(zhì)而做的一切努力，應(yīng)該鼓勵(lì)。

2.秘書自我監(jiān)督。實(shí)踐表明，良好的管理環(huán)境對秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有密切關(guān)系，然而秘書個(gè)人的自我監(jiān)督仍然是秘書素質(zhì)提高必不可缺的條件。放松自我管理和缺乏有力的自身監(jiān)督，會使一些意志不堅(jiān)定、思想不健康、作風(fēng)不端正的秘書人員走入歧途。人畢竟不同于動物，不要做內(nèi)在沖動的奴隸，要用遠(yuǎn)大的理想來控制自己的內(nèi)在沖動。能律己，才能獲得真正的自由，能律己，才能取得更大的成功，律己才是通向幸福的康莊大道。為培養(yǎng)和造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)實(shí)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書隊(duì)伍，就要加強(qiáng)自我管理和監(jiān)督。

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