淺談人事檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)的需要

王芳

【摘要】隨著改革開(kāi)放的不斷深入及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的持續(xù)推進(jìn)，社會(huì)對(duì)各類(lèi)人才需求的數(shù)量、種類(lèi)及結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著很大的變化。為了更好的利用人才，挖掘出各類(lèi)人才的潛能，以便使他們更好地服務(wù)于社會(huì)，做好人事檔案的管理工作是十分必要而且極為迫切的?，F(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)人事檔案的正規(guī)化、信息化管理才是做好上述工作的基礎(chǔ)。筆者從人事檔案的幾種現(xiàn)代化管理模式展開(kāi)闡述。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理工作；新形勢(shì)需要；措施

由于我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，所有單位的歷史檔案的保管工作亦產(chǎn)生了前所未有的變化。各級(jí)各類(lèi)部門(mén)檔案管理行為正逐漸趨于規(guī)范化、科技化，由此對(duì)我們的歷史檔案存儲(chǔ)保管、現(xiàn)實(shí)運(yùn)用過(guò)程擬訂了更先進(jìn)的考核基準(zhǔn)。歷史檔案的內(nèi)容包括每個(gè)人的歷史資料記錄及其各種相關(guān)證件，它如實(shí)、清晰地地記載著每個(gè)人各個(gè)階段的政治表現(xiàn)、品德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、學(xué)識(shí)深淺、工作業(yè)績(jī)等各種情況。給組織管理部門(mén)完整地、客觀地審核、考驗(yàn)及啟用所需人才提供歷史檔案依據(jù)。

1、加強(qiáng)人事檔案的程序化管理

我國(guó)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的構(gòu)建，還有人事管理制度改革的不斷推進(jìn)，其都給社會(huì)檔案的管理過(guò)程充實(shí)進(jìn)了嶄新的內(nèi)涵，而且對(duì)此項(xiàng)工作制定出了更為嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)實(shí)這樣一個(gè)嶄新的歷史階段，我們一定要展望未來(lái)，利用更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、全新的觀念做好干部檔案管理工作，尤其是要遵循檔案管理業(yè)務(wù)的特?cái)?shù)化要求，力推其程序化管理進(jìn)程，依照相關(guān)的規(guī)范化管理流程、超?；季S及有關(guān)法律條例及執(zhí)行程序體系確確實(shí)實(shí)履行好歷史檔案的管護(hù)職責(zé)。

要完成此項(xiàng)管理任務(wù)，亟待要求現(xiàn)階段的歷史檔案保管人員仔細(xì)揣摩關(guān)于歷史檔案保管的所有歷史檔案管護(hù)的工作條例、運(yùn)作體系，徹底改善執(zhí)行管理?xiàng)l例的業(yè)務(wù)運(yùn)作水平及增強(qiáng)管理實(shí)踐能力；第二，須樹(shù)立規(guī)范化管理觀念，完善所有工作程序，理順業(yè)務(wù)運(yùn)作流程。達(dá)到對(duì)所有歷史檔案保管工作科學(xué)化執(zhí)行、檔案查閱程序嚴(yán)格化、科學(xué)化、檔案分類(lèi)規(guī)范化。而且在此基礎(chǔ)上，還要認(rèn)真落實(shí)人事檔案管理制度及規(guī)范，也就是：查看檔案資料流程、資料入檔控制流程、審查驗(yàn)正執(zhí)行程序、不同地域查閱方法、資料保密控制程序、檔案封存建檔告知條例，促使歷史檔案資料的保管工作按照章程依法實(shí)施。

2、強(qiáng)化人事檔案的信息化管理模式

人事檔案資料作為一類(lèi)現(xiàn)成的寶貴信息存儲(chǔ)資源，僅在運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行科學(xué)的管理時(shí)，方可在當(dāng)今的信息化時(shí)代中完整展示其應(yīng)有的價(jià)值。在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，其不僅給人事檔案管理過(guò)程帶來(lái)了全新的提質(zhì)機(jī)遇，亦給擴(kuò)大人事檔案管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域、流程、方法賦予了完整的技術(shù)支撐，人事檔案管理業(yè)務(wù)只有立足于人力、程序及管理工藝三項(xiàng)內(nèi)容最佳融合的管理構(gòu)架基礎(chǔ)之上，方有希望達(dá)到檔案保管和使用過(guò)程的科學(xué)化及時(shí)消化。

其當(dāng)使用微機(jī)對(duì)歷史檔案中的信息資料進(jìn)行處理、整合、凝煉，以達(dá)到對(duì)檔案內(nèi)容處理的信息模式運(yùn)作化，如此不但可促使檔案管理人員有效克服不得不進(jìn)行繁瑣反復(fù)人工操作的麻煩，還可大幅度增強(qiáng)檔案工作運(yùn)作效率，也有力促使了檔案資料信息技術(shù)利用的區(qū)域、傳遞速率、操作模式的持續(xù)更新和優(yōu)化，并且使歷史檔案管護(hù)邁入了嶄新的階段。

（1）加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在歷史檔案管護(hù)中的利用深度，完成歷史檔案信息化保管，有力于及時(shí)、快捷、精準(zhǔn)地查尋每名工人的歷史情況記錄，給公司領(lǐng)導(dǎo)層做決定及人力資源管理部門(mén)履行管理職責(zé)儲(chǔ)備相關(guān)數(shù)據(jù)資料。

（2）構(gòu)建收回建檔通知業(yè)務(wù)管理機(jī)制，快捷、精準(zhǔn)地采集剛出現(xiàn)的的有關(guān)歷史資料訊息，進(jìn)一步豐富歷史檔案記錄內(nèi)容。平時(shí)工作過(guò)程中，要及時(shí)深入考察和掌握并采集每一名職工在日常工作中接受過(guò)的獎(jiǎng)懲事例，各項(xiàng)新技術(shù)、新事跡、新經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)教育情況等，將其全部及時(shí)充實(shí)到檔案內(nèi)容中，為信息的再利用補(bǔ)充新鮮信息資料，此為人事檔案信息化控制的基本流程。

3、強(qiáng)化人事檔案電子化模式的管理

檔案管護(hù)器具的科技化，其是為了滿(mǎn)足新時(shí)代各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)需求，促使檔案內(nèi)容管護(hù)向高科技化發(fā)展的有力保障。由于我國(guó)整體國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷繁榮及工業(yè)化水平的日益提升，其給我國(guó)歷史檔案管護(hù)工作質(zhì)量提高創(chuàng)造了十分有利的外部條件。

在歷史檔案庫(kù)的基本設(shè)施構(gòu)建中，需要利用現(xiàn)代化的多功能設(shè)備，尤其是對(duì)檔案庫(kù)房的防盜竊、防著火、防水浸、防蟲(chóng)咬、防潮濕等項(xiàng)工作中須盡力關(guān)注到切實(shí)保障檔案的儲(chǔ)存安全，在這一前提下，遵循檔案存儲(chǔ)方式提質(zhì)的相關(guān)基準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)填置檔案存放箱、縫合器具、裝訂設(shè)備等檔案庫(kù)房用在檔案常規(guī)保管的相關(guān)設(shè)備，還有信息管理用具、打字復(fù)印設(shè)備等訊息記錄，收集實(shí)用設(shè)備，另外還有加濕器械、紫外線(xiàn)式消毒照射燈等維護(hù)檔案用的防護(hù)設(shè)備。此均為人事檔案管理常用的硬件工具，構(gòu)置此類(lèi)檔案管理的常用器具、裝備均是實(shí)現(xiàn)歷史檔案科學(xué)化管理業(yè)務(wù)所必不可少的工具。

4、加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍知識(shí)化的管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，提高人事檔案管理水平，必須建設(shè)培養(yǎng)一支思想過(guò)硬、作風(fēng)扎實(shí)、樂(lè)于奉獻(xiàn)、肯鉆研新知識(shí)、新技能的復(fù)合型管檔人員隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組織保障。隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備在人事檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。只有努力提高檔案工作人員的素質(zhì)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。因此，最重要、最根本的一點(diǎn)就是提高干部檔案人員的素質(zhì)。

另外要依照《干部檔案工作條例》的規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，管檔人員必須具備政治可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)經(jīng)常組織政治業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

5、結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展方向，一定要引起高度重視，各單位只有在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，落實(shí)信息化人事檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發(fā)展服務(wù)。

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