試論新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

田曼

【摘要】在信息社會環(huán)境下，檔案工作面臨著新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，加強檔案管理，維護檔案安全與完整，是新形勢下檔案工作的基本要求。本文主要對新形勢下檔案“完整安全原則”進行再思考，以促進檔案價值的有效發(fā)揮，提高檔案工作效率及服務質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新形勢；檔案工作；完整安全原則

檔案工作是國家檔案事業(yè)中的基本組成部分，以檔案為管理對象，主要為檔案利用者提供服務，有助于維護歷史真實面貌，滲透于人類社會生產(chǎn)生活的各個方面。檔案具有一定的憑證作用和法律效率，具有可靠性和廣泛性，檔案工作性質(zhì)決定了檔案必須保證完整、真實且安全。尤其是當前社會經(jīng)濟與科技飛速發(fā)展，社會形勢日益復雜，加大力度對檔案“完整安全原則”進行深入思考，在提高檔案工作有效性方面具有重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案生存面臨新挑戰(zhàn)

一是電子文檔的生成環(huán)境復雜。因為缺乏統(tǒng)一的建設標準和系統(tǒng)模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現(xiàn)出來的辦公自動化、電子政務工程形成了各自為政的局面。二是電子文檔的網(wǎng)絡化管理存在突出問題。多數(shù)辦公自動化網(wǎng)絡的建設沒有文書、檔案部門參加。三是電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計算機應用技術(shù)使電子文檔的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)變得更加復雜。

二、檔案完整安全面臨新課題

新的信息技術(shù)環(huán)境下，電子檔案完整、安全的內(nèi)涵發(fā)生了變化，維護電子檔案完整、安全的具體要求也發(fā)生變化，這就給檔案完整與安全的保障工作提出了新的課題。

一是新形勢下檔案的完整。數(shù)字化條件下，電子文檔經(jīng)常處于流動狀態(tài)，極易丟失；電子文檔自身信息結(jié)構(gòu)復雜，存儲方式多樣；電子文檔的背景信息伴隨著處理過程而不斷增加，而且存儲分散，很容易丟失。二是新形勢下檔案的安全。電子檔案對計算機系統(tǒng)的依賴性及信息內(nèi)容的易更改性，使檔案信息的原始性難于保障；電子檔案的信息特性和載體物化性，使其保護技術(shù)更加艱難復雜；網(wǎng)絡空間的復雜性使電子檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護更為嚴峻。

三、對“完整安全原則”的再認識

在新形勢下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為，對“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個方面。

一方面，維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形階段，加之電子文件本身的技術(shù)特征，載體形式的多樣性，以及計算機管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。

四、維護檔案完整安全的有效策略

（一）加強宣傳，強化檔案完整安全意識。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，為切實維護檔案完整安全，應當結(jié)合檔案工作的實際情況，積極建立健全檔案工作體系，加強宣傳，強化社會群體對于維護檔案完整安全的認知，將檔案保護的責任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價值體系中，營造優(yōu)良的檔案完整安全保護環(huán)境，促進檔案安全保護工作的順利開展，促進檔案在社會運行過程中的實際應用價值的有效發(fā)揮。

（二）積極改進檔案工作設施設備。在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極爭取上級領導部門的認可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設納入到檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，并積極改進檔案工作設施設備，為檔案安全體系建設工作的順利進行奠定堅實的基礎。在構(gòu)建檔案安全體系后，應當結(jié)合檔案工作的實際情況，明確檔案工作的實施目標，并以此為依據(jù)，采取適宜且高效的實施措施，推進檔案安全保護工作的順利開展。與此同時，相關(guān)部門應當定期對檔案安全體系建設情況進行檢查和監(jiān)督，制定檔案安全管理責任書，將檔案安全管理工作落到實處，制定有效的考核指標，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認識到檔案安全保護的重要性，積極主動投入到檔案安全管理工作中，維護檔案完整與安全。

（三）加強檔案工作人才培養(yǎng)。當前社會發(fā)展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點檔案搶救任務急、數(shù)量多、專業(yè)人員不足等問題，嚴重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點檔案搶救任務外包，但此種方式難以對檔案安全進行有效的監(jiān)管和控制，嚴重制約著檔案的完整性與安全性。為進一步維護檔案完整與安全，應當加強檔案工作人才培養(yǎng)，建立檔案安全保護體系，充實檔案安全保護的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護工作的發(fā)展需求，維護檔案完整與安全，推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（四）優(yōu)化檔案保護管理環(huán)境。在維護檔案完整與安全的過程中，應當積極改善檔案庫房保管條件，加強設備維護，為檔案安全保護創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境。應當將檔案庫房與辦公室進行有序分離，檔案庫房內(nèi)不應存放雜物，檔案庫房應當堅固且牢靠，門窗淫蕩具有良好的密閉型，檔案庫房影響原理火源、水源和污染源，并滿足國家檔案管理的相關(guān)防火、防塵、防潮等要求。

檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內(nèi)還要有消防裝置，庫房內(nèi)要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現(xiàn)代化的裝具和設備。檔案裝具也應堅固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內(nèi)有空調(diào)、報警系統(tǒng)、干濕溫度表、滅火器設備以及閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學的保護設施內(nèi)。庫房具備了這些基本條件可為檔案的安全保管打下堅實的基礎。

五、結(jié)束語

總而言之，在新形勢下，維護檔案的完整與安全是推進檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件，檔案是在社會實踐中直接形成的，有助于維護歷史真實面貌。在檔案安全體系建設過程中，應當采取有效措施加強安全管理，堅持預防為主，防治結(jié)合，將安全作為第一要素，加強檔案安全保護，保證檔案的完整性與安全性，確保檔案的實際應用價值得以有效發(fā)揮。

參考文獻

[1]周鴻. 電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點以及建議[J]. 辦公室業(yè)務. 2015（02）