淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新

李巍巍

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作也逐漸向著信息化方向發(fā)展。在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作需要充分利用信息技術(shù)以提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與效率。筆者就對(duì)信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并對(duì)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化提出了建議。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；信息化背景；創(chuàng)新途徑

文書(shū)檔案是各單位、地區(qū)記錄活動(dòng)發(fā)展的重要資料，其完整性與準(zhǔn)確性直接關(guān)系到生產(chǎn)與發(fā)展，因此，各單位需要積極做好文書(shū)檔案管理工作，然而在信息化背景下，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度已無(wú)法滿足單位發(fā)展的需要，這就要求各單位充分利用信息技術(shù)創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作，進(jìn)而提高文書(shū)檔案管理的水平與效率。

一、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)信息化管理理念認(rèn)識(shí)不足。在信息化背景下，充分利用信息技術(shù)管理文書(shū)檔案是提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量與效率的重要途徑，然而就當(dāng)前我國(guó)文書(shū)檔案管理情況來(lái)看，很多管理者對(duì)文書(shū)檔案的信息化管理理念的認(rèn)識(shí)仍然不足，未充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理的積極意義。一些單位的文書(shū)檔案管理工作仍沿用傳統(tǒng)的管理理念，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問(wèn)題，在一定程度上限制了文書(shū)檔案的利用。

（二）文書(shū)檔案管理不規(guī)范。很多單位對(duì)文書(shū)檔案管理都沒(méi)有給予充足的重視，缺乏統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理制度，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)文書(shū)檔案隨意編號(hào)，使得很多文書(shū)檔案都存在案卷目錄混亂等問(wèn)題。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在差異。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作主要采用的是人工服務(wù)的方式，這就導(dǎo)致了不同工作人員的綜合素質(zhì)水平不同。由于檔案管理人員對(duì)信息化管理理念認(rèn)識(shí)不足，文書(shū)檔案管理流程也就受到了許多因素的限制[1]此外，很多文書(shū)檔案管理人員對(duì)信息化管理設(shè)備與技術(shù)不熟悉使得檔案管理信息化受到阻礙，文書(shū)檔案管理質(zhì)量與效率無(wú)法提升。

二、文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高文書(shū)檔案查閱與使用效率。文書(shū)檔案管理信息化后，文書(shū)檔案便可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行在線瀏覽，這在很大程度上提高了文書(shū)檔案的查閱與使用效率。信息使用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線了解相關(guān)信息，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以快速查找到相關(guān)信息，省去了去檔案部門(mén)查閱的環(huán)節(jié)，有效提高了文書(shū)檔案查閱與使用的效率。此外，當(dāng)單位某部門(mén)工作人員需要查閱檔案信息時(shí)，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式需要消耗大量的時(shí)間，二信息化文書(shū)檔案管理可以快速地為其提供服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢，時(shí)間明顯減少，

（二）提高文書(shū)檔案管理的工作效率。文書(shū)檔案是記錄單位工作活動(dòng)的重要資料，其中涉及了大量的人事、財(cái)務(wù)等檔案，對(duì)單位的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。文書(shū)檔案管理指的是將相關(guān)文檔、資料、音頻等統(tǒng)一收集整理并歸檔，方便查詢，因此，文書(shū)檔案管理工作非常復(fù)雜且對(duì)其完整性與準(zhǔn)確性有著較高的要求[2]。信息化文書(shū)檔案管理能夠有效提高文書(shū)檔案管理的效率，省去了許多管理環(huán)節(jié)，同時(shí)也在一定程度上減輕了文書(shū)檔案管理人員的工作量。

三、信息化背景下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）提高對(duì)信息化管理理念的認(rèn)識(shí)。文書(shū)檔案管理信息化需要以先進(jìn)的信息化管理理念作為指導(dǎo)，充分利用信息技術(shù)，單位的主管領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度，使信息化文書(shū)檔案管理理念可以深入到管理人員中，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，改善傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，樹(shù)立信息化的檔案管理理念，并制定統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理制度，將文書(shū)檔案管理信息化落實(shí)到實(shí)處。文書(shū)檔案管理部門(mén)需要有計(jì)劃地開(kāi)展文書(shū)檔案信息化管理工作，加大人力與基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備可以滲入到文書(shū)檔案管理工作中，這樣可以有效加強(qiáng)人機(jī)交互，簡(jiǎn)化文書(shū)檔案管理中流程，通過(guò)信息化軟件，可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的收集、整理、分類歸檔數(shù)字化與高效率，這對(duì)于文書(shū)檔案管理具有重要意義。

（二）構(gòu)建文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)。就我國(guó)當(dāng)前文書(shū)檔案管理情況來(lái)看，信息化水平仍存在很大的空間提高。除了提高對(duì)信息化管理理念的認(rèn)識(shí)，更需要文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的支持。目前，我國(guó)的大部分文書(shū)檔案管理系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了目錄級(jí)管理，但更加便捷高效的全文檢索并沒(méi)有得到普及，這在很大程度上限制了文書(shū)檔案管理的效率，此外，由于文書(shū)檔案管理信息化仍處于發(fā)展階段，安全性防護(hù)仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，為了使文書(shū)檔案管理能夠適應(yīng)信息化發(fā)展需要，需要積極構(gòu)建一套完善的文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，切實(shí)保障文書(shū)檔案的完整性。

（三）文書(shū)檔案管理自動(dòng)化。信息化背景下信息技術(shù)快速發(fā)展，也促進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程，為了加強(qiáng)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，在構(gòu)建文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還需要積極推進(jìn)信息化管理在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，促使文書(shū)檔案管理自動(dòng)化。文書(shū)檔案管理的信息錄入需要使用同一的專業(yè)用語(yǔ)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣更有利于檔案信息的規(guī)范管理。同時(shí)，各單位還需要建立自己的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，使文書(shū)檔案可以通過(guò)相關(guān)軟件自動(dòng)進(jìn)行收集、整理、歸納與查詢等。為保證檔案信息的安全性，需要進(jìn)一步完善檔案管理體系，加強(qiáng)文書(shū)檔案電子信息的監(jiān)管，確保文書(shū)檔案信息的安全性，促進(jìn)文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化。

（四）提高文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息化背景下，文書(shū)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越普遍，這就對(duì)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，為保證文書(shū)檔案管理的準(zhǔn)確性與效率，需要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)，能夠?qū)n案的關(guān)鍵信息進(jìn)行抽取，使檔案信息得到更為充分的利用。各單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使其更好地解決檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，提高文書(shū)檔案管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案資料的要求不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作更需要充分利用信息技術(shù)，提高文書(shū)檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理資料的開(kāi)發(fā)與利用，進(jìn)而提升文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉喜珍.信息化背景下文書(shū)網(wǎng)上檔案數(shù)據(jù)管理工作初探[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2015，03：43-45.