實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的思路探索

譚剛

【摘要】隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，各領域市場競爭日趨加大，企業(yè)不僅在生產(chǎn)質(zhì)量以及市場戰(zhàn)略上決定了競爭實力，作為企業(yè)樞紐部門的辦公室也對企業(yè)發(fā)展有重要影響，同時，企業(yè)內(nèi)部管理當中，辦公室行政管理是重點，也是一切工作開展的堅實后盾。由此，本文對辦公室行政管理精細化提出幾點建議與看法，從而表現(xiàn)加強辦公室行政管理精細化的重要意義。

【關鍵詞】企業(yè)發(fā)展；市場競爭；精細化管理

一、前言

企業(yè)要想使生產(chǎn)變得持續(xù)，除了制定有效的經(jīng)營策略以及管理制度以外，更重要的是加強基礎部門管理的精細化，辦公室是企業(yè)后勤管理、行政管理的中樞，涉及到方方面面的工作，企業(yè)一切行政事務都由辦公室負責，范圍廣、內(nèi)容繁瑣，對管理也提出了更高要求，需要通過精細化的管理，使各項繁瑣的工作有條不紊的進行。

二、辦公室行政管理精細化的思路

辦公室日常處理的事務眾多，并且雜亂、繁瑣，要想讓看似雜亂的工作變得井井有條，提高管理效率，為其他生產(chǎn)活動提供保障就要將行政管理的精細化水平提高。辦公室行政管理精細化思路體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）對管理內(nèi)容進行劃分并細化。在很多企業(yè)當中，辦公室往往負責很多后勤事務與行政事務，也使管理側(cè)重這兩方面，將很多事務并入到一起管理，這是出于節(jié)省人力以及成本考慮，但卻使管理缺少銜接，管理較為分散、模糊的管理狀態(tài)使辦公室日常工作缺少引導，變得更加雜亂、無序。企業(yè)管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發(fā)揮領導職能，對各項工作的管理進行細化與量化處理，但遠沒有達到精細化標準。由此，要想讓辦公室管理更加精細化、更為有序，實現(xiàn)管理目標，就要對管理內(nèi)省進行細化。這種細化就是讓某項工作更加有邏輯、更有條理，符合事物特征，使工作主次分明，從而為決策提供更加全面的借鑒與參考。此外，對管理進行細化，還可以減少出現(xiàn)流水賬，使各項工作合理分配，各級人員合理分工，將工作效率大大提高，與此同時，才能對更加細小的工作任務進行測量，從而將工作需要花費的時間得出，這就是量化，將量化與精細化結(jié)合起來，從而取代傳統(tǒng)的管理模式，讓一起工作都可以量化進行，使管理更加可控。

（二）標準化與流程化。企業(yè)不僅可以在產(chǎn)品生產(chǎn)中讓生產(chǎn)過程變得標準化與流程化，也可以轉(zhuǎn)變辦公室管理觀念，讓雜亂無章的工作變得更加標準。隨著現(xiàn)代化管理觀念的轉(zhuǎn)變，越來越多的管理理念讓企業(yè)所熟知，也使流程化的管理得到充分嘗試與應用，使辦公室人員對各部分工作流程更為明確，能夠減少盲目性與無序性，讓各部分工作充分銜接，構(gòu)建更加科學、健全的工作體系，在管理的流程化基礎上讓辦公室日常管理形成一套更加科學的管理體系，使行政管理工作變得優(yōu)化的同時，邁向精細化。

（三）對協(xié)同化意識進行強化。辦公室是一個集體組織，各自負責不同的工作內(nèi)容，也使辦公室行政管理的精細化需要借助集體的力量來實現(xiàn)，僅依靠個人是做不到精細化管理的，在相互配合下才能讓工作分工更加明確，減少手忙腳亂的情況。比如，文件收發(fā)工作，從文件簽收到分發(fā)再到存檔每一部分工作都需要相互配合、銜接，才能使文件收發(fā)工作做到位。由此，辦公室中的每一個工作人員都要具備協(xié)同與合作意識，提高管理的經(jīng)濟效益。當前，很多企業(yè)開始在辦公室內(nèi)部推行成本控制，并要求員工具備成本控制觀念，能夠在節(jié)省辦公室開支以外更加方便管理。

三、辦公室行政管理精細化的對策

辦公室的精細化管理不僅能夠從工作模式中實現(xiàn)，還可以通過轉(zhuǎn)變整體管理思路與方式實現(xiàn)精細化。這不僅對企業(yè)管理者提出了更高要求，也要求每一位員工不斷強化自身素質(zhì)，更好的配合完成精細化管理，增強對精細化管理的認識，讓辦公室行政管理更加保質(zhì)保量的進行。

（一）將責任意識與精品意識增強。之所以能夠讓企業(yè)各項生產(chǎn)穩(wěn)步進行，是因為有辦公室的各項工作作為保障，由此，辦公室行政管理是每一位員工應盡的責任，需要樹立起服務至上、以人為本的理念，主動參與到管理當中來，堅持把每一份工作都做足、做細，落實“誰工作、誰負責”的工作理念，讓一切工作上的失誤得到控制。此外，還要增強自身的精品意識與創(chuàng)新意識，任何一項基礎行政工作都要嚴格依照程序進行，使每一項工作都開展的有理有據(jù)，創(chuàng)新意識的增強體現(xiàn)在需要不斷對現(xiàn)有的管理模式與管理思維進行變革，嘗試新的理念與方法，通過工作手段的創(chuàng)新讓辦公室的行政管理工作減少枯燥與乏味，提高員工的工作積極性。

（二）制定嚴格的辦公室制度，優(yōu)化考核。在辦公室的精細化管理當中，每一名員工都是精細化管理的主體，要想讓管理變得更加規(guī)范、精細，還需要對各級人員進行嚴格考核，制定公平的獎懲機制，一切工作都需要量化衡量，減少形式主義與空想主義。盡量減少主觀評斷，多通過數(shù)據(jù)分析驗證結(jié)論，通過嚴格的考核與監(jiān)督，能夠鞭策與鼓勵員工，將員工工作熱情激發(fā)出來，這也是推動精細化管理有效進行的重要條件。對于各種工作計劃以及重要的工作部署需要嚴格落實，結(jié)合具體的工作需要與要求進行實施，如果工作進度慢，未能在規(guī)定的時間內(nèi)完成，辦事拖拉，需要進行警告或者懲處，總之，通過有效的監(jiān)督考核能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，有利于管理的改進。

四、結(jié)語

綜上所述，在日趨繁榮的市場經(jīng)濟下，企業(yè)市場化競爭日趨激烈，也促使企業(yè)不斷對內(nèi)外部管理進行強化，不斷轉(zhuǎn)變管理模式與管理思維，使各項工作得以在科學的管理手段下有序運轉(zhuǎn)。辦公室行政管理是企業(yè)管理的重點，需要企業(yè)上下全體員工的支持與參與才能使辦公室管理更加高效、實現(xiàn)精細化。

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