人事檔案信息化管理探討

劉國(guó)英

摘 要：人事檔案管理工作的信息化勢(shì)在必行，本文首先分析了人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題：基礎(chǔ)設(shè)施差，軟件硬件需要投入；信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后，信息數(shù)據(jù)共享率低；缺乏高素質(zhì)的管理人員；人事檔案信息安全性不強(qiáng)，然后分析了加強(qiáng)人事檔案信息化管理的有效途徑：加大軟硬件的投入，建立高效人事檔案信息化管理機(jī)制；完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息的共享率；建構(gòu)良好的人事檔案管理信息化的人才培養(yǎng)機(jī)制；提升人事檔案管理信息化的安全性。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；探討

人事檔案的形成是在人事管理活動(dòng)之中形成的，人事檔案主要記述和反映著一個(gè)人的德才、學(xué)歷、經(jīng)歷和相關(guān)的工作表現(xiàn)以及獎(jiǎng)勵(lì)等。人事檔案室人事管理工作的全面、詳盡的記錄，是考察以及選拔人才，開(kāi)發(fā)人力資源的重要依據(jù)以及參考，是我國(guó)檔案管理之中的重要部分。當(dāng)前，人事檔案信息化趨勢(shì)不斷加強(qiáng)，人事檔案信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資源的合理、科學(xué)以及高效的應(yīng)用與管理。 近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展為我國(guó)檔案管理事業(yè)的提升提供了良好的契機(jī)以及動(dòng)力支撐。尤其是當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)以及信息傳播技術(shù)，這些技術(shù)的不斷更新一集發(fā)展，豐富了人事檔案管理的手段、防范以及擴(kuò)充了人事檔案管理的范圍。人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了即時(shí)查詢一集實(shí)時(shí)查閱，并且對(duì)人事檔案進(jìn)行了高效的保護(hù)。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

近些年來(lái)，我國(guó)人事檔案管理信息化的速度不斷加快，但是我國(guó)人事檔案管理信息化仍然存在著些許不足。在發(fā)展過(guò)程之中這些不足以及問(wèn)題阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施差，軟件硬件需要投入

當(dāng)前，大部分的事業(yè)單位的人事檔案管理模式仍然采用了手動(dòng)為主的管理模式，計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的信息化檔案管理模式并沒(méi)有得到普及。尤其是對(duì)于檔案的鑒定、接收、保管、存儲(chǔ)等日常行為主要以手工為主，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理的事業(yè)單位在少數(shù)。這問(wèn)題主要是人事檔案的信息化需要投入硬件以及軟件設(shè)施，文檔的處理、文檔的收集都需要適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)進(jìn)行支持。因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)于人事檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致了基礎(chǔ)技術(shù)的缺位，使的人事檔案管理的工作信息化進(jìn)程比較遲緩。

（二）信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后，信息數(shù)據(jù)共享率低

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)包含很多內(nèi)容，其中主要包含收集、整理、存檔、查詢一集傳遞的這四種功能。但是在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程之中，存在著數(shù)據(jù)更新以及補(bǔ)充非常不及時(shí)，并且存在著很多的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。因?yàn)槿耸聶n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)落后，使得信息數(shù)據(jù)共享較低，信息數(shù)據(jù)共享較低造成了信息化水平較差。人事檔案管理信息化過(guò)程之中，本身便面對(duì)著不可抗力以及很多的主觀因素，安全性受到了極大的挑戰(zhàn)，比如計(jì)算機(jī)病毒、黑客、信息保存的壽命。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)比較落后的原因還有一點(diǎn)是因?yàn)槿耸聶n案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性以及標(biāo)準(zhǔn)性，網(wǎng)絡(luò)推廣以及開(kāi)發(fā)的共享率較差，檔案信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不能同步，制約了人事檔案信息化的發(fā)展。

（三）缺乏高素質(zhì)的管理人員

當(dāng)前的信息技術(shù)條件下，人事檔案管理信息化對(duì)于管理人員的素質(zhì)要求都比較高。管理人員不僅需要具備著專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。但是，從當(dāng)前的人事檔案管理隊(duì)伍整體來(lái)看，我國(guó)的人事檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面水平低，計(jì)算機(jī)操作水平方面參差不齊。事業(yè)單位之中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才培養(yǎng)計(jì)劃以及培養(yǎng)的機(jī)制。

（四）人事檔案信息安全性不強(qiáng)

客觀上，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，造成了對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制以及傳播更加快捷，所以人事檔案信息的安全性不強(qiáng)；主觀上，信息安全建設(shè)缺乏相關(guān)的重視，檔案的安全意識(shí)和保密意識(shí)比較弱，使得檔案的歸檔以及管理存在著一定的漏洞。檔案的操作人員發(fā)現(xiàn)漏洞時(shí)間比較晚，操作不規(guī)范，發(fā)現(xiàn)也不作為。尤其重要的一點(diǎn)是，計(jì)算機(jī)病毒的廣泛傳播，電子存儲(chǔ)設(shè)備的技術(shù)存在著一定的缺陷，嚴(yán)重威脅到了人事檔案電子信息的安全以及保密。

二、加強(qiáng)人事檔案信息化管理的有效途徑

人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前的檔案管理工作的必由之路，針對(duì)當(dāng)前的人事檔案管理信息化工作存在的諸多不足，提出以下針對(duì)性的意見(jiàn)：

（一）加大軟硬件的投入，建立高效人事檔案信息化管理機(jī)制

人事檔案的管理工作的機(jī)制與流程需要不斷進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，只有進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化工作的機(jī)制與管理流程才能夠使得人事檔案管理信息化與日常的人事檔案相互適應(yīng)。完善的人事檔案管理的內(nèi)部控制制度以及問(wèn)題追責(zé)制度，能夠及時(shí)以及迅速發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的漏洞，在發(fā)現(xiàn)管理漏洞之后進(jìn)行快速的補(bǔ)救工作。就各個(gè)人事檔案管理的環(huán)節(jié)實(shí)行問(wèn)責(zé)制度，確保人事檔案管理的規(guī)范性以及有序性。

（二）完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息的共享率

加強(qiáng)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理的信息平臺(tái)，給予人事檔案管理的信息中心為管理中樞，運(yùn)用安全高效并且精準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)、縮微、掃描等多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案信息的處理，充分運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、功能全 面、高效快捷的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，深化人事檔 案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，以滿足不同層次、不同部門 的信息使用者的查詢、統(tǒng)計(jì)等需求，提高檔案工作效率，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的良性循環(huán)與共享， 使人事檔案資源信息的使用價(jià)值達(dá)到最大。

（三）建構(gòu)良好的人事檔案管理信息化的人才培養(yǎng)機(jī)制

實(shí)踐檔案管理的信息化，相關(guān)的人員才是關(guān)鍵。人事檔案管理的信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的曲折并且科學(xué)的管理過(guò)程，高素質(zhì)的檔案管理人員需要運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)進(jìn)行檔案的信息化管理。在檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程之中，一方面培養(yǎng)人才的檔案管理的鉆野知識(shí)，另一方面加強(qiáng)人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)的理論素養(yǎng)。并且，需要使得檔案管理人員能夠全面了解并且不斷自動(dòng)貫徹相關(guān)的檔案管理的法律以及法規(guī)。在日常的人事檔案管理實(shí)踐之中，能夠科學(xué)管理好、維護(hù) 好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系 統(tǒng)，推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能， 提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。不斷加強(qiáng)培養(yǎng)人事檔案管理人才，加強(qiáng)現(xiàn)有檔 案人員的全面而系統(tǒng)的繼續(xù)教育與再教育，以適應(yīng) 人事檔案管理信息化的發(fā)展的新需要。

（四）提升人事檔案管理信息化的安全性

首先，人事檔案管理的安全性的保證或者說(shuō)基礎(chǔ)是安全法規(guī)。嚴(yán)格并且規(guī)范的安全法規(guī)能夠?yàn)槿耸聶n案管理的信息化建設(shè)較好的信息化管理的安全和制度的標(biāo)準(zhǔn)，精益求精完善人事檔案管理信息化的法規(guī)，設(shè)定完善的安全保障體系；其次，選用操作具有規(guī)范性、科學(xué)性、安全性的操作系統(tǒng)，購(gòu)買正版可靠的系統(tǒng)殺毒軟件，定期對(duì)人事檔案的管理信息系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，對(duì)殺毒軟件進(jìn)行定期的更新；最后，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的安全意識(shí)的培養(yǎng)以及安全規(guī)范行為的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案的安全意識(shí)與檔案的保密意識(shí)。

三、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)至上的互相共享資源，規(guī)范化檔案的使用以及信息化。建構(gòu)合理的人事檔案行政管理人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)人才進(jìn)行全面并且系統(tǒng)的教育以及深化相關(guān)的學(xué)習(xí)工作，以適應(yīng)人事檔案管理信息化的發(fā)展的新需要。相關(guān)學(xué)者需要發(fā)揮開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，提升行政的效率，加強(qiáng)信息化程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜建明.人事代理制度下的高校人事檔案信息化[J].檔案學(xué)研究，2009，（6）：42-44.

[2]吳白莉.試論高校人事檔案信息化[J].檔案與建設(shè)，2009，（9）：37-38.DOI：10.3969/j.issn.1003-7098.2009.09.010.

[3]李海英.大型企業(yè)人事檔案信息化管理研究[J].科技視界，2015.

[4]邢金榮.高校人事檔案信息化管理探究[J].蘭臺(tái)世界，2012.

[5]王茜.人事檔案信息化在疾病預(yù)防控制中心管理中的作用[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2015，（8）：785-785，789.