基層水利站所科技檔案管理探討

李　娟　吳　鋼　貝　樂

基層水利站所科技檔案管理探討

李娟吳鋼貝樂

一、基層水利站所科技檔案管理的概念及重要意義

基層水利站所科技檔案是指基層水利工程管理單位以及管理人員在管理中直接形成的，具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、音像、光盤以及其他各種形式的載體材料?；鶎铀舅萍紮n案管理工作是對科技檔案進(jìn)行整理、匯總、保管的一項(xiàng)工作，是基層水利站所的基礎(chǔ)性工作之一。隨著基層水利事業(yè)的不斷發(fā)展，科技檔案的有效管理將體現(xiàn)出更加重要的作用。合理應(yīng)用水利科技檔案，充分發(fā)揮檔案的自身價(jià)值，不僅是檔案管理水平的體現(xiàn)，也為工程管理、規(guī)劃設(shè)計(jì)、經(jīng)營收入等提供多方面的綜合性服務(wù)，更為水利事業(yè)的發(fā)展和國家長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了可靠保障。

二、江尖水利樞紐檔案管理概況

江蘇省無錫市城市防洪江尖水利樞紐工程位于江尖大橋與黃埠墩之間的古運(yùn)河上，樞紐軸線與江尖大橋之間距離約355m，工程主要包括60m2/s泵站一座及總凈寬75m節(jié)制閘一座。工程于2004年9月開始建設(shè)，2006 年7月建成，總投資約1.88億元。

江尖所配有專門的資料室，配備了檔案柜、電腦等基本的檔案管理設(shè)備，并有一定的防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施，安排了兼職的檔案管理人員，形成科技檔案資料的積累、整理和歸檔等一系列程序。至投入運(yùn)行以來共形成基建檔案資料126卷，管理運(yùn)行檔案材料145卷，設(shè)備檔案資料27卷。其中，管理運(yùn)行檔案分為日常管理類、泵站管理類、水閘管理類、養(yǎng)護(hù)類、檢查類等5個一級類目，以及20個二級類目（詳見表1）；設(shè)備管理檔案分為主機(jī)泵、閘門金屬結(jié)構(gòu)、液壓系統(tǒng)、高低壓電氣設(shè)備、清污機(jī)攔污柵、自動化系統(tǒng)、技術(shù)供水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、其他等10個一級類目，以及13個二級類目（詳見表2），并按時(shí)間先后設(shè)置流水號，每一件設(shè)備形成一個案卷。

三、基層水利站所科技檔案管理工作存在的主要問題

盡管科技檔案工作十分重要，但是一直以來，在基層水利站所科技檔案管理工作一直處于弱勢地位，甚至處于被忽視的狀態(tài)，導(dǎo)致科技檔案管理不規(guī)范、檔案資料不完整或無連續(xù)性，甚至一度出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。

近年來，很多基層水利站所與江尖水利樞紐管理所相似，初步形成了較為合理的基層水利站所科技檔案管理模式，但在實(shí)際工作中，還是存在著以下問題：（1）重視程度不夠，檔案基礎(chǔ)工作尚不到位；（2）科技檔案管理規(guī)范化程度不夠；（3）聲像照片、實(shí)物類檔案歸檔率不高；（4）新技術(shù)、新設(shè)備利用率低；（5）編研材料較為匱乏。

表1　江尖水利樞紐管理所管理運(yùn)行檔案類目設(shè)置情況表

表2　江尖水利樞紐管理所設(shè)備檔案類目設(shè)置情況表

四、做好基層水利站所科技檔案管理的幾點(diǎn)思考

1.提高對科技檔案有效管理的認(rèn)識

要進(jìn)一步明確檔案工作的責(zé)任和義務(wù)，將科技檔案管理工作納入日常工作議事日程及崗位責(zé)任制中，并切實(shí)解決科技檔案工作中存在的實(shí)際問題。將科技檔案管理工作納入年度工作目標(biāo)，解決人員配備、庫房建設(shè)、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)等問題，為科技檔案管理的發(fā)展提供良好的平臺和有力的組織保證。

2.規(guī)范科技檔案管理機(jī)制

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是推動科技檔案管理規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵。檔案員要按規(guī)定進(jìn)行整理立卷，并統(tǒng)一進(jìn)行編目歸檔，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，認(rèn)真落實(shí)檔案與工程同步管理要求，建立科技檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，做到賬實(shí)相符。明確相關(guān)檔案管理人員的崗位職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)的管理人員可以更好地?fù)?dān)負(fù)起基層水利站所檔案搜集、整理、歸檔和管理工作，保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、科學(xué)性。

3.推進(jìn)科技檔案現(xiàn)代化管理的水平

積極推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在基層水利站所科技檔案管理中的應(yīng)用是十分必要的。首先，要盡可能優(yōu)化硬件設(shè)施，配置電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、攝像機(jī)、移動硬盤等專用設(shè)備，為全方位記錄水利工程運(yùn)行及管理中形成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)提供更加完整可靠的手段。其次，伴隨這些新型存儲介質(zhì)的出現(xiàn)，產(chǎn)生了許多新型載體的檔案，如聲像檔案、電子文檔等，檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向多媒體管理。新型載體的檔案在形成、利用、存儲等各方面都有不同的特點(diǎn)和要求，這就需要檔案管理人員必須提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，適應(yīng)檔案管理發(fā)展的新趨勢。

4.充分利用科技檔案服務(wù)中心工作

基層水利站所的科技檔案必須與工程管理中心工作密切聯(lián)系，并服務(wù)于中心工作。以維修養(yǎng)護(hù)工作為例，通過對歷年開展的維修工作資料的整理、歸檔和保存，當(dāng)設(shè)備、設(shè)施再次發(fā)生類似問題時(shí)，通過保存完好的科技檔案資料，立即可以查閱到歷年相關(guān)維修工作的方案、經(jīng)費(fèi)，甚至零配件圖紙等，大大提高工作效率。

5.加強(qiáng)編研資料的收集、整理

編研工作是一項(xiàng)專業(yè)性、研究性很強(qiáng)的工作，是由若干工作內(nèi)容組成的系統(tǒng)工作，這項(xiàng)工作的成效很大程度取決于開展工作的組織措施和編研人員的素質(zhì)。基層水利站所需加強(qiáng)專業(yè)編研人員的培養(yǎng)，形成科學(xué)編研工作規(guī)劃，依靠科學(xué)的管理，不斷總結(jié)編研工作經(jīng)驗(yàn)，不斷加強(qiáng)編研資料的收集和整理。

五、結(jié)束語

科技檔案管理工作是一項(xiàng)長期的、綜合的、系統(tǒng)的基礎(chǔ)工作，尤其是基層水利站所的科技檔案，是來自水利工程管理一線的第一手資料，必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、嚴(yán)格的規(guī)范、細(xì)致的工作，不斷提高檔案管理工作水平，使基層水利站所的科技檔案管理更加科學(xué)、合理、規(guī)范，從而保障水利工程建設(shè)和運(yùn)行安全■

（作者單位：江蘇省無錫市水利局214000）

（專欄編輯：周權(quán)）