利用郵件合并實(shí)現(xiàn)水文站流量測(cè)驗(yàn)記載封面的批量生成

顏小華　徐　興　胡承超

利用郵件合并實(shí)現(xiàn)水文站流量測(cè)驗(yàn)記載封面的批量生成

顏小華徐興胡承超

一、前言

瓜涇口水文站位于江蘇省吳江市（現(xiàn)蘇州市吳江區(qū)），瓜涇港與京杭大運(yùn)河交匯處，東經(jīng)120°39′，北緯31° 12′。該站流量測(cè)驗(yàn)為纜道流速儀法，每天施測(cè)流量?jī)纱?，遇特殊水情時(shí)加測(cè)；全年實(shí)測(cè)流量在730次左右。裝訂每月生成的流量報(bào)表時(shí)，流量測(cè)驗(yàn)記載封面的施測(cè)號(hào)數(shù)、施測(cè)時(shí)間等信息都是人工統(tǒng)計(jì)填制，碰到閏年時(shí)容易造成錯(cuò)誤，從而引起后續(xù)月份的連帶錯(cuò)誤。

郵件合并就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔。借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成上述相關(guān)信息的填制。

二、操作方法

1.準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

這個(gè)數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。一言蔽之，只要能夠被SQL語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源，因?yàn)猷]件合并就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢(xún)和顯示的工作。本文以Excel為例。

準(zhǔn)備一個(gè)Excel數(shù)據(jù)庫(kù)源表，為使數(shù)據(jù)源更具通用性，同時(shí)加入測(cè)站位置信息。當(dāng)需更改站名時(shí)，第一次修改數(shù)據(jù)需變更第二行站名、年份、流域、水系、河名、市、鎮(zhèn)、村幾列數(shù)據(jù)，其余行都是絕對(duì)引用第二行數(shù)據(jù)。表中2月份天數(shù)系采用Excel函數(shù)得到。在E3列輸入公式“=DAY（DATE（B3，C3+1，1）-1）”，就能得到某年2月正確的天數(shù)。解決了2月天數(shù)問(wèn)題，接下來(lái)就是生成開(kāi)始、結(jié)束施測(cè)號(hào)數(shù)。以2月份為例，在F3列輸入公式“=G2+1”，G3列輸入“=G2+E3*2”，2月份填好后，雙擊填充3～12月數(shù)據(jù)，表1為最終生成的瓜涇口用于郵件合并的數(shù)據(jù)源表。然后就可以將這12條記錄按照指定的模板打印成流量封面。

表1　江尖水利樞紐管理所管理運(yùn)行檔案類(lèi)目設(shè)置情況表

2.準(zhǔn)備模板

模板文件就是即將輸出的界面模板，這里以Word2010文檔為例。

圖1是一個(gè)模板文件“Template”，就是流量測(cè)驗(yàn)記載的封面模板。其中，“流量施測(cè)號(hào)數(shù)”“施測(cè)時(shí)間”等是需要填數(shù)據(jù)的地方。

圖1　流量測(cè)驗(yàn)記載封面模板圖

3.郵件合并

（1）打開(kāi)word模板，切換到“郵件”分組。在“開(kāi)始郵件合并”分組中單擊“開(kāi)始郵件合并”按鈕，并在打開(kāi)的菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)А泵睢?/p>

（2）選擇當(dāng)前文檔格式為信函，點(diǎn)擊下一步，選擇“使用當(dāng)前模板”，點(diǎn)擊下一步，選擇第一項(xiàng)“使用現(xiàn)有列表”，再點(diǎn)擊下面的“瀏覽”選取對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源。

（3）點(diǎn)擊打開(kāi)數(shù)據(jù)源后，點(diǎn)擊選項(xiàng)，勾選表格、視圖、系統(tǒng)表、同義詞，點(diǎn)確定，完成數(shù)據(jù)源的選擇。

（4）插入域，將光標(biāo)放在“瓜涇口”前面，點(diǎn)擊“插入合并域”下拉菜單，選擇“站名”，完成這個(gè)域的插入，按同樣方法繼續(xù)插入其他域，直到完成這個(gè)步驟。

（5）開(kāi)始郵件合并，點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個(gè)文檔”，可以選擇一張張預(yù)覽，滿意后直接批量打印。圖2為完成郵件合并操作后的Word文檔（以域代碼顯示）。

圖2　完成郵件合并圖

三、結(jié)語(yǔ)

瓜涇口水文站利用郵件合并功能實(shí)現(xiàn)了流量測(cè)驗(yàn)記載封面的批量生成，不僅減少了人為操作失誤，還提高了工作的質(zhì)量和效率。以該站的數(shù)據(jù)為模板，可推廣應(yīng)用到其他測(cè)流次數(shù)相對(duì)固定的水文站■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測(cè)局蘇州分局 215000江蘇省水文水資源勘測(cè)局無(wú)錫分局214000江蘇省水文水資源勘測(cè)局淮安分局 223001）