辦公室精細(xì)化管理方法探微

梁書英 王春霞

摘要：高校辦公室在高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中承擔(dān)著重要的樞紐職能，其通過各項(xiàng)職能的發(fā)揮，使高校決策得以向各部門傳達(dá)。因此，辦公室必須通過標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，踐行自身的精細(xì)管理之路，從而保證辦公室工作在高校良性運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮最大作用。為此，本文從精細(xì)化管理的概念與意義入手，分析高校推進(jìn)精細(xì)化管理要把握的理念，并就高校辦公室精細(xì)化管理的方法展開論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理 科學(xué)管理 人本管理

精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)的一種先進(jìn)管理文化，已經(jīng)逐步被引進(jìn)到高校管理中來?，F(xiàn)今，隨著高等教育深化改革的不斷深入，高校在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的行政任務(wù)日漸增多，進(jìn)而使得辦公室的地位更顯重要。精細(xì)化管理模式的引入，是提升辦公室行政辦公效率、確保高校實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。因而，研究高校辦公室精細(xì)化管理具有重要的理論價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義。

一、精細(xì)化管理概述

1.精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理最初由上世紀(jì)中葉的日本企業(yè)提出，此種理念體現(xiàn)了對社會分工的精細(xì)劃分，進(jìn)而依托此種劃分提升了企業(yè)的整體服務(wù)質(zhì)量。從實(shí)踐角度來看，精細(xì)化管理有效地使企業(yè)在運(yùn)行中所耗費(fèi)的管理成本得以下降?；诠芾韺W(xué)理論來看，科學(xué)管理涵蓋了規(guī)范化、精細(xì)化以及個(gè)性化三個(gè)層面的管理模式。

2.精細(xì)化管理的意義

精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理方法，也是一種管理文化。精細(xì)化管理是一種規(guī)范化的管理模式，是辦公室工作效率和質(zhì)量的保證。對于企業(yè)而言，精細(xì)化管理是其生命力所在，對于高校辦公室而言，精細(xì)化管理也是必不可少的管理方式。因此高校辦公室必須更新理念，增強(qiáng)責(zé)任意識和質(zhì)量意識，積極采取有效措施，建立規(guī)范、高效的學(xué)校行政管理體制和運(yùn)行機(jī)制，從細(xì)微處入手，實(shí)施精細(xì)化管理，確保各項(xiàng)工作高效率、零失誤，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

二、高校推進(jìn)精細(xì)化管理要把握的理念

高校推進(jìn)精細(xì)化管理要把握科學(xué)管理和人本管理等理念。

1.科學(xué)管理

高校的日常管理離不開制度建設(shè)，而規(guī)范化的規(guī)章制度是高校得以踐行精細(xì)化管理的前提條件。因此，國內(nèi)各大高校應(yīng)當(dāng)立足于自身實(shí)情，制定和完善規(guī)章制度，注重對教師的培訓(xùn)工作，健全人才培養(yǎng)模式，使高校的各項(xiàng)制度能夠同自身的戰(zhàn)略發(fā)展愿景相契合，從而使高校走上科學(xué)發(fā)展之路。

2.人本管理

人本管理就是以人為本或以人為中心的管理。人本管理不同于見物不見人或把人作為工具、手段的傳統(tǒng)管理模式，而是在深刻認(rèn)識人在社會經(jīng)濟(jì)活動中的作用的基礎(chǔ)上，突出人在管理中的地位，實(shí)現(xiàn)以人為中心的管理。在全球都進(jìn)入了人本管理新時(shí)代的背景下，高等院校作為管理組織體系的一個(gè)重要組成部分，也不可避免地被卷入到人本管理的浪潮中。尤其是精細(xì)化管理過程中，更需要引入人本管理理念。作為高校中樞位置的學(xué)院辦公室，只有與時(shí)俱進(jìn)，積極響應(yīng)黨中央的號召，在精細(xì)化管理過程中貫徹以人為本的管理理念，才能提高管理水平和工作效率。

三、高校辦公室精細(xì)化管理的方法

高等學(xué)校學(xué)院辦公室承擔(dān)著日常管理、組織協(xié)調(diào)、輔助決策、后勤保障等工作。由于工作內(nèi)容繁雜，所以更需要進(jìn)行精細(xì)化的管理。為此，高校辦公室應(yīng)該完善辦公室各項(xiàng)工作制度，明確辦公室各崗位職責(zé)，規(guī)范與優(yōu)化辦公室工作流程，使各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化。

1.完善辦公室各項(xiàng)工作制度

高校辦公室精細(xì)化管理工作的開展離不開制度的支撐，尤其需要完善的工作制度，這樣才能使辦公室工作有章可循、有規(guī)可依，才能保證精細(xì)化工作流程順利開展。完善辦公室的各項(xiàng)制度要做到以下幾點(diǎn)，首先，要簡化辦公室工作各個(gè)崗位的職責(zé)體系，保證各個(gè)崗位分工明確、職責(zé)清晰，每個(gè)人可以建立個(gè)人工作日志，這樣有助于他們了解自己的職責(zé)范圍，及時(shí)掌握自己的工作進(jìn)度，進(jìn)而更好地完成工作。如果辦公室工作人員都能各司其職，發(fā)揮各自的作用和價(jià)值，就能清除辦公室的工作死角，使每項(xiàng)工作都能順利開展。其次，完善辦公室考核機(jī)制。確定了每個(gè)崗位、每個(gè)工作人員的具體職責(zé)后，要建立相應(yīng)的考評機(jī)制，制定量化考核標(biāo)準(zhǔn)，包括出勤狀況、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)意識、組織協(xié)調(diào)能力等，當(dāng)然考核結(jié)果要與每個(gè)人的工資、獎(jiǎng)金掛鉤。通過定期考核，既可以檢查每個(gè)人的工作完成情況，也能增強(qiáng)他們的責(zé)任心，提高他們的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)辦公室精細(xì)化管理工作的有序進(jìn)行。

2.明確辦公室各崗位職責(zé)

辦公室在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理過程中，必須做到明確界分責(zé)任，做到責(zé)任能夠落實(shí)到具體的職工身上，以此使高校辦公室職工形成高度崗位責(zé)任感，在日常的工作和教學(xué)活動中勤勉履職。同時(shí)，依托對責(zé)任內(nèi)容的細(xì)化，使高校辦公室職工明確自身的崗位責(zé)任，進(jìn)而在日常工作中更為投入，從而為高校的戰(zhàn)略愿景實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)出個(gè)體力量。

3.規(guī)范與優(yōu)化辦公室工作流程

高校的各個(gè)部門、各個(gè)科室都是一個(gè)小型的管理團(tuán)隊(duì)，雖然各個(gè)團(tuán)隊(duì)都有自己的職責(zé)和工作范圍，但是它們之間也有密切的工作往來。為了提高辦公室的工作效率，在精細(xì)化管理過程中，要規(guī)范與優(yōu)化辦公室的工作流程，精簡工作程序，保證各個(gè)環(huán)節(jié)順暢進(jìn)行。首先，辦公室的核心職責(zé)是輔助學(xué)校的決策，并圍繞具體的決策進(jìn)行辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，包括調(diào)研、實(shí)施、信息反饋、綜合測評，以及后續(xù)的補(bǔ)充和完善。因此，辦公室要根據(jù)決策的真正意圖，合理及時(shí)地給各個(gè)科室和部門分配具體任務(wù)，隨時(shí)監(jiān)督和掌握各科室和部門的完成情況，以便及時(shí)解決他們在完成任務(wù)中遇到的問題，調(diào)節(jié)因工作重心不同造成的分歧。其次，各個(gè)部門和科室明確了相應(yīng)的職責(zé)后，還要照章辦事，這樣才能使各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，使各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣、有序進(jìn)行。因此，每個(gè)人都要在自己職權(quán)范圍內(nèi)開展工作，不能違規(guī)操作、越權(quán)操作，否則會打亂辦公室的工作流程，影響他人或者其他部門和科室的工作。

4.各項(xiàng)工作細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化

對辦公室崗位責(zé)任的細(xì)化，實(shí)際上便是對工作內(nèi)容的細(xì)化，同時(shí)在細(xì)化過程中，應(yīng)當(dāng)對不同的職位制定與之對應(yīng)的職責(zé)權(quán)利標(biāo)準(zhǔn)和要求，并據(jù)此制定辦公室職位績效考核標(biāo)準(zhǔn)，通過績效考核的模式，推動辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

從具體的管理內(nèi)容來看，精細(xì)化管理注重對管理活動所涵蓋的各項(xiàng)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)精細(xì)化操作，依托此種精細(xì)化管理內(nèi)容操作，使每一個(gè)管理節(jié)點(diǎn)均能按照預(yù)先設(shè)定的要求和標(biāo)準(zhǔn)完成自身所擔(dān)負(fù)的職能，進(jìn)而形成系統(tǒng)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)高校管理活動對高校內(nèi)部組織行為的全方位控制。

四、結(jié)語

推進(jìn)高校辦公室精細(xì)化管理是提升辦公室管理協(xié)調(diào)服務(wù)價(jià)值、政策研究價(jià)值和督察督辦價(jià)值的必由之路。高校辦公室在高等教育深化改革的時(shí)代背景下，面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。有鑒于此，基于提升辦公室辦公效率和服務(wù)質(zhì)量的考量，應(yīng)當(dāng)依托精細(xì)化管理模式促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量的提升。需要指出的是，不僅是辦公室要進(jìn)行精細(xì)化管理，高校也應(yīng)積極推進(jìn)精細(xì)化管理，以高度的責(zé)任意識投入到高校的日常教學(xué)和管理之中，進(jìn)而使高校依托精細(xì)化管理建設(shè)而更具競爭力。

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