淺析如何做好文秘工作

蔡子欽

文秘工作，是文書和秘書工作的總稱，是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)日常生活中非常重要的組成部分。而從事這一工作的文秘人員，更是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必備的工作人員。文秘，作為一種工作職務(wù)，不僅僅承擔(dān)著一些文書處理如抄、寫、收、發(fā)等工作和事務(wù)性工作的處理，還需要承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的作用。

一、文秘工作的性質(zhì)

（一）文秘工作的從屬性

文秘工作主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，具有輔助的性質(zhì)，因其本身并不能獨(dú)立的存在，而具有從屬的性質(zhì)。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，從屬性并不意味著被動，更是需要文秘人員提前做好決策前的準(zhǔn)備工作，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要作出決策的時候，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息或者方案，而不是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提出問題或者需要某些關(guān)鍵信息的時候再來去收集和整理，做到讓領(lǐng)導(dǎo)花最少的精力取得最佳的效果。

（二）文秘工作的機(jī)要性

在很多時候，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位所收發(fā)的公文和信函在剛開始的起草階段往往是不對外公開的，具有機(jī)密性和保密性。這些文件往往可能涉及國際安全或者企業(yè)利益，而這些文件從起草到最后銷毀或者公開的全過程，都是由文秘經(jīng)手的。所以在文件的撰寫、印制、傳閱、清退和銷毀的每個階段都必須嚴(yán)格控制，文秘工作的機(jī)要性決定了文秘工作人員對于保密措施和保密性需要有嚴(yán)格的了解和執(zhí)行規(guī)范。

（三）文秘工作的綜合性

在很多時候，文秘工作不具備穩(wěn)定的計(jì)劃性，不能夠按照自己的意圖和工作時間來彈性安排工作，具有不確定性。經(jīng)常是電話來了能直接給予答復(fù)的就回答，不能給予答復(fù)的轉(zhuǎn)接客服或者請示領(lǐng)導(dǎo)；文件來了根據(jù)文件的時效性和緊急性分別進(jìn)行處理；客戶來了需要接待客戶，所以經(jīng)常會出現(xiàn)在同一時段，不同的事件同時出現(xiàn)。因此，對于文秘本人的素質(zhì)有較高要求。

二、文秘工作者應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）應(yīng)具備“專而廣”的知識

文秘工作需要具備“專而廣”的知識?！皩！笔切枰獙τ谒鶑氖碌男袠I(yè)的專業(yè)知識具有一定的了解。比如在高校從事文秘工作，就需要對教育有一定的了解；在金融行業(yè)從事文秘工作，需要具備一定的經(jīng)濟(jì)知識；在機(jī)關(guān)單位從事文秘工作，需要了解中央到地方出臺的相關(guān)文件和法律法規(guī)。

其次?！皬V”是除了專業(yè)知識之外，文秘工作者還需要具備一些其他的基本素質(zhì)，如語言和文字的組織表達(dá)的能力、會議和客戶務(wù)接待的能力、溝通協(xié)調(diào)能力等。此外，對于領(lǐng)導(dǎo)工作可能涉及的領(lǐng)域，或者領(lǐng)導(dǎo)個人感興趣的領(lǐng)域也要有所了解。比如領(lǐng)導(dǎo)對于古詩詞和歷史感興趣，經(jīng)常在發(fā)言或者指示中用到典故或用歷史上面的小故事來做比，文秘人員就必須對歷史和古詩詞領(lǐng)域花精力去了解。因此。文秘工作者必須把自己培養(yǎng)成為全方位復(fù)合型的人才，只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。

（二）具備良好的人際關(guān)系和協(xié)調(diào)能力

文秘工作每天都需要和不同身份的人、不同的部門打交道，如上司、同事、客戶、各個部門的負(fù)責(zé)人等。因此，必須用得體大方的態(tài)度，優(yōu)雅溫和的言談舉止和高素質(zhì)的教養(yǎng)來維護(hù)良好的人際交往關(guān)系。從某種程度上來說，一個優(yōu)秀的文秘應(yīng)當(dāng)是一個出色的公關(guān)人員。

特別是在和領(lǐng)導(dǎo)的相處過程中，文秘工作者更應(yīng)該處理好自己和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。文秘的工作性質(zhì)常常導(dǎo)致文秘和領(lǐng)導(dǎo)走得比較近，不僅承擔(dān)著在領(lǐng)導(dǎo)決策的前期搜集信息的工作，有時候甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策。而且還掌握著涉及領(lǐng)導(dǎo)個人隱私的一些秘密。老話說得好，“言多必失”，所以，在公眾場合的時候，文秘工作者需要管住自己的嘴。對于什么能說，什么不能說，什么該說，什么不該說做到心里有數(shù)，不能口無遮攔，只圖一時嘴快。不然的話，不僅僅會泄露一些工作上的機(jī)密，給人留下不專業(yè)和大嘴巴的印象，還有可能損害到領(lǐng)導(dǎo)的個人形象。在旁觀者的眼中，文秘的一舉一動往往折射出領(lǐng)導(dǎo)的為人任人的風(fēng)格，所以管住心和口十分必要。

此外，協(xié)調(diào)能力也是文秘必須具備的，對內(nèi)、對外、對上、對下都需要注意協(xié)調(diào)的方式和方法，提高協(xié)調(diào)的效率。及時解決和疏導(dǎo)工作中的矛盾和問題，在協(xié)調(diào)中把領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)或者決定落到實(shí)處。

（三）具備良好的工作態(tài)度

在工作中，良好的工作態(tài)度是做好工作的保障。如果把每一次工作都視為新的開始，抱著學(xué)習(xí)的心態(tài)來工作，那么工作的開展自然會非常順利和有效。反之，如果視工作如雞肋，工作不積極、不主動，于公于私都沒有好處。

文秘的工作往往比較瑣碎重復(fù)，因此文秘工作者在工作中可能會遇到與上司溝通不順暢、被給予超過能力范圍的工作任務(wù)、工作過于瑣碎重復(fù)等方面的問題，以及長時間高強(qiáng)度的加班等困擾。古人有云“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。”在遇到這些挫折、挑戰(zhàn)和困擾的時候，需要清醒頭腦，進(jìn)行客觀冷靜的分析。從主觀條件和客觀條件進(jìn)行分析，找出造成這一問題的主要的原因，并且采取有效的補(bǔ)救措施。只有良好的工作態(tài)度才能不斷地化壓力為動力，不斷地提高自己，更好的工作。

（四）具備不斷學(xué)習(xí)積累的能力

文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者和決策前信息的搜集者，甚至是決策的參與者，都需要具備極高的創(chuàng)造力、決策力和敏銳的洞察力。而這些能力并不是人生而知之的，也不是一蹴而就的，而是通過長期的工作和學(xué)習(xí)從中積累得到的。

文秘需要學(xué)習(xí)的主要有以下幾個方面：一是文字功底的積累。文秘經(jīng)常會有一些文件起草、綜合材料、會議記錄等工作，這對于文秘的文字功底要求頗高，在工作崗位上，需要通過不斷的閱讀來提高自己的文字水平，這樣才能不斷進(jìn)步，而不是原地踏步。二是思想觀點(diǎn)的積累。思想觀點(diǎn)具有繼承性和開創(chuàng)性，文秘工作者無論是在看材料、聽發(fā)言講話，或者甚至是別人的閑談，只要發(fā)現(xiàn)好的觀點(diǎn)和思想都可以記錄下來，通過借鑒別人的觀點(diǎn)來開闊自己的思維，也許就能在某一次的材料觀點(diǎn)上厚積薄發(fā)。三是數(shù)據(jù)的積累?，F(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的積累和恰當(dāng)?shù)厥褂每梢蕴岣呶募蛘卟牧系目煽啃院驼f服性，在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中具體數(shù)據(jù)的整理和分析比單純的文字羅列更加具有可參考性。

在做到這些之后，文秘工作者的工作能力和工作效率會大幅度提高。比如能從一些習(xí)以為常的現(xiàn)象或者事件中得到與眾不同的心得體會；能把一些零散的沒有邏輯性的意見進(jìn)行系統(tǒng)地歸納、整理和概括；能把一些抽象性的思想觀點(diǎn)具體化、形象化，能把領(lǐng)導(dǎo)的思想和意見進(jìn)行深化和完善；能聯(lián)系理論和實(shí)際，提出有價值的建議和措施等。這些都是在積累到一定程度之后從量變發(fā)生的質(zhì)變。

三、新時期條件下對于文秘工作的新要求

時代日新月異的發(fā)展，辦公的環(huán)境、條件和設(shè)施也發(fā)生著巨大的變化，尤其是辦公自動化的推廣，對文秘提出了更高的要求。我國辦公自動化在20世紀(jì)80年代開始，已經(jīng)由原來的輔助辦公產(chǎn)品發(fā)展到軟件產(chǎn)品。現(xiàn)在秘書的工作不再局限于紙和筆來完成工作了。作為一名文秘人員，你也許不了解辦公軟件的發(fā)展和優(yōu)化，但是必須要掌握這些軟件。比如必須熟練掌握Microsoft-office的系列軟件，如word、excel、ppt等。此外，有必要掌握Photoshop等繪圖軟件。這樣才能在辦公自動化的大潮中有效提高文秘工作者的工作效能。

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，對于文檔的管理也對文秘工作者提出了更高的要求。檔案界因?yàn)橛?jì)算機(jī)的發(fā)展提出了“文檔一體化”的新型的管理模式?！拔臋n一體化”，就是指從文書管理和檔案管理的總體出發(fā)，從文件生成、辦理到檔案歸檔這一整個過程中都使用計(jì)算機(jī)，通過辦公自動化或檔案系統(tǒng)等不同的方式實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。在使用計(jì)算機(jī)的時候，讓生成公文的各個部門嚴(yán)格按照檔案管理和歸檔的要求在統(tǒng)一的格式和模板下錄入信息，同時可以進(jìn)行多次不同端口的輸出。這看似在輸入階段增加了時間和工作量，但是實(shí)際上可以減少重復(fù)勞動，從長遠(yuǎn)來看可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力和時間成本。

（作者單位為中國鐵建電氣化局集團(tuán)有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 顧曉鳴.網(wǎng)絡(luò)文化和城市文化建設(shè)[J].探索與爭鳴，2001（4）.

[2] 朱傳忠，葉明.秘書理論與實(shí)務(wù)[M].浙江大學(xué)出版社，2003.

[3] 霍世清.機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].攀登，2007（5）.

[4] 高海生.秘書基礎(chǔ)（文秘專業(yè)）[M].高等教育出版社，2007.

[5] 楊洪山.辦公自動化與秘書工作[M].上海交通大學(xué)出版社，2012.