新型載體檔案的保管與防護(hù)

王中影

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 檔案保管是指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放管理和維護(hù)完整與安全的措施，是檔案搜集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用六個(gè)環(huán)節(jié)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要作用。檔案保管工作質(zhì)量涉及檔案管理工作物質(zhì)對象的質(zhì)量，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。

關(guān)鍵詞 新型載體 檔案 報(bào)關(guān)與防護(hù)

維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案保管工作的中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案保管工作環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段，也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。

一、嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量

選擇優(yōu)質(zhì)材料記錄信息，在可能的情況下，在制作存檔的非紙質(zhì)文書檔案時(shí)，要盡量選擇優(yōu)質(zhì)材料。制作過程中應(yīng)保證質(zhì)量，存檔磁帶應(yīng)在無塵、無煙、溫濕度恒定的環(huán)境中錄制。對于有些現(xiàn)場錄音，達(dá)不到這一要求的，可通過較好的錄制設(shè)備和錄制技術(shù)方法來彌補(bǔ)不足。

（一）保存過程中的檢査和處理

入庫前檢査。對存檔磁帶， 除檢査所記錄的信息和文字說明是否齊全、完整外，還要從外觀上檢査磁帶的質(zhì)量。保存期間應(yīng)定期檢査和處理。保存期間，磁帶應(yīng)每半年重繞一次。這樣，不僅可以在重繞中檢查磁帶保存狀況，而且可以防止磁帶的復(fù)印效應(yīng)、霉變和由于彈性疲勞而引起的幾何變形。卷繞時(shí)，應(yīng)以恒定的張力和正常速度走帶，中間不能停止，否則磁帶卷壓力不均勻會影響錄放效果。任何一種存檔的新型檔案制成材料，在保存期間，都應(yīng)盡量減少使用次數(shù)。因?yàn)?，使用一次壽命就減少一次。

任何一種材料在使用時(shí)，如果存儲條件與使用條件的差別較大，特別是溫差較大的情況下，必須使其有一定的時(shí)間過渡平衡，不能立即取出使用，也不能用完立即存檔，以免損傷記錄材料。任何一種材料在使用時(shí)，都須事先做好準(zhǔn)備，檢査儀器設(shè)備有無故障、是否正常、是否清潔。在使用時(shí)， 要掌握使用規(guī)則程序，注意有關(guān)事項(xiàng)，以免因操作不當(dāng)而損壞材料。

二、嚴(yán)格庫房管理

（一）對庫房的選擇和要求

新型檔案制成材料在保存中易受環(huán)境因素的干擾，且對溫度、濕度要求比紙質(zhì)更嚴(yán)格。因此，對存儲的大環(huán)境——庫房，便有特殊的要求。

新型檔案制成材料應(yīng)選擇全封閉式帶空調(diào)的庫房，這樣便于控制庫房的各種存儲條件。如條件不允許，也應(yīng)選擇密閉程度較高的庫房。各種材料應(yīng)分庫保存。即紙質(zhì)與非紙質(zhì)分開；磁性材料與感光材料分開； 黑自影像與彩色影像分開，以免讓各自的揮發(fā)性物質(zhì)相互感染和影響。庫房的內(nèi)壁、地面應(yīng)特別處理一下，使其不吸塵，本身也不產(chǎn)生灰塵。但千萬注意，不能用有揮發(fā)性氣體的物質(zhì)來裝修庫房，以免有害物質(zhì)產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)而影響存檔材料的質(zhì)量。

（二）嚴(yán)格控制庫房的溫度

下列適宜各種材料存儲的溫度標(biāo)準(zhǔn)，可參照執(zhí)行。磁帶：溫度15℃-21℃；相對濕度35%-45%。軟磁盤：的庫房在溫度10℃-50℃；相對濕度20%-80%。硬磁盤通常是隨機(jī)存儲，而機(jī)房都有空調(diào)，溫濕度可參照機(jī)房溫濕度標(biāo)準(zhǔn)。光盤的保存溫度在20℃左右，相對濕度50%左右。長期保存的感光材料片，一般要求為：溫度2℃-10℃，相對濕度15%-40%。

（三）保持庫房的清潔衛(wèi)生

庫房應(yīng)配備一定的除塵設(shè)備，定期打掃，以提供一個(gè)無塵、無有害氣體的環(huán)境。庫房應(yīng)禁止吸煙，防止煙霧污染膠片和磁帶。

三、嚴(yán)格選擇包裝材料

包裝材料是和新型檔案制成材料接觸最為密切的物質(zhì)，可以說是存儲的小環(huán)境和屏障。因此，對包裝材料的選擇必須有嚴(yán)格的要求。

（一）一般包裝材料的要求

檔案包裝材料的要求具有良好的化學(xué)穩(wěn)定性，不含有酸性及氧化劑或還原劑。各成分之間不應(yīng)發(fā)生任何化學(xué)作用，并具有一定的機(jī)械強(qiáng)度和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性。目前用于包裝的材料主要有紙張、塑料、金屬和木質(zhì)材料。

（二）用于膠片的包裝材料

用于膠片的包裝材料不同質(zhì)地要求不同：紙質(zhì)材料應(yīng)選用中性偏堿紙； 塑料包裝物應(yīng)選用與片基相同性質(zhì)的塑料物質(zhì)；金屬包裝材料應(yīng)選用鋁合金、不銹鋼以及經(jīng)防腐處理的金屬材料；唱片包裝紙袋，塑料裝具，都不能用有揮發(fā)性物質(zhì)的材料，以免引起化學(xué)腐蝕。唱片的存放柜最好不用木質(zhì)柜， 特別是不要用柏木、松木、樟木等含有揮發(fā)油的木質(zhì)材料制作的柜架。

（三）包裝方式的選擇

檔案的包裝方式有開放式、密閉式和全密封式。不論采用哪一種，都要保證防塵、防有害氣體和一定條件的溫濕度。其中密封式有很多的優(yōu)點(diǎn)，但要注意在濕熱情況下，不能只顧密封而不注意觀察濕度的變化。通常情況下，為保證密封袋或柜架中的濕度能控制在一定的范圍內(nèi)， 可放置一些干燥劑和吸潮劑， 以控制濕度。

四、適當(dāng)選擇存放方式

新型檔案制成材料在保存過程中， 如果存放方式不科學(xué)，會造成材料內(nèi)的相互擠壓，重力不均，載體變形，信息還原失真等，從而影響使用。存放方式通常有兩種：橫放和豎放。磁帶多采用豎放。豎放既方便檢索，又可避免重力作用而使磁帶傾向一邊，影響磁帶正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也可避免帶基邊緣的損傷。感光膠片無論是卷式還是平片，最好是豎放，以免膠片受壓受潮。如果卷式片一定要平放，必須將片軸架好，以免片軸下部的膠片受壓。