淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作

袁芳

摘 要：隨著我國政府部門的發(fā)展，本書答案工作也變得越來越重要。隨著各個(gè)部門檔案的多樣化，原來隱藏在文書檔案管理工作中的一些弊端也逐漸追趕不上時(shí)代的步伐。對(duì)于市政養(yǎng)護(hù)處而言，其工作人員性質(zhì)的多樣性也決定了檔案管理的復(fù)雜性。所以，在新時(shí)期做好文書的管理工作是非常重要的。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；文書檔案管理；優(yōu)化策略

引言：在步入21世紀(jì)以后，我國各個(gè)方面的管理工作逐漸采用了信息化的模式，在科技發(fā)展的大環(huán)境下，文書檔案管理工作也在不斷得到改進(jìn)。而對(duì)于市政養(yǎng)護(hù)管理處而言每一項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄都可以在文書檔案中得到體現(xiàn)，文書檔案不僅能夠?qū)ΜF(xiàn)實(shí)工作起到指導(dǎo)性的意義，還能為每一個(gè)工作人員提供查考?xì)v史的依據(jù)。對(duì)于這項(xiàng)政策性非常強(qiáng)的管理工作，保密性和專業(yè)性的要求也逐漸得到提升，下面就一起探討文書檔案管理工作的相關(guān)問題。

1 新時(shí)期文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案管理人員不固定對(duì)工作重視程度不高

現(xiàn)階段，我國政府部門的文書檔案管理工作人員存在很多問題，其中最基本的就是管理人員不固定，流動(dòng)接替頻繁。無論是對(duì)大型企業(yè)還是事業(yè)單位，文書檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度都不夠高，所以對(duì)于檔案管理人員的選配也就不是非常嚴(yán)格，這種情況直接導(dǎo)致了管理工作不能夠得到精細(xì)準(zhǔn)確的維護(hù)。管理人員的業(yè)務(wù)水平存在很大問題，部分人員管理意識(shí)非常落后，對(duì)于檔案的管理觀念也很陳舊，這些因素都直接影響著文書檔案管理工作與發(fā)展途徑，也是新時(shí)期的文書檔案管理不科學(xué)、不規(guī)范，在新科技智能方面的運(yùn)用有很大的欠缺，所以在“大數(shù)據(jù)時(shí)代”檔案管理工作基于大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為我們的檔案工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的智能化、個(gè)性化、精品化提供支持工具。

（二）檔案利用與評(píng)估優(yōu)化存在問題

眾所周知，檔案的利用價(jià)值是非常巨大的，特別對(duì)于市政養(yǎng)護(hù)管理處這種單位而言，文書的管理工作的評(píng)估和優(yōu)化對(duì)于工作人員的前期后期的管理是非常重要的。然而除了管理人員的不固定外，整個(gè)文書的管理工作層面并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的充分重視。這種現(xiàn)象在全國范圍內(nèi)的企業(yè)和事業(yè)單位都普遍存在，當(dāng)然這也直接導(dǎo)致上層于文書檔案管理工作的投入較少。無論是管理人員的教育培訓(xùn)資金還是檔案管理工作軟件配備資金的投入，都無法讓文書檔案管理工作與新時(shí)代的步伐相協(xié)調(diào)，在整體的管理結(jié)構(gòu)上進(jìn)一步優(yōu)化。檔案的利用與評(píng)估沒有得到信息系統(tǒng)的全面覆蓋，相對(duì)也就直接導(dǎo)入文書檔案管理工作的檢索和利用需要大量的人力，不僅勞動(dòng)強(qiáng)度很高，而且效率也很低，自然就不能高效實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息和資源的利用與評(píng)估效果的大幅度提高。

（三）整體規(guī)劃運(yùn)作不協(xié)調(diào)

近年來，隨著政府部門對(duì)電子信息系統(tǒng)的覆蓋應(yīng)用，很多管理工作都開始建立比較規(guī)范的、比較科學(xué)的電子存檔系統(tǒng)。使用電子存檔的根本目的自然就是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化管理和一定范圍內(nèi)的信息交流與資源共享。然而在這個(gè)過程中，很多工作人員由于沒有豐富的經(jīng)驗(yàn)，并不能形成整體規(guī)劃的思維在各個(gè)方面的協(xié)作上不能高效的掌握，這就直接導(dǎo)致在管理過程中缺乏規(guī)劃，在檔案管理的過程中，只運(yùn)作模式也很難協(xié)調(diào)，各個(gè)部門對(duì)于其工作人員的檔案歸類也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也就對(duì)整個(gè)單位的沒書答案管理工作的整體運(yùn)作與協(xié)調(diào)帶來非常大的阻礙，為了在新時(shí)期文書檔案的管理工作中找到更大的突破平生點(diǎn)，管理工作的整體規(guī)范協(xié)調(diào)運(yùn)作問題首當(dāng)其沖應(yīng)該得到解決。

2 新時(shí)期做好文書檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）推行全方位的文書檔案管理工作

在新時(shí)期的文書檔案管理工作范圍內(nèi)，應(yīng)該包括全過程、全方位的模式。檔案的形成是有過程的，在形成后也有歸檔的過程，整個(gè)行程需要有全方位的管理方案才能更加科學(xué)高效。首先，要保障檔案內(nèi)部所有的資料與信息都是正確的，去除虛假信息和渾水摸魚的資料，在歸檔的過程中，也要制定好統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從符號(hào)到收集方式都達(dá)到各個(gè)部門的統(tǒng)一的效果，在電腦輸入和資料的打印格式等都進(jìn)行規(guī)范性的管理。除此之外，還要對(duì)所有市政養(yǎng)護(hù)工作人員進(jìn)行建檔工作，做到不遺漏，實(shí)行全員式的文書檔案管理工作，并且對(duì)每一個(gè)檔案都進(jìn)行分類和標(biāo)注，在檔案里體現(xiàn)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。所以，在新時(shí)期的檔案管理工作中，要確定檔案的資料齊全和完整，采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一管理的模式，并且重視檔案的隱秘性，防止檔案泄漏。

（二）實(shí)行更加系統(tǒng)化的管理工作模式

由于是市政養(yǎng)護(hù)管理處屬于城市建設(shè)部門，工作內(nèi)容很重要，所以對(duì)文書檔案管理工作一定要制定統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，是檔案的初始編制和資料的歸檔都具有一定的系統(tǒng)性和流程性。只有這樣，才能讓檔案管理的發(fā)展與單位的日常工作相適應(yīng)。在新時(shí)代的科學(xué)技術(shù)覆蓋環(huán)境下，文書檔案的管理模式一定要在原來的基礎(chǔ)上更加標(biāo)準(zhǔn)化，在信息技術(shù)的輔助下把文書檔案資料制作成電子版的文書，通過這樣的方式，無論是對(duì)資料的備份儲(chǔ)存還是機(jī)讀模式都有很大的管理層次提升。只有文書檔案管理對(duì)其工作模式進(jìn)行更加流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的改進(jìn)，才能在最大程度上發(fā)揮文檔資料具體價(jià)值。

（三）提高管理人員的責(zé)任意識(shí)與素質(zhì)

我國傳統(tǒng)模式你的文書檔案管理工作在很大程度上都是依靠人力，然而在新時(shí)期，文書的管理工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變成了一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，無論是在內(nèi)容上還是形式上，都要求管理人員具有豐富的檔案知識(shí)以及良好的責(zé)任意識(shí)。眾所周知，文書檔案對(duì)于所有員工都是非常重要的，所以提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和素質(zhì)包括扎實(shí)的技術(shù)知識(shí)都是勢(shì)在必行的。首先，管理人員要充分意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并且在思想意識(shí)得到提升后把專業(yè)理論知識(shí)提升上來。為了達(dá)到這樣的標(biāo)準(zhǔn)，單位可以定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)管理人員的思想意識(shí)培訓(xùn)和忠于職守的工作精神，對(duì)最新的文檔管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，將文件資料的整理積累作為工作基礎(chǔ)，把對(duì)資料的鑒定和統(tǒng)計(jì)作為主要的學(xué)習(xí)內(nèi)容，把檔案的存檔和后期利用作為最終目的，只有通過這樣的方式，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和基本職業(yè)技能，才能在新時(shí)期做好文書檔案管理工作。

（四）提高文書檔案管理工作的科學(xué)化水平

為了在新時(shí)期更好的進(jìn)行檔案管理工作，除了全方位、系統(tǒng)化的工作模式，灑淚還要提高文書檔案管理工作的科學(xué)化水平，不僅要在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行普查和對(duì)比，還要適應(yīng)新時(shí)代的要求對(duì)文檔資料進(jìn)行篩選，根據(jù)高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的原則，把對(duì)沒有保存價(jià)值的文件剃除，重新組合數(shù)據(jù)，把內(nèi)容和標(biāo)題不符合標(biāo)準(zhǔn)的部分進(jìn)行加工，進(jìn)一步提高文書檔案的質(zhì)量。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化水平的不斷提高與應(yīng)用也為文書檔案管理工作提供了良好的平臺(tái)，所以為了更好的、高效的進(jìn)行大管理，相關(guān)部門應(yīng)該把計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)的銜接，是文檔的登記使用更加便捷，更加高效。

3 結(jié)語

市政養(yǎng)護(hù)管理處無論對(duì)于社會(huì)還是人民的生活都具有重要影響，所以，單位的科學(xué)管理就變得更加重要。文書檔案管理作為任何單位發(fā)展的重要部分，對(duì)于資源共享和資源開發(fā)利用有著重要的作用，只有完善各項(xiàng)管理制度，不斷提高管理人員的管理水平，加強(qiáng)文書檔案管理的現(xiàn)代化性質(zhì)，才能有效的輔助單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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