基于工作圈的協(xié)同辦公軟件設(shè)計(jì)

駱成蹊

摘要：協(xié)同辦公軟件是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部協(xié)作、資源共享的信息化工具。該文借鑒互聯(lián)網(wǎng)即時(shí)通訊軟件的概念，探討了基于工作圈的辦公軟件設(shè)計(jì)與建設(shè)思路。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)思維；協(xié)同辦公；工作圈；數(shù)據(jù)庫(kù)；應(yīng)用部署

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）17-0071-02

國(guó)內(nèi)大多數(shù)單位從開(kāi)始信息化建設(shè)至今，分批分期建設(shè)了很多協(xié)同辦公類信息系統(tǒng)。這些信息系統(tǒng)一段時(shí)間以來(lái)有效推動(dòng)了單位內(nèi)部管理水平的提升和業(yè)務(wù)的發(fā)展，但隨著移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)協(xié)同辦公模式的弊端逐漸顯現(xiàn)，尤其體現(xiàn)在缺乏信息的有效共享、缺乏信息的有效聚合、信息建設(shè)滯后于需求三方面。

1 設(shè)計(jì)理念

相對(duì)于傳統(tǒng)單純以瀏覽方式獲取信息知識(shí)的方式，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)普遍采用了信息的交互性傳播技術(shù)，并且融入了SOA、云計(jì)算等技術(shù)（以下使用Web 2.0來(lái)統(tǒng)稱這些新的技術(shù)和概念）。這樣做的好處在于能夠提供豐富的用戶體驗(yàn)、實(shí)現(xiàn)全方位的信息共享，使原來(lái)的單向的信息流動(dòng)變?yōu)榱硕嘞蛄鲃?dòng)，從而深刻的改變了原有的社會(huì)關(guān)系模式，使信息的接受者也變?yōu)榱诵畔⒌膭?chuàng)造者。

1）創(chuàng)新內(nèi)部溝通協(xié)作

傳統(tǒng)的協(xié)同辦公軟件以“數(shù)據(jù)”、“固定流程”為中心，使用場(chǎng)景固定有限，存在信息不能有效共享和聚合等問(wèn)題。新一代的協(xié)同辦公軟件需要引入“工作圈”的概念，以“人”和“組織”為中心，將相關(guān)的信息資源和信息活動(dòng)納入到管理之中，為員工構(gòu)建一個(gè)創(chuàng)新的內(nèi)部溝通協(xié)作平臺(tái)。

2）跨平臺(tái)和移動(dòng)互聯(lián)

傳統(tǒng)的協(xié)同辦公軟件大多面向PC終端，員工在處理內(nèi)部工作事務(wù)過(guò)程中會(huì)受到時(shí)間和空間的束縛。新一代的協(xié)同辦公軟件需要具備跨平臺(tái)和移動(dòng)互聯(lián)的能力，成為一個(gè)建立能夠隨時(shí)、隨地、隨手使用的工作平臺(tái)，只要有瀏覽器、只要有網(wǎng)絡(luò)就可以處理日常工作。

3）融合用戶集體智慧

隨著業(yè)務(wù)的變化，不能僅由協(xié)同辦公軟件的建設(shè)和維護(hù)方來(lái)應(yīng)付不斷產(chǎn)生的新需求。應(yīng)該引入由用戶來(lái)為用戶提供服務(wù)的理念，使得用戶既是工具的使用者，也成為工具的制造者。借助在協(xié)同辦公軟件中提供輕量級(jí)、圖形化的工具創(chuàng)建模式，讓使用者人盡其才，共同創(chuàng)建工具，并實(shí)現(xiàn)分享，從而加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作。

4）改進(jìn)信息推送方式

協(xié)同辦公軟件需要使用信息推送來(lái)改變?cè)斜粍?dòng)的信息閱讀方式。員工可以根據(jù)自己的需要和喜好來(lái)訂閱相應(yīng)的內(nèi)容，管理者也可以根據(jù)需要有針對(duì)性地進(jìn)行信息推送。這種模式不僅可以加強(qiáng)信息的交換和共享，也能夠讓讓員工體驗(yàn)到個(gè)性化的服務(wù)。

5）注重用戶體驗(yàn)

用戶至上，這是互聯(lián)網(wǎng)思維的核心之一。協(xié)同辦公軟件需要為用戶提供個(gè)性化的定制支持、為應(yīng)用界面保持高度的友好性、不斷推出適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的工具和服務(wù)，才能吸引用戶關(guān)注、增加用戶黏性。

6）開(kāi)放應(yīng)用接口

單位業(yè)務(wù)發(fā)展的同時(shí)，也將伴隨著各類業(yè)務(wù)工具和應(yīng)用的調(diào)整、增加。協(xié)同辦公軟件本身需要開(kāi)放接口，提供開(kāi)發(fā)方法和開(kāi)發(fā)規(guī)范，使得不同廠商的工具或應(yīng)用能夠按照該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打包，以獨(dú)立工具的形式接入軟件平臺(tái)。

2 軟件功能模塊設(shè)計(jì)

1）個(gè)人工作空間

該功能模塊中包含了個(gè)人的工具及、用和數(shù)據(jù)。用戶在該功能模塊內(nèi)使用各類工具、應(yīng)用、宏，來(lái)完成大部分日常工作?！皞€(gè)人工作空間”在協(xié)同辦公軟件中設(shè)計(jì)為用戶的默認(rèn)界面，該界面提供類桌面的交互體驗(yàn)，用戶的工具、應(yīng)用等快捷方式等都可以布置其上。用戶可以隨意地對(duì)界面元素進(jìn)行拖拽、顯示或隱藏、自定義大小。借助對(duì)工具和應(yīng)用的自由管理，可以滿足不同用戶的使用習(xí)慣和需求。

2）工作圈

該功能模塊中包含了聯(lián)系人、信息溝通工具和協(xié)作工具?！肮ぷ魅Α笔怯脩糇园l(fā)建立的組織結(jié)構(gòu)，用于多用戶的信息共享、分工協(xié)作，其成員可以來(lái)自同一個(gè)部門、同一個(gè)某項(xiàng)目組、同一個(gè)興趣小組等。用戶可以創(chuàng)建新的圈，也可以加入已存在的其它圈，圈的創(chuàng)建人可以對(duì)成員及權(quán)限進(jìn)行管理。圈內(nèi)的用戶可以通過(guò)即時(shí)通訊模塊實(shí)現(xiàn)多人群聊，也可以與圈內(nèi)人點(diǎn)對(duì)點(diǎn)私聊。每個(gè)圈都會(huì)有一個(gè)專屬界面，其成員通過(guò)圈來(lái)分享動(dòng)態(tài)、共享文件、提供專用工具和應(yīng)用、發(fā)布專用宏。

3）訂閱

該功能模塊是協(xié)同辦公軟件提供的信息推送方式。部門或用戶可以申請(qǐng)創(chuàng)建各種主題的訂閱號(hào)，并發(fā)布相關(guān)圖文資訊。用戶可以根據(jù)自己的需要和喜好來(lái)訂閱相應(yīng)的內(nèi)容，協(xié)同辦公軟件的管理員也可以根據(jù)需要有針對(duì)性地進(jìn)行信息推送。用戶可在“訂閱”中對(duì)已創(chuàng)建的訂閱號(hào)進(jìn)行關(guān)注，待該訂閱號(hào)的信息發(fā)布后，使用者便可以接收到系統(tǒng)推送的訂閱信息。

4）服務(wù)

該功能模塊中提供單位其他應(yīng)用系統(tǒng)的鏈接，并基于協(xié)同辦公軟件的賬戶實(shí)現(xiàn)第三方系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄，為單位信息系統(tǒng)提供統(tǒng)一的入口。服務(wù)頁(yè)面默認(rèn)展現(xiàn)了所有管理員提供的可被鏈接的第三方應(yīng)用系統(tǒng)（網(wǎng)頁(yè)）。用戶可以取消一些不常使用的應(yīng)用系統(tǒng)（網(wǎng)頁(yè)）鏈接，或者選擇重新關(guān)注它們。

3 數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

協(xié)同辦公軟件的數(shù)據(jù)大致分為關(guān)系型數(shù)據(jù)、非關(guān)系型數(shù)據(jù)、文檔型數(shù)據(jù)以及網(wǎng)盤數(shù)據(jù)，所使用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及相關(guān)說(shuō)明請(qǐng)參見(jiàn)表2所示：

1）關(guān)系型數(shù)據(jù)

系統(tǒng)中存儲(chǔ)大量關(guān)系型數(shù)據(jù)，如用戶基本信息、用戶賬號(hào)、組織機(jī)構(gòu)等。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)在選型上，應(yīng)支持多用戶、多線程，同時(shí)也應(yīng)允許存儲(chǔ)記錄文件和圖像。

2）非關(guān)系型數(shù)據(jù)

系統(tǒng)除了關(guān)系型數(shù)據(jù)，還存在很多非關(guān)系型數(shù)據(jù)。非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)在選型上，應(yīng)支持tring（字符串）、list（鏈表）、set（集合）、zset（有序集合）和hash（哈希類型）等數(shù)據(jù)類型，所有數(shù)據(jù)類型都應(yīng)支持push/pop、add/remove及取交集并集和差集及更豐富的操作，并可以實(shí)現(xiàn)讀寫分離。

3）文檔數(shù)據(jù)

系統(tǒng)中包含大量文檔文件，如語(yǔ)音文件、聊天圖片等，對(duì)于這些文件的存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的集中式方式難以滿足需求，應(yīng)采用分布式的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件產(chǎn)品在選型上應(yīng)支持子文檔和數(shù)組嵌入、動(dòng)態(tài)查詢、索引支持、二進(jìn)制數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、自動(dòng)化碎片處理等關(guān)鍵技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)文檔類型數(shù)據(jù)的高效處理。

4）網(wǎng)盤數(shù)據(jù)

對(duì)于網(wǎng)盤文件的存儲(chǔ)，應(yīng)采用非結(jié)構(gòu)化的分布式文件存儲(chǔ)方案，直接將網(wǎng)盤文件存儲(chǔ)到文件系統(tǒng)中。協(xié)同辦公軟件應(yīng)使用OpenStack Swift類似的分布式文件存儲(chǔ)軟件產(chǎn)品，采用完全對(duì)稱、面向資源的分布式系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，所有組件都可擴(kuò)展，避免因單點(diǎn)失效而擴(kuò)散并影響整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，通信方式采用非阻塞式I/O模式，以提高系統(tǒng)吞吐和響應(yīng)能力。文件存儲(chǔ)中應(yīng)經(jīng)過(guò)加密處理，只能登陸應(yīng)用系統(tǒng)后，才能讀取內(nèi)容，而無(wú)法直接從服務(wù)器中讀取網(wǎng)盤文件，以保證網(wǎng)盤文件的數(shù)據(jù)安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維打造新一代的協(xié)同辦公平臺(tái)，可以為單位員工提供高效、靈活、通用的工作平臺(tái)，以適應(yīng)不斷發(fā)展和變化的技術(shù)需求，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)和有效管理，不斷推動(dòng)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王偉軍，孫晶.WEB2.0 研究與應(yīng)用綜述[J].情報(bào)科學(xué)，2008（10）：38-40.