試論工作交接管理的缺失及對(duì)策

肖靜

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 工作交接管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是工作正常延續(xù)和平穩(wěn)過渡的基本要求，是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的有力保障。規(guī)范工作交接程序，建立健全規(guī)章制度，嚴(yán)格實(shí)行監(jiān)督管理，有利于崗位正常接替，有利于業(yè)績(jī)客觀評(píng)價(jià)，有利于廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控，有利于提高工作質(zhì)量和水平，推動(dòng)企業(yè)科學(xué)高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞 工作交接 管理缺失 建議對(duì)策

隨著企業(yè)加大轉(zhuǎn)型升級(jí)、減人提效、安置分流改革力度，人事變動(dòng)、職能更迭、崗位交替更加頻繁，而工作的正常交接和平穩(wěn)過渡顯得尤為重要。然而事實(shí)上，工作交接中存在的隨意性大、程序不規(guī)范、監(jiān)督形同虛設(shè)等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了工作交接的質(zhì)量和水平，導(dǎo)致后續(xù)工作跟不上、接收人焦頭爛額、歷史遺留積重難返等突出問題，甚至給企業(yè)造成不可估量、無法彌補(bǔ)的損失。這并非危言聳聽。所以，工作交接不是一件無關(guān)緊要的小事，而是企業(yè)管理不可忽視的重要組成部分，也是保障各項(xiàng)工作有效銜接順利推進(jìn)的基礎(chǔ)性工作。

一、正視工作交接存在的缺失和問題。

要有效解決矛盾和病灶，就必須查找其癥結(jié)所在，工作交接存在的突出問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

問題一：交接過程缺乏監(jiān)督。沒有制訂或完善相關(guān)管理制度和辦法，沒有明確第三方的監(jiān)督責(zé)任機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門，對(duì)整個(gè)交接過程進(jìn)行見證、督促、指導(dǎo)、約束，并查實(shí)、記錄、簽字、存檔，現(xiàn)實(shí)中通常只有移交人和接收人兩方在場(chǎng)私下完成工作交接，如果出了紕漏，雙方都牽扯不清推諉責(zé)任。

問題二：交接方式簡(jiǎn)單隨意。雙方口頭上粗略地把工作交接一下，想到的就說一說，沒想到的就拋一邊，沒有明細(xì)清單和書面確認(rèn)材料，口傳心授等同兒戲。離任者的隨心所欲、輕描淡寫，對(duì)新手而言，初接觸工作難免消化困難、一籌莫展、迷霧重重，沒有起到提醒和引導(dǎo)的作用。

問題三：交接內(nèi)容浮于表面。擺在桌面上的文件、資料、檔案一古腦兒推給繼任者，手頭表面的事務(wù)大致交代交代，卻沒有對(duì)工作重點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行深入詳細(xì)的總結(jié)、說明、解釋和吩咐，比如工作中容易出現(xiàn)的失誤、注意事項(xiàng)和需改進(jìn)的地方等。

問題四：交接時(shí)效遲緩?fù)涎?。交接雙方根據(jù)自己的時(shí)間安排，不及時(shí)進(jìn)行工作交接，常常前任迫不及待離了崗，而后任倉促之間上了崗，往往兩邊的工作都沒有辦妥，瞻前顧后、顧此失彼，斷了鏈脫了節(jié)，以致出現(xiàn)責(zé)任不明、界限不清的情況，工作效果大打折扣。

問題五：交接手續(xù)不盡完善。移交時(shí)不按程序辦事，不遵循基本要求，擅自簡(jiǎn)化手續(xù)和環(huán)節(jié)，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，該完善的不完善，總認(rèn)為以后萬不得已時(shí)可以補(bǔ)辦。卻不知，有些東西事后再追查源頭阻礙重重、渺無蹤跡。

問題六：交接沒有跟蹤反饋。工作交接了就覺得萬事大吉一身輕松，前任揚(yáng)長(zhǎng)而去一走了之撒手不管，后任閉門造車埋頭苦干不得要領(lǐng)，不保持溝通聯(lián)系，不進(jìn)行跟蹤反饋，遇到自己處理不了的事情才想起“亡羊補(bǔ)牢”，“見子打子”，缺乏未雨綢繆的計(jì)劃性、預(yù)見性。

二、提高工作交接重要性地位和認(rèn)識(shí)。

珍貴的文化瑰寶需要?dú)v代人的傳承和發(fā)揚(yáng)，同樣，每一項(xiàng)工作都需要每個(gè)經(jīng)辦人的延續(xù)和發(fā)展，不斷進(jìn)行總結(jié)和提高，才能做出成效和業(yè)績(jī)。應(yīng)該高度重視并真正擺上重要議事日程，做好工作交接的管理和監(jiān)督。

一是做好工作交接，有利于崗位正常接替。工作成績(jī)不是一兩個(gè)人完成的，它來自前人工作基礎(chǔ)上的總結(jié)、延續(xù)和創(chuàng)新。前任開展工作中形成的思路、安排，制定的目標(biāo)、措施，積累的經(jīng)驗(yàn)、智慧，都是符合客觀實(shí)際的寶貴財(cái)富，接任者必須高度重視和珍惜，再在此基礎(chǔ)上摸索實(shí)踐充實(shí)完善，形成自己的新思路、新觀點(diǎn)、新規(guī)律，從而推動(dòng)工作更加高質(zhì)高效，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

二是做好工作交接，有利于業(yè)績(jī)客觀評(píng)價(jià)。一個(gè)員工一般不會(huì)在一個(gè)崗位或工種干一輩子，而對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)應(yīng)該包含他的每段工作歷程。尤其是有些員工崗位更換頻繁，工作交接的質(zhì)量和水平，就成為正確、全面衡量其工作責(zé)任心和業(yè)績(jī)考核的重要指標(biāo)。工作交接清楚明白，才能理順工作層次，才能避免后任走更多彎路和重復(fù)的無用功，才能反映前任所做的艱苦努力和工作成績(jī)，才能客觀公正地進(jìn)行崗位績(jī)效評(píng)價(jià)，降低工作難度和成本。

三是做好工作交接，有利于廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控。公開、及時(shí)、有效、規(guī)范在陽光下進(jìn)行工作交接，可以進(jìn)一步增加工作的透明度，自覺遵守各項(xiàng)廉潔規(guī)章制度的檢驗(yàn)，杜絕個(gè)別員工利用崗位變動(dòng)之機(jī)，私自侵吞、占有企業(yè)財(cái)產(chǎn)，比如電腦、移動(dòng)硬盤等辦公器材，防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生和資產(chǎn)流失。同時(shí)，讓一些日常管理中存在的問題提前顯現(xiàn)，便于防微杜漸，防控廉潔風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)和個(gè)人的合法權(quán)益。

三、強(qiáng)化工作交接管理的建議和對(duì)策。

“沒有規(guī)矩不成方圓”。工作交接不是無足輕重的繁瑣事務(wù)，更不是交接雙方之間的個(gè)人行為，而是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)該納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容予以明確和規(guī)范，使工作交接到位、有條不紊、順利銜接。

一是要建立健全工作交接規(guī)章制度。首先，要建立規(guī)章制度。堅(jiān)持任務(wù)清、程序清、資料清、實(shí)物清的原則，對(duì)工作交接的時(shí)限、流程、內(nèi)容、清單、報(bào)告、責(zé)任等都應(yīng)列出明細(xì)條款，列入員工崗位職責(zé)考核獎(jiǎng)懲，既要具備針對(duì)性和實(shí)用性，又要賦予操作性和指導(dǎo)性。每年要根據(jù)形勢(shì)變化和需求，對(duì)原有規(guī)章制度進(jìn)行重新細(xì)化修訂完善，增強(qiáng)實(shí)效性、合理性、全面性，移交工作越清楚越詳盡越透徹，工作上手也就越快速越順利越熟練，接收人才能心中有數(shù)游刃有余得心應(yīng)手。其次，要明確監(jiān)管責(zé)任。按照工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，確定移交人所在單位、組織人事、人力資源、資產(chǎn)財(cái)務(wù)等各部門的管理權(quán)限各施其職，必須安排專人對(duì)工作交接過程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和見證，上不清下不接，對(duì)不確定存疑的事項(xiàng)及時(shí)提出解決，做到逐項(xiàng)核對(duì)、點(diǎn)驗(yàn)實(shí)物、帳物相符、手續(xù)齊全，并作好記錄清單、簽字蓋章，至少一式三份存檔備查。第三，要加強(qiáng)思想教育。要引導(dǎo)教育交接雙方增強(qiáng)責(zé)任心和遵紀(jì)守規(guī)意識(shí)，端正思想態(tài)度，提高業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)，杜絕刻意隱瞞、推脫拖延，從而積極主動(dòng)、精益求精、實(shí)事求是、客觀公正、耐心細(xì)致地辦理好交接工作。

二是要主動(dòng)適應(yīng)工作交接的新常態(tài)。當(dāng)前，企業(yè)勞動(dòng)力十分緊張，常常是“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，員工一崗多職的情況普遍存在，雖然降低了人力成本提高了工作效率，但卻增強(qiáng)了工作交接監(jiān)管的難度。一方面，工作內(nèi)容不好界定，兼職工作多，職能交叉復(fù)雜，只有本人才清楚自己的工作范疇。為了防止移交人憑個(gè)人主觀意愿敷衍塞責(zé)，就要明晰移交工作的來龍去脈，包含日常事務(wù)和緊急任務(wù)、當(dāng)前主要工作和今后工作打算、未辦理或未完成的事項(xiàng)、工作成績(jī)以及存在的不足、縱橫向社會(huì)工作關(guān)系無形資產(chǎn)等等；另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展，軟硬件系統(tǒng)更新升級(jí)換代，傳統(tǒng)的手工和紙質(zhì)辦公被無紙化辦公取代，因此，如今工作交接的內(nèi)容和形式更加廣泛豐富，既要確保固定資產(chǎn)資料檔案物品實(shí)物的完好，也要保證電子音像圖片文檔表格數(shù)據(jù)的完整，在移交中不能遺漏和疏忽。

三是要全程做好工作交接跟蹤回訪。無論是調(diào)動(dòng)、辭職、退休哪種原因造成的工作交接，都要嚴(yán)格把關(guān)事前計(jì)劃準(zhǔn)備、事中監(jiān)督檢查、事后回訪反饋的每個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持先辦理交接手續(xù)再辦理離職手續(xù)，做到有案可備、有據(jù)可查、有跡可循。其一，做好交接的前期準(zhǔn)備。在辦理交接手續(xù)前，移交人要提前清理交接事項(xiàng)、填寫工作移交清單，單位負(fù)責(zé)人要認(rèn)真確認(rèn)移交的公用物品、逐一審核工作交接清單、查明核實(shí)工作進(jìn)展完成情況、最終確定交接日期。其二，規(guī)范交接的過程監(jiān)管。凡屬與工作有關(guān)的文件、檔案、資料、書籍等一律進(jìn)行交接，移交人不得個(gè)人保管和占為己有，特別是電子圖片和文檔要在交接的電腦上留存?zhèn)浞荩坏蒙米詣h除。其三，加強(qiáng)交接的聯(lián)系回訪。工作交接不是短期行為，因?yàn)楹芏嘈虑闆r、新問題是在實(shí)踐中才能領(lǐng)悟和發(fā)現(xiàn)的，繼任者業(yè)務(wù)不熟、經(jīng)驗(yàn)不足，就要多向前任請(qǐng)教解疑釋惑，所以有必要留下前任的聯(lián)系方式和詳細(xì)地址電話等信息，方便給接收人提供咨詢和工作指導(dǎo)，不予保留地將自己掌握的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)“傾囊相授”。