高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理策略研究

趙雪靜

摘 要：近幾年來(lái)，我國(guó)的高速公路建設(shè)發(fā)展迅速，高速公路項(xiàng)目作為一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的綜合性工程，建設(shè)過(guò)程中各類(lèi)文件資料的管理對(duì)工程建成后的管理、維護(hù)及改建具有重要的參考價(jià)值，而高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理的引入，在滿(mǎn)足高速公路項(xiàng)目檔案管理要求的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的有效管理，本文將以某高速公路項(xiàng)目檔案的信息化管理為例，深入探討高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞：高速公路；項(xiàng)目檔案；信息化管理；策略

高速公路項(xiàng)目檔案指的是在高速公路建設(shè)的全過(guò)程中產(chǎn)生的用以反映高速公路項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等情況，并在后期工程管理、維護(hù)、改建中具有一定參考價(jià)值，有系統(tǒng)整理并歸檔的項(xiàng)目文件資料。為充分利用高速公路項(xiàng)目檔案信息，必須對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的管理，檔案信息化管理已成為了檔案信息管理的一種發(fā)展趨勢(shì)。

一、高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理概述

高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理以信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，利用檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理及利用，其管理的內(nèi)容涵蓋標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)建、信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)、檔案信息安全保障體系的構(gòu)建六個(gè)方面[1]。

高速公路項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、難度較大的工作，往往需要耗費(fèi)大量的人力物力，信息化管理在其中的應(yīng)用具有非常重要的意義。高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式多存在編制不規(guī)范、查詢(xún)檢索困難、信息利用低等問(wèn)題，檔案信息化管理很好地解決了這些問(wèn)題，提高了管理水平；檔案信息化管理是做好檔案信息資源利用工作的前提，檔案信息資源的共享及利用是高速公路項(xiàng)目檔案管理的主要目的，信息化管理的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工程數(shù)據(jù)資料快捷高效的利用，且能遠(yuǎn)距離進(jìn)行利用，為后期工程建設(shè)更好地提供服務(wù)，使檔案信息資源的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)；檔案信息化管理是降低管理成本、提高管理效率、減輕室藏壓力的必要手段，高速公路項(xiàng)目檔案的管理工作不僅需要專(zhuān)人負(fù)責(zé)，也需要耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間來(lái)完成，管理效率往往較低，而這也增加了項(xiàng)目成本，通過(guò)信息化管理，可有效解決這一問(wèn)題，降低成本，提高效益。另外，對(duì)檔案文件進(jìn)行整理，以光盤(pán)、電子文件等形式進(jìn)行保管，可大大節(jié)省藏儲(chǔ)空間，減輕室藏壓力[2]。

二、高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案信息資源平臺(tái)建設(shè)問(wèn)題

目前檔案信息資源平臺(tái)的建設(shè)多存在形式化的現(xiàn)象，信息資源的建設(shè)不單單是對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的加工整理，對(duì)擬數(shù)字化檔案的管理同樣重要。沒(méi)有進(jìn)行需求分析，就對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化加工掃描，不僅浪費(fèi)了存儲(chǔ)空間，還降低了信息化管理的效益。另外，檔案信息數(shù)據(jù)格式及文件格式的不統(tǒng)一，增大了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)難度，不利于信息資源的共享。

（二）硬件設(shè)施配置問(wèn)題

項(xiàng)目檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)是完善的基礎(chǔ)設(shè)施，然而一些管理單位沒(méi)有購(gòu)置信息化管理所需的相應(yīng)設(shè)備，一些已配置的硬件設(shè)備存在配置不合理的問(wèn)題，比如管理系統(tǒng)服務(wù)器配置不合理的問(wèn)題；另外，管理設(shè)備、設(shè)施資金投入不夠，一些建設(shè)單位往往會(huì)將資金集中到一些性?xún)r(jià)比低的設(shè)施上，信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施配置不到位；而一些設(shè)備的過(guò)度配置不僅沒(méi)有提高設(shè)備的利用率，還造成了資金的浪費(fèi)。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)用途單一

目前一些檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)大多采用的是通用的管理軟件，缺少針對(duì)性，不適用于一些項(xiàng)目檔案的管理，這些系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，無(wú)法根據(jù)實(shí)際需求作出相應(yīng)的調(diào)整，約束了信息資源的共享，降低了檔案信息資源的利用效率。

（四）檔案信息化管理人員素質(zhì)較低

檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性知識(shí)不足，不能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)是目前檔案信息化管理中存在的一大弊端。一些管理人員雖對(duì)工程建設(shè)方面有一定的知識(shí)基礎(chǔ)，但對(duì)檔案信息化管理的管理模式及檔案管理的相關(guān)知識(shí)沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不到位，在實(shí)際管理過(guò)程中，管理水平低下，管理效率低，極大地限制了對(duì)檔案信息資源的有效利用。

三、高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理策略

（一）合理建設(shè)高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理平臺(tái)

建設(shè)檔案信息化管理資源平臺(tái)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可利用數(shù)據(jù)庫(kù)中既有的模型結(jié)構(gòu)對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行存儲(chǔ)，不同的數(shù)據(jù)要采用不同的格式進(jìn)行傳輸，各系統(tǒng)配置內(nèi)置數(shù)據(jù)庫(kù)，可將數(shù)據(jù)匯總到數(shù)據(jù)中心，各系統(tǒng)也可從數(shù)據(jù)中心獲取數(shù)據(jù)。在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，統(tǒng)合其他管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)操作界面、數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大資金投入力度，配置相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，根據(jù)實(shí)際需求購(gòu)置性?xún)r(jià)比高、先進(jìn)的設(shè)備，不能為節(jié)省成本而去購(gòu)置價(jià)格低廉、性能低下的設(shè)備設(shè)施。另外，應(yīng)在設(shè)備的技術(shù)壽命期限內(nèi)，提高已配置設(shè)備的利用率，在對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新改造時(shí)，如果該設(shè)備在有限的使用壽命內(nèi)已不能創(chuàng)造足夠的效益，則不應(yīng)更新改造，以免造成資金的浪費(fèi)。

（三）采用針對(duì)性強(qiáng)、功能完善的管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案組卷、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用等多項(xiàng)功能，針對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性，構(gòu)建一個(gè)高效率、快捷簡(jiǎn)便的管理系統(tǒng)（圖1），檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，自行錄入數(shù)據(jù)后，上傳至檔案中心，各單位的數(shù)據(jù)也上傳至檔案中心，檔案中心再利用網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)可錄入光盤(pán)等微縮存儲(chǔ)設(shè)備中，然后將數(shù)據(jù)移交給集團(tuán)總部，由總部對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查糾錯(cuò)整理。某高速公路項(xiàng)目在進(jìn)行檔案管理時(shí)，采用了一套兼容性強(qiáng)的商業(yè)性檔案管理軟件，該軟件引入了數(shù)據(jù)錄入模塊和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊，數(shù)據(jù)錄入模塊可在用戶(hù)操作界面實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速錄入，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊是將錄入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，該軟件檢索快捷方便，操作界面簡(jiǎn)單，功能完善，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案的信息化管理[3]。

（四）規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用灰度和彩色掃描，可將檔案保存為圖像格式，也可將其以電子文件的形式進(jìn)行保管。制定高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范信息化管理流程，標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)涵蓋信息化管理實(shí)施方法、信息化數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、信息化管理效益評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

（五）加強(qiáng)管理人才培訓(xùn)力度

定期對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓管理人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等多門(mén)技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)管理人員的設(shè)備操作能力，保證其正確掌握信息化管理設(shè)備的使用方法，提高管理人員的信息分析、鑒選能力。積極引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人才和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，完善檔案管理隊(duì)伍。

（六）建設(shè)完善的信息化管理安全保障體系

利用各種保護(hù)技術(shù)，完善檔案信息化管理安全保障體系。一些保密檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的保護(hù)權(quán)限，只有職級(jí)合格的人才能查看；可設(shè)置電磁屏蔽等保護(hù)設(shè)施，保障管理設(shè)備、設(shè)施的正常運(yùn)行；開(kāi)展保密教育，增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

高速公路項(xiàng)目檔案具有周期長(zhǎng)、種類(lèi)數(shù)量繁多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，其管理工作復(fù)雜、難度大，檔案信息化管理不僅能夠提高管理效率，也能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高利用率，保證了檔案信息的完整性、標(biāo)準(zhǔn)化，為后期工程建設(shè)提供了良好的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]池文敏.解析高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：112.

[2]白潔.高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理研究[J].檔案時(shí)空，2013（12）：31-32.

[3]白潔.高速公路項(xiàng)目檔案信息化管理研究[J].黑龍江檔案，2013（6）：91.