醫(yī)院設備儀器檔案的優(yōu)化管理策略

謝潔瑜

【摘 要】醫(yī)院設備儀器檔案對于醫(yī)院管理具有重要的作用。然而，醫(yī)院目前的設備儀器檔案工作存在很多問題，其管理水平也遠遠落后于設備儀器的增長速度及醫(yī)院發(fā)展水平，漸漸不再滿足新時期醫(yī)院發(fā)展的需要。本文重申醫(yī)院設備儀器檔案的作用，分析其管理中現(xiàn)存的問題，根據(jù)醫(yī)院設備儀器管理的特征，結合固定資產(chǎn)管理及一般科技檔案管理的要求，有針對性地提出了優(yōu)化管理策略。

【關鍵詞】醫(yī)院；設備儀器檔案；固定資產(chǎn)管理；管理策略

【Abstract】Hospital equipment archives is important for hospital management. However， there are lots of problems in hospital equipment archives work at present. As its management level is far behind the growth rate of equipment and the development level of hospital， it gradually cant meet the needs of hospital development at the new period any more. The article reiterates the importance of hospital equipment archives and analyzes existing problems of it. According to the features of equipment management， combining with the management requirements of fixed-assets and general science and technology archives， the article puts forward optimal management strategies for it in a targeted manner.

【Key words】Hospital； Equipment archives； Fixed-assets management； Management strategies

設備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，為醫(yī)院各項工作提供硬件支持，是不斷提高醫(yī)院發(fā)展水平的重要條件，對醫(yī)療質(zhì)量、診斷技術、科學研究有著直接的影響，是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標志[1]，在醫(yī)院發(fā)展的過程中占據(jù)十分重要的位置。設備儀器管理是醫(yī)院管理的一部分，而設備儀器檔案作為設備儀器整個生命周期的原始記錄，則是設備儀器管理的基礎，是充分發(fā)揮設備儀器功能的重要因素，反映著醫(yī)院管理水平[2]。科學、規(guī)范、有效地管理醫(yī)院設備儀器檔案，是醫(yī)院“強內(nèi)涵、調(diào)結構、控成本、增效益、促和諧、謀發(fā)展”的需要，有利于院方全面把握設備儀器現(xiàn)狀，為領導科學決策，主管部門合理配置資源，維保部門分析總結設備儀器運行規(guī)律并及時、主動提供預測性維修服務，保障醫(yī)院合法權益等各方面提供依據(jù)，對規(guī)范設備儀器管理及采購流程起到有效的監(jiān)督作用[3]。

然而，醫(yī)院目前的設備儀器檔案工作存在很多問題，其管理水平也遠遠落后于設備儀器的增長速度及醫(yī)院發(fā)展水平，漸漸不再滿足新時期醫(yī)院發(fā)展的需要。要對醫(yī)院設備儀器檔案進行優(yōu)化管理，就必須分析其管理中現(xiàn)存的問題，根據(jù)醫(yī)院設備儀器管理的特征，結合固定資產(chǎn)管理及一般科技檔案管理的要求，有針對性地提出優(yōu)化管理策略，以確保檔案真實、可靠、完整，充分發(fā)揮它應有的作用。

1 醫(yī)院設備儀器檔案管理現(xiàn)存的問題

1.1 設備儀器檔案管理與日常管理工作脫節(jié)

具體表現(xiàn)為設備儀器檔案與設備儀器實體、臺賬分割，部分仍然在用的設備儀器沒有建檔，臺賬信息及檔案材料內(nèi)容沒有隨設備儀器的升級、轉(zhuǎn)移、報廢及時更新，卷內(nèi)檔案材料信息與臺賬登記情況不符。

1.2 歸檔制度沒有落實

一方面，卷內(nèi)檔案材料不全，只收集了設備儀器的購置申請、合同、開箱驗收、安裝調(diào)試等部分前期材料，而說明書等隨機技術文件、維修保養(yǎng)記錄以及設備儀器轉(zhuǎn)移、報廢等重要材料則分散存放，沒有按照一機一檔進行集中、統(tǒng)一管理；另一方面，對提供購置參考等不需歸檔的材料及已報廢的設備儀器的檔案材料未及時剔除、清理、銷毀，占用了大量的存放空間，也不利于利用。

1.3 傳統(tǒng)分類方案缺乏科學性及可操作性

一是，分類設置存在明顯的局限性，檔案類目的分級設置未能涵蓋醫(yī)院現(xiàn)有的設備儀器，一些設備儀器根本無法納入現(xiàn)有分類的某一類別中；二是，分類設置不符合設備儀器檔案材料的生成規(guī)律，多臺設備儀器的材料間存在交叉共用又彼此分離的情況，例如，一份購置申請、合同、安裝報告對應多臺設備儀器，或一個招標項目包含多臺設備儀器項目子包等，共用一套資料的多臺設備儀器也可能分別從屬于不同類別，若按現(xiàn)有分類方案進行整理，不僅分類上存在困難，也難以確保檔案的完整；三是，各分類的定義不明確，檔案人員憑借有限的信息，難以準確判別設備儀器的功能、用途，進行歸類。

1.4 人員檔案意識薄弱

一方面，檔案材料的保管情況不佳，例如在材料積累的過程中，組卷部門使用的訂書釘、回形針、文件夾等臨時整理工具對檔案材料銹蝕，使其產(chǎn)生了粘連和破損；另一方面，缺乏歸檔質(zhì)量的全程控制，卷內(nèi)材料質(zhì)量不符合歸檔要求，例如復印件代替原件歸檔，或使用復寫紙、熱敏紙等不耐久載體，以及圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡書寫，造成字跡退化、模糊，這些都大大影響了檔案的效力。

2 醫(yī)院設備儀器管理的特征

設備儀器檔案貫穿設備儀器整個生命周期，反映的是設備儀器實體運行及其各階段管理活動的客觀情況。因此，醫(yī)院設備儀器管理的特點決定了設備儀器檔案材料形成的內(nèi)在規(guī)律，對其積累、收集與整理，直到保管利用等各項管理環(huán)節(jié)，產(chǎn)生著重大影響[4]17。要找出適合醫(yī)院設備儀器檔案優(yōu)化管理的策略，就必須對醫(yī)院設備儀器管理的特征進行分析。

總體來說，醫(yī)院設備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的一部分，其管理具有時間跨度大、牽涉面廣、專業(yè)性強的特征，具體表現(xiàn)為：設備儀器從購置使用到淘汰報廢，時間跨度從幾年到幾十年不等，整個生命周期不斷形成檔案材料，并伴有用檔需求；而它的購置、驗收、投入使用、維修保養(yǎng)、淘汰報廢等一系列管理活動，各個階段的不同流程涉及院內(nèi)外多個部門及人員，而這些流程上的部門及個人，都是醫(yī)院設備儀器檔案材料的形成者；醫(yī)院設備儀器的類型多樣，各類型設備儀器尤其是當中比例最大的醫(yī)學設備儀器，專業(yè)性很強，而實現(xiàn)各類型設備儀器各階段管理所需的流程本身又具有很強的專業(yè)性。這些都無一不為醫(yī)院設備儀器檔案管理增添了復雜性。

3 醫(yī)院設備儀器檔案的優(yōu)化管理策略

對醫(yī)院設備儀器檔案進行優(yōu)化管理，必須針對現(xiàn)存的問題提出策略，但切忌“頭痛治頭，腳痛治腳”，應善于發(fā)現(xiàn)并利用它與醫(yī)院其他管理活動的關系，作全方位、系統(tǒng)性的考慮。

3.1 開展醫(yī)院設備儀器情況普查

全面了解醫(yī)院設備儀器情況是實現(xiàn)醫(yī)院設備儀器檔案優(yōu)化管理的前提。因此，必須開展醫(yī)院設備儀器情況普查，設立設備儀器卡。一方面，要規(guī)范開展固定資產(chǎn)盤點，清點各科組的設備儀器，詳細記錄其名稱、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號、機身編碼、使用科組、放置位置、使用狀態(tài)，并進行拍照，迅速掌握醫(yī)院現(xiàn)有在用設備儀器的實際情況，將相關信息對照設備儀器臺賬、固定資產(chǎn)賬目進行核查、更新；另一方面，清點、核對現(xiàn)存設備儀器資料，依據(jù)資料與臺賬中的名稱、規(guī)格型號、機身編碼、原值、開始使用時間等要素，對無賬（即已報廢）設備儀器的資料進行剔除，縮小整理范圍，降低整理難度；同時，對現(xiàn)存在用而沒有資料的設備儀器條目進行記錄，以便日后追蹤核查。

3.2 制定切實可行的設備儀器檔案分類方案

從方法論的角度，管理就是分類，分類是為了更好地管理[4]85。因此，一個切實可行的分類方案是實現(xiàn)設備儀器檔案有效管理的基礎。為了科學管理、方便利用，應遵循唯一、合理、穩(wěn)定、可擴充的編制原則[5]，制定切實可行的設備儀器檔案分類方案。鑒于設備儀器是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，而固定資產(chǎn)管理已有比較成熟的分類編號體系，因此，可以借鑒固定資產(chǎn)編碼的規(guī)律，提取固定資產(chǎn)分類表中與設備儀器相關的二級類目編碼、條目，加以整理、利用，形成設備儀器檔案的分類方案。這種做法的好處是，將固定資產(chǎn)管理與檔案管理關聯(lián)起來，解決了傳統(tǒng)分類自成體系所面臨的問題，避免了個人主觀性，兼顧了醫(yī)院設備儀器材料的形成規(guī)律、檔案管理和科室使用的客觀需求。

3.3 構建設備儀器管理信息化平臺

建立一個縱向貫穿醫(yī)院、主管部門及使用科室、人員，橫向聯(lián)結設備儀器卡、賬、物、檔案的設備儀器檔案管理體系，是實現(xiàn)檔案齊全、賬目明晰、賬物相符、準確完整所必需的。新時期里，要鞏固這一體系，應充分利用信息化手段，通過構建設備儀器管理信息化平臺來實現(xiàn)。設備儀器管理信息化平臺應具備以下功能：一是，整合原本相互獨立的設備儀器臺賬、固定資產(chǎn)臺賬、檔案管理系統(tǒng)信息；二是，通過權限設置，醫(yī)院設備儀器各階段管理活動中的科室及人員能夠及時使用系統(tǒng)更新錄入及查閱設備儀器的相關信息，實現(xiàn)信息的共享、檢索、事務的提醒，及各方面的統(tǒng)計分析。

3.4 建立卷內(nèi)材料的查對追蹤制度

醫(yī)院設備儀器類型多樣，不同情況下采用的采購方式也有所不同，這種采購方式上的差異，導致了設備儀器購置階段的檔案材料類型也存在差異，這就使得檔案人員在收集歸檔的過程中難以發(fā)現(xiàn)缺漏。因此，要保證設備儀器檔案的完整性，除了嚴格執(zhí)行歸檔范圍、歸檔制度，還需要建立卷內(nèi)材料的查對追蹤制度以作補充。具體做法是，按照公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式及設備儀器的價值，及時調(diào)整原件份數(shù)等歸檔要求，歸納同類情況下應有資料的項目清單，供收集及建檔過程中查對，對所缺資料情況及時記錄、追查，實現(xiàn)設備儀器檔案材料的全程控制。

3.5 深化醫(yī)院設備儀器檔案的業(yè)務培訓

檔案業(yè)務培訓是醫(yī)院設備儀器檔案優(yōu)化管理的重要保障。在設備儀器購置、驗收、使用、維修保養(yǎng)、淘汰報廢等一系列活動中，各階段不同流程所涉人員都是檔案材料的形成者，因此，檔案業(yè)務培訓的對象應從專職檔案員、科室檔案員，擴展至設備儀器使用部門的相關管理人員及操作人員。同時，培訓內(nèi)容也應根據(jù)培訓對象各有側重，如設備儀器使用部門的相關管理人員及操作人員應著重進行檔案基本知識的培訓，充分認識設備儀器檔案管理的作用，加強檔案意識；而專職檔案員、科室檔案員則需要在此基礎上，延伸學習設備儀器相關知識及專業(yè)外語，以便更好地完成設備儀器檔案的整理，提供檔案的利用。為了保證設備儀器管理信息化平臺的運行，全體人員均應接受信息系統(tǒng)的使用培訓。

4 結語

本文抓住設備儀器與醫(yī)院固定資產(chǎn)的關系，結合了固定資產(chǎn)管理闡述醫(yī)院設備儀器檔案管理的優(yōu)化策略，力求突破傳統(tǒng)管理方法的局限。需要強調(diào)的是，醫(yī)院設備儀器管理每天都在進行，檔案材料每天都在形成，在檔案管理工作中，又可能出現(xiàn)新的問題。因此，進行檔案管理優(yōu)化不是一勞永逸的，必須適時總結問題，分析成因，有針對性地提出優(yōu)化管理策略。從這一角度上來說，本文提出的優(yōu)化管理策略雖然已就目前管理存在的問題進行了盡可能周全的考慮，但仍有待實踐的進一步檢驗，因此，有其局限性。然而，無論何時，設備儀器檔案管理策略都必須符合醫(yī)院設備儀器管理的特征，只要設備儀器作為醫(yī)院固定資產(chǎn)的一部分，其檔案管理策略就必須同時符合固定資產(chǎn)管理和一般科技檔案管理的要求。做到這一點，也更有利于醫(yī)院設備儀器檔案管理工作的日常推進。

【參考文獻】

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[4]彭萬里，錢淑儀，吳曉瓊，等.廣東省檔案人員崗位培訓教材：科技檔案管理[M]. 北京：中國檔案出版社，2010.

[5]張莉.探討醫(yī)療設備檔案的優(yōu)化管理與實踐[J].中外醫(yī)療，2012（11）：147-148.

[責任編輯：楊玉潔]