在新形勢下進一步做好醫(yī)院檔案管理工作

張濤 梁璐

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）05-000-01

摘 要 醫(yī)院檔案大體分為黨政文書、醫(yī)療、設備、科研、基建、聲像、會計、病歷檔案等。本文對當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進行了分析，對如何在新形勢下更好做好醫(yī)院檔案管理工作提出了建議。

關鍵詞 醫(yī)院檔案管理 存在問題 改進措施

檔案記載了一個醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同角度全面客觀的反映了醫(yī)院各個時期的重大事件、重要工作，是醫(yī)院歷史的見證。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，不僅在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)與利用也越來越重要。因此，在新形勢下，搞好醫(yī)院檔案管理工作十分重要，對目前存在的一些問題應引起重視，盡快予以解決。

一、存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院管理中重視醫(yī)療工作輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍。醫(yī)院中仍有許多同志認識不到檔案工作的重要性，認為檔案管理工作無足輕重，是可有可無的事情，與己無關。醫(yī)院管理層在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，多數(shù)對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或基本不考慮，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。

（二）檔案管理制度不健全。醫(yī)院檔案大體分為黨政文書、醫(yī)療、設備、科研、基建、聲像、會計、人事、病歷檔案等。雖然各醫(yī)院都按檔案管理目標的要求成立了綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理，但由于管理制度不健全，在檔案管理工作中，醫(yī)療、設備、醫(yī)學科研等科技類檔案收集起來比較困難，有些部門為使用方便，不愿及時移交本科室的材料，甚者將日常工作中形成的某些檔案材料據(jù)為己有，人為的造成檔案材料收集不齊全、不完整，與檔案工作的要求相差甚遠，嚴重制約了醫(yī)院檔案的齊全完整。

（三）檔案管理人員業(yè)務水平不一。目前醫(yī)院的檔案管理人員多是文秘、檔案多職兼于一身，檔案專業(yè)出身人員較少，專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識技能，只能在干中學，學中干，因而影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而且多數(shù)醫(yī)院只重視醫(yī)療技術人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案工作人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理工作硬件投入不足。醫(yī)院的重點是醫(yī)療護理工作，對檔案工作的投入相對較少。許多醫(yī)院由于房屋緊張，致使檔案用房狹小，檔案庫房、閱覽室、辦公室做不到三分開，不符合檔案保管的標準，且檔案管理設備陳舊，嚴重制約了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、進一步做好醫(yī)院檔案管理工作的措施

在醫(yī)院各項工作不斷改革的今天，對檔案管理工作也提出來新的高標準的要求，醫(yī)院檔案工作在管理體制、制度、手段、投入等方面，要不斷向科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，以推動醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)院的改革和現(xiàn)代化建設服務好。

（一）提高認識，端正態(tài)度。要充分認識到，檔案既是醫(yī)院工作的真實記錄，也是反映醫(yī)院工作的重要依據(jù)。它不僅能客觀反映一個醫(yī)院的管理水平和醫(yī)療質(zhì)量，而且對領導決策，提高醫(yī)療質(zhì)量，具有重要作用。檔案工作人員要認真學習、大力宣傳《檔案法》，使醫(yī)院領導和全院職工都充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理工作是一項基本性的管理工作，每個人都有義務保護好醫(yī)院的檔案。

（二）加強領導，增加設備投入。醫(yī)院檔案管理工作應由醫(yī)院主要領導親自負責，建立醫(yī)院檔案管理工作網(wǎng)絡，檔案室具體負責指導，并協(xié)調(diào)各科室做好檔案的收集、整理工作。積極爭取資金增加必要的基礎設施，如計算機、去濕機、空調(diào)器、掃描儀、刻錄機等現(xiàn)代化設備，使檔案室不僅達到防火、防蛀、防潮等方面的要求，而且為檔案現(xiàn)代化管理奠定物質(zhì)基礎。

（三）健全檔案管理制度，完善歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。在醫(yī)院管理檔案工作中，必須建立嚴格的檔案管理制度，將醫(yī)院各種門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核。同時，要不斷完善檔案的歸檔范圍，特別是加強醫(yī)療、設備、科研、教學、聲像等檔案材料的收集，并通過醫(yī)院管理層將四參加制度落到實處，確保醫(yī)院檔案的齊全完整。

（四）實施現(xiàn)代化管理手段，提高整體效能。要加強醫(yī)院檔案工作，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展，檔案工作微機化管理不可缺少。醫(yī)院應逐步把檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)建設中，逐步擴大計算機的使用范圍，并進行全方位檢索、查詢，實現(xiàn)檔案管理微機化，檔案利用網(wǎng)絡化，發(fā)揮檔案的最大效用。

（五）積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)利用檔案信息資源是保管檔案的目的，努力挖掘檔案信息資源，為院領導決策、為各部門工作服務是醫(yī)院檔案室的主題。檔案工作人員在做好收集、整理、歸檔、查閱利用的同時，應主動開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進醫(yī)院檔案工作建設。