淺談如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平

張忠源

摘要：我國事業(yè)單位人事檔案管理制度的完善，會促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。所以，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平是事業(yè)單位必須進(jìn)行的制度改革。事業(yè)單位人事檔案管理制度的不健全，會導(dǎo)致事業(yè)單位無法掌握準(zhǔn)確的員工信息，可能會造成人員工作分配不合理等問題。本文通過對我國事業(yè)單位人事檔案管理制度的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探討提升事業(yè)單位人事管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；水平提升策略

中圖分類號：F272.92 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-0000-01

事業(yè)單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對于人事資源檔案管理來說是一項不小的挑戰(zhàn)。如何有序的整理好員工檔案資料，對他們的基本信息、工作經(jīng)驗、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、我國事業(yè)單位人事資源檔案管理制度的發(fā)展現(xiàn)狀

1.設(shè)備技術(shù)落后

我國大多數(shù)事業(yè)單位的人事資源檔案管理方式多數(shù)還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，在員工數(shù)量大量增加，需要記錄的資料越來越多的情況下，單純的紙質(zhì)記錄方式對于人員資料的整理效率是很低的，而且還非常容易出現(xiàn)資料有損或資料丟失的問題。事業(yè)單位沒有對人事資源檔案管理部門配備先進(jìn)的技術(shù)配備，對人事檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為他們的工作僅僅是將資料進(jìn)行整理、記錄和儲存。錯誤的想法和不夠重視的態(tài)度，使得人事資源檔案管理制度發(fā)展緩慢，不能達(dá)到它應(yīng)有的作用，不能充分發(fā)揮出它的價值，同時制約了事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)度。

2.人事資源管理制度缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)可以幫助事業(yè)單位人事檔案管理制度得以完善。而就目前來說，我國大部分事業(yè)單位的人事檔案管理制度中都沒有明確且完整的管理標(biāo)準(zhǔn)。這就大大降低了事業(yè)單位人事檔案管理的管理效用，不能很好的發(fā)揮出人事檔案管理的作用。對于現(xiàn)在的人事檔案管理來說，對事業(yè)單位每一個部門所用的標(biāo)準(zhǔn)都不相同，所整理出來的檔案資料必然就不能進(jìn)行規(guī)整與總結(jié)，不能實現(xiàn)檔案資料的共享，完全限制了人事檔案管理制度的發(fā)展，降低了人事檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，不利于事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步。

3.人事檔案管理員工綜合素質(zhì)不高

由于目前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理制度的不重視，所以不會對其進(jìn)行大力發(fā)展。這就導(dǎo)致事業(yè)單位中人事檔案管理員工不一定是專業(yè)學(xué)習(xí)人力資源管理專業(yè)的人，而通常是從其他部門調(diào)轉(zhuǎn)到人資部門工作的。對于人才選擇的不重視，降低了人事檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率。他們不能完全理解和掌握人事檔案管理工作的精髓，而只是對人員檔案進(jìn)行簡單的整理歸納，既不能發(fā)揮出自身的價值，也不能將人事檔案管理制度本身的作用發(fā)揮出來，完全不利于事業(yè)單位管理水平的提升，阻礙它的發(fā)展。

4.人事檔案管理方式落后，制度不健全

事業(yè)單位的人事檔案管理方式依然處于比較落后的狀態(tài)，通常，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只要求他們對各部門員工的檔案資料進(jìn)行收集和管理，而不會利用員工的資料數(shù)據(jù)來進(jìn)一步對他們做出安排或鼓勵，不能及時的了解員工自身的狀態(tài)，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。

二、完善事業(yè)單位人事檔案管理的策略

1.加強對人事檔案管理制度的重視，完善工作設(shè)備

事業(yè)單位必須加大對人事檔案管理制度的重視程度，改變以前對人事檔案管理制度的態(tài)度，完善工作基礎(chǔ)設(shè)備[1]。根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在紙質(zhì)的檔案管理方式上，增加互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理，做好雙重備份準(zhǔn)備。將人事檔案管理變得更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，同時還能降低事業(yè)單位人員檔案資料損壞和丟失的可能性，促進(jìn)人員檔案管理制度的完善。

2.事業(yè)單位應(yīng)該對人事檔案管理人員組織定期培訓(xùn)

由于事業(yè)單位人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，所以，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極的定期組織專業(yè)培訓(xùn)，加強人事檔案管理人員的能力[2]。這樣，不僅能夠提高他們自身的能力，還會讓他們在工作中更加從容，面對工作問題能夠更有自信，減輕心理壓力，提高工作效率。與此同時，事業(yè)單位在招聘新員工時，應(yīng)該注重他們自身的技能，而不是隨意從其他部門進(jìn)行人員調(diào)整[3]。這樣，可以讓員工從基礎(chǔ)上就更專業(yè)，才能更好的進(jìn)行人事檔案管理工作。

3.建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位中人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致事業(yè)單位各部門的人員數(shù)據(jù)不能進(jìn)行共享[4]。所以，事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)該建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。在統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)下，才能更好的對事業(yè)單位中的人員檔案進(jìn)行整理與歸納，及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位中員工自身的優(yōu)勢和劣勢，能夠最大化的發(fā)揮出員工自身的優(yōu)勢，可以更好的進(jìn)行工作。

4.完善事業(yè)單位中人事檔案管理制度

只有完善的制度才能推動事業(yè)的發(fā)展，所以，想要人事檔案管理制度充分發(fā)揮出它對事業(yè)單位的促進(jìn)作用，必須建立健全的制度體系。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)加大對人事檔案管理的重視程度，為下屬員工做榜樣，帶動人事檔案管理部門的整體工作氣氛，讓人事檔案管理真正的“動”起來，而不再是簡單的整理、儲存部門。人事檔案管理制度的健全，能夠幫助員工找到更適合自己的崗位，認(rèn)清自己的不足，加以改正，發(fā)揮出自己的最大價值。

三、結(jié)束語

人才是事業(yè)單位進(jìn)步的重要因素之一。人事檔案管理制度的完善，可以幫助事業(yè)單位選出最適合其單位的人才，而優(yōu)秀的人才能夠幫助事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè)，2016，01：37+39.

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[3]顏彬.淺談加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的新思路[J].黑龍江史志，2015，09：139.

[4]李紅蕾.淺談如何加強事業(yè)單位人事檔案管理[J].黑龍江史志，2015，09：179.