高職院校學生管理信息系統(tǒng)功能初探

周鑫

摘要：學生管理工作是高職院校日常工作的重要組成部分，其質量直接影響到高職院校的發(fā)展。目前高職院校的學生管理工作存在著管理模式守舊、思想教育政治工作不到位、學生后勤缺乏保障等問題，針對目前高職院校學生管理存在的問題，文章提出了高職院校學生信息化管理，建立高職院校學生管理信息系統(tǒng)，對系統(tǒng)的功能進行了詳細分析和闡述，以期能為高職院校的學生管理信息化工作提供一個參考。

關鍵詞：高職院校； 學生管理；學生管理信息系統(tǒng)；子系統(tǒng)

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）15-0139-02

1 高職院校學生管理現(xiàn)狀及信息化管理分析

引入現(xiàn)代高校先進的管理理念，創(chuàng)新高職院校的學生管理模式，是高職院校生存發(fā)展的重要工作之一。通過對高職院校調查，信息化管理手段的引入不僅節(jié)約了大量的管理人力，還明晰了管理流程，簡化了辦事手續(xù)，從而提高了整體的管理效率。當然先進的信息化系統(tǒng)不能簡單的嵌入學生管理，還應該與各個高職院校管理實際情況相應，確保系統(tǒng)的可移植性和適應性，提高系統(tǒng)與管理流程的同步率，從而切實達到管理效率最優(yōu)化。一個好的學生管理信息系統(tǒng)應該是“八爪魚”或“千手觀音”。因為學生管理事物五花八門，均是與學生切身利益息息相關，學生管理的難度在于“人管人”，對于人的管理就要人性化，不能通過簡單的數據和數字說明問題，因此要將學生管理與計算機系統(tǒng)做好良好銜接，彼此都能發(fā)揮功效，完全取決于我們設計系統(tǒng)的理念和最終目標。

作為計算機應用的一部分，使用計算機對學生檔案進行管理，有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高學生檔案管理的效率，有效地實現(xiàn)學生信息管理的信息化，減輕管理人員的工作負擔，高效率、規(guī)范化地管理大量的學生信息，并避免人為操作的錯誤和不規(guī)范行為。

2 高職院校學生管理信息系統(tǒng)功能設計

針對高職院校學生管理的特點和功能需求，以新疆石河子職業(yè)技術學院（后文簡稱：石職院）學生管理實際情況為例，在梳理了學生管理的主要事務之后，歸納出學籍管理子系統(tǒng)、綜合事務管理子系統(tǒng)、學生綜合測試子系統(tǒng)、學生住宿管理子系統(tǒng)、輔導員、班主任管理子系統(tǒng)五個功能子系統(tǒng)，下面描述五個功能子系統(tǒng)的主要功能設計：

2.1 學籍管理系統(tǒng)

主要管理學生學籍信息，以及系統(tǒng)相關的專業(yè)、年級、班級、學號等學生基本信息。是整個系統(tǒng)的基礎信息單元，其他子系統(tǒng)的很多關鍵字索引都來自于學生學籍基礎信息表，學生也只有取得了學籍信息才能算正式進入學生管理范圍。

2.1.1 新生管理

新生管理是學生入學手續(xù)，主要有證件有效性核驗，入學登記、電子照片拍攝、校園一卡通卡制卡等相關功能，主要完成新生報到注冊，基本信息完善，學費收繳登記，住宿登記等手續(xù)，并配合與相關部門核對信息。

2.1.2 學籍信息管理

學生新生報到完成注冊激活手續(xù)后，就進入正式學籍管理系統(tǒng)，除了形成報到冊信息外，此項目下還有專業(yè)分配、年級班級分配、學籍異動、分學期注冊統(tǒng)計等功能。此項模塊里對權限要求很高，從二級學院到學生處要有明晰的權限管理，最終形成的信息報表將在未來發(fā)揮重要作用。此項里填表項會非常多，包含學籍、教學、資助、就業(yè)等各個方面需要學生信息?？梢哉f在學校需要學生什么信息均以此項目內的總表為準。這樣可以實現(xiàn)信息共享，最大限度減小信息冗余，從而學生只需登記一次信息，到畢業(yè)基本不需要多次向多部門提供基本信息。也是將報送信息出錯率降到最低的有效辦法。

2.1.3 畢業(yè)生管理

首先要進行從在校狀態(tài)到畢業(yè)狀態(tài)的轉換，進入畢業(yè)生流程后，就要開始條件審核，按照學生畢業(yè)條件順序，從成績到繳費，按各部門進程關系，進行電子簽章離校清單，最終將審核結果統(tǒng)計匯總，如果遇到在此部門不合格情況，則畢業(yè)生手續(xù)就被留在該部門，并通過審核結果反饋給學生，學生到相應的部門辦理完手續(xù)后，自動進入畢業(yè)流程繼續(xù)完成。如，學生有學費欠費情況，則事務流就停在計財處，該名學生則會收到信息，說明畢業(yè)程序在計財處因什么理由停止，請在規(guī)定時間內及時辦理，否則延遲畢業(yè)。審核完畢后，進入畢業(yè)證書管理和領取階段，學生領取證書均是登記過，留有簽字信息的領取表，最后，才進入畢業(yè)生檔案管理階段。值得提醒的是除了領取畢業(yè)證書，大部分學生是不需要返校辦理離校手續(xù)的，他們按規(guī)定的時間發(fā)起畢業(yè)認定申請后，事務流會自動開始按部門簽章，當然也可以通過班主任或分院學籍管理教師進行批量處理。這樣集中辦公，會提高辦事效率，配合各部門的管理信息系統(tǒng)，基本只有少數學生需要進行返校單獨處理。

2.2 綜合事務管理系統(tǒng)

主要完成學生入學后各項綜合信息登記與維護工作，保證表格制表的準確和備案信息的準確，能從操行、學費、保險、資助、黨團員等各個方面綜合反映學生情況。此子系統(tǒng)下一定有一個總表系統(tǒng)，分學期登記學生綜合情況，每人一張按學期打印存檔，達到規(guī)范化管理。

2.3 學生綜合測試系統(tǒng)

主要完成各項測評系統(tǒng)的制表登記，達到與上級測評系統(tǒng)的對接。主要由學生心理測評、學生體育測評和學生綜合素質測評構成，能準確反映學生的綜合素質。

2.4 學生住宿管理系統(tǒng)

主要完成學生住宿信息化管理，配合樓宇監(jiān)控、門禁系統(tǒng)、用電監(jiān)控系統(tǒng)等，達到學生宿舍管理的智能化，分擔學生宿舍住宿情況統(tǒng)計報表的壓力，強化學校對宿舍管理的監(jiān)控力度。主要有宿舍房間信息管理、住宿學生信息管理、宿舍考勤情況登記、周末及節(jié)假日回家登記、宿舍評比、住宿學生違紀、宿舍突發(fā)事件登記等各項數據的登記、統(tǒng)計和分析管理功能。

2.5 輔導員、班主任管理系統(tǒng)

主要完成輔導員、班主任的相關信息管理，輔導員和班主任一直是學校學生管理的主抓重點，班級建設的好壞，根本在輔導員、班主任，學生能否適應學校，在學校有秩序的學習生活，根本也在輔導員、班主任，通過管理系統(tǒng)輔助輔導員、班主任及時掌握班級信息，了解班級情況，督促輔導員、班主任完成班級建設的規(guī)定動作是系統(tǒng)的根本目的。主要功能有：輔導員、班主任信息登記和管理、班級信息管理、班主任周記、班主任會議記錄、班會和團支部會議記錄、班級德育活動課記錄、班級提高生轉變情況登記、家長聯(lián)系記錄等各項班級建設和班主任管理的相關功能。

3結束語

通過對石職院學生管理系統(tǒng)的設計可以看出，學生管理涉及高校管理的方方面面，也涉及從高校到國家的上上下下很多數據信息的匯總上報，分析研判，所以對于高職院校來說，是至關重要的信息系統(tǒng)之一。當然，學生管理信息系統(tǒng)也是數字化校園系統(tǒng)中的一個模塊，對于高職院校的發(fā)展來說，數字化校園建設才是院校信息化建設的最終目標，希望通過學生管理信息系統(tǒng)的設計，拋磚引玉，示范和推動整個數字化校園系統(tǒng)建設。

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