委婉語(yǔ)在商務(wù)信函中的應(yīng)用

張佳莉

【摘要】委婉語(yǔ)是一種特殊的語(yǔ)言形式，廣泛使用在政治、經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域中。隨著全球化貿(mào)易的發(fā)展，委婉語(yǔ)在商務(wù)場(chǎng)合發(fā)揮著重要作用。本文試圖從委婉語(yǔ)的語(yǔ)用特征和語(yǔ)用功能著手，通過(guò)分析其詞匯和語(yǔ)法特征，提出了一些在商務(wù)信函中使用委婉語(yǔ)的策略和技巧，并列出了很多實(shí)用的詞匯和短句。通過(guò)案例分析，闡述了委婉語(yǔ)在商務(wù)信函中的重要性。

【關(guān)鍵詞】委婉語(yǔ) 商務(wù)信函 語(yǔ)用特點(diǎn) 語(yǔ)用功能

一、委婉語(yǔ)的定義及特點(diǎn)

委婉語(yǔ)源于希臘語(yǔ) “euphemismos”，意思是用令人愉快的話或悅耳的詞語(yǔ)取代令人不快或粗魯無(wú)禮的詞語(yǔ)。

委婉語(yǔ)是溝通交流中的“潤(rùn)滑劑”，在商務(wù)信函中，它也發(fā)揮著同樣重要的作用。如：將“Its impossible for people that discount” （不可能打折），替換成 “We are afraid that the price is improper.”（很抱歉，這個(gè)價(jià)格我們接受不了。） 雖然兩個(gè)句子表達(dá)的意思相同，但效果完全不同。后者顯得更禮貌，更容易接受。

我們不僅要了解委婉語(yǔ)的定義，更應(yīng)該學(xué)習(xí)它的語(yǔ)用特點(diǎn)及功能，以下將介紹幾個(gè)和商務(wù)有關(guān)的語(yǔ)用特點(diǎn)。

1.普遍性。委婉語(yǔ)是一種普遍的語(yǔ)言現(xiàn)象，存在于世界各國(guó)及各個(gè)民族的語(yǔ)言中。大部分文化中都有禁忌，人們?yōu)榱吮苊膺@些禁忌，所以使用委婉語(yǔ)。委婉語(yǔ)具有普遍性，世界各國(guó)都在使用。隨著經(jīng)濟(jì)全球化不斷的發(fā)展，委婉語(yǔ)可以廣泛應(yīng)用到商務(wù)洽談及商務(wù)信函中。

2.時(shí)代性。語(yǔ)言是人類交際的工具，隨著人類社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展，在交際過(guò)程中，為了適應(yīng)特殊場(chǎng)合，人們創(chuàng)造出不同的委婉語(yǔ)來(lái)表達(dá)相同的事物、行為以及現(xiàn)象等。人們會(huì)根據(jù)不同的場(chǎng)所和場(chǎng)合選擇不同的詞，進(jìn)行溝通。例如，用“sanitary engineer”（環(huán)保工程師）替代“garbage collector”（垃圾清理工），用“senior citizens”替代“old people”。

3.地域性。詞語(yǔ)用在不同的地方或句子中會(huì)有不同的意思。在同一個(gè)語(yǔ)言環(huán)境中，年齡，身份，地位或教育背景不同，委婉語(yǔ)的表達(dá)都會(huì)不同。委婉語(yǔ)應(yīng)用范圍廣，在使用委婉語(yǔ)時(shí)應(yīng)注意語(yǔ)言環(huán)境，根據(jù)不同的環(huán)境，正確使用委婉語(yǔ)。書寫信件時(shí)，應(yīng)該掌握使用委婉語(yǔ)的技巧，使得句子更準(zhǔn)確更禮貌。

以上委婉語(yǔ)的三個(gè)特點(diǎn)和商務(wù)寫作聯(lián)系緊密，掌握這三個(gè)特點(diǎn)，在寫商務(wù)信函時(shí)就能避免一些錯(cuò)誤。

二、委婉語(yǔ)的語(yǔ)用功能

根據(jù)委婉語(yǔ)的定義，可以看出委婉語(yǔ)具有很多語(yǔ)用功能。本文根據(jù)實(shí)際應(yīng)用只選取其中兩個(gè)：避諱功能和美化功能。這兩個(gè)功能在商務(wù)信函中，作用明顯。

1.避諱功能。地域文化不同，詞語(yǔ)表達(dá)的意思也會(huì)有差異。在一個(gè)陌生的環(huán)境中，人們表達(dá)想法和觀點(diǎn)時(shí)，使用恰當(dāng)?shù)奈裾Z(yǔ)可以避免互相冒犯。在商務(wù)場(chǎng)合，使用委婉語(yǔ)，可避免引起文化沖突，推動(dòng)商務(wù)合作。

在商務(wù)信函中，經(jīng)常要拒絕客戶提出的一些要求，選用委婉語(yǔ)可以避免冒犯和沖突，并且顯得禮貌、得當(dāng)。

2.美化功能。委婉語(yǔ)具有美化功能，可以用不同的詞，表達(dá)相同的意思。有些詞的意思相同，但是表達(dá)的感情和態(tài)度卻不同，例如，“captain”用來(lái)表達(dá)“chief waiter”。顯然，captain比chief waiter要好，因?yàn)閏aptain顯得禮貌、客氣。

委婉語(yǔ)是一種文化表達(dá)形式，它的避諱功能和美化功能，在人們交際過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。在商務(wù)場(chǎng)合使用委婉語(yǔ)可以消除誤解與摩擦，協(xié)調(diào)社會(huì)人際關(guān)系，為商務(wù)合作營(yíng)造一個(gè)友好和諧的語(yǔ)言環(huán)境。

三、委婉語(yǔ)的使用技巧

掌握一些有關(guān)委婉語(yǔ)的詞匯、語(yǔ)法、短句等，有助于商務(wù)人士寫出一封高質(zhì)量的信函。

1.詞匯層面。詞匯是語(yǔ)言的一個(gè)分支，不同的詞有不同的功能。詞匯包括：動(dòng)詞，情態(tài)動(dòng)詞，形容詞，副詞等，以下將介紹一些具有委婉意義的詞匯。

（1）動(dòng)詞?！皌hink”，“hope”，“regret”，“please”，“wish”，“appreciate”， “trust” 這些都是表達(dá)態(tài)度的動(dòng)詞，在商務(wù)信函中運(yùn)用這類動(dòng)詞，顯得禮貌、得當(dāng)并且表達(dá)清晰。

例如：

1）We appreciate you very much if you deliver the goods on time.（如貨物及時(shí)發(fā)出，我們將不勝感激）

2）Please make the shipment before Oct.31. （請(qǐng)?jiān)?0月31日前安排裝船）

（2）情態(tài)動(dòng)詞。情態(tài)動(dòng)詞在字典中的釋義為：一種本身有一定的詞義并能表示說(shuō)話人的情緒、態(tài)度或語(yǔ)氣的動(dòng)詞。它可以表達(dá)說(shuō)話人對(duì)事情的態(tài)度，觀點(diǎn)等。

例如：“Could you...？”“Should you...？”“Shall be...？”

以下為常用句型：

1）We should be glad /pleased to...

2）It would be appreciated if you could...

3）We wish our corporation will be last a long time.

（3）形容詞和副詞。形容詞和副詞可用于美化信函，削弱語(yǔ)氣，避免生硬，緩和僵局。

形容詞：“good”，“high”，“desirous”，“trustworthy”， “excellent”.

副詞：“unfortunately”， “hardly”， “obviously”， “clearly”， “unsuccessful”.

例如：

1）Your company have a good reputation in business firm， we would like to corporate with a trustworthy company. （貴司在商業(yè)領(lǐng)域名譽(yù)很好，我們很愿意和貴司合作）

2）I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.（很抱歉，我們的產(chǎn)品不能滿足您的要求）

第二個(gè)例句中：hardly 相當(dāng)于 not， 盡管兩個(gè)詞都表示否定，但是hardly顯得委婉，溫和。選用不同的詞，表達(dá)相同的意思，是書寫信函的一種技巧。

（4）介詞、介詞短語(yǔ)。介詞和介詞短語(yǔ)也可廣泛用于商務(wù)信函中。如：“as”， “after”， “with”， “in view of”， and “in order to”， “through” 等。

例如：

1）As requested in your previous letter， we have already corrected the L/C and sent it to you.（如您要求，我們已經(jīng)修改了信用證并發(fā)給您）

2）In view of the fact that all other customers have accepted this price， we cannot reduce in any further. （其他客戶已同意此價(jià)格，我們不能再降價(jià)）

3）Through the courtesy of Mr. David Boswell， we learnt that you were interested in Chinese silk. （通過(guò)Mr. David Boswell，我們了解到您對(duì)中國(guó)絲綢很感興趣）

4）As regards packing， we will have a further discussion with you.（考慮到包裝，我們還要和您進(jìn)一步溝通）

從以上例子，可以看出介詞和介詞短語(yǔ)可以表達(dá)筆者的態(tài)度。這類詞不僅可以避免引起直接沖突，還可以增加信函的可讀性。

2.語(yǔ)法層面。語(yǔ)法是學(xué)習(xí)英語(yǔ)的關(guān)鍵也是寫好文章的基本要求。語(yǔ)法是用詞和短語(yǔ)組成句子最基本的規(guī)則。語(yǔ)法功底扎實(shí)的人，寫出來(lái)的信函、文章可讀性高。

（1）被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。商務(wù)信函中，主動(dòng)語(yǔ)態(tài)是一種表達(dá)態(tài)度和立場(chǎng)的方式。相反的，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)則是一種禮貌的表達(dá)拒絕和反對(duì)的方式。

例如：

1）Your remittance in full discharge of this claim at an early date will be much appreciated.

2）You should be informed that the shipment time is February or March at out option and the goods will be shipped in one lot.

以上2個(gè)句子采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，語(yǔ)氣委婉，禮貌，但態(tài)度堅(jiān)定，明確。這種委婉的拒絕方式，易被讀者接受。

（2）虛擬語(yǔ)氣。虛擬語(yǔ)氣用于闡述觀點(diǎn)、要求、建議及勸告。

例如：

1）If it were not for the regular orders we receive from a number of our customers， we could not have quoted for supplies even at those prices.

2）May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers？

以上兩個(gè)例子都使用了虛擬語(yǔ)氣，句子顯得委婉含蓄避免了直接和絕對(duì)。

3.功能句型。在商務(wù)信函中，一些固定的句型非常實(shí)用。這部分，將介紹一些有用的功能句型。

（1）信頭和信尾常用的句子。俗話說(shuō)：“好的開始是成功的一半”，寫作也一樣。如果在信函的信頭和信尾用一些漂亮的句子，無(wú)疑是錦上添花。

1）We are pleased to inform you that we like to enter into business relations with you.

2）We know your company from internet and are now writing you for the establishment of business relations.

3）We are obliged to you for your enquiry of September 18.

4）We thank you for your letter of April 1， from which we note that you are desirous of establishing business relations with us.

5）We have the pleasure of introducing ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.

6）We look forward to hearing from you soon.

7）Your prompt reply would be greatly appreciated.

8）We sincerely desire to have the pleasure of receiving an order from you.

（2）實(shí)用短句。為避免被對(duì)方拒絕，可以使用一些固定的短句，緩和氣氛，如：“I am afraid”， “I dont think”， “I am not sure”， “I have to say sorry that”， “we feel regretful for”， “it is regrettable that”等。

在商務(wù)信函中，要注意禮節(jié)，避免使用冒犯性語(yǔ)言。掌握以上列出的幾類詞及句型，并運(yùn)用到商務(wù)信函中，可以促進(jìn)商務(wù)往來(lái)。目的不同，寫商務(wù)信函時(shí)，選詞用句就不同，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，選用適當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)和句子。多使用一些功能句型，不僅可以增加書信的可讀性，還可以給對(duì)方留下好印象，便于建立合作關(guān)系。

四、案例分析

將委婉語(yǔ)運(yùn)用到商務(wù)信函中是此文研究委婉語(yǔ)的目的。以下是一封簡(jiǎn)短的商務(wù)信函，通過(guò)分析此信函，進(jìn)一步闡明委婉語(yǔ)的重要性和作用。

Dear Lizzy，

Thanks very much for your e-mail.

We advise the customer has purchased their current requirements from competitor.

We were unsuccessful on this occasion and shall revert to you once they send us their new enquiry.

Many thanks.

Kind Regards，

Rony Chandaria.

信函內(nèi)容是告知客戶競(jìng)標(biāo)失敗，對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)是個(gè)壞消息。但是筆者在書寫郵件時(shí)使用了動(dòng)詞：“advise”， 形容詞：“unsuccessful”， 情態(tài)動(dòng)詞：“shall”，用這些溫和的詞告訴客戶不好的結(jié)果，顯得委婉，禮貌，易于接受，給后期合作留下發(fā)展空間。

由此可見(jiàn)，委婉語(yǔ)在商務(wù)信函中發(fā)揮著重要作用。是一種禮貌的拒絕方式，為商務(wù)合作創(chuàng)造機(jī)會(huì)和空間。

五、結(jié)論

綜上所述，委婉語(yǔ)是國(guó)際貿(mào)易中不可或缺的元素。作為一種特殊的語(yǔ)言形式，委婉語(yǔ)是溝通中的“潤(rùn)滑劑”和“橋梁”。在商務(wù)活動(dòng)中廣泛使用委婉語(yǔ)，可增進(jìn)貿(mào)易雙方的友誼，為商務(wù)合作提供一個(gè)和諧，友好的環(huán)境。商務(wù)信函是貿(mào)易雙方建立關(guān)系、開展業(yè)務(wù)、洽談生意、磋商問(wèn)題，交流信息和互通往來(lái)的主要方式，將委婉語(yǔ)正確、合理的運(yùn)用到商務(wù)信函中可以達(dá)到事半功倍的效果。正確及合理的運(yùn)用委婉語(yǔ)，必將提高跨文化商務(wù)溝通和交際的效果，提升商務(wù)溝通效率。

參考文獻(xiàn)：

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