禮貌策略在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用

唐恒

摘 要：通過禮貌策略在好消息、壞消息和勸說性商務(wù)英語信函中禮貌策略的具體應(yīng)用方法，以里奇提出的禮貌原則及布朗和萊文森提出的面子理論為依據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)出提高商務(wù)英語信函作為一種非面對面的溝通方式的效率的方法。

關(guān)鍵詞：禮貌策略；積極含義；消極詞匯；委婉語

中圖分類號：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.08.089

商務(wù)信函在國際商貿(mào)交往過程中發(fā)揮著重要作用，但作為一種非面對面的交流，如果不注重禮貌的表達(dá)方式，在交流過程中難免會產(chǎn)生很多無法避免的誤解。語言學(xué)家拉考夫認(rèn)為禮貌是用來加強(qiáng)和重申人際關(guān)系，在她看來，“禮貌是人際關(guān)系的一個(gè)系統(tǒng)，通過最小化潛在的沖突和對抗來促進(jìn)互相交流。”里奇認(rèn)為禮貌是用來創(chuàng)建和維護(hù)人類的互相交流。弗雷澤和諾蘭把禮貌定義為言語行為的約束。布朗和萊文森認(rèn)為：“禮貌是一種補(bǔ)救行動用來平衡破壞性面子威脅行為?！崩锲娴亩Y貌原則建立在格萊斯的合作原則之上，格萊斯的合作原則用來調(diào)整說話人的談話內(nèi)容，而禮貌原則則有更高級別的調(diào)整，因?yàn)樗哪康脑谟诒３蛛p方地位平等和維持友好的關(guān)系。禮貌原則解釋了為什么人們有時(shí)寧愿違反合作原則來獲得更多的隱含意義或者是用間接的方式來表達(dá)自己。里奇提出了六個(gè)準(zhǔn)則，得體準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則，認(rèn)可準(zhǔn)則和謙虛準(zhǔn)則，協(xié)議準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則。得體準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則通常用于指令和承諾言外行為。認(rèn)可準(zhǔn)則和謙虛準(zhǔn)則通常用于表達(dá)和陳述語句言外行為。盡管協(xié)議準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則都用于語句言外行為，但他們?nèi)杂懈髯缘幕?，所以他們之間沒有聯(lián)系。在六個(gè)準(zhǔn)則中，最基本的是得體準(zhǔn)則，它體現(xiàn)了自我效益最小化和他人效益最大化的原則。里奇的禮貌原則可以幫助那些用商務(wù)信函表達(dá)業(yè)務(wù)的企業(yè)或者個(gè)人，使他們的觀點(diǎn)更全面，從而為他們提供更多的選擇。更重要的是，它可以把孤立的商業(yè)公式化表達(dá)和技術(shù)術(shù)語很好的用來傳達(dá)交流信息，最終促進(jìn)業(yè)務(wù)活動的成功。布朗和萊文森認(rèn)為禮貌是典型人所做的理性行為，用來滿足他們的面子，所以他們把典型人的面子分為積極面子理論和消極的面子理論。積極面子理論被定義為人們對自己的公眾形象的欣賞和理解，期望被別人認(rèn)可。消極面子理論，被認(rèn)為是每個(gè)人都想要使他或她的領(lǐng)域受尊敬且行動自由暢通。雖然積極面子理論和消極的面子理論存在于每一個(gè)人的活動中和大多數(shù)社會中，但是不同的文化傾向于重視不同的面子理論。

1 好消息商務(wù)英語信函中禮貌策略的應(yīng)用

好消息商務(wù)信函，是一種能夠傳達(dá)積極含義的信函，比如感謝信，詢盤，確認(rèn)信等這些可以讓讀者知道積極的信息的信件。如果一方在交易中收到這類信件，他們就會覺得對方的真誠的合作與交流的意向，更重要的是，合作與交流可能會繼續(xù)向更好的方向發(fā)展。積極禮貌策略之所以在好消息商務(wù)信函中使用，是因?yàn)樗麄儌鬟_(dá)了積極的含義。在正常情況下，好消息商務(wù)信函強(qiáng)調(diào)語言的簡潔和效率，使讀者閱讀時(shí)立即知道那些積極的消息。與普通動詞相比，在信函中使用積極的單詞可以更多的讓讀者感覺到被尊重和重視。更重要的是，因?yàn)樗鼭M足了讀者的積極面子，所以他們會更加愉快地接受建議。根據(jù)布朗和萊文森的觀點(diǎn)，包容性的“我們”是最合適表達(dá)禮貌的詞語，因?yàn)樗梢员Ｗo(hù)讀者的積極面子。然而，當(dāng)作者使用“我們”，他其實(shí)是強(qiáng)調(diào)在“你”和“我”，這就考慮了雙方的共同利益，以促進(jìn)合作?！澳愕膽B(tài)度”是一種充分考慮讀信人的需求、興趣和愿望來保持讀信人的積極面子的態(tài)度。商務(wù)英語信函的主要目的是尋求讀者的積極回應(yīng)，所以使用“你”基于讀者的原則，它強(qiáng)調(diào)的是第二人稱。以“你的態(tài)度”為中心的寫作是貿(mào)易成功的關(guān)鍵。在商務(wù)英語信函中，當(dāng)需要傳達(dá)積極信息的時(shí)候，通常用“你”使讀者為中心，讓對方完全感覺到被尊重。

此外，在好消息商務(wù)英語信函中使用主動語態(tài)和肯定句。請求和需求在本質(zhì)上是相互排斥的，所以如果當(dāng)對方要求或請求做出一些措施的時(shí)候，這就意味著他們將會遭受損失。為了讓對方很容易接受損失，可以選擇主動語態(tài)和肯定的句子來表達(dá)真誠合作的愿望，這可以保護(hù)另一方的積極面子。通常積極的態(tài)度應(yīng)該首先提出了“我們”。在好消息商務(wù)英語信函中使用禮貌的結(jié)尾。禮貌的結(jié)尾也表達(dá)了積極的意義，更重要的是，它可以讓讀者感覺到寫信人的禮貌和尊重，旨在與對方建立良好的關(guān)系以順利實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)，可以用以下禮貌用語來結(jié)尾：sincerely，faithfully，best regards等等。

2 壞消息商務(wù)英語信函中的禮貌策略

壞消息商務(wù)信函和好消息商務(wù)信函表達(dá)了相反的意義，壞消息商務(wù)信函不傳達(dá)正面積極的意義，它傳達(dá)的是負(fù)面消極含義，如投訴信件，取消訂單信件，延遲裝運(yùn)等等。在這樣的商業(yè)信函中，它不利于維護(hù)另一方的面子，甚至有時(shí)另一方的面子將受到嚴(yán)重威脅是其典型特征。因此，作者應(yīng)該更加注意使用禮貌策略來減少面子的威脅程度，以便他們能保持雙方可能的合作關(guān)系。在具體的寫作中，壞消息商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)和安排與好消息商務(wù)信函不同。間接、委婉的語氣將用于壞消息商務(wù)信函當(dāng)中。通常，寫信人應(yīng)該給讀者一些拒絕的理由或返回貨物的條件，這可能會讓讀者更容易接受壞消息。壞消息商務(wù)英語信函中使用虛擬語氣，因?yàn)閷懶湃丝偸潜苊庵苯颖磉_(dá)當(dāng)他們抱怨或不滿，所以使用虛擬語氣可以使表達(dá)更婉轉(zhuǎn)的和隱晦的含義，它可以把不滿的情緒轉(zhuǎn)變成遺憾或驚喜，避免了使讀者感到尷尬以尊重讀者的積極面子。在壞消息商務(wù)英語信函中使用疑問句型。相比陳述句和祈使句，疑問句式則更委婉，此外，使用疑問句式可以使讀者更加輕松地接受請求或建議。壞消息商務(wù)英語信函中使用消極詞匯。消極詞匯表達(dá)消極意義和態(tài)度，如投訴、自責(zé)、侮辱等等。在壞消息商務(wù)英語信函中，作者有時(shí)需要通過一些消極詞匯向讀者傳達(dá)負(fù)面信息，為了使讀者接受壞消息。此外，作者使用消極禮貌策略保護(hù)了讀者的消極面子。壞消息商務(wù)英語信函中使用緩沖語。在表達(dá)拒絕或指控含義之前，為了保護(hù)對方的積極面子，作者通常添加了一些中立的表達(dá)。壞消息商務(wù)英語信函中使用抽象詞匯。具體的詞匯用來傳達(dá)特定的信息，然而當(dāng)信的內(nèi)容是抱怨或指責(zé)對方不恰當(dāng)?shù)男袨闀r(shí)，具體的詞匯將直接威脅到讀者的積極面子。相反，抽象的詞匯更難被感知，所以它的角色是隱藏壞消息，并減少面臨的威脅。壞消息商務(wù)英語信函中使用非人稱結(jié)構(gòu)。非人稱結(jié)構(gòu)指的是句子的主語既不是作者也不是收件人，而是第三方，如“它”和“某人”。非人稱結(jié)構(gòu)常被用來表達(dá)拒絕或指責(zé)。當(dāng)我們要表達(dá)收件人或發(fā)件人的錯(cuò)誤時(shí)，我們應(yīng)該避免使用人稱代詞直接指向自己或另一方，以保持彼此的面子，盡量縮小雙方之間的差異。這是里奇的禮貌原則的具體體現(xiàn)。

此外，壞消息商務(wù)英語信函中使用被動語態(tài)。使用被動語態(tài)是把被指控或譴責(zé)或者抱怨的一方隱藏起來，因此，它可以避免寫信人對讀信人的批評，同時(shí)，還可以把實(shí)際意義表達(dá)得很清楚。壞消息商務(wù)英語信函中使用委婉語。在國際貿(mào)易中，總會有一些不愉快的但不可避免的事情發(fā)生，如商品質(zhì)量問題，商品損壞，貨物錯(cuò)誤的交付，等等。在這種情況下，受害方應(yīng)盡量避免使用表達(dá)強(qiáng)烈不滿意思的一些詞語，比如，驚訝，過錯(cuò)，后悔等等。

3 勸說性信函在商務(wù)英語信函中的禮貌策略

勸說性商務(wù)信函旨在讓讀者同意作者的觀點(diǎn)，這是不同于好消息和壞消息商務(wù)信函的，因?yàn)樗赡苷f服對方做出的相應(yīng)的措施。勸說性商務(wù)信函包括銷售信件和請求付款信，它的主要特點(diǎn)是作者使用禮貌的語言來說服讀者采取一些意見，例如，他們需要說服讀者支付資金賬戶或購買商品。在銷售信中使用積極禮貌策略：寫信人在銷售信件中使用積極禮貌策略旨在強(qiáng)調(diào)雙方的共同利益，滿足對方的心理需求，目的是讓對方想與我們合作并達(dá)成協(xié)議。在請求付款信中使用消極的禮貌策略：請求付款信是讓對方盡快支付貨物款項(xiàng)。如果賣方直接表達(dá)讓買方付款，那么買方會覺得他們的面子受到了威脅，這并不利于雙方的長期合作，所以作者通常使用消極的禮貌策略和委婉的語氣以維護(hù)對方的面子。

4 結(jié)論

在現(xiàn)代國際貿(mào)易中，商務(wù)英語信函是一種重要的通訊手段。商務(wù)英語信函向買賣雙方提供直接的商務(wù)溝通，所以禮貌是其基本原則和要求。通常來說，不同的商務(wù)英語信函使用不同的禮貌策略來傳達(dá)不同的信息，如：好消息是傳達(dá)積極的信息，有利于對方的利益，它不會威脅到對方的面子，所以積極禮貌策略用于好消息商務(wù)英語書信中；壞消息商務(wù)英語書信傳達(dá)消極信息，不利于維護(hù)對方的面子，還會威脅到對方的面子，所以在壞消息商務(wù)英語信函中消極禮貌策略的使用可用來保護(hù)對方的面子。勸說性信函會限制對方的自由，而且可能威脅到對方的面子，所以積極禮貌策略應(yīng)用到銷售信件當(dāng)中，而消極禮貌策略應(yīng)用于請求付款信中。對禮貌策略在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用的分析，有利于提高英語商務(wù)信函的寫作水平。