探究公司費用管理的問題與解決措施

孫家君

摘 要：企業(yè)費用就是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的費用資金，屬于企業(yè)資源消耗的核心指標(biāo)，是企業(yè)成本管控的重要內(nèi)容，對拓展企業(yè)效益空間具有重要作用。但就現(xiàn)狀來講，國內(nèi)企業(yè)費用管理普遍存在著意識淡薄、制度缺失等問題，嚴(yán)重限制了費用管理的可持續(xù)發(fā)展。對此，本文結(jié)合實際，在簡要闡述國內(nèi)企業(yè)費用管理存在問題的基礎(chǔ)上，針對性地提出了相應(yīng)的解決措施，以期為相關(guān)主體提供有益思考。

關(guān)鍵詞：費用管理 實際問題 解決措施

企業(yè)費用是企業(yè)資源消耗的重要衡量指標(biāo)，能夠客觀反映企業(yè)在一定時期內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，而企業(yè)費用的產(chǎn)生是所有企業(yè)都存在的發(fā)展現(xiàn)象，因此加強(qiáng)企業(yè)會計核算，注重企業(yè)費用管理，是優(yōu)化企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有效途徑。對于企業(yè)管理者來講，要學(xué)會以企業(yè)費用信息為決策依據(jù)，及時調(diào)整企業(yè)投資戰(zhàn)略，而對于企業(yè)內(nèi)控來講這一信息的精準(zhǔn)度則成為了衡量企業(yè)損益的關(guān)鍵指標(biāo)。通過財務(wù)部門的數(shù)據(jù)收集與分析，將企業(yè)所有費用分門別類，并列于具體的項目之下。企業(yè)費用的出現(xiàn)是否合理、企業(yè)費用信息是否真實有效、企業(yè)如何避免惡意報銷問題的出現(xiàn)等，都是企業(yè)費用管理需要解決的問題。可以說，加強(qiáng)企業(yè)費用管理問題與解決措施的研究，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、公司費用管理的主要問題

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，盡管企業(yè)及時調(diào)整內(nèi)部結(jié)構(gòu)，注重內(nèi)部升級與優(yōu)化，但在費用管理方面也存在許多問題，并對企業(yè)的健康發(fā)展造成了嚴(yán)重制約，必須引起重視。

1.損公肥私。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，部分管理者打著企業(yè)經(jīng)營管理的旗號而肆意占用公共資源為自己謀利，或部分單位部門私下開展非法經(jīng)營，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)合法效益。而在私自開展非法經(jīng)營的過程中，所產(chǎn)生的一切費用都變相計入企業(yè)正常費用投入中，這無疑加大了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，不利于實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.制度缺失。企業(yè)對材料采購與把控制度不健全，執(zhí)行力度不強(qiáng)，成為了許多內(nèi)部人員中飽私囊的“突破口”。例如，部分企業(yè)負(fù)責(zé)人利用原料采購的機(jī)會，與供貨單位串通一氣，通過虛報價格或以次充好來賺取高額回扣，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，是對企業(yè)發(fā)展空間的一種人為破壞。

3.報銷不嚴(yán)。就現(xiàn)狀來講，許多企業(yè)在報銷制度建設(shè)和落實方面不嚴(yán)格，為部分內(nèi)部人員的非法行徑提供了可乘之機(jī)，是造成虛報開支、非法套現(xiàn)的主要原因。例如，部分企業(yè)負(fù)責(zé)人將無法入賬的禮品、個人消費等，通過虛開發(fā)票的辦法入賬，或者人為夸大費用開支通過虛假發(fā)票套取企業(yè)資金，這些都是企業(yè)費用管理所必須解決的問題。

二、公司費用管理的解決措施

企業(yè)為了提高資金利用率，拓展效益空間，并確保企業(yè)會計信息的精準(zhǔn)性，就必須加強(qiáng)費用管理，杜絕企業(yè)資金的大量流失，為企業(yè)高效發(fā)展免除后顧之憂。

1.構(gòu)建職務(wù)分離制度。我國相關(guān)法律法規(guī)明確指出，企業(yè)要構(gòu)建不相容職業(yè)獨立共存、互相制約的機(jī)制，因此企業(yè)要嚴(yán)格落實相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合自身實際構(gòu)建行之有效的職務(wù)分離制度。該制度不僅能夠確保各業(yè)務(wù)部門有條不紊地高效開展工作，而且可以對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行行為約束和規(guī)范，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的制度水平。在實際生產(chǎn)與經(jīng)營實踐中，所有重要的費用支出或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不要交由一個單位部門或負(fù)責(zé)人處理。正如上文所述的材料采購中虛報或套現(xiàn)問題，就是因為企業(yè)缺乏行之有效的職務(wù)分離制度所造成的。但在現(xiàn)實中，企業(yè)為了提高生產(chǎn)效率會忽視內(nèi)部不同單位部門之間的獨立性，造成不同業(yè)務(wù)單位職權(quán)不明，材料使用部門涉足原料采購業(yè)務(wù)，這無疑為企業(yè)費用的非法流失提供了“溫床”，許多貪戀私利的人會通過各種途徑獲取虛假但卻辨別難度非常高的發(fā)票，最終實現(xiàn)非法套現(xiàn)，中飽私囊。因此，企業(yè)必須構(gòu)建行之有效的職務(wù)分離制度，提高費用開支的管控力，避免發(fā)生費用非法流失的問題。

2.實施關(guān)鍵崗位輪換制度?？陀^來講，國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)普遍存在著關(guān)鍵崗位單人長期擔(dān)任的現(xiàn)象，這一舉措雖然有助于提高經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理能力，避免出現(xiàn)因換人而前后銜接不上的問題，但這也為部分貪戀私利的人提供了損公肥私的機(jī)會。對此，企業(yè)要結(jié)合自身實際，針對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)上的關(guān)鍵崗位實施崗位輪換制度，要在做好崗位調(diào)研的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)相關(guān)職務(wù)人員的思想教育。讓那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力硬的人可以順利加入關(guān)鍵崗位并充分發(fā)揮其創(chuàng)造作用，通過這種制度的構(gòu)建與實施，能夠有效降低企業(yè)內(nèi)部人員的財務(wù)違法幾率，同時也可以打破部分以關(guān)鍵崗位為核心的利益小集團(tuán)，提高企業(yè)的資金利用效率。

3.構(gòu)建科學(xué)預(yù)算制度。本質(zhì)上來講，費用預(yù)算制度屬于費用控制的根本前提，也是提高費用管理效率的重要途徑，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中必不可少的環(huán)節(jié)，能夠有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。預(yù)算制度的構(gòu)建與實施，就是企業(yè)財務(wù)部門同財務(wù)信息的收集與分析，并在廣泛聽取企業(yè)內(nèi)部單位或部門意見的基礎(chǔ)上，提出未來某一階段內(nèi)費用的使用計劃，也就是在經(jīng)過周密計算的基礎(chǔ)上確定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營總費用的指標(biāo)，然后做好詳細(xì)的部門細(xì)化和類別劃分。同時在細(xì)化指標(biāo)分配后還要制定科學(xué)合理的完成方案，最后由相關(guān)部門進(jìn)行考評審核，充分行使自身的監(jiān)管職權(quán)，確保預(yù)算制度的全面落實。此外，在費用管理過程中，企業(yè)要專門成立費用預(yù)算小組，由財務(wù)部、管理部、人力部、公司辦相關(guān)單位部門負(fù)責(zé)人構(gòu)成，并由企業(yè)副總?cè)珯?quán)指揮，直接向總結(jié)里負(fù)責(zé)，要求將企業(yè)所有費用流動納入預(yù)算管理體系，真正實現(xiàn)全面覆蓋、全員參與、全程監(jiān)管，將企業(yè)費用使用風(fēng)險降至最低，全面提高企業(yè)資金使用規(guī)范化水平。此外在預(yù)算管理過程中，要做到內(nèi)額度授權(quán)與外程序?qū)徟挠袡C(jī)結(jié)合，做到柔性監(jiān)管與硬性監(jiān)控的結(jié)合，并構(gòu)建完善的反饋與預(yù)判機(jī)制。此外，要構(gòu)建實施重大事項預(yù)算報告、定期預(yù)算分析、例外事項預(yù)算等靈活性較強(qiáng)的制度。利用零基預(yù)算進(jìn)行有效的調(diào)控，要求財務(wù)人員重新論證，完全以預(yù)算年度的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，稅收政策，管理需求，重點考慮如何克服人為調(diào)劑費用開支渠道的弊端，使費用合理可控。

4.推行定期報賬制度。為使費用管理人員從簡單的費用報賬工作中解脫出來，公司從上半年開始推行了定期報賬制度，即根據(jù)公司費用項目的不同性質(zhì)，結(jié)合公司具體情況，劃分不同日期對不同單位的費用進(jìn)行報銷，具體明確周一不予報賬，一方面爭取了費用管理人員的時間資源，有利于費用管理人員提高素質(zhì)，加快分析頻率，縮短分析周期，另一方面有利于費用管理人員對各種費用分項目、多維度進(jìn)行歸集和分析，達(dá)到每周動態(tài)控制的目的。

5.打造費用監(jiān)管平臺。所謂的費用監(jiān)管平臺，就是對企業(yè)費用流動狀況進(jìn)行分析、監(jiān)管的平臺，是以數(shù)據(jù)采集和整理為根本依托的，能夠為企業(yè)管理層提供最新的費用使用狀況，預(yù)測企業(yè)未來生產(chǎn)經(jīng)營走向，并及時發(fā)現(xiàn)實際發(fā)展問題，為管理層的戰(zhàn)略調(diào)整提供可靠依據(jù)?？偠灾?，針對公司費用管理中存在的損公肥私、制度缺失和報銷不嚴(yán)等問題，相關(guān)主體要采取有效措施加以解決和優(yōu)化，包括構(gòu)建職務(wù)分離制度、實施關(guān)鍵崗位輪換制度、構(gòu)建科學(xué)預(yù)算制度、推行定期報賬制度及打造費用監(jiān)管平臺。只有如此，才能加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)成本控制規(guī)范化建設(shè)，才能實現(xiàn)費用支出的精細(xì)化管理，才能拓展企業(yè)的內(nèi)部效益價值空間，才能為企業(yè)的健康發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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