干部人事檔案工作的幾點思考

李 超，陳紅磊，高露姣

（1.中國水產(chǎn)科學研究院東海水產(chǎn)研究所，上海 200090；2.中國水產(chǎn)科學研究院淡水漁業(yè)研究中心，江蘇 無錫 214081）

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干部人事檔案工作的幾點思考

李 超1，陳紅磊2，高露姣1

（1.中國水產(chǎn)科學研究院東海水產(chǎn)研究所，上海 200090；2.中國水產(chǎn)科學研究院淡水漁業(yè)研究中心，江蘇 無錫 214081）

［摘 要］新時期，干部人事檔案工作問題日益突顯。根據(jù)干部人事檔案管理工作的新趨勢，檔案管理人員應從強化檔案意識、提升業(yè)務素質(zhì)和加強開發(fā)利用三個方面著力，進一步提高干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學化。

［關鍵詞］人事檔案；管理意識；業(yè)務素質(zhì)；開發(fā)利用

干部人事檔案工作是各單位人事工作的重心，是全面了解、考察和選拔干部的重要依據(jù)。無論是單位集體還是干部個體，人事檔案都是其運行和活動的真實、全面的客觀反映，具有參考和憑證的功能。人事檔案是個體履歷、思想政治、業(yè)務能力、職務職稱和獎懲等基本情況的真實記錄，能夠為干部個人的評價、考察、任免、晉升、調(diào)動提供可靠的第一手材料。筆者現(xiàn)就干部人事檔案管理工作談幾點個人思考。

1　提高干部人事檔案管理意識

干部人事檔案工作最基本、最本質(zhì)的要求是要保證干部人事檔案的真實性、準確性與安全性。這將關系到用人單位對干部能力的了解、分配和評價，還將牽扯到每個干部的政治前途。與此同時，人事檔案管理工作又是一項默默無聞的工作，管理人員每日面對和處理的是冷冰冰的檔案柜和厚重的人事檔案，人事檔案管理工作做得再好，也不能像其他工作那樣出彩，無論多么努力也不能顯現(xiàn)出明顯的成績。正是因為這份冷清，才使社會中一些人或集體均忽略了人事檔案管理工作的重要性，還存在認識上的誤區(qū)。在人們的看來，檔案工作只不過是簡單的登記、保管工作，誰都可以做，并沒有什么技術(shù)含量，不是重要的崗位。只要做到保管好，不遺失、不泄密，并且配合做好外調(diào)、查檔就可以了。這種錯誤的思想觀念影響了檔案管理工作的開展，因此強化檔案意識勢在必行。同時，在實際的管理過程中，存在著很多問題，如人員素質(zhì)不高、工作積極性不高、管理能力有限等。因此，要做好干部人事檔案工作，必須改變這種局勢，提升檔案意識，加強日常管理。

1.1領導重視

雖然檔案工作平時看起來不起眼，但是功能性很強。人事部門要積極向單位領導宣傳干部人事檔案工作的重要意義，使單位領導認識到檔案工作不僅僅是干部工作的重要組成部分，也是關系到單位和諧穩(wěn)定的大事。

1.2加強宣傳

做好宣傳工作，提高職工們歸檔的意識。從新職工入職填寫干部履歷表開始，就要積極宣傳檔案工作對于今后工作的重要作用，讓他們認識到配合人事部門做好檔案工作，對于工資福利、職稱評聘等個人利益都是有益處的。

1.3機構(gòu)保障

干部人事檔案工作的好壞最終還要落實在人事部門。由于日常檔案材料的收集工作，牽涉到人事部門的各個方面，這就需要人事部門全體人員都要時刻有檔案意識，對于不斷形成的新檔案材料，都要及時做好歸檔。

1.4強化管理

檔案工作是一項長期的日常工作，不是靠突擊就能完成的，需要人事部門投入大量的基礎性工作。這些工作包括建立人事檔案材料收集機制，明確檔案收集的范圍，形成科學、高效的檔案收集網(wǎng)絡；正確鑒別檔案材料，努力做到分類精準、編排有序、條目清晰、裝訂整齊；加強檔案室的建設，采取切實有效的措施，確保檔案室的通風、采光、防盜、防潮、防火等保護措施必須要到位；規(guī)范人事檔案流轉(zhuǎn)制度，做到有據(jù)可查，做好日常借閱登記，完善檔案移交記錄。

2　加強定期培訓，提升人員素質(zhì)

做好干部人事檔案工作，首先要建立一支業(yè)務能力過硬的干部人事管理隊伍。隨著國家經(jīng)濟建設和社會發(fā)展進行，涉及檔案工作的規(guī)定和制度也不斷推陳出新。此外，人才流動的頻率正不斷加快，干部檔案管理隊伍也在不斷地進行人才的更替。在這種形勢之下，人事檔案工作者提高自身綜合素質(zhì)尤為緊迫，人事檔案工作隊伍需要不斷向年輕化、知識化、專業(yè)化發(fā)展，繼承和發(fā)揚老一輩檔案人員的傳統(tǒng)優(yōu)良作風。此外，還應當結(jié)合工作實際，做到發(fā)揚傳統(tǒng)、與時俱進、勇于創(chuàng)新。在具體實踐工作中，干部檔案管理人才隊伍建設存在以下幾點問題需要加以解決。一是人員配置不合理，有些單位甚至沒有明確、具體、專門的檔案管理人員，即使有相關人員，其主要的工作精力也沒有放在檔案管理上；二是檔案管理人員的整體素質(zhì)欠佳，部分管理人員政治素質(zhì)不夠，工作原則性掌握不強，業(yè)務知識不精，工作責任心不足；三是部分管理人員工作不夠踏實敬業(yè)，受到社會各方面的壓力和誘惑的影響，部分檔案管理人員心性不定、缺乏奉獻精神、好高騖遠，極大地影響了干部檔案管理的效率。面對存在的問題，應該通過緊抓管檔人員的整體素質(zhì)，來加強管檔隊伍的建設。

2.1配備檔案人員

每個有檔案管理權(quán)限的單位首先要確定一名領導管理；其次，按照規(guī)定配備固定的檔案管理人員，政治面貌應當為中共黨員，以此來保證檔案管理人員的政治素質(zhì)；最后，其他工作任務不應過多，以免擠占檔案管理的工作時間。

2.2培訓檔案人員

要讓檔案人員參加各式各樣的、必要的崗前培訓，保持前沿思維，提高知識水平，增強管理能力。分管人事檔案工作的領導應當時刻關注和了解人事檔案工作的最新動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。此外，還要注重人事檔案管理人才梯隊的建設，逐步培養(yǎng)出一批擁有較高管理工作技能與經(jīng)驗的人才。

2.3關心檔案人員

在培養(yǎng)檔案管理人員的同時，還要注重兌現(xiàn)和保護他們的合法權(quán)益。一方面要落實相關的經(jīng)濟待遇，加強勞動保護，改善勞動條件，為檔案管理人才創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；另一方面，加強對檔案管理人才的職業(yè)規(guī)劃，關心人才的培養(yǎng)和成長，為檔案管理人員提供必要的晉升渠道和激勵機制，幫助檔案管理人員成長成才。

3 加強利用開發(fā)，提升服務質(zhì)量

加強干部檔案管理的一個重要目標，就是開發(fā)檔案的利用價值，服務人事工作。傳統(tǒng)檔案的利用，基本體現(xiàn)在干部工齡的認定、工資制度的改革、離退休待遇的落實等一般性日常工作。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案逐步成為了干部選用、分配和評價的客觀依據(jù)。在科技生活日新月異的形勢下，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不合時宜。一是收集方式陳舊，由于檔案材料沒有及時歸檔、時時更新，導致信息不能得到有效的利用，嚴重降低了人事部門的工作效率；二是管理方式落后，只注重收集，不注重開發(fā)和分析，局限于你送我裝、你借我調(diào)的傳統(tǒng)模式；三是服務結(jié)構(gòu)單一，檔案僅用于人事工作，在不違反規(guī)定、保密事項等情況下，沒有將檔案公開利用，最終導致對干部檔案開發(fā)不到位。因此，要充分利用檔案信息資源服務社會，就必須改變傳統(tǒng)的管理模式。

3.1挖掘價值

第一，豐富檔案的內(nèi)涵，收集能夠全面客觀反映干部情況的各種資料；第二，提高干部人事檔案的地位，凸顯其在干部人事變動中的影響力，充分發(fā)揮干部檔案的考察作用；第三，充分開發(fā)和利用干部人事檔案的資源，探索建立檔案資源系統(tǒng)化管理的新型運作機制，提高干部檔案的社會效益。

3.2動態(tài)管理

將計算機技術(shù)運用到干部檔案管理工作中來，有條件的單位可以將紙質(zhì)檔案文本掃描處理為電子數(shù)據(jù)，建立起一整套完備的干部電子檔案庫，并且及時刷新數(shù)據(jù)庫，這樣可以及時化、信息化、動態(tài)化的對干部人事檔案進行管理，保證信息的時效性、完整性和準確性。

3.3重點收集

檔案管理人員主要采集有關干部履歷、履職的檔案及資料，一方面，包括個人學歷、專業(yè)水平等能反映個人能力的履歷；另一方面，還包括干部的職稱情況、主要業(yè)績及突出事跡等履職情況。這些資料將更加全面真實、精準地反映一個干部個人能力的情況，為人事工作的科學決策提供必要的依據(jù)。

3.4提高服務

在具體的實踐過程中，確保不違反保密制度和單位規(guī)章制度的前提下，檔案管理人員可以公開檔案資源，實現(xiàn)資源共享，提高服務質(zhì)量。在辦理干部的入職、調(diào)動、任免、退休等手續(xù)時，提高檔案資料信息的利用率，提高組織人事工作的服務水平。

注:高露姣，通訊作者

主要參考文獻

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.126

［中圖分類號］G275.9

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）12-0186-02

［收稿日期］2016-05-02