淺談會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

柏宏偉

摘要：會(huì)計(jì)電算化的普及和深入讓會(huì)計(jì)文檔的管理形式與會(huì)計(jì)工作的職能劃分、權(quán)責(zé)關(guān)系、稽核關(guān)系等減弱了其原有的內(nèi)部控制體系，而且使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)關(guān)系發(fā)生了許多改變，整個(gè)體系也受到了很大的沖擊。筆者通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的特征分析，從會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制管理方面、系統(tǒng)方面和安全方面三個(gè)方面對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；問(wèn)題；對(duì)策

計(jì)算機(jī)的使用范圍在現(xiàn)代化的日常工作中日益擴(kuò)大，計(jì)算機(jī)的職能范圍在許多管理部門都逐漸擴(kuò)大，各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的處理，也越來(lái)越依賴計(jì)算機(jī)。但是許多會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格謹(jǐn)慎的控制下，其準(zhǔn)確性和可靠性才能得到保證。由此可見(jiàn)，充分利用會(huì)計(jì)電算化的高效便捷，以此讓企業(yè)內(nèi)部控制不落于新的大環(huán)境的形勢(shì)，并形成一系列電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，對(duì)現(xiàn)代管理尤為重要。

一、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制特征分析

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)由會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)決策支持系統(tǒng)三大板塊組成。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的目的盡管在目前沒(méi)有發(fā)生任何變化，但是作為內(nèi)部控制的深層次發(fā)展與內(nèi)部控制的特殊形式，在控制環(huán)境下，控制的手工系統(tǒng)與形式、內(nèi)容依舊存在很多的差別，對(duì)其本身的內(nèi)部控制制度產(chǎn)生了很大的沖擊力度，以至于其在新的大環(huán)境下顯得落后于形勢(shì)。主要表現(xiàn)在：控制手段對(duì)程序的依賴性增加，內(nèi)部控制環(huán)境更為復(fù)雜，控制內(nèi)容增多，內(nèi)部控制難度加大，內(nèi)部控制的強(qiáng)弱決定會(huì)計(jì)信息質(zhì)量等。

二、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）管理控制方面問(wèn)題

1、授權(quán)及執(zhí)行問(wèn)題授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。因?yàn)殡娝慊δ芨叨燃袑?dǎo)致的職能集中，很多會(huì)計(jì)人員的職能開(kāi)始往核算型、管理型的方向轉(zhuǎn)移。所以，在這種情況下如果不加強(qiáng)內(nèi)部的控制，就存在著漏洞，會(huì)讓某些計(jì)算機(jī)操作員對(duì)使用中對(duì)的數(shù)據(jù)和程序加以修改，甚至操縱處理結(jié)果，從而導(dǎo)致舞弊和錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

2、電算化會(huì)計(jì)存在一些固有的問(wèn)題，比如說(shuō)，如果數(shù)據(jù)在輸入的過(guò)程中發(fā)生了錯(cuò)誤，而計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別，則會(huì)引發(fā)會(huì)計(jì)報(bào)表、明細(xì)賬、總賬等錯(cuò)誤，從而造成輸出信息的失真。會(huì)計(jì)電算化這些固有的弱點(diǎn)，要求內(nèi)部控制可以把數(shù)據(jù)的解決辦法和過(guò)程規(guī)范化，同時(shí)保持相對(duì)的穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性，從而保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。

（二）系統(tǒng)方面問(wèn)題

1、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)問(wèn)題由于電算部門的計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員往往不太熟悉用戶部門所要處理的業(yè)務(wù)，不懂得會(huì)計(jì)與審計(jì)，用戶部門的財(cái)會(huì)人員又缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)和應(yīng)用技術(shù)，所以設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)往往不適用，也不具備審計(jì)性。而會(huì)計(jì)系統(tǒng)一旦投入使用就很難修改，也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很多不必要的麻煩。因此在會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中系統(tǒng)開(kāi)發(fā)問(wèn)題是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。

2、計(jì)算機(jī)軟硬件質(zhì)量問(wèn)題一些會(huì)計(jì)軟件在設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)階段普遍存在著重功能輕安全的現(xiàn)象。軟件方面，許多軟件設(shè)計(jì)對(duì)選用的語(yǔ)言和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性能考慮較少，所以在軟件運(yùn)行后期產(chǎn)生了許多安全隱患。在硬件方面，許多可以保障安全的硬件并沒(méi)有配置齊全，特別是硬件自身的安全性能就很低，從而直接影響了整個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的正常安全運(yùn)行，并且，在軟硬件質(zhì)量方面沒(méi)有系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，這就直接導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)的增加。

（三）安全方面問(wèn)題

1、檔案保管安全問(wèn)題。隨著會(huì)計(jì)電算化后，紙質(zhì)的各種數(shù)據(jù)記錄會(huì)大大減少，相應(yīng)的會(huì)計(jì)事項(xiàng)的說(shuō)明和憑證、賬簿等大多要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀和查詢。所以在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案必須滿足更高的要求和條件，包括：保存紙質(zhì)介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序等。因此加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部控制勢(shì)在必行。

2、在現(xiàn)代的大網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于愈來(lái)愈泛濫的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，以前的以計(jì)算機(jī)機(jī)房為中心的安全保護(hù)措施已經(jīng)不適用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。如今大量的會(huì)計(jì)信息在開(kāi)放的Internet環(huán)境中傳達(dá)，許多相關(guān)信息被暴露于開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，因此很容易被篡改甚至泄露，信息的真實(shí)性和完整性也很難得到保證。由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放特性，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)無(wú)疑面臨巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部安全會(huì)成為新興的安全問(wèn)題，并且亟待解決。

三、加強(qiáng)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理控制

1、加強(qiáng)管理控制要求加強(qiáng)授權(quán)和職責(zé)分工，加強(qiáng)管理控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一樣，不能讓一個(gè)人或一個(gè)部門對(duì)可能發(fā)生舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)。企業(yè)應(yīng)該在數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù)等基本職能劃分的控制制度基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的職務(wù)輪換制度，對(duì)職能進(jìn)行劃分輪換，減少舞弊欺詐的可能性。

2、加強(qiáng)操作控制電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理并非萬(wàn)無(wú)一失，所以在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的程序時(shí)，就應(yīng)該把對(duì)數(shù)據(jù)的處理控制，作為一個(gè)重點(diǎn)加以考慮，同時(shí)將各種數(shù)據(jù)處理控制方法設(shè)計(jì)在系統(tǒng)程序之中，為了確保數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性，還應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)處理實(shí)行嚴(yán)格的控制。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理一般要經(jīng)過(guò)輸入、復(fù)核、更改、匯總、分類、記賬、對(duì)賬、轉(zhuǎn)賬等流程，會(huì)計(jì)軟件在此過(guò)程中的主要作用就是監(jiān)督并保證流程得以順利的執(zhí)行。因此，應(yīng)該設(shè)置各種條件對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行約束控制。

（二）完善系統(tǒng)方面控制

1、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)控制。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段，為了減少后期系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)失誤，就應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)的相關(guān)使用人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)以及相關(guān)技能。同時(shí)，在外購(gòu)軟件時(shí)，就應(yīng)該請(qǐng)求軟件制作公司的充分支持，給予足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)以及時(shí)間。在前期準(zhǔn)備充分之后，新舊的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在交替更換的時(shí)候，會(huì)經(jīng)過(guò)一定周期的轉(zhuǎn)換程序，在這個(gè)階段，相關(guān)企業(yè)需要使用有效的控制手段，做好交替轉(zhuǎn)換的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

2、為軟件依托的硬件設(shè)備，其性能的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣、處理能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確可靠，因此加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件質(zhì)量控制硬件控制，是系統(tǒng)正常工作必不可少的前提條件。另一方面，會(huì)計(jì)軟件在滿足會(huì)計(jì)工作的時(shí)候，可以保證數(shù)據(jù)處理的完整與準(zhǔn)確。而且軟件的效率性和可維護(hù)性等也是衡量軟件質(zhì)量的重要指標(biāo)，因此，軟件一旦投入使用，就必須實(shí)行相應(yīng)的維護(hù)。

（三）加強(qiáng)安全控制

1、加強(qiáng)檔案管理控制。為了保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性與安全性，企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該具備強(qiáng)大的備份功能，能夠保證系統(tǒng)即使崩潰，也可以及時(shí)恢復(fù)工作狀態(tài)。在電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用于企業(yè)時(shí)，企業(yè)應(yīng)該做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保管、保存等工作。

2、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制。企業(yè)在使用電算化系統(tǒng)時(shí)，在嚴(yán)格控制軟件的安裝與修改等程序的同時(shí)，還需要對(duì)相關(guān)的軟件進(jìn)行有規(guī)律的檢查。而且還需要系統(tǒng)有強(qiáng)制備份、緊急響應(yīng)、快速恢復(fù)等功能，并在此基礎(chǔ)上建立創(chuàng)造將實(shí)時(shí)監(jiān)控與漏洞檢測(cè)結(jié)合的安全模式。在另一方面，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)過(guò)程中，企業(yè)在還應(yīng)該針對(duì)計(jì)算機(jī)病毒，制定一系列的防范措施，健全相關(guān)管理制度。

隨著現(xiàn)代技術(shù)的進(jìn)步，電子技術(shù)也在飛速發(fā)展，電算化信息系統(tǒng)也正在逐漸普及，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度將會(huì)出現(xiàn)許多新的課題以及相關(guān)問(wèn)題。隨著會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度完善和研究，將會(huì)形成新的會(huì)計(jì)理論。因此，促進(jìn)電算化會(huì)計(jì)的進(jìn)一步完善和發(fā)展，同時(shí)保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠與真實(shí)，可以在提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大等方面做出巨大貢獻(xiàn)，保證電算化工作的健康高效。（作者單位：柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院）