高校中非正式組織與非正式溝通管理研究

覃志航

【摘 要】闡述高校中的非正式組織與非正式溝通及其特點(diǎn)，提出要正確看待非正式組織與非正式溝通，探討如何因勢(shì)利導(dǎo)以發(fā)揮非正式組織與非正式溝通的積極作用。

【關(guān)鍵詞】高校 非正式組織 非正式溝通 管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2016）04C-0091-02

一、高校中的非正式組織與非正式溝通及其特點(diǎn)

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，在任何一個(gè)團(tuán)體中，都存在著兩種組織，一是正式組織，二是非正式組織；在任何一個(gè)組織中，也都存在著兩種團(tuán)體，一是正式團(tuán)體，二是非正式團(tuán)體。所謂正式與非正式，有諸多的區(qū)別，筆者認(rèn)為，在高校中最大的區(qū)別就在于正式的團(tuán)體或組織是得到上級(jí)正式團(tuán)體或組織的批準(zhǔn)和認(rèn)定以及社會(huì)的認(rèn)可，具有法人代表如校長(zhǎng)，其法人代表也是上級(jí)正式團(tuán)體或組織任命和授權(quán)的。而非正式的團(tuán)體和組織是人們?cè)谙嗷ソ煌凶园l(fā)形成的，在高校是一些性格相投、志趣相同、信念一致、情感親近、關(guān)系密切的教職工個(gè)體集合而成的。它的存在沒(méi)有上級(jí)正式團(tuán)體或組織的批準(zhǔn)和認(rèn)定，也沒(méi)有上級(jí)正式團(tuán)體或組織任命和授權(quán)的法人代表。

同樣，在任何一個(gè)團(tuán)體或組織的內(nèi)部或外部的信息溝通中，也毫無(wú)疑問(wèn)地存在正式溝通和非正式溝通。正式溝通是依據(jù)組織與團(tuán)體明文規(guī)定原則進(jìn)行的，它一般是指上一級(jí)正式組織或團(tuán)體對(duì)下一級(jí)正式組織或團(tuán)體的指令、規(guī)范和要求以及正式組織或團(tuán)體內(nèi)部的規(guī)章制度或規(guī)范要求，如學(xué)校的規(guī)章制度、通知和要求等。而非正式組織或團(tuán)體內(nèi)的非正式溝通是私下進(jìn)行的溝通，它主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，形式不拘。它不像正式溝通那樣或行文下發(fā)，或?qū)訉觽鬟_(dá)，或開(kāi)會(huì)布置。非正式溝通的信息人們常常把它稱(chēng)為“小道消息”，最常見(jiàn)的是采用口頭言語(yǔ)溝通。只要有兩個(gè)人以上，這種溝通就可以在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間進(jìn)行?？梢允欠蚱揲g談，也可以是同事間傳；可以是一人傳一人，也可以是一人傳多人；可以是交頭接耳談，也可以是茶余飯后聊天?？傊瑴贤ǖ男问绞嵌喾N多樣的。第二，信息新鮮。正式溝通帶有指令性和權(quán)威性，它可以是對(duì)舊有規(guī)章制度的強(qiáng)調(diào)，也可以是對(duì)人所共知的某項(xiàng)行為規(guī)范的闡釋。而非正式溝通是帶有隱秘性的私下進(jìn)行的溝通，如果發(fā)出信息者發(fā)出的信息是人所共知的舊聞，那么接受信息者就會(huì)不以為然，不會(huì)接受這個(gè)信息，也就沒(méi)有傳遞的必要了。只有新鮮的信息，才能引起對(duì)方的好奇，激起對(duì)方的知情欲，傳遞和溝通也才得以進(jìn)行下去?！靶〉老ⅰ敝赞D(zhuǎn)播快、流傳廣，也正是因?yàn)槿藗儚摹罢馈睙o(wú)法了解到，具有隱秘性和新鮮性的特點(diǎn)。第三，傳言失真。“小道消息”一般都是通過(guò)口頭言語(yǔ)傳遞的，加之其隱秘性的特點(diǎn)，人們一般在正式的公開(kāi)場(chǎng)合不愿談及，因此也就難以對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)證。加上在傳遞過(guò)程中層層過(guò)濾，或削頭去尾，或添枝加葉，這樣就難免出現(xiàn)信息曲解，甚至是面目全非了。

二、正確看待非正式組織與非正式溝通

在正式組織中存在著非正式組織這是客觀事實(shí)，并不一定是壞事。非正式組織的分類(lèi)，一般認(rèn)為從成員上可分為縱向型、橫向水平型、混合型，從性質(zhì)上可分為情感型、興趣型、利益型、友誼型、信仰型、親緣型等，從效應(yīng)上可分為積極型、消極型、破壞型等。非正式組織對(duì)其成員及正式組織有很大的影響力，非正式組織具有控制作用、轉(zhuǎn)化與改造作用、滿足需要與激勵(lì)作用以及目標(biāo)導(dǎo)向作用等。

傳統(tǒng)管理認(rèn)為非正式組織或團(tuán)體內(nèi)的“小道消息”一般是不好的、消極的，往往把它稱(chēng)為流言蜚語(yǔ)，采取行政干預(yù)、壓制的手段，強(qiáng)令人們不準(zhǔn)轉(zhuǎn)播“小道消息”、不準(zhǔn)相信“小道消息”。而現(xiàn)代管理認(rèn)為，非正式組織、非正式渠道的信息也是正式溝通的一種重要補(bǔ)充與有效的形式。對(duì)“小道消息”運(yùn)用和處理得好，也可以使它發(fā)揮積極的作用，甚至是正式溝通難以起到的作用。

三、因勢(shì)利導(dǎo)，發(fā)揮非正式組織與非正式溝通的積極作用

作為高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該承認(rèn)、重視、研究高校中存在的非正式組織與非正式溝通這一事實(shí)，趨利避害、因勢(shì)利導(dǎo)。例如，許多高校引導(dǎo)教職工自愿結(jié)合組成課題小組、橫向科研協(xié)作組、各種藝術(shù)社團(tuán)、藝術(shù)沙龍、職工俱樂(lè)部等，發(fā)揮非正式組織的積極作用，加強(qiáng)教職員工之間的意見(jiàn)、信息溝通，使他們獲得心理上的滿足，促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)，發(fā)揮良好的輿論導(dǎo)向與教育作用，推進(jìn)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)然，通過(guò)上述形式，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)某些消極事件以便及時(shí)應(yīng)對(duì)。再如，在制定或準(zhǔn)備實(shí)施一些事關(guān)群眾切身利益的規(guī)章制度或重要措施而領(lǐng)導(dǎo)又拿不準(zhǔn)時(shí)，有意透露一些信息，通過(guò)“小道消息”轉(zhuǎn)播的方式以便真實(shí)廣泛地了解到民意的反饋，這對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)做出正確有效的決策是很有幫助的。另外，領(lǐng)導(dǎo)者也可以充分利用親密的人際關(guān)系，采用聚焦式的方式把一些信息有選擇地傳給目的對(duì)象周?chē)呐笥?。用這種方式來(lái)消除誤會(huì)、化解矛盾，這比正式溝通效果要好得多。

總之，非正式組織及其“小道消息”在實(shí)際生活中是客觀存在的，堵是堵不住的，壓也是壓不了的，只能采取疏導(dǎo)的方式。首先，要保證正式溝通渠道的暢通?，F(xiàn)在各級(jí)政府、部門(mén)都強(qiáng)調(diào)政務(wù)公開(kāi)、財(cái)務(wù)公開(kāi)，政府及有關(guān)部門(mén)都設(shè)立新聞發(fā)言人，強(qiáng)調(diào)增加透明度、倡導(dǎo)“陽(yáng)光工程”，強(qiáng)調(diào)人民群眾的知情權(quán)，其目的就是保證正式溝通渠道的暢通。透明度高了，謠言自然就會(huì)少了。必須強(qiáng)調(diào)，高校是高級(jí)知識(shí)分子和社會(huì)精英集中的地方，作為高校管理者應(yīng)具備政治敏感性和職業(yè)敏感性，對(duì)于“小道消息”要明辨是非、權(quán)衡利弊，積極的、有利的可以置之不理，消極的、不利的就應(yīng)該及時(shí)地通過(guò)正式溝通的渠道加以澄清，以正視聽(tīng)。其次，如前所述，要充分利用非正式組織、非正式溝通的特殊功能，靈活運(yùn)用，把非正式溝通作為正式溝通的重要補(bǔ)充。管理學(xué)家瓊斯認(rèn)為，要處理好非正式組織，應(yīng)該有以下五個(gè)條件：一是相互信任，在團(tuán)體內(nèi)部，人人可以自由地發(fā)表意見(jiàn)；二是互相支持，團(tuán)體內(nèi)部成員真正做到關(guān)心彼此的工作、成長(zhǎng)和個(gè)人成就；三是真正溝通思想，做到言者開(kāi)誠(chéng)布公和坦率，聞?wù)卟粠?jiàn)；四是當(dāng)矛盾出現(xiàn)沖突時(shí)，應(yīng)視為正常現(xiàn)象，并及時(shí)加以解決；五是個(gè)人之間的意見(jiàn)分歧要相互尊重，不要強(qiáng)加于人，要使人們的心情舒暢。當(dāng)然，這幾條未必完善，作為管理者還應(yīng)從實(shí)際出發(fā)做好如下幾方面的工作：第一，要善于利用非正式組織為實(shí)現(xiàn)學(xué)校的目標(biāo)服務(wù)。做到團(tuán)體成員取長(zhǎng)補(bǔ)短，互幫互學(xué)；要及時(shí)溝通信息，滿足成員的社交需要和歸屬心理；利用非正式組織骨干的威信，授予其權(quán)力，將其納入正式目標(biāo)；利用從眾心理，形成標(biāo)準(zhǔn)化傾向，發(fā)揮其積極作用。第二，對(duì)待不同類(lèi)型的非正式組織，應(yīng)采取不同的態(tài)度。對(duì)于積極型的，應(yīng)予以支持和保護(hù)；對(duì)于消極型的，應(yīng)加以積極引導(dǎo)，重視他們，主動(dòng)接近他們，做爭(zhēng)取和轉(zhuǎn)化工作；而對(duì)于那些違紀(jì)違法的，如法輪功之類(lèi)的邪教組織，則應(yīng)通過(guò)法律手段予以取締、打擊。第三，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的方法做好非正式組織的轉(zhuǎn)化和改造工作。通過(guò)興趣轉(zhuǎn)移和吸引，通過(guò)環(huán)境設(shè)置聯(lián)絡(luò)感情，角色改造與強(qiáng)化，還有目標(biāo)導(dǎo)向與激勵(lì)等，都可以作為非正式組織轉(zhuǎn)化和改造的策略和方法。

綜上所述，高校管理者要充分利用非正式組織非正式溝通信息傳遞快、溝通靈敏的特點(diǎn)，通過(guò)它了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，不斷改進(jìn)自己的管理工作；充分利用某些非正式組織成員之間趣味相投、感情融洽、關(guān)系密切、內(nèi)聚力較強(qiáng)的特點(diǎn)，通過(guò)引導(dǎo)、改造和轉(zhuǎn)化，使它對(duì)整個(gè)學(xué)校的團(tuán)結(jié)和穩(wěn)定產(chǎn)生積極作用，對(duì)完成學(xué)校的某些任務(wù)和實(shí)現(xiàn)學(xué)校的目標(biāo)產(chǎn)生推進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]郝朝娜.淺議非正式溝通方式在高校思想政治教育過(guò)程中的合理運(yùn)用[J].科教導(dǎo)刊，2011（8）

（責(zé)編 王 一）