檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)

劉楊++趙雨宏

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2015.36.009

摘 要：該文是從人力資源管理現(xiàn)狀出發(fā)，開發(fā)出操作簡單且方便實(shí)用的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。該系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)（MIS），其開發(fā)主要包括后臺(tái)數(shù)據(jù)庫的建立以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個(gè)方面。該文詳細(xì)介紹該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，該系統(tǒng)主要包括5個(gè)部分：信息管理、系統(tǒng)管理、工作記錄管理、學(xué)習(xí)記錄管理、獎(jiǎng)懲記錄管理。該系統(tǒng)采用了圖形化界面，可操作性強(qiáng)?；赟truts框架，可維護(hù)性好。系統(tǒng)內(nèi)部自設(shè)的權(quán)限校驗(yàn)來對系統(tǒng)登錄用戶實(shí)施校驗(yàn)，提高了整個(gè)系統(tǒng)的安全性。

關(guān)鍵詞：檔案 自動(dòng)化 MIS Struts

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2015）12（c）-0009-03

檔案管理是隨著人事制度改革應(yīng)運(yùn)而生的一項(xiàng)新的工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，無疑將給單位管理部門帶來很大的方便。檔案管理為單位和個(gè)人提供信息咨詢、檔案檢索、檔案存取、依據(jù)檔案出具各類證明材料等服務(wù)；為單位和個(gè)人提供檔案的收集、整理、保管服務(wù)。檔案管理的對象是企業(yè)、企業(yè)化管理的人事單位及職工本人。檔案管理的自動(dòng)化是當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)中靈活使用了表格對檔案分門別類，組成檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。

該文以JSP技術(shù)和Struts為基礎(chǔ)，基于B/S模式開發(fā)了一個(gè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，管理員可以很方便的進(jìn)行信息管理，系統(tǒng)管理，員工的工作、學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)懲情況管理。

1 總體設(shè)計(jì)與實(shí)施方案

1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

該系統(tǒng)包括：員工基本信息模塊、系統(tǒng)管理模塊、工作記錄管理模塊、學(xué)習(xí)記錄管理模塊、獎(jiǎng)懲情況管理模塊。

1.2 運(yùn)行環(huán)境

為了開發(fā)一個(gè)安全、穩(wěn)定的系統(tǒng)，選擇以下開發(fā)平臺(tái)。

操作系統(tǒng)：Windows2000 Server及以上版本/Windows XP及以上版本。

軟件環(huán)境：數(shù)據(jù)庫Mysql5.0及以上版本，開發(fā)工具Eclipse + Myeclipse，開發(fā)語言java語言，html標(biāo)記語言，架構(gòu)B/S結(jié)構(gòu)，采用struts模式（MVC模式的延續(xù)）。

Mysql是一個(gè)性能好、容量大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它具有很好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和應(yīng)用功能。

Struts框架具有組件的模塊化、靈活性和重用性的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)簡化了基于MVC的web應(yīng)用程序的開發(fā)。

Struts是一種優(yōu)秀的J2EE MVC架構(gòu)方式。它利用taglib獲得可重用代碼和抽象 Java 代碼，利用ActionServlet配合Struts-config.xml實(shí)現(xiàn)對整個(gè)系統(tǒng)導(dǎo)航。增強(qiáng)了開發(fā)人員對系統(tǒng)的整體把握，提高了系統(tǒng)的可維護(hù)性和可擴(kuò)充性。

基于Struts架構(gòu)的項(xiàng)目開發(fā)，首先需要有一個(gè)很好的整體規(guī)劃，整個(gè)系統(tǒng)中包括哪幾個(gè)模塊，每個(gè)模塊各需要多少FormBean和ActionBean等，而且最主要的是Struts-config.xml的管理。開發(fā)基于Struts的項(xiàng)目的難點(diǎn)在于配置管理，尤其是對Struts-config.xml的管理。

Struts 是MVC的一種實(shí)現(xiàn)，它將 Servlet和 JSP 標(biāo)記（屬于 J2EE 規(guī)范）用作實(shí)現(xiàn)的一部分。Struts繼承了MVC的各項(xiàng)特性，并根據(jù)J2EE的特點(diǎn)，做了相應(yīng)的變化與擴(kuò)展。

1.3 實(shí)施步驟

（1）根據(jù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工程特點(diǎn)，制定出一套檔案管理的全面解決方案。

（2）依據(jù)總體方案對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行更完善的修改。

（3）查閱文獻(xiàn)，整個(gè)程序界面及數(shù)據(jù)庫定版，編寫需求分析。

（4）做出系統(tǒng)的概要設(shè)計(jì)，并對系統(tǒng)進(jìn)行分析和可行性實(shí)驗(yàn)。

（5）開始了單個(gè)模塊的設(shè)計(jì)，首先設(shè)計(jì)的是信息管理模塊，該模塊主要分成2個(gè)部分，員工信息管理，部門管理；從信息管理模塊導(dǎo)出另外3個(gè)模塊：員工工作記錄模塊，員工學(xué)習(xí)記錄模塊，員工獎(jiǎng)懲記錄模塊；最后處理的是系統(tǒng)管理模塊。

（6）對系統(tǒng)進(jìn)行具體的實(shí)現(xiàn)，模塊的聯(lián)接。

（7）測試并完善。

2 數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)

2.1 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫由下述5張數(shù)據(jù)表組成。

（1）員工基本信息表（employee）：該表記錄了員工的基本信息，包括員工編號、員工姓名、工資、所在部門、性別、民族、婚姻、學(xué)歷、職務(wù)、家庭住址。

（2）部門基本信息表（department）：該表記錄了部門的基本信息，包括部門編號、部門名稱、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門描述。表結(jié)構(gòu)如表1所示：

（3）員工工作記錄表（work）：該表記錄了員工工作記錄，包括員工編號、開始工作時(shí)間、結(jié)束工作時(shí)間、工作地點(diǎn)、工作簡介。表結(jié)構(gòu)如表2所示：

（4）員工學(xué)習(xí)記錄表（study）：該表記錄了員工工作記錄，包括員工編號、開始學(xué)習(xí)時(shí)間、結(jié)束學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)地點(diǎn)、學(xué)習(xí)描述。表結(jié)構(gòu)同員工工作記錄表。

（5）員工獎(jiǎng)懲情況表（prize）：該表記錄了員工獎(jiǎng)懲情況，包括員工編號、獎(jiǎng)懲主題、獎(jiǎng)懲內(nèi)容、獎(jiǎng)懲時(shí)間、備注。表結(jié)構(gòu)如表3所示：

2.2 編碼規(guī)則

該系統(tǒng)的代碼全部采用的是Java語言，html標(biāo)記語言，JSP語言。

（1）數(shù)據(jù)庫中表名的命名規(guī)則：該表名中關(guān)鍵字所對應(yīng)的英文名稱，例如：員工基本信息表命名為employee。

（2）表中字段的命名規(guī)則：對應(yīng)表名的縮寫+對應(yīng)的屬性，例如：員工編號=employee的縮寫em+編號id=emid。

（3）Package 的命名：Package 的名字是由一個(gè)小寫單詞組成。

（4）Class 的命名：Class 的名字是由大寫字母開頭而其他字母都小寫的單詞組成。

（5）Class 變量的命名：變量的名字是用一個(gè)小寫字母開頭。后面的單詞用大寫字母開頭。

（6）Static Final 變量的命名 ：Static Final 變量的名字都大寫，并且指出完整含義。

（7）參數(shù)的命名 ：參數(shù)的名字和變量的命名規(guī)范一致。

（8）數(shù)組的命名 ：數(shù)組是用下面的方式來命名 byte[] buffer。

2.3 數(shù)據(jù)庫連接方式

該系統(tǒng)采用的是Mysql數(shù)據(jù)庫，并且用到了一個(gè)簡單的Mysql可視化管理工具Navicat。

連接數(shù)據(jù)庫時(shí)在安裝了Mysql和Navicat的前提下，如下操作。

首先要在Navicat下建立連接并建立一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入所要建的表。

緊接著在Eclipse+Myeclipse的開發(fā)工具中與數(shù)據(jù)庫建立連接，連接Mysql數(shù)據(jù)庫。

（1）加載驅(qū)動(dòng)程序：Class.forName（"com.mysql.jdbc.Driver"）.newInstance（）；

（2）建立連接：Connection con=DriverManager.getConnection（"jdbc：mysql：//localhost：3306/數(shù)據(jù)庫名"， “用戶名”， “密碼”）。

3 系統(tǒng)模塊的設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)共分為5大模塊：信息管理模塊，系統(tǒng)管理模塊，工作記錄管理模塊，學(xué)習(xí)記錄管理模塊，獎(jiǎng)懲情況管理模塊。

3.1 信息管理模塊的設(shè)計(jì)

用戶登入：只需以用戶輸入的信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行比較，如果數(shù)據(jù)庫中有信息，就成功登錄。

基本信息管理：當(dāng)進(jìn)入本系統(tǒng)后，就可以對企業(yè)的員工信息進(jìn)行相應(yīng)的管理。

該部分包括：添加員工，添加部門，部門管理（可以往部門添加員工或從部門刪除員工），查看員工列表，查看部門列表，刪除員工，按編號查詢員工，通過姓名查詢員工，更改員工基本信息。

3.2 系統(tǒng)管理模塊的設(shè)計(jì)

密碼管理：主要是對整個(gè)系統(tǒng)的登陸管理，可以對登陸密碼進(jìn)行修改。

3.3 員工工作記錄管理模塊的設(shè)計(jì)

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應(yīng)工作記錄。

（1）添加工作記錄：可以按編號添加員工的工作記錄；

（2）查詢所有員工的工作記錄：可以查看到當(dāng)前所有添加的員工的工作記錄；

（3）通過編號查詢員工的工作信息：可以按編號對相應(yīng)員工的工作記錄進(jìn)行查詢。

3.4 員工學(xué)習(xí)記錄管理模塊的設(shè)計(jì)

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應(yīng)學(xué)習(xí)記錄。

（1）添加學(xué)習(xí)記錄：可以按編號添加員工的學(xué)習(xí)記錄；

（2）查詢所有員工的學(xué)習(xí)記錄：可以查看到當(dāng)前所有添加的員工的學(xué)習(xí)記錄；

（3）通過編號查詢員工的學(xué)習(xí)信息：可以按編號對相應(yīng)員工的學(xué)習(xí)記錄進(jìn)行查詢。

3.5 員工獎(jiǎng)懲情況管理模塊的設(shè)計(jì)

該模塊的主要功能是添加和查詢員工的相應(yīng)獎(jiǎng)懲情況。

（1）添加獎(jiǎng)懲記錄：可以按編號添加員工的獎(jiǎng)懲記錄；

（2）查詢所有員工的獎(jiǎng)懲情況：可以查看到當(dāng)前所有添加的員工的獎(jiǎng)懲記錄；

（3）通過編號查詢員工的獎(jiǎng)懲情況：可以按編號對相應(yīng)員工的獎(jiǎng)懲記錄進(jìn)行查詢。

4 結(jié)語

該系統(tǒng)最后設(shè)計(jì)的結(jié)果達(dá)到了系統(tǒng)所需的要求。

（1）實(shí)現(xiàn)了員工信息管理：包括員工的添加/刪除/更改/查詢。

①部門信息管理：包括部門的添加/刪除/更改/查詢；

②系統(tǒng)信息管理：系統(tǒng)密碼修改；

③員工工作記錄管理：實(shí)現(xiàn)了工作記錄的任意添加，查詢所有工作記錄，以及按編號查詢工作記錄；

④員工學(xué)習(xí)記錄管理：實(shí)現(xiàn)了學(xué)習(xí)記錄的任意添加，查詢所有學(xué)習(xí)記錄，以及按編號查詢學(xué)習(xí)記錄；

⑤員工獎(jiǎng)懲記錄管理：實(shí)現(xiàn)了獎(jiǎng)懲記錄的任意添加，查詢所有獎(jiǎng)懲記錄，以及按編號查詢獎(jiǎng)懲記錄。

（2）實(shí)現(xiàn)了方便，輕松的后臺(tái)管理。

（3）方便操作和較強(qiáng)的交互能力，方便的進(jìn)行檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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