用郵件合并輕松搞定家庭報告書

彭金勇

摘要：根據(jù)中職學校的實際情況，班主任老師每個學期期末都要為班上每位學生填寫家庭報告書，這是一件瑣碎耗時的工作。如何利用Microsoft Office Word的郵件合并功能實現(xiàn)每位學生家庭報告書的自動生成，是本文要介紹的內容。

關鍵詞：中職學生；Excel；Word；家庭報告書；郵件合并

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）12-0213-02

中職學生的管理需要老師和家長的相互配合，而家庭報告書是班主任向家長匯報學生一學期整體表現(xiàn)的重要載體。每到學期末，家庭報告書成了很多班主任頭疼的事情：班上幾十名學生，每名學生6、7門課程的成績以及學期評語等要在家庭報告書上面有所體現(xiàn)，相信很多班主任老師都是采取成績打印、裁剪粘貼的方法來實現(xiàn)的，這樣既浪費時間，又不美觀。Microsoft Office Word的郵件合并功能靈活運用，能達到簡化工作，高效少錯的效果。

1 整體思路

第一步，在Word中錄入家庭報告書中共同的內容，作為模板；第二步，把需要改變的數(shù)據(jù)信息錄入到Excel表格；第三步，利用Word 的郵件合并功能把Excel表格中的每條數(shù)據(jù)填入Word模板中形成一個單獨文檔，并把所有單獨文檔合成形成一個新的文檔，這就是最后的結果。利用Microsoft Office中的Excel表格和Word中的郵件合并功能的結合，實現(xiàn)了每位學生家庭報告書的自動生成。

2 理論知識

1）郵件合并。郵件合并通過Word + Excel來完成：一部分是在合并中內容不變的Word模板，另一部分是包含多個具體內容的Excel數(shù)據(jù)表（變動的信息）。將Excel數(shù)據(jù)表合并到Word模板中，就能得到加了變動信息的不同版本W(wǎng)ord模板。

2）Word模板。模板就是文檔的底稿，包括文檔中不變的內容，如報告書中的主體內容部分、署名及日期等。

3）Excel數(shù)據(jù)表。內容包括在郵件合并中需使用的學生姓名、成績、評語等Excel表格數(shù)據(jù)，讀取時須連接到Excel數(shù)據(jù)表。

3 操作流程

1）設計Word模板：在Word文檔中設計好家庭報告書的模板。

2）建立Excel數(shù)據(jù)表：在Excel表格中錄入并保存學生的信息，諸如姓名、學號、不及格門數(shù)、各科考試成績、操行等級與評語等具體數(shù)據(jù)。

3） 郵件合并：根據(jù)Excel數(shù)據(jù)表中的學生信息，運用Word的郵件合并功能，生成全部學生的家庭報告書。

4）詳細步驟（以Microsoft Office 2010版本為例）：

（1） 啟動Word 2010程序，錄入家庭報告書中固定內容部分，保存并改名為“報告書模板.docx”。效果如圖1所示。

（2） 新建Excel文檔，命名為“第一學期表現(xiàn).xlsx”。

（3） 在“第一學期表現(xiàn).xlsx” Sheet1表中輸入姓名、學號、不及格門數(shù)、各科考試成績、操行等級與評語等Excel表格數(shù)據(jù)，并將Sheet1表改名為“綜合表現(xiàn)”，效果如圖2所示。

（4） 打開 “報告書模板.docx”文檔，利用Excel文檔中“綜合表現(xiàn)”工作表的信息進行郵件合并，完成全部學生家庭報告書的生成。

郵件合并具體步驟如下：

首先，選擇文檔形式：單擊“郵件”選項卡下的“開始郵件合并”組中的“開始郵件合并”右側的下拉三角形，從自動下拉的菜單中選擇“普通Word文檔”，效果如圖3所示。

接著，選擇目標文檔：單擊“開始郵件合并”組中的執(zhí)行“選擇收件人”右側的下拉三角形，從下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有的列表”，在對話框中選擇 “第一學期表現(xiàn).xlsx→綜合表現(xiàn)”，單擊“確定”按鈕。效果圖如圖4所示。

其次，插入合并域：在指定位置，單擊“郵件”選項卡下的“編寫和插入合并域”組中的“插入合并域”右側的下拉三角形，選擇對應選項。例如“學生家長”前面插入“姓名”，依此類推，效果如右圖5所示。

最后，單擊“郵件”選項卡的“完成”組的“郵件合并完成”命令。

（5） 縮小文檔，檢查整體排版。這里可能會出現(xiàn)的問題是個別學生評語太長，超出了原先的表格區(qū)域，會造成該部分頁面的布局錯亂，從而影響其他頁面。這時您需要找到出現(xiàn)問題的頁面，調整一下布局即可。

4 結束語

作為一線中職班主任，平時備課上課耗去大量精力，還要兼顧學生管理工作。靈活運用Word的郵件合并功能可以減輕班主任負擔，輕松搞定家庭報告書。

參考文獻：

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