淺談電子檔案工作存在的問題與對(duì)策

托爾遜古麗

摘 要 近年來(lái)塔城地區(qū)人社局電子檔案建設(shè)工作逐步開展，已完成一定數(shù)量的檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化工作。但從地區(qū)范圍來(lái)看，塔城地區(qū)人社局電子檔案工作還處于低水平階段。雖然取得了一點(diǎn)成績(jī)，積累了一些經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)又有在實(shí)際工作中出現(xiàn)了諸多問題與困難。

關(guān)鍵詞 淺談 電子檔案 問題

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1電子檔案管理建設(shè)存在的主要問題

1.1檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入不足，長(zhǎng)期欠賬

由于塔城地區(qū)所處地理環(huán)境特殊，經(jīng)濟(jì)發(fā)展與區(qū)內(nèi)地州相比十分滯后，地區(qū)間發(fā)展不平衡，財(cái)力嚴(yán)重不足，用于開展檔案事業(yè)建設(shè)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)沒有列入當(dāng)?shù)刎?cái)政預(yù)算，只是人頭經(jīng)費(fèi)，加之領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視度不夠，在檔案工作上長(zhǎng)期欠賬，開展檔案工作所需經(jīng)費(fèi)常常是用一點(diǎn)要一點(diǎn)，絕大部分單位檔案經(jīng)費(fèi)僅限用于購(gòu)買每年歸檔所需檔案盒等一些檔案裝具。

1.2人員少，機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，辦公場(chǎng)所擁擠

一是定編少，沒有相應(yīng)的崗位，現(xiàn)有的人員無(wú)法正常開展業(yè)務(wù)工作；二是基層單位辦公場(chǎng)所擁擠，檔案室和辦公室同在一室的現(xiàn)象普遍存在。

1.3電子檔案管理困難

由于電子文件具有較多的格式和依托眾多的軟件這一特點(diǎn)，目前產(chǎn)生的電子文件種類復(fù)雜、文件格式多樣，高達(dá)數(shù)十種。因不同背景和作用生成的電子文件，在收集、保管和利用方面與紙質(zhì)文件的收集、保管和利用方法迥然不同。

1.4檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員更換頻繁

從歷年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看，在工作中所需的既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才十分缺乏，從事檔案工作滿5年以上的不足一半，有的單位甚至一年一換。從專業(yè)結(jié)構(gòu)上看，現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員中檔案專業(yè)畢業(yè)且從事檔案專業(yè)工作的不足5人。

2解決電子檔案管理建設(shè)中存在問題的對(duì)策

2.1爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持是落實(shí)檔案工作所需經(jīng)費(fèi)的根本

塔城地區(qū)電子檔案工作如何開展，經(jīng)費(fèi)投入是關(guān)鍵性因素。決策經(jīng)費(fèi)投入的權(quán)利集中于各級(jí)工作部門的領(lǐng)導(dǎo)，要使電子檔案工作得到一個(gè)適宜的經(jīng)費(fèi)保證，各級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)的決策無(wú)疑是關(guān)鍵性因素。因此，如何影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，這是我們搞好電子檔案工作必須面對(duì)的課題。

影響決策的關(guān)鍵因素是決策者對(duì)決策對(duì)象的認(rèn)知和意識(shí)，因此，要影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的決策，從影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的各項(xiàng)法律、規(guī)定、要求等內(nèi)容的認(rèn)知和對(duì)檔案工作具體情況的了解方面入手應(yīng)發(fā)是可行的和有效的。由此筆者認(rèn)為應(yīng)該從一下兩方面去做工作：

首先，各級(jí)檔案部門、各單位要緊緊抓住2015年自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（以下簡(jiǎn)稱《意見》），要通過向領(lǐng)導(dǎo)宣傳和溝通讓領(lǐng)導(dǎo)明確推進(jìn)電子文件管理工作是《意見》中檔案工作的要求，是必須要貫徹落實(shí)的、要納入當(dāng)?shù)貒?guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃的一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，資金投入必須納入全盤體制管理，是長(zhǎng)遠(yuǎn)的、持續(xù)的投入；其次，人事系統(tǒng)檔案部門主動(dòng)要求、及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電子文件管理工作的具體情況、進(jìn)展、所遇到的問題和困難，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握目前電子文件管理工作的實(shí)際情況，尤其是急需解決的問題，由此才能夠使領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)費(fèi)安排決策時(shí)，能夠?qū)⒖赡艿慕?jīng)費(fèi)安排到電子文件管理工作最需要的地方，避免決策的不準(zhǔn)確而造成的工作被動(dòng)和資金的浪費(fèi)，從而使電子文件管理工作的開展達(dá)到高效、優(yōu)質(zhì)、科學(xué)的預(yù)期目標(biāo)。

另外，不容忽視的是，作為檔案工作部門還要用勤奮和創(chuàng)造性的工作和優(yōu)良的工作業(yè)績(jī)贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任與支持。

2.2完善機(jī)構(gòu)才能讓電子文件管理工作納入正軌，保證該項(xiàng)工作所需的人、財(cái)、物

建設(shè)數(shù)字化檔案室已是今后信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，電子文件管理工作應(yīng)該是一個(gè)長(zhǎng)期的常規(guī)化的行為，只有將電子管理工作納入工作管理機(jī)制，建立必要的工作機(jī)構(gòu)，完善工作運(yùn)行機(jī)制，把電子文件管理裝進(jìn)工作機(jī)構(gòu)這只“籠子”里，納入例行的工作計(jì)劃，步入正常的工作程序，才能使開展電子文件管理工作所需的人、財(cái)、物有保障。

2.3發(fā)揮檔案行政主管部門的主導(dǎo)作用，做好電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)，以根本上解決電子檔案格式混亂和難以管理的技術(shù)問題

作為全地區(qū)檔案主管部門的地區(qū)檔案局應(yīng)充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，承擔(dān)起作為全地區(qū)電子文件管理整體規(guī)劃和統(tǒng)一規(guī)范頂層設(shè)計(jì)這一責(zé)任。通過制定和推行地區(qū)電子檔案技術(shù)規(guī)范和電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)，讓新產(chǎn)生的電子文件達(dá)到規(guī)范化的目標(biāo)，糾正目前電子文件格式混亂的現(xiàn)狀。

2.4通過把好人員入口關(guān)、加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作、落實(shí)人員相應(yīng)待遇等來(lái)解決人員不穩(wěn)定問題

一是把好干部的“入口關(guān)”、“使用關(guān)”。電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不是隨便任何人都可以勝任的。因此，把好干部入口關(guān)既是電子檔案工作的需要，也是穩(wěn)定檔案干部的必須；二是應(yīng)注重檔案干部的繼續(xù)教育。電子檔案管理不僅是一項(xiàng)全新工作，而且是一項(xiàng)技術(shù)發(fā)展和進(jìn)步速度較快的工作。檔案干部要持續(xù)勝任工作要求，必須不斷補(bǔ)充新知識(shí)和學(xué)習(xí)新技能，這一過程是持續(xù)的，不間斷的。因此，檔案部門重視和加強(qiáng)檔案干部的繼續(xù)教育不僅是必須的，也是必要的，而且這項(xiàng)工作應(yīng)該是一個(gè)長(zhǎng)期的，持續(xù)性的工作，不可能是一勞永逸的；三是落實(shí)干部適宜的待遇。讓付出和待遇相匹配，用適當(dāng)?shù)拇隽糇∪恕?/p>

電子檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、創(chuàng)造性強(qiáng)、基礎(chǔ)性強(qiáng)、持續(xù)性強(qiáng)的工作，這項(xiàng)工作的付出應(yīng)該有相應(yīng)的回報(bào)，這是留住人的必不可少的因素。作為檔案工作部門首先應(yīng)當(dāng)了解電子檔案管理人員的工作性質(zhì)和勞動(dòng)付出，積極落實(shí)這項(xiàng)工作人員的相應(yīng)待遇，并為他們創(chuàng)造晉升的空間，激發(fā)他們工作的積極性。

作為電子檔案管理工作的組織者和管理者，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)從政治上、生活上關(guān)心、愛護(hù)干部，讓他們體驗(yàn)到組織的關(guān)懷，增強(qiáng)干好工作的信心和動(dòng)力。同時(shí)，也需要加強(qiáng)干部的思想教育，讓他們樹立崇高的職業(yè)道德責(zé)任感，樹立為國(guó)存史、為黨管檔的政治責(zé)任感，自覺履行職責(zé)、不辱使命，干一行愛一行，通過自己的扎實(shí)工作和勤奮努力，來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值和追求。