高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

朱玉瓊

摘 要 各行業(yè)人才競爭日益殘酷，人事檔案發(fā)揮著巨大作用，人力資源和人才政策的制定起著非常重要作用，由于傳統(tǒng)觀念影響，高校的人事檔案工作進(jìn)展不順，出現(xiàn)了不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。因此應(yīng)改進(jìn)人事檔案的管理工作思路，注意電子檔案收集，充分利用計算機提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 人事檔案 高校 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著社會發(fā)展，高校之間的競爭也是非常的激烈，想在激烈的競爭中落腳，必須充分做好人力資源開發(fā)工作。而人事檔案的管理就成了開發(fā)工作的基礎(chǔ)部分。改進(jìn)工作也必須適應(yīng)社會的發(fā)展，敢于創(chuàng)新。利用高校人事檔案資源，為人盡其才提供有力保障和服務(wù)。

1高校人事檔案的重要作用

建國后，各校組織人事部門配專門人員，補充人事檔案素材，人事檔案的工作逐步走向正軌，取得了很大成績，為學(xué)校的人事工作正常開展起到非常大的作用。后來文化大革命，對人事檔案的工作起到了很大的沖擊，檔案損壞嚴(yán)重。1980年，召開干部檔案會議。1990和2005年又分別召開三四次干部檔案會議，人事檔案又有了新的進(jìn)展。重新整理了檔案的材料，使得內(nèi)容更充實，真實，更加條理化。由于人事檔案是人事選人依據(jù)，所以越來越受有關(guān)部門重視。

2高校人事檔案管理創(chuàng)新必要性

（1）管理理念不創(chuàng)新。近幾年，人事管理的封閉式比較強。大都根據(jù)人為經(jīng)驗收集材料，認(rèn)為保管，傳遞好保密就是人事檔案管理的所有工作。沒有意識到學(xué)校的人事檔案管理工作其實可以發(fā)揮更大的作用，也可以為社會提供更大的服務(wù)。因此，在管理方式和檔案內(nèi)容等進(jìn)行創(chuàng)新改造缺乏認(rèn)知和動力，也缺乏主動意識，這些都制約了人事檔案管理作用的發(fā)揮。

（2）人事檔案管理隊伍綜合素質(zhì)需要加強。人事檔案的管理工作，需要各種措施來加強管理隊伍的力量。人事檔案管理的人手有些缺乏，多由人事部門的人員一兼數(shù)職。許多工作人員都是非專業(yè)人事，缺乏專業(yè)知識，如果內(nèi)部的學(xué)習(xí)機會不夠，動力不足，外出進(jìn)修的時間也少。種種因素都會阻礙人事檔案管理工作的有效進(jìn)展。

（3） 檔案的記錄沒有重點突出。一直以來，人事檔案多都是記載個人的經(jīng)歷和學(xué)歷過程，各項考核的獎罰等信息，這些內(nèi)容和空洞的評價術(shù)語比較多，而相對于一些技術(shù)特長，專業(yè)技能，科研成果和業(yè)務(wù)能力，工作業(yè)績，重大任務(wù)表現(xiàn)等具體內(nèi)容體現(xiàn)的非常少。人事檔案形同虛設(shè)，這樣造成人事人員在選人用人的時候認(rèn)識的比較片面和膚淺，即使耐心查閱簡歷，也難以找到對需求崗位有價值的參考信息。人事檔案很難發(fā)揮應(yīng)該起到的價值。

（4） 信息化水平低，高校人事檔案管理工作大部分處于手工和半手工狀態(tài)，人事檔案仍以紙質(zhì)為主，沒有進(jìn)行數(shù)字化處理錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，也沒有專門的人進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)的利用率不高，無法真正的實現(xiàn)資源共享，對相關(guān)情況的查詢帶來極大的不方便！

3人事檔案管理的改進(jìn)措施

（1）創(chuàng)新理念，流程規(guī)范，是做好人事檔案工作的保障，應(yīng)健全我們的人事管理制度，多收集一些保管和使用權(quán)限的制度等等。

（2）堅持以人為本，優(yōu)化我們的服務(wù)質(zhì)量，提高各大高校的人事檔案有足夠的利用價值，檔案管理應(yīng)用到各方面。服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣影響人事檔案的內(nèi)容，也會影響到它的利用價值。

（3）加快信息化建設(shè)，盡快實現(xiàn)數(shù)字化，系統(tǒng)化。隨著我國信息技術(shù)，通信，網(wǎng)絡(luò)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，作為主要信息資源的檔案也很快向信息化轉(zhuǎn)變。因此要認(rèn)清檔案管理工作發(fā)展大趨勢，學(xué)好用好計算機，在平時應(yīng)用當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作質(zhì)量，真正成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理員。再者，充分開發(fā)人事檔案，研究檔案管理的軟件，實行動態(tài)管理，維護(hù)，探索電子檔案的新途徑。利用網(wǎng)絡(luò)，形成開放式資源，建立全國聯(lián)網(wǎng)和區(qū)域聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)。

（4）開發(fā)人力資源是將人的智慧，經(jīng)驗，能力，創(chuàng)造性和學(xué)識進(jìn)行發(fā)掘，培養(yǎng)和利用。高等學(xué)校通過實現(xiàn)人才強效，其關(guān)鍵是人力資源的開發(fā)。學(xué)校人力資源密集，承擔(dān)起了人力資源培養(yǎng)任務(wù)的責(zé)任。人力資源的培養(yǎng)指標(biāo)將是實現(xiàn)跨越式發(fā)展，為國家培養(yǎng)大批人才的重要環(huán)節(jié)。高校非常重視教師和其他管理隊伍建設(shè)，推出引進(jìn)新人才政策，開發(fā)人力資源，根據(jù)自身優(yōu)勢和對市場專業(yè)人才的需求進(jìn)行合理配置，有意識和重點的培養(yǎng)有前途，有潛力的管理和科研人員，創(chuàng)造條件培養(yǎng)成各方面的專家，以此提高學(xué)校的管理水平和知名度。人事檔案在開發(fā)人力資源方面起著舉足輕重的作用，為學(xué)校的人才得到更好的發(fā)展提供了保障且有效的服務(wù)。

（5）研究人才使用規(guī)律，指導(dǎo)人力資源建設(shè)。造就更高水平的師資力量。掌握人才成長規(guī)律，指導(dǎo)人力資源開發(fā)，實施人才強國。哪怕平庸的人，也能通過人力規(guī)律的指導(dǎo)，發(fā)掘它某一方面的潛能，提高人才的培養(yǎng)水平。

（6）人事檔案管理創(chuàng)新出新思路。

①變分散為綜合，將高校人事檔案納入檔案綜合治理，成立獨立的檔案工作部門，將各類檔案統(tǒng)一管理。

②檔案材料報送，這樣能保障人事檔案的全面準(zhǔn)確，綜合治理檔案材料報送制度，在校屬各單位明確檔案員，收集，遞交各部門檔案文件，及時遞交歸檔，經(jīng)常對檔案材料進(jìn)行查缺補漏，對缺少的檔案做好登記，記得催要。

③充實檔案內(nèi)容，與國家機關(guān)人員類似，我們高校的檔案也應(yīng)該重點放在反映每個人的工作業(yè)績，在科研和教學(xué)活動的具體表現(xiàn)，全面客觀反映教師業(yè)務(wù)的水平和教研能力，業(yè)績檔案是人事檔案的重要補充，收集教職工實績材料，這樣也可以增加高校人事的信息含量，增強人事管理的活力。

④采用信息技術(shù)提高人事檔案管理水平，努力實現(xiàn)資源共享，用更先進(jìn)的計算機技術(shù)管理人事檔案，以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為保障，檔案信息數(shù)字系統(tǒng)為前提，以資源共享，數(shù)字化系統(tǒng)取代半手工狀態(tài)為目標(biāo)，快速完成各種檢索，查詢，數(shù)據(jù)統(tǒng)計。計算機技術(shù)在高校人事管理中被廣泛運用，提高了辦事效率，一些政審材料，既可以由當(dāng)事人書寫，也可便捷電腦打印。但是，不能僅停留在單機的管理水平，行業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，這是檔案計算機管理和檔案信息開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。

⑤認(rèn)真整理，確保檔案的全面和真實性，整理應(yīng)做到分類有序，目標(biāo)清楚，每卷檔案都是完整，真實，實用的。用合適的，耐用的材料將紙質(zhì)的檔案存檔。大力推進(jìn)信息化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)適合本校情況的管理系統(tǒng)，將原始紙質(zhì)檔案錄入，根據(jù)權(quán)限不同，不同的人可以進(jìn)行不同范圍和程度的查閱。這樣有兩點好處，第一，降低了對檔案原件使用，減輕了上面所說的磨損，有利于對檔案的保護(hù)。第二，提高了人事檔案的利用效率和服務(wù)水平，推進(jìn)了信息化建設(shè)的進(jìn)行。需要注意的是，要確保系統(tǒng)的信息和紙質(zhì)信息是一致的，最好是專業(yè)公司的人事管理系統(tǒng)，這樣以后有什么升級需要會更容易些；然后要注意防止病毒的侵入，絕不能讓數(shù)據(jù)丟失，防止網(wǎng)絡(luò)黑客入侵。

4結(jié)語

21世紀(jì)，高校也同樣進(jìn)入了一個人才競爭的時代，那我們高校的人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略有機結(jié)合，更好的服務(wù)于社會，為我們的高校競爭提供持久的，有力的人才資源。就當(dāng)前情況來看，高校的人事檔案管理的改革工作已經(jīng)可以提上議事日程。創(chuàng)新高校人事檔案管理工作是我們實施人才強校的重要支撐，它對我們戰(zhàn)略發(fā)展的重要性和緊迫性也就不言而喻。

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