論技工院校的人事檔案管理

摘 要： 對(duì)于技工院校來說，人事檔案管理工作是檔案建設(shè)、以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)之一，它影響著學(xué)校人事管理工作。人事檔案的資料能夠?yàn)閷W(xué)校人事管理提供重要的依據(jù)和條件，是組織人事工作政策要求的具體表現(xiàn)。但現(xiàn)時(shí)許多技工院校的人事檔案管理管理系統(tǒng)不完善，管理模式單一、人員專業(yè)管理水平及信息化程度參差等問題。本論文在深入研究當(dāng)前院校人事檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出一種適用于院校人事檔案管理借鑒思路。

關(guān)鍵詞：院校 人事檔案 管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）05-0030-01

隨著我國改革開放市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，社會(huì)對(duì)于各類人才的需求不斷增加，推動(dòng)了我國的技工教育事業(yè)發(fā)展。技工教育改革不斷向前奔跑，如何更好地做好人力資源規(guī)劃工作，人事檔案管理制度改革就顯得尤為重要。中國建立人事檔案制度成型至今幾十年的事情，但很多技工院校并不重視人事檔案的管理，這與現(xiàn)階段技校的發(fā)展形勢、社會(huì)市場大環(huán)境要求相當(dāng)不吻合。因此，人事檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步完善與改革，這樣才有利于促進(jìn)學(xué)校人事管理工作以及學(xué)校長期健康發(fā)展。

一、人事檔案管理重要性

1.人事檔案對(duì)人事管理工作的重要意義

人事檔案管理是否完善與健全，能有效地保護(hù)和利用檔案，將直接影響著學(xué)校人事管理工作的成效。眾所周知，人才儲(chǔ)備是每個(gè)企業(yè)或單位的人力資源工作的重中之重，擁有一定數(shù)量與質(zhì)量的人才，令需求量、質(zhì)量與擁有量之間是否取得平衡，它直接影響著整個(gè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略對(duì)策與目標(biāo)。人事檔案對(duì)學(xué)校人員崗位的變動(dòng)提供指導(dǎo)作用。學(xué)校通過建立與完善自身檔案管理體系，在對(duì)學(xué)校人員進(jìn)行管理及任用提拔的過程中，從人事檔案管理體系獲取整套科學(xué)完整的信息，它不僅能為領(lǐng)導(dǎo)決策作引導(dǎo)，而且為教學(xué)、科研等提供可靠相關(guān)信息，從而更好地開展指導(dǎo)學(xué)校的人事管理工作，員工個(gè)人得到相對(duì)公平發(fā)展的機(jī)會(huì)的同時(shí)，學(xué)校也將得到更好的改革和發(fā)展。因此，我們?nèi)绾螌⑷耸聶n案管理的利用效率最大化、人事檔案管理的價(jià)值進(jìn)一步提升做好工作，更好地為院校管理未來發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2.人事檔案管理在人力資源的重要性

人事檔案是人事部門在招取錄用，調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)，以及工作變動(dòng)情況的文件材料，一本完整的人事檔案材料可以歷史地、全面性地作為考察個(gè)人的依據(jù)，反映了其精神面貌，各項(xiàng)特長等，人事部門要根據(jù)檔案真實(shí)材料的反映，做到知人善用、選賢舉能。通過建立健全的人事檔案管理體系，學(xué)校便可從人事檔案中的信息，可更快、更準(zhǔn)確、更加合理地對(duì)學(xué)校人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)、任免以及晉升等，為學(xué)校人事管理工作開展提供了非常有利的條件。做好人力資源管理工作也就間接影響著學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

3.人事檔案作為個(gè)人發(fā)展的作用

個(gè)人發(fā)展也是學(xué)校未來的發(fā)展，必須讓員工有一個(gè)歸屬感，學(xué)校才能夠有更長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)。隨著時(shí)代的轉(zhuǎn)變，人的觀念也在不斷改變，每個(gè)人越來越能夠清楚地認(rèn)清自身所追求的目標(biāo)。一個(gè)完善、健全的人事檔案管理體系，也就是更好地保護(hù)了個(gè)人檔案，也就保障了個(gè)人利益。人事檔案包含學(xué)校人員之前的任職經(jīng)歷、本人相關(guān)的社會(huì)關(guān)系情況等，譜寫著個(gè)人的歷史，并在不斷地進(jìn)行補(bǔ)充新的材料，人事檔案會(huì)伴隨著人的一生。學(xué)?？筛鶕?jù)各人的全面情況，做出最好適合學(xué)校以及人個(gè)發(fā)展的人事規(guī)劃。只有員工感受到其發(fā)展的道路是按自身所規(guī)劃去走，便能更好地留住員工，學(xué)校也更好地留下人才，就現(xiàn)階段來說，院校對(duì)于人事檔案管理工作也開始逐步重視，很多院校通過建立人事檔案體系，使學(xué)校內(nèi)部的人事工作更加順暢與高效，從而促進(jìn)學(xué)校和個(gè)人的共同發(fā)展。

4.做好人事檔案管理是人事管理工作的職責(zé)之一

人事檔案必須統(tǒng)一由人事部門管理，如何對(duì)全校的人事檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)直接影響著單位及員工個(gè)人的發(fā)展，人事檔案和人事管理工作是密不可分的。由人事部門管理人事檔案是事半功倍，因?yàn)槿耸虏块T本身便從事著人事管理工作，大部份的個(gè)人信息、形成材料，都來自于人事部門，通過查閱檔案，能夠更準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案中是否存在問題并及時(shí)作出更正，這對(duì)人事管理工作起到很好規(guī)范和監(jiān)督作用。

二、技校人事檔案中存在問題

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，教育事業(yè)不斷發(fā)展，各類人才的需求以及流動(dòng)性都發(fā)生了很大變動(dòng)，但人事檔案管理與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度并不一致。

1.院校人事檔案管理意識(shí)淡薄

其一、隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與人員隊(duì)伍壯大，在編在職、流動(dòng)人員增加，而沒有一個(gè)健全的人事檔案管理系統(tǒng)，學(xué)校便不能做到識(shí)才、用才、育才，便會(huì)給學(xué)校發(fā)展帶來間接的影響。人事檔案是人事管理工作的基礎(chǔ)，也是學(xué)校進(jìn)行人才資源挖掘的重要信息來源。充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用，更好地推進(jìn)學(xué)校的發(fā)展與改革。

其二、不夠重視人事檔案管理工作，現(xiàn)時(shí)許多人事檔案管理人員是兼職的管理人員，也未有完善的管理體系，而院校人員數(shù)量之多，材料量之大，類別的繁多，導(dǎo)致形成材料未能做到及時(shí)更新，也會(huì)影響查閱材料的準(zhǔn)確性。

2.院校的人事檔案管理體系不夠完善

院校都建立了檔案室及其管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，但因?yàn)闆]有結(jié)合自身情況以及不重視的原因，導(dǎo)致人事檔案管理的效力發(fā)揮不能起到應(yīng)有的作用。現(xiàn)階段，人事檔案管理工作更處于新舊轉(zhuǎn)替期，人事檔案又一次進(jìn)行大量的整理及改版，導(dǎo)致工作量非常大，以及要求更仔細(xì)，但院校內(nèi)的檔案管理體系仍沿襲于舊的檔案管理模式，現(xiàn)應(yīng)借此機(jī)會(huì)，去建立一個(gè)更適合自身情況的人事檔案管理體系，使其能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能。

3.院校人事檔案管理人員綜合水平有待提高

人事檔案不只是簡單的歸檔，其中還包含了對(duì)各類材料的正確理解并合理歸類，人事檔案應(yīng)把所有重要信息、收集的材料認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料每一份都必須真實(shí)、完整、齊全，文字清楚，手續(xù)齊備，并在檔案信息基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)的信息體系。

從事人事檔案管理工作的工作人員必須經(jīng)過一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能具備更專業(yè)的知識(shí)和技能，現(xiàn)時(shí)許多從事這份工作的人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，而造成對(duì)檔案管理工作及材料收集管理不善，不能夠科學(xué)地整理，對(duì)假材料未能做到有效地鑒別，也不能嚴(yán)肅、認(rèn)真地做好每一份材料的紀(jì)錄，導(dǎo)致許多檔案材料參差不齊，類別雜亂無章，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的水平。所以，進(jìn)行定期的人事檔案管理人員素質(zhì)、檔案管理水平培訓(xùn)是非常必要的。

4.院校人事檔案管理模式單一化

信息化技術(shù)已飛速發(fā)展的年代，對(duì)于院校人事檔案管理來說，信息化技術(shù)也應(yīng)是人事檔案管理的有效手段與新型服務(wù)模式。但現(xiàn)時(shí)許多院校檔案查閱與信息錄入仍采用人工方式來進(jìn)行，檔案室設(shè)備得不到更新，存放環(huán)境得不到改善，便會(huì)極大影響工作效率。院校人事檔案工作量大，所包含的信息非常復(fù)雜，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得繁重。在保留紙質(zhì)版的同時(shí)，我們應(yīng)推進(jìn)電子信息化管理進(jìn)程，實(shí)行多元化管理模式，從而更有利于日后查閱及有效地保存。

5.外聘人員人事檔案管理得不到重視

院校因單位體制的特殊性，人事關(guān)系由體制內(nèi)和體制外人員共同組成，但外聘員工其檔案一直沒有形成一個(gè)相對(duì)固定的系統(tǒng)性管理，應(yīng)該就外聘人員作出一套考核管理制度及人事制度，其中所形成的材料歸檔交由人才交流中心統(tǒng)一代管，這樣，也能更有效地使外聘人員的價(jià)值發(fā)揮最大化，有效、主動(dòng)、合理地控制外聘人員的流動(dòng)性。

三、完善技校人事檔案對(duì)策

1.完善人事檔案管理功能，建立完善合理的管理架構(gòu)

事業(yè)單位的人事制度改革使單位的人員比以往的流動(dòng)性更大，實(shí)行換崗、輪崗現(xiàn)象，甚至人員調(diào)動(dòng)的機(jī)率更高，以至于人事檔案的記錄和管理更應(yīng)得到重視，個(gè)人的技能、特長、工資、及培訓(xùn)材料等應(yīng)得到及時(shí)的更新，單位與單位之間進(jìn)行調(diào)動(dòng)，須保證檔案材料的真實(shí)性，健全性，準(zhǔn)確性，檔案材料順利流動(dòng)和保管，在人事制度改革的制度下人事檔案管理也能順利轉(zhuǎn)變新模式，發(fā)揮著它最大的參考價(jià)值。

其次，建立和完善人事檔案室及其管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，在建制、人員配置方面作全盤的考慮，使學(xué)校人事檔案管理這一基礎(chǔ)管理工作有效地實(shí)施。

2.建立專業(yè)型、技術(shù)型的人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理人員除具備文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)外，特別要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。善于應(yīng)用信息技術(shù)，是檔案信息化時(shí)代的要求。檔案工作者需要有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新思維，以及用發(fā)展的眼光、發(fā)展的思維的能力，快速吸收時(shí)代發(fā)展中出現(xiàn)的新技術(shù)、新方法，并及時(shí)運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，為檔案的利用與發(fā)展提供全面的技術(shù)支持。此外，要普及計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)地整理、保管，改變過去以查閱案卷為主的單一檔案利用模式，將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體系向現(xiàn)代檔案信息管理利用新模式的方向發(fā)展。

綜上所述，人事檔案是學(xué)校的基礎(chǔ)管理工作，人事檔案管理工作影響著學(xué)校各項(xiàng)管理工作的開展。完善與改進(jìn)學(xué)校人事檔案管理有著重要意義。

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作者簡介：梁文婷（1979.8-）肇慶市技師學(xué)院人事科科員，本科，思想政治助理講師，從事人事相關(guān)工作近十年，其中負(fù)責(zé)完成院校在編員工、屬下兩間校辦廠在編職工及退休人員的人事檔案的材料歸類、目錄整理等。