淺談防雷檢測檔案管理工作

馮蘇珍 唐志勇 廖昱航

摘 要： 防雷檢測檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性反映防雷技術(shù)服務(wù)工作是否規(guī)范運行。防雷檢測檔案的管理工作是否到位，關(guān)系到防雷檢測機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：防雷檢測 檔案 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0025-01

引言

防雷檢測檔案管理工作的規(guī)范性、及時性、系統(tǒng)性、完整性，能全面反映出防雷技術(shù)服務(wù)工作是否運行規(guī)范，體現(xiàn)防雷技術(shù)服務(wù)機構(gòu)業(yè)務(wù)水平的高低。隨著城市建設(shè)的不斷推進，防雷技術(shù)服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，防雷事業(yè)蓬勃發(fā)展。在防雷工作中，形成了大量的文書、圖紙、風險評估報告、技術(shù)評價報告、檢測報告、影像資料等材料，這些材料全面反映了防雷工程從勘查設(shè)計、施工安裝到竣工驗收整個過程的詳細情況。防雷工作的日益規(guī)范化，防雷檔案數(shù)量越來越大，資料越來越多，防雷檔案管理水平也要隨之不斷提高。建立健全的檔案管理制度，架設(shè)管理機構(gòu)和規(guī)范歸檔資料，不僅有效規(guī)范中心的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進行有效歸檔管理，為防雷檢測機構(gòu)資質(zhì)認定和風險效能防控提供全面真實的資料。

一、防雷檢測檔案的內(nèi)容

對與防雷裝置定期檢測、竣工檢測工作有關(guān)的重要活動、記載檢測工作主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理歸檔。根據(jù)市中心的實際情況，防雷檢測檔案歸檔的內(nèi)容分以下范圍：

1.防雷裝置定期檢測項目歸檔范圍

范圍包括：《協(xié)議審批單》、《防雷裝置檢測委托協(xié)議》、減免相關(guān)材料（如未涉及，不需歸檔）、《檢測安排通知單》、《檢測方案》（如有，則需要；否則，不需要）、《檢測原始記錄》、《整改通知單》（如有不符合項）（如未涉及，不需歸檔）、整改反饋單（如未涉及，不需歸檔）、《復(fù)檢原始記錄》（如未涉及，不需歸檔）、防雷產(chǎn)品相關(guān)材料（如有，則需要；否則，不需要）、《防雷裝置安全性能檢測報告》、《送達回證及財務(wù)登記》、《防雷裝置安全性能風險防控執(zhí)行單》、《用戶滿意度調(diào)查表》等。

2.防雷裝置檢測新、擴、改建項目歸檔范圍

范圍包括：《協(xié)議審批單》、《防雷裝置技術(shù)服務(wù)委托協(xié)議書 》、建筑面積及防雷類別證明文件、《電氣施工圖》（電子文件歸檔，紙質(zhì)文件不歸檔）、減免相關(guān)材料（如未涉及，不需歸檔）、《技術(shù)評價安排通知單》、《設(shè)計修改通知單》、《防雷裝置設(shè)計技術(shù)評價報告》、《跟蹤檢測安排通知單》、《防雷裝置隱蔽工程施工跟蹤檢測記錄表》、《防雷裝置竣工圖》（如有，則需要；否則，不需要）、《竣工檢測安排通知單》、《檢測方案》（如有，則需要；否則，不需要）、《防雷裝置檢測原始記錄表》、《整改通知單》（如未涉及，不需歸檔）、整改反饋單（如未涉及，不需歸檔）、防雷產(chǎn)品相關(guān)材料（如有，則需要；否則，不需要）、《防雷裝置安全性能檢測報告》、《送達回證及財務(wù)登記》、《新、擴、改建建（構(gòu)）筑物防雷裝置檢測風險防控執(zhí)行單》、《用戶滿意度調(diào)查表》等。

二、防雷檢測檔案的歸檔、使用及銷毀

1.防雷檢測檔案的歸檔

1.1防雷裝置新、擴、改建項目、定期檢測項目宜在檢測工作已全部完成，檢測報告已提交給用戶后一個月內(nèi)歸檔。

1.2案卷封面內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。案卷脊背內(nèi)容應(yīng)包括檔號、案卷題名。

2.防雷裝置檢測檔案的使用

2.1須嚴格履行查（借）閱登記手續(xù)，登記查（借）閱時間，注明查（借）閱目的，借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人。

2.2復(fù)制檔案內(nèi)容，必須經(jīng)過中心領(lǐng)導(dǎo)同意，并登記復(fù)制時間及復(fù)制目的。復(fù)制的材料上注明用途，檔案管理人員應(yīng)做好登記工作。

3.防雷裝置檢測檔案的銷毀

3.1應(yīng)成立檔案鑒定銷毀小組，負責檔案資料鑒定銷毀工作。檔案管理人員對保管期滿的案卷進行鑒定，并交由鑒定銷毀小組審查。

3.2經(jīng)過鑒定銷毀小組審查后，證實確無保存價值的檔案，可編制《檔案銷毀清冊》，登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內(nèi)容。經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，送指定地點進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專人負責監(jiān)督銷毀（要有兩人監(jiān)銷），并在銷毀冊上簽名蓋章、注明銷毀日期。

三、防雷檢測檔案管理工作中存在的問題

1.防雷檔案管理制度不健全

對防雷檔案的歸檔范圍、分類、保存期限、交接、銷毀等各個環(huán)節(jié)沒有做出明確的規(guī)定，以至于防雷檔案工作無章可循，檔案人員對各種文件材料只能進行簡單的收集整理。

2.檔案管理手段落后，條件不足

當前中心的檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數(shù)仍是使用傳統(tǒng)的手工操作，計算機等現(xiàn)代化管理手段運用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質(zhì)量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。再者，沒有獨立的檔案室，沒有及時將檔案歸檔分類，假如年終再進行統(tǒng)一歸檔，可能導(dǎo)致有些檔案資料被誤編，缺失。缺乏對影像、照片等檔案資料的收集、整理、歸檔，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。照片、電子版圖紙等資料，大多存放在某臺電腦或共享盤，若發(fā)生意外將損失這些檔案資料。

四、針對以上問題的幾點建議

1.建立防雷檔案管理制度

在防雷檔案管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化，檔案的管理要系統(tǒng)化，檔案的保護要科學(xué)化，檔案的管理要現(xiàn)代化。明確防雷檔案管理所包括的內(nèi)容，制定詳細的獎懲措施，并將防雷檔案管理工作納入業(yè)績考核范圍，制定考評標準，保證防雷檔案管理工作的落實。

2.文書檔案與電子檔案并存管理

要加快檔案電子信息化建設(shè)，適應(yīng)時代發(fā)展。對于紙質(zhì)來文、圖片等可采用掃描或拍照等方法制做電子文檔，電子歸檔文件應(yīng)以年為單位，集中對電子檔案進行刻盤或其他方式處理，做為永久備份保存。

五、小結(jié)

防雷檢測檔案能全面反映防雷檢測工作中的詳細情況，防雷檢測檔案管理是防雷檢測工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。通過發(fā)現(xiàn)市中心防雷檢測檔案管理所存在的問題，尋找規(guī)范防雷檢測檔案的有效途徑，使得防雷檢測工作得到進一步的規(guī)范和提高。

第一作者簡介：馮蘇珍（1963.2.4-），女，漢族，江蘇省如東縣人，大專，助理工程師，從事財務(wù)及檔案管理工作。