淺談圖書館采編業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究

崔丕艷

摘 要：圖書館采編業(yè)務(wù)流程是圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，要提高采編工作的質(zhì)量與效率，就要更新傳統(tǒng)的采編業(yè)務(wù)流程，傳統(tǒng)圖書館采編流程中，同源信息交叉重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，且讀者全面獲取知識(shí)信息難度大。本文分析了傳統(tǒng)采編模式的缺點(diǎn)，利用經(jīng)濟(jì)學(xué)理論重建了現(xiàn)代化的采編流程，闡述了更新圖書館采編流程模式的具體做法，并提出相應(yīng)的保障性措施。

關(guān)鍵詞：圖書館；采編；流程；模式

隨著高新技術(shù)的發(fā)展，圖書館面臨一個(gè)全新的資源環(huán)境。作為擔(dān)負(fù)著調(diào)配重任的圖書館采編部，需不斷優(yōu)化工作流程，逐漸提高采編工作質(zhì)量與工作效率。圖書館傳統(tǒng)采編模式重復(fù)現(xiàn)象嚴(yán)重，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)化和電子化的圖書館發(fā)展，需要對(duì)過去的傳統(tǒng)采編模式進(jìn)行改進(jìn)。由于圖書館采編工作從封閉型向開放型轉(zhuǎn)換，出現(xiàn)了文獻(xiàn)信息量劇增與經(jīng)費(fèi)短缺之間的矛盾，出現(xiàn)了視聽型、機(jī)讀型及多媒體出版物等多種形式并存的局面。由此可見，在現(xiàn)代多樣化的信息資源下，傳統(tǒng)的圖書館采編流程模式已不能滿足當(dāng)前信息用戶的多元化需求。因此，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)投入產(chǎn)出分析和管理學(xué)BPR理論來構(gòu)建圖書館采編流程的優(yōu)化模式，有利于提高當(dāng)代圖書館的管理水平。

一、優(yōu)化圖書館采編流程模式的重要性

（一）有利于實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作

文獻(xiàn)是圖書館采編流程的加工單位，其采集、分類等一系列活動(dòng)所花費(fèi)時(shí)間的多少直接影響到文獻(xiàn)的利用率，根據(jù)圖書館采編流程的運(yùn)作特點(diǎn)，并利用BPR理論對(duì)采編流程內(nèi)部活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化重組，這樣可以實(shí)現(xiàn)流程的高效運(yùn)作。

（二）降低運(yùn)作成本

圖書館采編流程優(yōu)化是指對(duì)諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行合理配置，通過優(yōu)化采集文獻(xiàn)信息來降低采編成本，這樣不僅減少了資源消耗，而且還保證了圖書館采編流程的可持續(xù)發(fā)展.

（三）提高服務(wù)水平

采編流程的優(yōu)化重組是以讀者需求為導(dǎo)向，在橫向方面上設(shè)置各個(gè)學(xué)科資源處理小組，這種“一站式服務(wù)”方式，不僅可以針對(duì)讀者特定需求做出反應(yīng)，而且可以協(xié)調(diào)各學(xué)科資源處理小組的合理配置，確保圖書館采編流程系統(tǒng)的整體優(yōu)化。

二、傳統(tǒng)圖書館采編業(yè)務(wù)流程中存在的問題

（一）采編流程模式落后

傳統(tǒng)的圖書館采編運(yùn)作流程是把人力、資金、設(shè)備等資源投入到采編流程中來，按照采集的館藏信息來整理與維護(hù)采編工作。由此導(dǎo)致同一信息資源的引進(jìn)因載體不同而存在交叉和重復(fù)現(xiàn)象，同時(shí)使得各個(gè)子流程活動(dòng)僅僅局限于固定的工作范圍中。

（二）流程數(shù)據(jù)達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)

圖書館書目數(shù)據(jù)是將讀者和圖書館進(jìn)行連接的紐帶。隨著人們實(shí)際要求的提升，采編圖書的種類和數(shù)量也不斷增加，雖然部分圖書機(jī)構(gòu)將圖書采編工作進(jìn)行外包，但是在實(shí)際落實(shí)過程中沒有對(duì)外包部門進(jìn)行有效管理，使得流程數(shù)據(jù)質(zhì)量得不到提升。

三、優(yōu)化圖書館采編業(yè)務(wù)流程的有效措施

（一）采用優(yōu)化重組策略

實(shí)現(xiàn)流程重組。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，要提高圖書館的核心競爭力就需要對(duì)采編模式進(jìn)行更新，對(duì)相關(guān)流程都要進(jìn)行良好的規(guī)劃，使各環(huán)節(jié)之間的工作能夠更好的完成。采購一書商負(fù)責(zé)加工到館驗(yàn)收查重---審核數(shù)據(jù)一典藏一入庫。流程重組后，形成了多條流水線作業(yè)，且加快了新書流通速度。采編流程根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)理論為基礎(chǔ)，合理分配文獻(xiàn)管理費(fèi)、設(shè)備費(fèi)等，通過BBS論壇時(shí)刻關(guān)注讀者對(duì)信息產(chǎn)品的需求變化，并合理分析業(yè)務(wù)流程活動(dòng)現(xiàn)狀，有效減少了流程中的非增值活動(dòng)出現(xiàn)。首先應(yīng)明確流程運(yùn)作，充分考慮業(yè)務(wù)活動(dòng)或業(yè)務(wù)活動(dòng)的投入增殖及業(yè)務(wù)活動(dòng)投入變化對(duì)信息產(chǎn)出的影響等，其次是利用BPR先進(jìn)技術(shù)對(duì)采編流程活動(dòng)進(jìn)行簡化、整合，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)降低采編流程運(yùn)作成本。

（二）采取采編業(yè)務(wù)部分外包和聯(lián)機(jī)編目的形式優(yōu)化采編流程

1.外包實(shí)踐。圖書館業(yè)務(wù)外包對(duì)于圖書館的采編流程來說，編目規(guī)范化程度高， 將此運(yùn)用到采編事務(wù)性工作中來就能夠簡化工作流程，適當(dāng)降低運(yùn)作成本。

2.聯(lián)機(jī)編目?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檢索界面和面目界面進(jìn)行改進(jìn)，逐漸形成了聯(lián)機(jī)采編模式。

3.二級(jí)采訪。隨著新型載體資源不斷涌現(xiàn)，圖書館采編部門要及時(shí)調(diào)整工作流程，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施圖書二級(jí)采訪新模式。所謂“圖書二級(jí)采訪”是采訪人員將各種圖書信息及時(shí)搜集整理發(fā)布在該平臺(tái)上，根據(jù)學(xué)科情況劃分文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)額度和采訪計(jì)劃，然后讀者進(jìn)行網(wǎng)上篩選，最后形成最初訂單，采訪人員根據(jù)目錄進(jìn)行，最終進(jìn)行信息反饋。

三、優(yōu)化圖書館采編流程模式的保證措施

首先應(yīng)按照以往的采編流程，確保編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。通常編日員是比較認(rèn)真負(fù)責(zé)的。但在館內(nèi)間緊、任務(wù)重的情況下，質(zhì)量就會(huì)出現(xiàn)問題。因此，應(yīng)在新的流程中設(shè)立審核校驗(yàn)數(shù)據(jù)工序用來檢查編目中各字段標(biāo)引是否正確，以此來確保最終出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的準(zhǔn)確性。

其次是做好圖書訂購和驗(yàn)收。新到刊要分門別類，整理期刊填寫并核對(duì)清單捆扎后，送裝訂廠驗(yàn)收。為了避免出現(xiàn)新書到館的滯后性，就要現(xiàn)采與訂單相結(jié)合，制定新書的到館周期，來保證采編部順利完成。同時(shí)還要充分掌握現(xiàn)有館藏資源，認(rèn)真聽取讀者的用書意見，構(gòu)建館藏圖書保障體系。

最后是要控制采編工作質(zhì)量。一是要加強(qiáng)質(zhì)量控制， 依據(jù)圖書館的館藏圖書特色制定符合本館讀者檢索習(xí)慣的采訪工作規(guī)則；二是要建立一個(gè)較完善的質(zhì)量監(jiān)督體系，重組的流程中設(shè)立了審核環(huán)節(jié)，要落實(shí)崗位職責(zé)，必須要重新制定適合重組流程后的崗位職責(zé)。根據(jù)采編部重組后的采編流程，采訪崗由驗(yàn)收編目加工崗監(jiān)督、驗(yàn)收編目加工崗審核崗由部門主任監(jiān)督，從而從制度上保證了工作質(zhì)量。

總之，圖書采編流程是推動(dòng)圖書行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，因此，采編模式的好與壞受到眾多因素的影響。所以，需要結(jié)合實(shí)際需要，使用有效措施進(jìn)不斷優(yōu)化圖書采編流程，從而更好地為廣大讀者服務(wù)。

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