新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略

摘要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療方法都在革新，醫(yī)院的檔案信息資料會(huì)隨著醫(yī)療方式的更新和患者種類的不同而變得越來(lái)越多。這些治療方法和患者病例治療大多數(shù)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因此醫(yī)院一定要做好檔案管理工作，做好重要信息的保存以及將沒(méi)用的信息剔除銷毀，確保醫(yī)院的保密信息不外泄。在新醫(yī)改的環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作也迎接新的更新任務(wù)。筆者依據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；優(yōu)化管理

中圖分類號(hào)： G271；R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）04（b）-0000-00

1.前言

在新醫(yī)改的環(huán)境下，進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的革新必須要發(fā)現(xiàn)和解決原有檔案管理中存在的問(wèn)題，醫(yī)院的檔案管理部門(mén)必須要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的改革對(duì)醫(yī)院和社會(huì)的重要性，積極投入檔案管理改革的工作當(dāng)中。醫(yī)院的檔案管理部門(mén)必須要有科學(xué)有效的管理方式，全新的管理理念，與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)要實(shí)事求是。

2.醫(yī)院檔案管理中存在的普遍問(wèn)題

首先，醫(yī)院對(duì)檔案收集和管理的不重視，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資料的管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展起到多大的作用。很多醫(yī)院注重的只是醫(yī)療團(tuán)隊(duì)和醫(yī)療設(shè)施的更新，甚至檔案管理都沒(méi)有一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，只有一間辦公室堆放檔案資料。醫(yī)院對(duì)檔案資料管理的不重視會(huì)降低醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案管理和整理的積極性。

其次，老舊檔案資料的保存方式。如今很多的醫(yī)院都在不斷的更新和更換先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，在檔案的管理方面因?yàn)橹匾暥炔粔颍芏噌t(yī)院仍舊保留了很多老舊的紙質(zhì)檔案[1]。老舊的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的遷移已經(jīng)腐爛或字跡模糊，在很大程度上給查詢和保存帶來(lái)了極大的阻礙。傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)讓檔案資料得不到有效的利用，也不能保證檔案資料的安全性，容易丟失。

還有，醫(yī)院完善的管理制度。因?yàn)獒t(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，認(rèn)為檔案管理派再多的人，更新再多的設(shè)備都是在浪費(fèi)資源，都不如在科室中搶救一個(gè)病人來(lái)的有效且直接。所以醫(yī)院檔案管理制度的不健全導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行力度不足，檔案管理崗位形同虛設(shè)。檔案管理崗位就成了醫(yī)院中最清閑而且最無(wú)聊的崗位，管理人員在檔案管理工作上找不到工作重心和方法，覺(jué)得檔案管理工作枯燥乏味且浪費(fèi)時(shí)間。

最后，管理人員素質(zhì)水平偏低。醫(yī)院對(duì)檔案管理人員管理水平要求低，投放在檔案管理室的大都不是專業(yè)的管理人才。有些是從別的不相關(guān)的部門(mén)調(diào)過(guò)去的，有些甚至是退休員工，有些甚至只是做著打掃和整理檔案室的普通工作，他們沒(méi)有真正的管理相關(guān)知識(shí)，他們做不到準(zhǔn)確且有效的檔案整理，并沒(méi)有對(duì)檔案管理起著直接作用。管理人員的綜合素質(zhì)水平低會(huì)影響檔案管理過(guò)程中的速度和質(zhì)量，影響管理效果。

3.醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略

3.1提高檔案管理的意識(shí)

醫(yī)院必須重視醫(yī)院檔案的收集和管理，檔案的管理優(yōu)化不僅僅關(guān)系著醫(yī)院本身的未來(lái)發(fā)展，還關(guān)系著醫(yī)學(xué)界的發(fā)展。檔案記錄不僅僅是記錄了醫(yī)療的方式和過(guò)程，還記錄著醫(yī)療發(fā)展的過(guò)程。而且醫(yī)生可以在發(fā)現(xiàn)相似病狀的時(shí)候可以第一時(shí)間從資料庫(kù)中找出相似病例進(jìn)行對(duì)比分析，以便做出最有效最直接的治療方案，減少在病患身上探索的過(guò)程，減輕病患的痛苦。每個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該有自己專屬的檔案信息庫(kù)，這方便在研討會(huì)上與各醫(yī)院進(jìn)行討論和交流，信息共享能讓醫(yī)療的發(fā)展更穩(wěn)定。

3.2科學(xué)的儲(chǔ)存方式

八十年代、九十年代時(shí)期的醫(yī)院都堆積有不少的紙質(zhì)檔案，隨著歲月的變遷時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，很多的紙質(zhì)檔案字跡都已經(jīng)模糊，紙質(zhì)也腐爛變質(zhì)，這是醫(yī)院珍貴財(cái)富的重大丟失。雖然過(guò)去的醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療方法沒(méi)有現(xiàn)在的先進(jìn)有效而直接，但是檔案的資料記錄了醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中邁出的成長(zhǎng)歷程[2]。學(xué)者也可以通過(guò)那些資料看到在沒(méi)有先進(jìn)條件下是怎樣為病患治病的，可以根據(jù)前輩們的經(jīng)驗(yàn)改革更新治療方法。就如李時(shí)珍的《本草綱目》，他的文卷經(jīng)過(guò)幾百年的傳承好多知識(shí)已經(jīng)丟失，但是后人將《本草綱目》的內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立電子檔案信息，不僅僅更安全的保存也更方便后人的查詢和學(xué)習(xí)。因此醫(yī)院應(yīng)該把過(guò)去依舊僅存的檔案資料進(jìn)行歸類，輸入電腦建立電子檔案，不僅僅方便管理，也方便查找。

3.3強(qiáng)化管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，只有嚴(yán)明的制度才能對(duì)人們的思想和行為起到約束作用。在新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院必須完善和建立檔案管理制度，將制度實(shí)施到每個(gè)部門(mén)，每個(gè)科室，每個(gè)系統(tǒng)，加強(qiáng)醫(yī)院的管理制度對(duì)醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行起著重大決策作用。甚至可以開(kāi)設(shè)檔案管理部門(mén)，為檔案管理制定針對(duì)性管理制度，只有完善和強(qiáng)化了管理制度，檔案管理人員才能在管理制度下重視檔案管理工作，更有效的發(fā)揮他們?cè)趰徫簧系哪軇?dòng)性和作用，讓他們明確自己的工作重心。

3.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高原有檔案管理人員的綜合素質(zhì)和培養(yǎng)新型管理人才，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。改變以往檔案管理的不合理理念，給管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理能力、工作能力，優(yōu)化檔案管理方式，提高管理效果。只有檔案管理人員素質(zhì)的提高才能大幅度的提升檔案管理效果，也是從根本上解決檔案管理弊端之一。例如給檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們了解各種資料如何進(jìn)行有效分配，更在培訓(xùn)后進(jìn)行考核，讓他們了解和充分認(rèn)識(shí)，檔案管理不僅僅只是歸類整理那么簡(jiǎn)單，檔案管理也是一件非常重要的工作，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展上也起到重要作用。

3.5各部門(mén)之間相互協(xié)作

醫(yī)院可以建立和創(chuàng)建屬于自己的檔案信息儲(chǔ)存網(wǎng)站或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)，分配管理人員管理各個(gè)科室的相關(guān)檔案資料。為了減少后勤檔案管理人員的工作量和提升檔案管理的效果，最好每個(gè)部門(mén)，每個(gè)診療科室的病例檔案都安排有專門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行跟蹤記錄。在各醫(yī)院的前臺(tái)掛號(hào)處，接待的護(hù)士在第一時(shí)間為患者建立個(gè)人基礎(chǔ)檔案。在各個(gè)診療科室醫(yī)生接待患者的時(shí)候利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)記錄患者的治療過(guò)程，建立的患者個(gè)人檔案可以通過(guò)醫(yī)院系統(tǒng)后臺(tái)傳到信息庫(kù)中，科室相關(guān)的檔案管理人員從檔案分類中提取相關(guān)檔案進(jìn)行分類記錄、整理和存檔[3]。每個(gè)科室與每個(gè)科室之間的相互協(xié)作，就形成一個(gè)信息網(wǎng)的建立和流通。將檔案管理人員進(jìn)行合理分配，不僅僅提高了檔案資料的記錄速度，也有效和針對(duì)性地將檔案資料存檔和管理。

4.結(jié)束語(yǔ)

在新醫(yī)改環(huán)境下，多樣化的醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)和要求，能夠?yàn)獒t(yī)院的未來(lái)發(fā)展提供有效、專業(yè)、科學(xué)的檔案資料。針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，醫(yī)院首先要重視檔案管理的重要性，完善和實(shí)施更有效的管理制度，采用先進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔桿建立電子版檔案，進(jìn)行合理有效的分配管理和檔案歸類。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為管理人員開(kāi)設(shè)相關(guān)培訓(xùn)，為檔案管理部門(mén)注入新鮮血液，培養(yǎng)專業(yè)管理人才，開(kāi)發(fā)研究更合適的管理模式。

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作者簡(jiǎn)介：黃鴻輝，1974年6月出生，男性，漢族，籍貫永春（縣），供職于福建省泉州市永春縣醫(yī)院辦公室，職稱館員。