淺議高校中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

向婷婷

摘要：我國(guó)高等教育國(guó)際化的水平不斷提高，高校中外合作辦學(xué)項(xiàng)目發(fā)展十分迅速。要想做好中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的教學(xué)管理工作，使項(xiàng)目健康穩(wěn)定地發(fā)展，處于教學(xué)管理基層的教學(xué)秘書所具有的能力，直接影響中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的日常教學(xué)管理質(zhì)量，影響項(xiàng)目的進(jìn)一步發(fā)展。本文根據(jù)三明學(xué)院中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中教學(xué)秘書的工作職責(zé)，探討了項(xiàng)目中教學(xué)秘書應(yīng)具有的能力。

關(guān)鍵詞：中外合作辦學(xué)；教學(xué)秘書；能力

中圖分類號(hào)：G451.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）23-0041-02

一、高校中外合作辦學(xué)現(xiàn)狀

在世界經(jīng)濟(jì)全球化不斷發(fā)展的今天，世界各國(guó)在科教文衛(wèi)方面也朝著全球化的趨勢(shì)發(fā)展。2010年，國(guó)家教育部頒發(fā)了《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》，第十六章明確指出，要擴(kuò)大教育的開(kāi)放，堅(jiān)持以開(kāi)放促發(fā)展，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)教育資源，辦好一批中外合作辦學(xué)項(xiàng)目，提高我國(guó)教育的國(guó)際化水平。近年來(lái)，由于通過(guò)中外合作辦學(xué)項(xiàng)目，高校能學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)際上先進(jìn)的教育理念和教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)我國(guó)高等教育與國(guó)際接軌的目標(biāo)。中外合作辦學(xué)項(xiàng)目對(duì)我國(guó)地方高校也起著提高知名度，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升的作用，我國(guó)中外合作辦學(xué)項(xiàng)目如雨后春筍般出現(xiàn)，并發(fā)展的十分迅速?？傮w而言，國(guó)內(nèi)中外合作辦學(xué)的發(fā)展較為平穩(wěn)，目前已有一批質(zhì)量較高且特色鮮明的中外合作辦學(xué)機(jī)構(gòu)或中外合作辦學(xué)項(xiàng)目，它們?yōu)閯?chuàng)新人才培養(yǎng)模式，引進(jìn)國(guó)外優(yōu)質(zhì)教育資源并使之適合國(guó)情積累了不少經(jīng)驗(yàn)。然而，像許多迅速發(fā)展的新事物一樣，部分高校的中外合作辦學(xué)項(xiàng)目逐漸出現(xiàn)了理念不同、管理制度沖突等問(wèn)題，這也意味著，高校中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的教學(xué)管理隊(duì)伍應(yīng)該具備一些不同于傳統(tǒng)的素質(zhì)。

二、中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中教學(xué)秘書的工作職責(zé)

教學(xué)管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，作為處于管理隊(duì)伍中基層的教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書的工作服務(wù)于師生，連接部門、領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生。此外，在中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中，基層教學(xué)管理人員還需與合作院校積極進(jìn)行教學(xué)具體事項(xiàng)的對(duì)接和溝通?？偟膩?lái)看，中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中的教學(xué)秘書有以下工作職責(zé)。

1.教學(xué)運(yùn)行相關(guān)工作。教學(xué)秘書的工作貫穿教學(xué)管理的方方面面，從一學(xué)期的開(kāi)學(xué)初至期末，始終圍繞著教學(xué)管理的具體事務(wù)，以保證教學(xué)活動(dòng)正常有序的開(kāi)展。①制定開(kāi)課計(jì)劃及相關(guān)工作。人才培養(yǎng)方案是安排教學(xué)任務(wù)的依據(jù)，也是開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)，更是教學(xué)質(zhì)量以及人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要保障。每個(gè)學(xué)期末，教學(xué)秘書需要根據(jù)人才培養(yǎng)方案協(xié)助配合領(lǐng)導(dǎo)整理出下一學(xué)期要開(kāi)設(shè)的課程，將教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)以及相應(yīng)的師資信息等錄入教學(xué)管理系統(tǒng)，通過(guò)一層一層的系統(tǒng)操作再將之安排到新學(xué)期的課堂教學(xué)中。②學(xué)籍方面。配合教務(wù)處做好上報(bào)學(xué)生當(dāng)兵、休學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)情況的工作，定期落實(shí)學(xué)生的成績(jī)預(yù)警工作并對(duì)達(dá)到處分級(jí)別的學(xué)生下達(dá)處分告知書。除以上學(xué)籍方面的常規(guī)工作以外，項(xiàng)目中的教學(xué)秘書還需及時(shí)登錄中外合作辦學(xué)項(xiàng)目學(xué)生注冊(cè)系統(tǒng)，為學(xué)生在系統(tǒng)中注冊(cè)，為他們?nèi)蘸蟾皣?guó)外學(xué)習(xí)或者回國(guó)學(xué)歷認(rèn)證等做好準(zhǔn)備。③考務(wù)工作。教學(xué)秘書需保證考務(wù)工作的安排嚴(yán)肅、科學(xué)、合理。認(rèn)真組織期末、補(bǔ)考、重修考試，及時(shí)安排相關(guān)教師出卷，完成考場(chǎng)、考試、監(jiān)考人員的安排工作，根據(jù)考場(chǎng)分裝試卷，保障考試的秩序。除了這些常規(guī)考務(wù)工作，還需做好各類等級(jí)考試的考務(wù)工作。在學(xué)生報(bào)考計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)四六級(jí)、普通話之類的等級(jí)考試前，在學(xué)生報(bào)考雅思、托福等語(yǔ)言能力考試前，教學(xué)秘書需做好宣傳和動(dòng)員工作。教學(xué)秘書還需與輔導(dǎo)員配合，組織學(xué)生通過(guò)班會(huì)等形式學(xué)習(xí)考場(chǎng)注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信考試?？傊?，教學(xué)秘書應(yīng)努力做好考務(wù)工作，以保證考試公開(kāi)、公平、客觀，保證考試順利進(jìn)行。④其他服務(wù)師生的工作。協(xié)助分管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)向任課教師傳達(dá)各類教學(xué)管理文件，宣傳并落實(shí)院級(jí)、校級(jí)規(guī)章制度。為教師辦理調(diào)、停課的手續(xù)并及時(shí)通知學(xué)生調(diào)、停課信息。教學(xué)秘書還需與教師、學(xué)生建立緊密的雙向聯(lián)系，將教師與學(xué)生在教與學(xué)過(guò)程中的信息進(jìn)行及時(shí)反饋，保證與師生暢通交流，確保教學(xué)活動(dòng)的正常有序。

2.中外合作辦學(xué)項(xiàng)目建設(shè)工作。中外合作辦學(xué)項(xiàng)目在引進(jìn)國(guó)際優(yōu)質(zhì)教育資源等方面能發(fā)揮積極作用，但前提是項(xiàng)目能夠良性發(fā)展，否則以項(xiàng)目豐富人才培養(yǎng)模式，促進(jìn)教育教學(xué)改革只能是曇花一現(xiàn)，因此，作為基層教學(xué)管理者的教學(xué)秘書還需積極投入到項(xiàng)目的建設(shè)中，推動(dòng)中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展。以下教學(xué)秘書需參與的項(xiàng)目建設(shè)工作均以筆者所在的中外合作辦學(xué)項(xiàng)目為例。①教師團(tuán)隊(duì)建設(shè)。教學(xué)秘書需協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化中外合作辦學(xué)項(xiàng)目教師團(tuán)隊(duì)，存檔教師教學(xué)過(guò)程中的各項(xiàng)材料，為中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的教師篩選、評(píng)價(jià)提供客觀依據(jù)，保證合作辦學(xué)的教師質(zhì)量。通過(guò)定期組織教學(xué)例會(huì)，項(xiàng)目教師們積極討論項(xiàng)目教學(xué)中的問(wèn)題并提出各自的建議和想法，既解決項(xiàng)目教學(xué)中階段性的問(wèn)題，也使教師們有強(qiáng)烈的參與感，擁有更強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。通過(guò)定期開(kāi)展教研活動(dòng)，為教師們搭建互相學(xué)習(xí)的平臺(tái)，教師們?cè)诮涣鞯倪^(guò)程中增強(qiáng)了歸屬感，強(qiáng)化了的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，保證項(xiàng)目能擁有相對(duì)穩(wěn)定的師資隊(duì)伍。②質(zhì)量建設(shè)。協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)學(xué)校教學(xué)相關(guān)制度以及為項(xiàng)目制定的各類規(guī)章，為規(guī)范教學(xué)過(guò)程、保障教學(xué)質(zhì)量提供相應(yīng)的支持。按照要求準(zhǔn)備各項(xiàng)教學(xué)材料，配合領(lǐng)導(dǎo)定期進(jìn)行教學(xué)檢查并及時(shí)進(jìn)行教學(xué)檢查總結(jié)。此外，通過(guò)多種途徑收集教學(xué)信息也是質(zhì)量建設(shè)中教學(xué)秘書需重視的一部分。除定期組織學(xué)生信息員填寫教學(xué)信息卡，組織學(xué)生進(jìn)行座談會(huì)并整理記錄之外，教學(xué)秘書還需定期開(kāi)展教師課堂教學(xué)問(wèn)卷調(diào)查，并對(duì)問(wèn)卷調(diào)查逐份整理，形成規(guī)范的數(shù)據(jù)記錄；每學(xué)期末組織學(xué)生進(jìn)行課堂教學(xué)情況網(wǎng)絡(luò)測(cè)評(píng)。教學(xué)秘書通過(guò)收集整個(gè)學(xué)期不同階段的教學(xué)信息，為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解任課教師的課堂教學(xué)動(dòng)態(tài)提供了較為翔實(shí)的支撐材料，切實(shí)保障了課堂教學(xué)質(zhì)量。③外方教師授課相關(guān)工作。由于中外合作辦學(xué)項(xiàng)目在人才培養(yǎng)上不止開(kāi)設(shè)中方課程，還引入外方院校的課程資源，將中方和外方的課程以及授課方式有機(jī)結(jié)合是一項(xiàng)重要的工作，因此教學(xué)秘書需配合領(lǐng)導(dǎo)與外方院校加強(qiáng)溝通，使外方課程與國(guó)內(nèi)課程銜接更緊密，使學(xué)生對(duì)外方課程的接受度更高。此外，外方教師到達(dá)時(shí)間、授課細(xì)節(jié)等信息都需要教學(xué)秘書與相關(guān)人員進(jìn)行多次聯(lián)系和溝通，以確保實(shí)際授課的過(guò)程沒(méi)有差錯(cuò)。④項(xiàng)目評(píng)估工作。眾所周知，中外合作辦學(xué)項(xiàng)目需要定期接受教育部的評(píng)估，配合完成中外合作辦學(xué)項(xiàng)目評(píng)估教學(xué)信息的統(tǒng)計(jì)填報(bào)便是教學(xué)秘書另外一項(xiàng)異常重要的工作。教學(xué)秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)整理中外合作辦學(xué)項(xiàng)目專業(yè)的培養(yǎng)方案，對(duì)課程進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)并形成有效數(shù)據(jù)，收集并整理中方及美方授課教師信息、課程信息、教材信息等各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)匯總工作。

三、中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中教學(xué)秘書應(yīng)有的能力

前文提到，高校中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的教學(xué)管理人員應(yīng)該具備傳統(tǒng)意義上的綜合素質(zhì)，而教學(xué)秘書作為一名一線的教學(xué)管理參與者，還應(yīng)具備能夠適應(yīng)中外合作辦學(xué)項(xiàng)目教學(xué)管理特點(diǎn)的能力。

1.日常辦公設(shè)備的應(yīng)用能力。教學(xué)秘書的日常工作基本上都需要通過(guò)電腦來(lái)完成，比如使用教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)課、排課，通過(guò)聊天工具將教學(xué)相關(guān)信息傳達(dá)給學(xué)生，利用電腦存儲(chǔ)教師的一些業(yè)務(wù)檔案等。除了配合教務(wù)處對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行常規(guī)管理，中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中的教學(xué)秘書還需熟悉中外合作辦學(xué)項(xiàng)目學(xué)生注冊(cè)系統(tǒng)，以免延誤學(xué)生日后回國(guó)學(xué)歷認(rèn)證等事宜。因此，教學(xué)秘書具備基本的辦公設(shè)備應(yīng)用能力是非常必要的，甚至需要繼續(xù)提高常用辦公軟件的應(yīng)用水平，才能適應(yīng)教學(xué)管理的要求，提高辦公效率。

2.規(guī)劃能力。教學(xué)的各項(xiàng)工作較為繁雜瑣碎，這就要求教學(xué)秘書在處理整個(gè)學(xué)期的事務(wù)時(shí)有一定的計(jì)劃，將各個(gè)時(shí)間段里的常規(guī)事務(wù)按時(shí)完成。同時(shí)，教學(xué)事務(wù)中突發(fā)性的事情也比較多，教學(xué)秘書需在較短的時(shí)間里提出應(yīng)急處理辦法，以保障正常的教學(xué)秩序。

3.協(xié)調(diào)能力。項(xiàng)目中，教學(xué)秘書還需要積極與外方院校進(jìn)行溝通，確保外方教師順利授課。由于國(guó)內(nèi)授課的方式與外方院校有所差異，學(xué)生可能會(huì)出現(xiàn)不適應(yīng)新授課方式的現(xiàn)象，因此，教學(xué)秘書還應(yīng)配合領(lǐng)導(dǎo)與外方院校、外方教師加強(qiáng)溝通，用合適的方法協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，提高溝通的效率，使外方課程更容易被學(xué)生接受，保障項(xiàng)目的教學(xué)質(zhì)量。

4.情緒調(diào)節(jié)能力。教學(xué)秘書的工作原本就瑣碎、繁重，中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中的教學(xué)秘書還需同時(shí)兼顧與外方院校的對(duì)接工作。比如，根據(jù)兩國(guó)的時(shí)差，配合外方院校的時(shí)間，就教學(xué)方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行溝通等。面對(duì)較傳統(tǒng)意義上更具有挑戰(zhàn)性的工作任務(wù)，項(xiàng)目?jī)?nèi)的教學(xué)秘書需有較好的自我調(diào)節(jié)能力，主動(dòng)調(diào)節(jié)自己的情緒，以輕松的心態(tài)保證工作的順利完成[1]。

5.較強(qiáng)的雙語(yǔ)辦公能力。除了以上幾點(diǎn)能力之外，中外合作辦學(xué)項(xiàng)目中的教學(xué)秘書還必須具有較好的雙語(yǔ)辦公能力。如果教學(xué)管理人員缺乏這種能力，可能會(huì)出現(xiàn)與外方溝通不暢，影響辦學(xué)質(zhì)量甚至對(duì)該項(xiàng)目造成負(fù)面的影響。值得注意的是，能夠較為熟練地閱讀、聽(tīng)、說(shuō)對(duì)方國(guó)家的語(yǔ)言是基本要求，了解對(duì)方的語(yǔ)言習(xí)慣以及文化傳統(tǒng)，具有國(guó)際視野，處理工作事務(wù)時(shí)善于應(yīng)用國(guó)際化的思維，才能真正提高雙語(yǔ)辦公的效率，使項(xiàng)目更加順利地運(yùn)行。

學(xué)者王慶石、劉偉指出，高等教育的國(guó)際化不僅體現(xiàn)在教學(xué)上，也在服務(wù)和管理的開(kāi)放性上[2]。中外合作辦學(xué)項(xiàng)目需要將教學(xué)管理置于國(guó)際化的背景下進(jìn)行，就要求教學(xué)管理服務(wù)工作必須要跟上中外合作辦學(xué)這種不同于傳統(tǒng)高等教育的形式，因此，教學(xué)秘書的工作任務(wù)更加具有挑戰(zhàn)性。作為一線教學(xué)管理人員的教學(xué)秘書也應(yīng)該具有相應(yīng)的能力，才能更好地開(kāi)展工作，從而推進(jìn)中外合作辦學(xué)項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王秀繁.淺析高校教學(xué)秘書的作用、工作特點(diǎn)及素質(zhì)要求[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，（3）：367-369.

[2]王慶石，劉偉.我國(guó)高等教育國(guó)際化的相關(guān)問(wèn)題及其對(duì)策[J].現(xiàn)代教育管理，2009，（5）：24-27.