基于新時(shí)期背景下人事檔案管理信息化建設(shè)研究

趙益民

摘 要：信息全球化發(fā)展進(jìn)程的不斷深化和科學(xué)技術(shù)的日新月異，為我國檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供了重要契機(jī)和良好的外部條件，現(xiàn)階段，全球已進(jìn)入具有信息化特征的時(shí)代背景之下，這對(duì)我國檔案管理工作提出了更新、更高的要求，建立信息化檔案管理工作模式并不斷創(chuàng)新，是我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展、檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路，有利于提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案管理資源的高效整合，并在一定程度上減少檔案管理工作的成本投入。對(duì)此，本文針對(duì)新時(shí)期背景下人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究，分析了當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并針對(duì)此提出了幾點(diǎn)解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；解決措施

信息化檔案管理工作，以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)相融合，利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)、資料等內(nèi)容進(jìn)行有效的搜集、整合、處理和歸檔，以便更好的為人民、企業(yè)和國家所服務(wù)。換言之，信息時(shí)代下檔案管理工作則是實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)人工管理模式向數(shù)字化管理模式的有效轉(zhuǎn)變。檔案管理工作作為我國信息資源管理體系的重要內(nèi)容，對(duì)促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新改革具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，在信息化建設(shè)的時(shí)代背景之下，檔案管理工作也要不斷迎合時(shí)代發(fā)展潮流，順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢，將檔案管理工作與信息化建設(shè)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在信息時(shí)代背景之下，采取何種積極有效的途徑實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，成為相關(guān)研究人員亟待解決的重要課題。

一、當(dāng)前人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在我國，很多企業(yè)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作都不是很關(guān)注，很多企業(yè)將其當(dāng)做一種輔助類的工作，認(rèn)為人事檔案管理工作不重要，根本就沒有認(rèn)清人事檔案管理工作的重要作用。人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)非常淡薄，再加上缺少人力和物力方面上的投入，導(dǎo)致人事檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展受到一定程度上的制約。很多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這樣的管理模式會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)大量重復(fù)的工作，降低工作效率。同時(shí)，實(shí)體檔案仍然處于人事檔案的主導(dǎo)地位，反復(fù)使用和翻閱這些檔案很容易受到損壞，很難對(duì)人事檔案進(jìn)行完整的保存。另外，很多人事檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，很多工作人員的專業(yè)并不是人事檔案管理，沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，并且工作經(jīng)驗(yàn)也相當(dāng)匱乏。到目前為止，雖然有很多企業(yè)忽視了人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒有完整的信息化建設(shè)平臺(tái)，很多數(shù)據(jù)收集的不夠完整，甚至存在很多錯(cuò)誤的信息，不能夠及時(shí)更新人事檔案等，導(dǎo)致信息化建設(shè)的程度不高，根本就無法實(shí)現(xiàn)資源的共享。在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，一定要有明確的工作目標(biāo)，這樣才能夠保障信息化建設(shè)的正確方向。

二、基于新時(shí)期背景下人事檔案管理信息化建設(shè)中存在問題的解決對(duì)策

1.完善人事檔案管理信息化建設(shè)理念

要完善人事檔案管理信息化建設(shè)理念，為信息時(shí)代下人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的理念基礎(chǔ)，并對(duì)其日常管理工作作出正確的思想指導(dǎo)，引導(dǎo)人事檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化和質(zhì)量化的方向發(fā)展。在日常人事檔案管理工作過程中，相關(guān)管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，對(duì)檔案信息化管理工作給予高度的重視，充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)提高人事檔案管理工作質(zhì)量的重要作用[1]。同時(shí)，相關(guān)工作人員要樹立創(chuàng)新意識(shí)，敢于拼搏和研發(fā)，管理理念要不斷與時(shí)俱進(jìn)，提升管理工作的實(shí)效性，以便更好的為人民服務(wù)。

2.構(gòu)建人事檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)

要構(gòu)建人事檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時(shí)代下人事檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間。要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，從人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)由初級(jí)到高級(jí)的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性人事檔案管理資料庫和分級(jí)化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺(tái)，有效的提高人事檔案管理工作的效率和水平[2]。同時(shí)，在創(chuàng)新思維的引導(dǎo)之下，要建立檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各單位資源的有效共享，打破傳統(tǒng)人事檔案管理工作中時(shí)間和空間的限制。此外，在平臺(tái)建立過程中，還應(yīng)建立信息化人事檔案管理反饋機(jī)制，工作人員可以將工作過程中存在的問題及時(shí)有效的進(jìn)行反饋，進(jìn)一步敦促管理人員優(yōu)化配置人事檔案管理資源，提高管理平臺(tái)的實(shí)用價(jià)值。

3.優(yōu)化人事檔案管理信息化建設(shè)模式

要優(yōu)化人事檔案管理信息化建設(shè)模式，為信息時(shí)代背景下人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定重要的模式基礎(chǔ)。一方面，相關(guān)管理人員要不斷創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)化的人事檔案管理模式相對(duì)較為分散，信息化建設(shè)難以滿足各層次人民的需求，對(duì)此，要將檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和高效整合，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效的備份，根據(jù)不同單位、機(jī)關(guān)的需要制定相應(yīng)的檔案模塊，進(jìn)一步簡化管理程序[3]。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)的規(guī)范處理，明確人事檔案管理工作的各項(xiàng)細(xì)則，對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要進(jìn)行技術(shù)指標(biāo)、軟件升級(jí)等方面的規(guī)范性處理，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理模式的優(yōu)化升級(jí)。

綜上所述，人事檔案管理工作應(yīng)牢牢抓住信息化這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，不斷增強(qiáng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新含量，將人事檔案管理工作與信息化相結(jié)合并不斷加以創(chuàng)新，每個(gè)人事檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標(biāo)，這也為人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展指明了方向，因此，要完善人事檔案管理信息化建設(shè)理念，構(gòu)建人事檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)，優(yōu)化人事檔案管理信息化建設(shè)模式，不斷提升人事檔案管理工作的水平，加快現(xiàn)代化人事檔案管理體系的構(gòu)建進(jìn)程，有效提升我國企業(yè)在認(rèn)識(shí)檔案管理工作上的效率和質(zhì)量，為企業(yè)的未來發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫濤，李小貞，占電群.信息化背景下高等中醫(yī)藥院校的人事檔案建設(shè)——以江西中醫(yī)藥大學(xué)為例[J].江西化工，2015，06：11-13.

[2]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016，04：157-161.

[3]王玉萍.信息化時(shí)代背景下人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策淺論——以甘肅人事檔案管理為例[J].中國城市經(jīng)濟(jì)，2015，18：317+319.

（作者單位：山東省威海市人事考試中心）