電子檔案風險管理分析

吳秋香

摘 要：隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高，計算機網絡技術的出現給人們的生活帶來了便利，提高了我們的生活質量，但與此同時，也給我們帶來了操作風險。網絡犯罪行為不斷的侵襲著電子檔案，因此加強電子檔案風險管理勢在必行。本文對電子檔案的概念進行了敘述，并提出了其目前存在的主要風險，最后針對風險采取防護措施，希望具有借鑒意義。

關鍵詞：電子檔案 風險管理 對策

隨著計算機技術的發(fā)展，網絡已經擴展到人們生活中的各個領域，檔案管理為了提高工作效率，也引進了電子信息技術。它雖然給我們生活帶來了便捷，提高了我們的工作效率，但是它存在著操作危險。目前存在最主要的網絡犯罪是偷盜電子檔案信息，其在為人們創(chuàng)造方便的同時還附帶著管理風險。例如本世紀初的熊貓燒香事件，其造成了非常惡劣的影響及嚴重的損失，因此檔案工作人員要提高警惕，積極采取措施。

一、電子檔案的特征及概念

在檔案管理部門保存的電子文件也被稱為電子檔案，是電子信息技術產生后檔案領域生出的產物，我國規(guī)定，電子檔案存在著一定的價值，可以將其歸入檔案，以電子文件或者軟件數據的形式存在。其特征為：第一，電子檔案是動態(tài)性和虛擬性的統一，其被儲存在電腦中的形式主要是電子文件為主，其存儲的信息具有分布式的特征，因此具有動態(tài)性。第二，其是數字化和多媒體化的結合，對電子檔案進行整理和分類都將數字和互聯網作為基礎，并通過電腦的交互性來呈現，電子檔案另一方面也是屬于多媒體，其具體操作需要對網絡進行應用。第三，電子檔案的加工有智能化和標準化的特點。在對檔案進行搜索的過程中，其有著智能化的特點，主要是可以根據檢索條件來進行所需內容的篩選。第四，它的本質特點上服務型，電子檔案具有更加完備的信息，對其進行應用不會受到時空的限制，其形式和內容都是取決于客戶，在實際生活中，電子檔案用于更多的使用者，這就給檔案的應用客戶造成了潛在的風險。

二、電子檔案目前存在的風險

1.電子檔案面臨的主要風險。第一，是技術風險，電子檔案的應用非常依賴計算機，如果計算機存在問題，其軟件和硬件難以發(fā)揮作用出現故。障，會對電子檔案的應用帶來影響，從而降低檔案工作的質量。第二，是自然環(huán)境風險，自然環(huán)境風險主要包括電子檔案所在場所的外在因素，例如，保管場所的溫度太高、濕度太重都會影響到電子檔案保管者的使用壽命，對電子檔案的保管效果帶來重要的影響，除此之外，失火、意外故障以及地震、海嘯等不可抗拒因素也是其中的主要風險。第三，網絡風險，因為計算機網絡技術本身都是面對全社會、網絡應用者無需身份驗證，網絡的應用技術協議也是具有開放性的，人們可以在網絡上隨意的信息交流，這就客觀的帶來了網絡風險，然而我國計算機還不具有很高的網絡防御技術，防御體系還不強大，如果在網絡上對電子檔案進行傳送極有可能由于硬件問題或者內網在對互聯網完成隔離的過程中沒有發(fā)揮作用，導致電子檔案受到侵襲，例如黑客和病毒。第四，數據存取風險，如果在對電子檔案信息進行存儲的過程中沒有按照正確的存儲方式，從而導致電子檔案失去真實性，或者導致電子檔案殘缺，這是因為單位內部導致的。主要表現為。首先數據沒有精準的收集，其次，數據沒有經過加密。再次，檔案管理人員沒有經過嚴格篩選和培訓，專業(yè)素質較低、責任性不強、沒有形成完備的風險防護意識，在操作過程中存在疏忽。然后是數據沒有經過備份。最后是機密檔案在傳輸過程中泄露或者被篡改。第五是風險管理，在檔案管理的主要形式當中，電子檔案是最新型的。然而在實際應用中存在著企業(yè)管理者沒有投入足夠的資金，沒有加強對電子檔案安全防范的重視，沒有制定制度加強管理，合理配置人力資本，從而降低了電子檔案管理的安全等級。第六是法律風險，我國還沒有完善的針對電子檔案的法律規(guī)定，檔案中的數據受法律保護程度不夠，我國也沒有明確的針對電子檔案保護的法律條文。

2.電子檔案風險的主要特征。首先，電子檔案風險具有客觀性的主要特征，對電子檔案安全造成威脅的主要因素是自然、人為或者社會，這些因素都具有客觀性，不是因人的意志所轉移的。這些客觀性的存在給電子檔案的風險管理工作帶來了麻煩。其次是電子檔案風險是不可避免的，因為對電子檔案帶來風險的主要因素和風險的主體是不同的，相聚之間具有獨立性，一方面，電子檔案一旦存在風險，風險會時常發(fā)生。另一方面，導致電子檔案存在風險的因素例如自然災害，者是客觀存在的，不會跟隨人的意志而消失的。最后，電子檔案風險具有隨機性的特點，風險什么時候出現、怎么發(fā)展、在何處存在都是隨機性的，人們很難進行預測。

三、電子檔案風險管理的措施

1.形成有效的電子檔案風險管理原則。電子檔案管理必須要落實風險管理工作。第一，提前做好預判工作，做好風險的防范工作，降低風險出現的概率。如果風險出現，及時采取措施，防止損失擴大，風險發(fā)生后，要總結原因，吸取教訓，做好防備工作，防止風險的再次發(fā)生。第二，做好前端控制工作，其能為電子檔案的真實提供保證，電子檔案的管理效益也會因此提高。第三，將控費和風險平衡兩個原則結合起來，要系統看待降低成本和機會成本，讓風險控制成本能夠超過機會成本。

2.采取有效的電子檔案風險控制措施。要對風險進行預判，要以風險控制作為主要目標，降低風險發(fā)生的概率。將風險辨別、風險預判和風險控制方式的選擇結合起來，共同致力于風險管理工作。第一，對電子檔案風險進行識別。應用不同的方式，把可能存在的風險或者導致風險發(fā)生的因素能夠有效辨別出來，所謂風險預判，就是提前判斷出風險存在的種類或者風險發(fā)生后所造成的影響和損失，從而為檔案管理人員認識風險提供方便。第二，對風險評估機制進行建立，風險評估機制對信息管理體系中的存檔信息進行評估，檢查其完整性，這是電子檔案管理的主要內容，主要涉及到電子檔案的價值、形式以及其對保密和完備的標準等，預估電子檔案是否存在財務風險，如果電子檔案受到損害所帶來的損失程度。第三，控制電子檔案風險，風險評估之后，要及時采取措施，減少電子檔案管理中存在的風險，讓電子檔案管理人、機及環(huán)境的有效配合。第四對技術保護屏障進行構筑，通過信息安全技術來防控電子檔案風險是最主要的方式，主要有物理網絡安全技術、備份、身份認證、病毒查殺、數據加密等。在實際應用過程中，應用好防火墻或者存取權限技術，從而保護電子檔案信息的完整性。第五，做好管理工作，檔案管理工作人員要提高技術水平、完善管理知識，提高責任心。企業(yè)內部要建立健全的管理制度，做好內部監(jiān)管工作，對檔案的歸檔、技術、數據、軟件等進行核定。

四、結語

做好電子檔案風險管理工作能夠保護企事業(yè)單位的商業(yè)秘密，必須要引起重視。然而人們在應用互聯網進行檔案管理的同時會受到網絡風險的侵襲，因此必須要做好風險防范工作，從識別、評估、控制等多個層次落實，為我國網絡提供美好的環(huán)境。

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