高校圖書館采訪有效性的質(zhì)量控制

孫明（沈陽理工大學(xué)圖書館，遼寧沈陽110168）

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高校圖書館采訪有效性的質(zhì)量控制

孫明
（沈陽理工大學(xué)圖書館，遼寧沈陽110168）

[摘要]通過對高校圖書館內(nèi)外環(huán)境和文獻(xiàn)資源利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提出了高校圖書館采訪有效性問題。在此基礎(chǔ)上，提出圖書館采訪有效性的質(zhì)量控制，包括采訪前的質(zhì)量控制，采訪過程中的質(zhì)量把關(guān)，采訪結(jié)束后的質(zhì)量監(jiān)督，采訪工作的組織管理。

[關(guān)鍵詞]高校圖書館采訪有效性質(zhì)量控制

[分類號]G258.6

1　引言

高校圖書館的宗旨是盡最大可能滿足學(xué)校教學(xué)和科研需求。文獻(xiàn)資源建設(shè)是圖書館服務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)，采訪工作是文獻(xiàn)資源建設(shè)的首要步驟，采訪工作的好壞直接影響圖書館的整體服務(wù)水平。近年來，圖書館的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了很大變化；利用圖書館的讀者人數(shù)不斷增加，讀者對圖書館的需求不斷細(xì)化；圖書館文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)向電子化文獻(xiàn)傾斜，圖書購置經(jīng)費(fèi)相對降低；文獻(xiàn)出版數(shù)量激增，圖書價(jià)格持續(xù)上漲。如何用有限的經(jīng)費(fèi)購買到切實(shí)適合讀者的高質(zhì)量文獻(xiàn)，是擺在圖書館人面前的一個(gè)亟待解決的重要問題。文獻(xiàn)采訪有效性指的是文獻(xiàn)采購人員所采文獻(xiàn)滿足讀者需求的程度。筆者結(jié)合本館文獻(xiàn)采購的實(shí)際，對如何提高文獻(xiàn)采訪有效性的質(zhì)量控制做了一些探討，希望能對圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)揮推動作用。

2　從文獻(xiàn)資源利用的統(tǒng)計(jì)來分析采訪的有效性

文獻(xiàn)資源的利用情況最能反映讀者的滿意程度，是分析采訪有效性的最佳途徑。筆者利用圖書館自動化系統(tǒng)，對沈陽理工大學(xué)圖書館2010至2014年中文圖書的入藏及利用情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，學(xué)科分類采用《中圖法》第4版，T類以其所包含的16個(gè)二級類目替代。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括：2010至2014年新書入藏分類統(tǒng)計(jì)；2010至2014年讀者分類借閱量統(tǒng)計(jì)；2010至2014年館藏利用分類統(tǒng)計(jì)（見圖1至圖3）。

圖1　2010至2014年新書入藏分類統(tǒng)計(jì)（按入藏比例）

從圖1可以看出，2010至2014年新書入藏量差異較大，入藏量最高的TP類（自動化技術(shù)、計(jì)算技術(shù)）占入藏量的17.68%，第二為F類（經(jīng)濟(jì)）占13.26%，總體來看T類（工業(yè)技術(shù)）占入藏總量的38.48%，其中二級類目中TP類比例最高。入藏品種數(shù)前10名入藏量占總?cè)氩亓康?2.6%，其他13類入藏量僅占總?cè)氩亓康?7.4%。

圖2　2010至2014年讀者分類借閱量統(tǒng)計(jì)

從圖2分析得知，研究生和本科生借閱總量達(dá)97%，教師讀者占3%，說明本校圖書館服務(wù)對象中，學(xué)生讀者占主要部分，所以在采訪過程中應(yīng)該重視學(xué)生讀者的閱讀需求，加大對學(xué)生讀者的需求調(diào)查，同時(shí)也要加強(qiáng)對教師讀者的文獻(xiàn)資源宣傳推廣。

圖3　2010至2014年館藏利用分類統(tǒng)計(jì)

從圖3的統(tǒng)計(jì)分析可以看出，借閱率最高的是H類，達(dá)到73.5%，其中“自動化技術(shù)、計(jì)算技術(shù)”“電子工業(yè)”“金屬學(xué)、金屬工藝”“語言、文字”“藝術(shù)”“文學(xué)”“哲學(xué)”“馬列”“歷史”“軍事”“機(jī)械、儀表工業(yè)”“武器工業(yè)”12個(gè)學(xué)科專業(yè)圖書外借品種比例超過了50%。說明這幾類圖書的讀者群比較集中，購入的圖書受關(guān)注度高。從以上的統(tǒng)計(jì)分析可以看出，圖書館最主要的讀者群為學(xué)生讀者，讀者的需要主要集中在如圖所示的幾個(gè)大類，這就要求我們在采訪過程中要重視學(xué)生讀者的需求，同時(shí)在采訪過程中重點(diǎn)留意對這幾類圖書的采購。從新書入藏和利用情況來看，新購入的圖書也是讀者借閱量最大的圖書，TP類圖書館藏量和借閱量都大，F(xiàn)類圖書藏量相對于借閱率偏高。從以上分析來看，本館文獻(xiàn)資源的供給和讀者的需求還存在一定的矛盾，需要在圖書的采訪中提高采訪的有效性，更有效地利用經(jīng)費(fèi)，以滿足讀者的需求。

3　采訪有效性的質(zhì)量控制

筆者結(jié)合本館采訪工作實(shí)際，從采訪前的質(zhì)量控制，采訪過程中的質(zhì)量把關(guān)，采訪結(jié)束后的質(zhì)量監(jiān)督，采訪工作的組織管理四個(gè)方面來研究高校圖書館采訪有效性的質(zhì)量控制問題。

3.1采訪前的質(zhì)量控制

采訪前的質(zhì)量控制是入藏文獻(xiàn)質(zhì)量控制最重要的階段，也是采訪工作的核心。

3.1.1制定高校圖書館文獻(xiàn)采訪計(jì)劃和采訪制度

采訪計(jì)劃是圖書館采訪工作在一定時(shí)間范圍內(nèi)的行動指南和采訪依據(jù)，制定科學(xué)合理的文獻(xiàn)采訪計(jì)劃有助于加強(qiáng)文獻(xiàn)采訪工作的針對性和有效性，減少采訪工作中的人為偏見，避免采訪過程中的盲目性、隨意性。在制定采訪計(jì)劃時(shí)要堅(jiān)持需求第一的原則，使有限的經(jīng)費(fèi)盡可能地買到讀者最需要的圖書，使經(jīng)費(fèi)的使用效果最大化，并考慮學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和發(fā)展方向。其次，要充分研究本館的館藏結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，注重館藏結(jié)構(gòu)的連續(xù)性、系統(tǒng)性、時(shí)效性以及特色館藏建設(shè)；統(tǒng)籌考慮各類圖書的入藏比例，重點(diǎn)學(xué)科與一般學(xué)科的比例，自然科學(xué)與社會科學(xué)的比例，還要考慮到學(xué)校新增專業(yè)與傳統(tǒng)專業(yè)的比例，保障重點(diǎn)專業(yè)，重點(diǎn)學(xué)科的專業(yè)需求同時(shí)對新增專業(yè)適當(dāng)傾斜。此外，為使采訪工作有章可依，實(shí)現(xiàn)采訪工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化，在制定采訪計(jì)劃的同時(shí)還要制定適合本館發(fā)展的采訪制度。

3.1.2搜集整理圖書出版發(fā)行信息，掌握讀者需求信息

面對繁榮復(fù)雜的圖書出版市場，擴(kuò)大視野，全面了解圖書出版發(fā)行信息，及時(shí)捕捉圖書出版動向是做好采訪工作的前提條件。目前，雖然各圖書供應(yīng)商會提供給圖書館大量的綜合各出版社的書目信息，各出版社也會定期提供各自的書目，雖然這些書目覆蓋面很廣，但不一定全面。面對魚龍混雜的圖書市場，只依靠這些書目信息是不夠的。采訪人員必須走出去，經(jīng)常走訪出版社、特色書店，參加各種圖書展會，利用網(wǎng)絡(luò)、書展、報(bào)紙、電視、廣播等各種渠道獲取全面正確的圖書出版信息。

采訪人員還應(yīng)該及時(shí)掌握讀者的需求信息，全面掌握學(xué)校學(xué)科分布狀況、重點(diǎn)學(xué)科科研情況及學(xué)科發(fā)展動態(tài)，分析現(xiàn)有館藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)是否合理；加強(qiáng)讀者需求調(diào)研，調(diào)查對象應(yīng)該是全面的，除了做好對教學(xué)、科研主管人員及學(xué)科帶頭人、重點(diǎn)教師的訪問，針對高校學(xué)生讀者占大多數(shù)的特點(diǎn)，更要加強(qiáng)對學(xué)生讀者的訪問和溝通。通過讀者座談會、讀者薦購、問卷調(diào)查等多種方式廣泛征求需求信息，同時(shí)在訪問的過程中利用各種手段向讀者推薦展示館藏資源。

3.1.3合理選擇圖書供應(yīng)商

目前大多數(shù)高校圖書館對于圖書供應(yīng)商的選擇基本上都采取公開招標(biāo)的方式，做好招標(biāo)工作可以保證圖書的采訪質(zhì)量，也使得采訪工作更加規(guī)范和程序化。根據(jù)本館近幾年的招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，應(yīng)選擇規(guī)模大、信譽(yù)好、有經(jīng)濟(jì)實(shí)力、供貨速度快、到貨率高、服務(wù)好、折扣低的供應(yīng)商。由于不同的圖書供應(yīng)商在供貨上有自己的側(cè)重，有的偏重于京版、滬版，有的偏重于高校社和地方社，圖書館在選擇供應(yīng)商時(shí)可以考慮選擇兩個(gè)以上或更多的服務(wù)內(nèi)容與特點(diǎn)能夠平衡互補(bǔ)的供應(yīng)商，以取各家之長，更好地提高采訪效率。在供應(yīng)商中標(biāo)后注意與供應(yīng)商的交流和溝通，就本館的采訪特點(diǎn)、服務(wù)要求、館藏等隨時(shí)進(jìn)行聯(lián)系，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平，提高采訪效率，最大限度保證入藏文獻(xiàn)的質(zhì)量。

3.2采訪過程中的質(zhì)量把關(guān)

采訪過程中的質(zhì)量管理不僅是一個(gè)目標(biāo)管理，更是一個(gè)過程管理，不能僅重視采訪完成后的質(zhì)量考核和處理，應(yīng)該重視采訪過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保采訪的每一個(gè)步驟都得到質(zhì)量保證。

3.2.1嚴(yán)格采訪制度，優(yōu)化采訪模式

采訪制度是圖書館根據(jù)有關(guān)規(guī)章制度和本館實(shí)際制定的采訪程序和規(guī)范，一絲不茍地執(zhí)行這些制度有助于保障文獻(xiàn)采訪的質(zhì)量。

目前，高校圖書館常用的采訪模式有書目預(yù)訂、現(xiàn)場采購及綱目訂購幾種方式。綱目預(yù)訂在國外圖書館比較盛行，在我國也有一些高校圖書館在使用，書目預(yù)訂和現(xiàn)場采購相結(jié)合的采訪模式在我國高校圖書館中使用的比較普遍。采用書目預(yù)訂可以按照學(xué)校課程設(shè)置有重點(diǎn)地篩選書目，方便采購人員掌握所選圖書的學(xué)科比例，現(xiàn)場采購采訪人員可以到現(xiàn)場了解圖書的大概內(nèi)容和質(zhì)量。采用書目預(yù)訂和現(xiàn)場采購相結(jié)合的方式既可以避免書目預(yù)訂的盲目性，又彌補(bǔ)了現(xiàn)場選書的遺漏，從而提高圖書的到書率和到書速度。同時(shí)采訪人員還應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化手段，采用綱目預(yù)定、網(wǎng)上訂購等多元聯(lián)合的采購模式，取各家所長，互相補(bǔ)充，進(jìn)一步提高采訪的有效性。

3.2.2保證充裕的采訪時(shí)間

現(xiàn)在高校圖書館基本上都是通過招標(biāo)的方式選定圖書供應(yīng)商，然后才可以啟動采訪工作。有的學(xué)校由于經(jīng)費(fèi)預(yù)算下來晚，招標(biāo)工作啟動也相應(yīng)地晚，經(jīng)費(fèi)還不允許跨年，造成采訪人員每年的有效采訪時(shí)間大大減少，為了完成當(dāng)年的采購任務(wù)，采購人員需要在有限的時(shí)間內(nèi)超常采購大量圖書，造成采訪人員的工作重心放在完成采購任務(wù)上，從而很難保證采訪質(zhì)量，影響采訪的有效性。一些專業(yè)性很強(qiáng)的圖書，時(shí)效性強(qiáng)，由于受印刷數(shù)量的限制，采購時(shí)間晚了，往往只能看到書目而很難配到書。保證充裕的采訪時(shí)間對提高采訪的有效性是必要的，圖書館可以通過提前招標(biāo)、經(jīng)費(fèi)跨年等方式保證充裕的采訪時(shí)間。

3.2.3對供應(yīng)商的即時(shí)考核

經(jīng)過計(jì)劃、調(diào)研、精心采購到的圖書，往往因?yàn)閳D書供應(yīng)商的到書率不高而打折扣，直接影響采訪的有效性。圖書供應(yīng)商為了追求利潤的最大化，對于高折扣低利潤的圖書住住配貨不夠積極，而這些書往往是我們最需要的專業(yè)書。為了提高采訪的有效性，保證采訪工作不打折扣地實(shí)現(xiàn)，對供應(yīng)商的即時(shí)考核是必須的。筆者結(jié)合本館的采訪實(shí)踐認(rèn)為對供應(yīng)商應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考核：到書率，這是保障圖書采訪質(zhì)量最重要的一個(gè)方面；到書時(shí)間，目錄滿足率（就供應(yīng)商提供的目錄占出版人提供目錄的比例），數(shù)據(jù)加工。通過對這些指標(biāo)的即時(shí)考核，考核結(jié)果作為給供應(yīng)商分配采購額度的依據(jù)，通過考核使供應(yīng)商更加重視供貨質(zhì)量，使采訪質(zhì)量和采訪有效性得到了保障。

3.3采訪后的質(zhì)量監(jiān)督

文獻(xiàn)采訪質(zhì)量管理，不同于別的質(zhì)量管理，采購的圖書進(jìn)入流通部門后，需要進(jìn)行事后的質(zhì)量監(jiān)督，對所采圖書的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并接受專家及讀者的評價(jià)。找出采訪過程中的缺陷，及時(shí)改正，查漏補(bǔ)缺。

3.3.1統(tǒng)計(jì)圖書利用率

圖書利用率是指定時(shí)間內(nèi)，某館藏地的圖書借閱冊數(shù)或種數(shù)占本館圖書的總種數(shù)或冊數(shù)的百分比，圖書利用率能直接反映所采圖書與讀者需求的貼近程度，是檢驗(yàn)采訪質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)。采訪人員可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，定期統(tǒng)計(jì)出所采圖書借閱率高的、借閱率低的及借閱率為零的圖書，然后對統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行綜合分析，分析這些圖書所屬的學(xué)科類別及讀者借閱比例，結(jié)合讀者對這些書的評價(jià)，對采訪結(jié)果做出評價(jià)，以改進(jìn)采訪工作策略。

3.3.2做好圖書查漏補(bǔ)缺工作

在書目預(yù)訂和現(xiàn)場采購相結(jié)合的基礎(chǔ)上，增加圖書查漏補(bǔ)缺的方式可以更有效地保障圖書采訪的質(zhì)量。根據(jù)圖書新書入藏及利用的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，有針對性地搜集出版社的出版目錄，用來和已采到的圖書目錄進(jìn)行對比分析，也可以針對供應(yīng)商分別建立目錄庫，用以記錄、跟蹤采訪過程中因各種原因沒有到貨的圖書目錄。對于一些有價(jià)值的重點(diǎn)圖書、年鑒、連續(xù)出版物等，看看本館是否漏藏，進(jìn)行整理補(bǔ)充。并使這項(xiàng)工作形成一個(gè)規(guī)律性的制度，以保證采訪的有效性。

4　加強(qiáng)采訪工作的組織管理

4.1建立跨部門的圖書采訪工作組

圖書館可以建立跨部門的圖書采訪工作組，工作組成員由專業(yè)的采訪人員、學(xué)科館員、各院系的專家及部分專業(yè)教師組成，制定科學(xué)詳細(xì)的操作方案和實(shí)施細(xì)則，明確各自的職責(zé)。比如采訪人員要掌握本館的館藏結(jié)構(gòu)及館藏特色，對本館各類圖書的收藏情況要心中有數(shù)。學(xué)科館員要負(fù)責(zé)與各院系專家教師的及時(shí)溝通，掌握本校的重點(diǎn)學(xué)科、新增學(xué)科及專業(yè)發(fā)展動向，獲取充分準(zhǔn)確的需求信息。采訪工作組不僅要對采訪工作提出合理的建議，同時(shí)還要對采訪工作進(jìn)行監(jiān)督，定期對入藏圖書做出客觀評價(jià)。

4.2提升采訪人員綜合素質(zhì)

采訪人員是采訪工作的主體，采訪人員的素質(zhì)對采訪工作的有效性起決定性作用。采訪人員的素質(zhì)體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是要有全面的圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)專業(yè)知識和圖書采訪的專業(yè)技能，同時(shí)還要具備相關(guān)學(xué)科的基本知識、良好的信息意識，對讀者需求信息及圖書出版信息有敏銳的洞察力和判斷力。二是要有良好的思想品德，采訪工作不僅是一項(xiàng)知識性、實(shí)踐性強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作。要求采訪人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，在工作中能一絲不茍，吃苦耐勞。高校圖書館應(yīng)該加強(qiáng)對采訪人員的素質(zhì)培養(yǎng)，建立一支高質(zhì)量的文獻(xiàn)采訪隊(duì)伍。

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孫明男，1962年生。本科學(xué)歷，館員。研究方向：圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)。

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收稿日期：（2015-10-09；責(zé)編：徐向東。）