信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

胡靜

【摘要】高中學(xué)校檔案能夠如實(shí)記錄師生生活與思想狀況，對(duì)于高中學(xué)校的發(fā)展有著重要意義。隨著信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案中的廣泛應(yīng)用，有利于加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，最大限度發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能。本文試闡述信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并提出了行之有效的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用

高中學(xué)校檔案記載著學(xué)校的發(fā)展歷程，通過(guò)檔案能夠深入了解師生生活與思想狀況，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供可靠依據(jù)。在以往高中學(xué)校檔案管理工作中，主要采取手工方式，工作效率很低，保密性不強(qiáng)。在高中教育體制深入改革過(guò)程中，檔案數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)檔案管理方式難以滿足實(shí)際需要。因此，在高中學(xué)校檔案管理工作中要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案信息的動(dòng)態(tài)性與完整性，切實(shí)提升檔案管理工作水平。

一、信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，數(shù)據(jù)無(wú)論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。各種報(bào)表可以自動(dòng)打印，數(shù)據(jù)錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，可以方便地打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息，檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便。提供多種查詢手段，檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。提供網(wǎng)上查詢手段，學(xué)校內(nèi)部的教職員工，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了教職員工的負(fù)擔(dān)。

（三）檔案的查供閱工作更加可控。傳統(tǒng)的檔案查借閱以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯(cuò)。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效地催還。

二、信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念。當(dāng)前，數(shù)字信息技術(shù)已經(jīng)滲透到我國(guó)生活的各個(gè)方面，在人們的日常生活與工作中，數(shù)字化信息技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，極大地推進(jìn)了信息化建設(shè)的進(jìn)程。現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)已經(jīng)非常普及，人們逐步提升了數(shù)字化的信息處理能力。對(duì)此，高中學(xué)校檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變觀念，在檔案管理工作中充分利用信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，以此進(jìn)一步加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。

（二）進(jìn)一步增加資金投入。要重視高中學(xué)校檔案管理工作，投入更多的資金，及時(shí)購(gòu)進(jìn)軟硬件設(shè)備，特別是要加快學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和信息共享平臺(tái)的建設(shè)。此外，要不斷完善數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)和信息共享平臺(tái)，確保學(xué)校檔案管理信息可以順利傳遞，實(shí)現(xiàn)信息的共享。要充分發(fā)揮軟硬件設(shè)備的作用，強(qiáng)化檔案管理工作的個(gè)性化服務(wù)，即在挖掘數(shù)據(jù)的過(guò)程中，將數(shù)據(jù)處理的智能化體現(xiàn)出來(lái)，如關(guān)聯(lián)資源的挖掘，這是個(gè)性化服務(wù)的重要內(nèi)容。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)電子檔案的智能化調(diào)取過(guò)程中，充分體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。通過(guò)加大資金投入，更新檔案管理設(shè)備，能夠讓檔案存儲(chǔ)方式更加多元化，如文字、圖片、聲音、影像等。

（三）構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺(tái)。云技術(shù)為一種具備大量并能夠擴(kuò)充的和IT相關(guān)能力的技術(shù)，在信息技術(shù)的支持下，能夠?yàn)橛脩籼峁﹥?yōu)質(zhì)服務(wù)。云技術(shù)主要由云計(jì)算、云服務(wù)構(gòu)成，其中云計(jì)算側(cè)重于IT方面，利用自動(dòng)化與虛擬化技術(shù)，創(chuàng)造更多計(jì)算機(jī)運(yùn)算資源，而云服務(wù)通過(guò)對(duì)虛擬形式的運(yùn)用，將運(yùn)算、存儲(chǔ)、寬帶等信息技術(shù)以服務(wù)的形式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶提供。基于云計(jì)算的區(qū)域范圍內(nèi)信息資源共享的云服務(wù)管理，應(yīng)圍繞基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，讓本地信息資源建設(shè)更加規(guī)范，通過(guò)對(duì)各平臺(tái)的交互使用，真正實(shí)現(xiàn)資源的共享。高中學(xué)校要從檔案管理工作重點(diǎn)出發(fā)，在學(xué)校公共云中上傳重要檔案或有較高保密級(jí)的檔案，從而讓檔案得到妥善保存，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)。在信息化檔案管理工作發(fā)展過(guò)程中，只有提升檔案管理工作者能力，才能實(shí)現(xiàn)高中學(xué)校檔案信息化管理工作的質(zhì)量與效率，并確保檔案資料的安全。所以，檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多豐富的理論知識(shí)，并熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此推動(dòng)高中學(xué)校檔案工作數(shù)字化的建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步完善后期培訓(xùn)制度，加大對(duì)檔案管理人員的教育力度，幫助他們提升專業(yè)技術(shù)能力，確保滿足信息化時(shí)代下學(xué)校檔案管理工作的需要，提升檔案管理工作效率，發(fā)揮檔案服務(wù)教育教學(xué)的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷革新的過(guò)程中，帶動(dòng)了平臺(tái)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各界通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了工作效率與質(zhì)量的提升。通過(guò)對(duì)這個(gè)平臺(tái)的利用，能夠?qū)⒏嘈畔⒒ㄔO(shè)資料提供給人們，加快推進(jìn)我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，如何做好數(shù)據(jù)處理是高中學(xué)校檔案的重要工作內(nèi)容，要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，妥善保存檔案資料，提升檔案管理工作水平。

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