加強(qiáng)機(jī)關(guān)照片檔案管理的思考

李國(guó)生

【摘要】本文根據(jù)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合檔案接收工作中發(fā)現(xiàn)的機(jī)關(guān)單位照片檔案管理存在的共性問(wèn)題，與同行探討如何在照片形成、收集、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，以提高照片檔案質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】照片檔案；管理；技術(shù)

照片檔案能起到其它載體檔案不可替代的重要作用。然而，對(duì)于照片檔案管理，除藝術(shù)、文化等專業(yè)部門比較規(guī)范外，其它機(jī)關(guān)普遍顯得比較薄弱。

一、機(jī)關(guān)照片檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）質(zhì)量參差不齊。部分照片在材料來(lái)源、理化加工、主題表達(dá)、構(gòu)圖、用光等方面尚有一些不足，降低了利用價(jià)值。

（二）收集不齊全。長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)關(guān)以紙質(zhì)檔案為主要保管對(duì)象，受此影響，單位工作人員不同程度地存在著重視紙質(zhì)檔案、忽視其它載體檔案特別是照片檔案的現(xiàn)象。表現(xiàn)在收集工作中，既不注意收集機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的照片，又忽視與外單位共同形成的照片，任憑經(jīng)辦人員交多少算多少。照片不能完整收集起來(lái)，很多有價(jià)值的照片隨著時(shí)間的推移而流失。

（三）歸檔不完整。包括數(shù)碼相機(jī)在內(nèi)的照相設(shè)備在機(jī)關(guān)得到廣泛應(yīng)用的當(dāng)今，照片數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)。機(jī)關(guān)在工作中形成的記錄其基本職能、主要工作成果、重大事件、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加本單位活動(dòng)及其它具有歷史查考價(jià)值的照片、底片都應(yīng)該歸檔，應(yīng)該說(shuō)照片檔案數(shù)量很可觀。但從本地區(qū)的情況看，實(shí)際歸檔率卻很低。我館近年來(lái)先后接收133個(gè)州級(jí)立檔單位檔案進(jìn)館，其中只有8個(gè)立檔單位保存著照片檔案。某一新聞單位成立30多年來(lái)，在采訪過(guò)程中形成大量題材廣泛、內(nèi)容豐富的照片，僅見(jiàn)諸報(bào)端的圖片就超過(guò)萬(wàn)幅，從一個(gè)側(cè)面反映了改革開(kāi)放以來(lái)自治州經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展面貌，價(jià)值一般都比較高，有的具有很高的歷史價(jià)值，然而，檔案室竟沒(méi)有1張照片。又如，黨委某一綜合部門，60多年來(lái)曾組織召開(kāi)很多全州性重要會(huì)議，每次會(huì)議都安排強(qiáng)大的宣傳陣容，但會(huì)議結(jié)束，多數(shù)照片便分散到各參會(huì)單位和個(gè)人手中，機(jī)關(guān)檔案室只保存零星的照片檔案，照片資源流失嚴(yán)重，像全州第一至三次黨代會(huì)這樣重要會(huì)議僅分別存有1張、22張、14張；1956年成立大理白族自治州慶典這一重大活動(dòng)僅存17張照片。

（四）價(jià)值鑒定不準(zhǔn)確。在鑒定過(guò)程中，由于過(guò)多考慮本單位短期內(nèi)利用，忽視其長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值，保管期限劃分很不準(zhǔn)確，部分照片保管期限與其價(jià)值偏差過(guò)大。如，將主要領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上講話照片資料定為短期，而將單位組織職工開(kāi)展娛樂(lè)活動(dòng)照片定為永久。如此問(wèn)題在接收進(jìn)館時(shí)還得重新鑒定、整理，造成不必要的浪費(fèi)。

（五）整理不規(guī)范。編號(hào)混亂，或根本沒(méi)有編號(hào)，整袋原封不動(dòng)地裝入箱柜內(nèi)；固定方式不當(dāng)，有的用膠粘劑將照片粘貼在紙板上的，底片不用底片袋裝，而是隨意附在照片后面；說(shuō)明不規(guī)范，沒(méi)有總說(shuō)明，分說(shuō)明太簡(jiǎn)單，過(guò)多使用藝術(shù)語(yǔ)言，照片主要內(nèi)容不明了、貼切。

（六）保管條件差。沒(méi)有專用庫(kù)房，缺乏專門裝具，保管環(huán)境溫濕度變化大、塵灰多，部份照片已褪色、底片粘連，有的還存在火災(zāi)等安全隱患。

（七）利用手段單一。由于復(fù)制成本和技術(shù)要求高、費(fèi)時(shí)，因此多數(shù)單位基本沒(méi)有將照片數(shù)字化，沒(méi)有電子目錄，檢索基本靠手工翻閱，查閱速度慢，利用時(shí)僅以外借底片擴(kuò)印或翻拍原照為主，難以適應(yīng)機(jī)關(guān)高效率工作節(jié)奏需要。

二、改進(jìn)方法及保障措施

（一）提高照片檔案重要性的認(rèn)識(shí)。照片檔案不僅對(duì)本單位工作起重要作用，而且對(duì)維護(hù)本地區(qū)歷史面貌有一定的參考價(jià)值。為切實(shí)改進(jìn)照片檔案管理，提高服務(wù)水平，檔案管理人員要努力克服重紙質(zhì)檔案、輕照片檔案的思想，圍繞機(jī)關(guān)中心工作，通過(guò)配合各種紀(jì)念活動(dòng)編輯圖冊(cè)、舉辦展覽等多種形式提高各部門對(duì)照片檔案重要性的認(rèn)識(shí)。只有這樣，才能爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，協(xié)調(diào)好部門之間的關(guān)系，解決工作中存在的困難和問(wèn)題，使全局上下形成齊抓共管照片檔案工作的良好氛圍。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)。照片形成面廣、經(jīng)手人員多，管理難度大。為保證照片質(zhì)量，使照片在各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)銜接有序，根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合各單位實(shí)際，制訂相應(yīng)的管理制度，并采取可行措施，以確保照片齊全完整，維護(hù)其原始性和真實(shí)性：1.形成階段。精心維護(hù)設(shè)備，所選照相材料質(zhì)量?jī)?yōu)良，技術(shù)精益求精，沖印質(zhì)量過(guò)關(guān)，照片一經(jīng)產(chǎn)生，就要使底片與照片相對(duì)應(yīng)，并附有齊全的文字說(shuō)明；數(shù)碼照片要注意其格式和像素達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，并要有硬拷貝。2.收集階段。照片形成渠道多，收集難度大，這就要求檔案人員及時(shí)掌握照片形成動(dòng)態(tài)，當(dāng)照片全部或階段形成即主動(dòng)協(xié)同有關(guān)部門，及時(shí)將經(jīng)辦人員手中的照片及相關(guān)材料收集齊全。3.歸檔階段。為保證照片、底片和相應(yīng)說(shuō)明三者的有機(jī)統(tǒng)一，照片的歸檔不能像紙質(zhì)文件那樣，到第二年才進(jìn)行，應(yīng)及時(shí)歸檔。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。檔案行政管理部門要加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，把照片檔案作為年度執(zhí)法檢查的內(nèi)容之一，要求機(jī)關(guān)設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，有健全制度和科學(xué)的管理措施，使反映區(qū)域內(nèi)重要會(huì)議、重大活動(dòng)等價(jià)值高的照片完整保存下來(lái)。就大理州而言，作為全國(guó)唯一的白族自治州，悠久的歷史（境內(nèi)歷史文化遺存豐厚，文物古跡星羅棋布， 全州已發(fā)掘的重點(diǎn)文物保護(hù)單位達(dá)300多項(xiàng)）、濃郁的民族風(fēng)情（13個(gè)世居民族及其他民族豐富多彩的生活、共同創(chuàng)造的文化遺產(chǎn)）、奇異的節(jié)慶活動(dòng)（三月街民族節(jié)、白族繞三靈、石寶山歌會(huì)等節(jié)日）、優(yōu)美的自然風(fēng)光（獨(dú)特的地理位置和氣候，孕育出了獨(dú)特的自然風(fēng)光，自古就有“風(fēng)花雪月地，山光水色城”的美稱，田園民居獨(dú)具特色，集全國(guó)歷史文化名城兩座，國(guó)家級(jí)風(fēng)景名勝區(qū)、國(guó)家級(jí)自然保護(hù)區(qū)兩處，最佳中國(guó)魅力城市、中國(guó)內(nèi)地十佳宜居地于一身，境內(nèi)130多個(gè)旅游景點(diǎn)和4個(gè)國(guó)家森林公園構(gòu)成云南省旅游業(yè)的重要骨干區(qū)和滇西北旅游熱線的核心），是攝影的理想勝地。這里時(shí)刻有絕美照片產(chǎn)生，關(guān)鍵是如何及時(shí)收集、整理，充分發(fā)揮照片檔案的作用，為旅游二次創(chuàng)業(yè)、提高大理的知名度服務(wù)。

（四）做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)。照片形成過(guò)程復(fù)雜、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，管理難度大。隨著數(shù)碼技術(shù)的普及，數(shù)字照片越來(lái)越多，管理方法發(fā)生了根本的變化。檔案行政管理部門要抓住機(jī)遇，順勢(shì)而上，加強(qiáng)掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、多媒體等技術(shù)的培訓(xùn)。此外，檔案人員還要通過(guò)繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)交流等多種形式拓寬視野，更新觀念，創(chuàng)新思維，提高照片檔案的管理水平。

（五）改善保管條件。由于感光材料的特殊性，照片檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案嚴(yán)格得多。要求有獨(dú)立庫(kù)房、專門箱柜和合適的裝具（常規(guī)照片，可用照片檔案冊(cè)；規(guī)格過(guò)大或過(guò)小的照片，可自制相冊(cè)，用相角固定在白卡板芯頁(yè)上，照片之間用中性偏堿薄紙隔開(kāi)，底片袋使用中性光滑紙袋裝）松散豎放，配備空調(diào)、除濕、監(jiān)控等設(shè)備，做好防火、防盜、防塵、防霉、防紫外光和濕溫度控制（相對(duì)紙質(zhì)檔案，照片檔案的溫濕度要求更高）等工作，定期檢查照片質(zhì)量。創(chuàng)造條件，將傳統(tǒng)照片轉(zhuǎn)換成數(shù)字照片，做好數(shù)據(jù)備份，及時(shí)采取遷延措施，維護(hù)數(shù)據(jù)安全。

從黑白到彩色、從銀鹽片到數(shù)碼像，攝影技術(shù)日趨成熟，照片種類越來(lái)越多，數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)。目前，就多數(shù)檔案部門來(lái)說(shuō)，要像廣東省檔案局那樣直接派檔案工作人員到現(xiàn)場(chǎng)拍攝重大活動(dòng)、重大事件照片資料仍然存在不少困難。因此，加強(qiáng)照片檔案管理，不僅是機(jī)關(guān)工作的需要，而且對(duì)優(yōu)化檔案館館藏和國(guó)家檔案資源建設(shè)具有重要意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭茜.讀圖時(shí)代.中國(guó)檔案，2000（3）.