淺析如何做好檔案管理工作

李蘭蘭

【摘要】本文論述了當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題，以及做好檔案管理工作的具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；問(wèn)題；措施

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為研究本單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。近年來(lái)，在檔案部門(mén)的大力宣傳和單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，各單位認(rèn)真履行職能，貫徹落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，檔案干部隊(duì)伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有了明顯增強(qiáng)，檔案管理工作不斷制度化、規(guī)范化，檔案工作取得了顯著的成績(jī)，同時(shí)，我們也要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題。

一、當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題

（一）檔案工作的重視程度還不夠。對(duì)檔案工作重視程度還不夠，對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間未給予充分的保證，雖然把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為工作有效機(jī)制來(lái)抓還存在不足。從平時(shí)工作中發(fā)現(xiàn)，有的部門(mén)重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室?？陀^上講，行政執(zhí)法檔案、重要業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實(shí)造成不便，但按照檔案管理要求，不符合《檔案法》規(guī)定。

（二）檔案室保管條件還不完善。檔案保管還達(dá)不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。檔案室成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨(dú)拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對(duì)有條件的部門(mén)設(shè)置的檔案室整體上也不規(guī)范。甚至有極個(gè)別的單位根本沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案資料像垃圾一樣堆放在某一角落，勢(shì)將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失，這些問(wèn)題的產(chǎn)生，究其根本原因則是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不夠。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。其次，個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著為難情緒。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對(duì)本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。

二、如何做好檔案管理工作

檔案管理工作存在的上述問(wèn)題不同程度地影響了單位檔案工作循序漸進(jìn)地開(kāi)展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。當(dāng)前，在新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。因此，檔案工作要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展，是檔案工作者實(shí)踐黨的先進(jìn)性，推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。要搞好單位新時(shí)期檔案工作，必須強(qiáng)化以下幾點(diǎn)工作：

（一）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感。包括以上方面：

1.做好檔案工作，是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為未來(lái)著想的需要?！皼](méi)有歷史就沒(méi)有現(xiàn)在，不知?dú)v史則不明未來(lái)”。檔案工作正因?yàn)榫哂小按嬲媲髮?shí)、鑒往知來(lái)”的獨(dú)特功能，才成為我們黨和國(guó)家事業(yè)的重要組成部分。實(shí)踐證明，檔案作為黨和政府、各行各業(yè)工作和生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄，不僅是歷史的寶庫(kù)、社會(huì)的回憶，而且也是經(jīng)歷的記載、經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)于我們回顧歷史、總結(jié)歷史，指導(dǎo)當(dāng)前、指導(dǎo)未來(lái)，具有十分重要的借鑒意義。在我國(guó)歷史上，史家擁有著“記實(shí)”的特殊權(quán)位，史籍被戴上“資治”的顯赫光環(huán)。在當(dāng)今世界，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)建設(shè)還是科學(xué)研究，無(wú)論是社會(huì)活動(dòng)還是個(gè)人生活，檔案都如影隨行、時(shí)刻相伴，成為生產(chǎn)生活中必不可少的一部分?？梢哉f(shuō)，在幾乎事事有記載、人人有記錄的今天，檔案已全面滲入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)方面，不僅以它的不可替代性在存真留跡，而且以它的獨(dú)特作用在推動(dòng)著事、影響著人。檔案工作從來(lái)沒(méi)有像今天這樣，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中起著如此重要的基礎(chǔ)性作用。所以我們檔案工作者應(yīng)解放思想，振奮精神，切實(shí)增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，滿懷自豪地認(rèn)真擔(dān)當(dāng)這項(xiàng)重任。

2.做好檔案工作，是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、為人民謀利的需要。檔案工作作為經(jīng)濟(jì)、政治、文化和社會(huì)建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其重要作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是留資立卷，以備存真。二是開(kāi)發(fā)利用，以備借鑒。最主要的應(yīng)是開(kāi)發(fā)利用。如以往的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)和成功發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，可以令決策者及時(shí)而合理地運(yùn)用，從而促進(jìn)布局調(diào)整合理和項(xiàng)目推進(jìn)加快，又如有關(guān)部門(mén)單位保存或出具的證明個(gè)人身份資歷、產(chǎn)權(quán)歸屬、榮譽(yù)成就的檔案，是我們黨和政府維護(hù)、實(shí)現(xiàn)和發(fā)展群眾根本利益的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)，對(duì)于保障和促進(jìn)社會(huì)和諧具有重要意義。

3.做好檔案工作，是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的要求。檔案工作作為一項(xiàng)重要的社會(huì)事業(yè)，在為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)上發(fā)揮著獨(dú)特的作用。多年來(lái)，受檔案工作性質(zhì)的影響，檔案部門(mén)存在著因循守舊，墨守成規(guī)的現(xiàn)象，創(chuàng)新意識(shí)、爭(zhēng)先意識(shí)不夠強(qiáng)，推動(dòng)工作上水平、上檔次的信心不足，這些都嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展，制約著檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。檔案工作要服從服務(wù)于單位的工作大局，只有緊跟單位中心工作，緊跟單位關(guān)鍵性工作，緊跟全局性工作搞好檔案服務(wù)，檔案工作的價(jià)值在服務(wù)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和其他各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的建設(shè)中得到了體現(xiàn)，檔案事業(yè)在服務(wù)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和其他各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)中才會(huì)得到健康地發(fā)展，科學(xué)發(fā)展觀才能真正在檔案工作中得到落實(shí)。

（二）創(chuàng)新思路、強(qiáng)化服務(wù)。創(chuàng)新是新時(shí)期做好一切工作所必備的精神狀態(tài)和行為準(zhǔn)則，檔案工作在新時(shí)期要有新面貌，就必須在創(chuàng)新上有所作為，首要的是在檔案工作的理念上實(shí)現(xiàn)“六個(gè)轉(zhuǎn)變”，即檔案工作從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變；管理模式從傳統(tǒng)手工型向現(xiàn)代智能型轉(zhuǎn)變；載體形式從單一型向多介質(zhì)型轉(zhuǎn)變；管理內(nèi)容從機(jī)關(guān)文書(shū)型向全方位型轉(zhuǎn)變；管理對(duì)象從注重歷史型向注重現(xiàn)實(shí)型轉(zhuǎn)變；管理工作從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。以理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，不斷實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，有效提高檔案工作的整體水平。

1.加強(qiáng)檔案工作，重在利用，貴在收集。我們要狠抓檔案利用工作，在用足用好用活檔案上下功夫，通過(guò)多種渠道與方式，將靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息，傳遞給需要服務(wù)的人們，從而直接或間接地產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。在做好傳統(tǒng)的檔案閱覽、外借、咨詢和展覽等利用方式基礎(chǔ)上，通過(guò)整理和研究，深挖檔案資源，形成檔案信息產(chǎn)品，為利用者提供直觀、快捷、開(kāi)放的檔案信息服務(wù)。同時(shí)又必須注重和用好現(xiàn)代手段方式，加快推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的實(shí)質(zhì)是要根據(jù)社會(huì)的客觀需求，主動(dòng)挖掘檔案信息資源，為社會(huì)提供高效的利用服務(wù)。

利用檔案的前提和基礎(chǔ)在于收集。沒(méi)有收集，利用就成了無(wú)源之水、無(wú)米之炊。所以，要從收集工作入手，擴(kuò)大接收、征集的范圍，大力豐富館藏資源，力求數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理、具有特色，做到歸檔和進(jìn)館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.加大依法治檔力度，增強(qiáng)意識(shí)，規(guī)范管理。要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》，加大法律宣傳和依法治檔力度，要加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法，開(kāi)展定期和不定期的檢查。建立檔案核查制度，單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員在升遷、調(diào)動(dòng)前必須清點(diǎn)移交檔案，檔案保護(hù)管理情況要經(jīng)檔案工作部門(mén)審核。要把檔案保護(hù)管理工作置于全社會(huì)的監(jiān)督之下，建立檔案保護(hù)管理監(jiān)督制度，定期對(duì)檔案保護(hù)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，維護(hù)法律權(quán)威。對(duì)由于不重視檔案工作而造成損失的單位和個(gè)人，要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任；對(duì)在檔案工作方面成績(jī)顯著的單位和個(gè)人，要大力表彰，為全面推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。

3.突出檔案服務(wù)主題，創(chuàng)新形式，拓寬領(lǐng)域。檔案工作永恒的主題和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的動(dòng)力就是服務(wù)，檔案部門(mén)和檔案工作者，要自覺(jué)地把檔案工作融入單位的中心工作中來(lái)思考、謀劃和落實(shí)，找準(zhǔn)服務(wù)大局的著力點(diǎn)。要做好行政規(guī)范性文件目錄檢索和全文查閱等服務(wù)工作，供服務(wù)對(duì)象查閱利用。要建立所屬機(jī)關(guān)單位的文件在線移交或定期移交制度，實(shí)行文檔集中統(tǒng)一歸口管理，走文檔一體化的新路子，進(jìn)一步發(fā)揮檔案部門(mén)的管理職能。暢通檔案人員參與了解重大事項(xiàng)的信息渠道，對(duì)重要檔案實(shí)行跟蹤收集，形成后立即歸檔，保證重要檔案能齊全完整地歸檔管理。把已公開(kāi)檔案信息集中向社會(huì)開(kāi)放，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將“死檔案”變成“活信息”。進(jìn)一步加大聲像、電子、民生、重點(diǎn)工程等檔案的保護(hù)管理，擴(kuò)大和拓寬檔案工作服務(wù)的領(lǐng)域。

4.強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)愛(ài)護(hù)，重用嚴(yán)管。檔案工作者不但要保守秘密、老實(shí)肯干、默默無(wú)聞、能裝會(huì)訂，而且要有深厚的檔案專業(yè)知識(shí)。要探索適合檔案工作的用人晉升提拔機(jī)制，優(yōu)化檔案隊(duì)伍，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，在安排檔案人員，組建檔案隊(duì)伍時(shí)要認(rèn)真考慮，嚴(yán)格把關(guān)，確保隊(duì)伍穩(wěn)定有力。專業(yè)人員要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，持證上崗，切實(shí)承擔(dān)起對(duì)檔案的保護(hù)管理責(zé)任。檔案工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，接受系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷充實(shí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，建設(shè)學(xué)習(xí)型、探索型檔案隊(duì)伍。加大培養(yǎng)檔案工作者良好的工作作風(fēng)和創(chuàng)新意識(shí)，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

（三）做好基層檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。不重視檔案工作就是不重視歷史，就是沒(méi)有遠(yuǎn)見(jiàn)，就不會(huì)有制定政策和執(zhí)行政策的連續(xù)性。單位檔案管理部門(mén)作為單位檔案管理機(jī)構(gòu)，在領(lǐng)導(dǎo)和管理體制上，是單位的職能部門(mén)，業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作，并對(duì)本單位內(nèi)的各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。在規(guī)格上，與其他職能部門(mén)同級(jí)，享受同等待遇。檔案工作也同其他工作一樣，需要經(jīng)常得到領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心、支持。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，檔案工作中存在的問(wèn)題就會(huì)迎刃而解。領(lǐng)導(dǎo)干部要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的巨大促進(jìn)作用，要適當(dāng)加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，完善考核激勵(lì)機(jī)制，把檔案工作納入單位目標(biāo)來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)考核。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，這是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是《檔案法》的要求。

檔案事業(yè)是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)。需要我們積極挖掘檔案資源，把“死檔案”變成“活資源”，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，進(jìn)而真正發(fā)揮以史資政、服務(wù)大局的作用，只有這樣，檔案工作才能更加有所作為，檔案事業(yè)才能與時(shí)俱進(jìn)，不斷取得新的成績(jī)。