論信息時代檔案管理的創(chuàng)新

李藝

【摘要】檔案具有重要的社會和歷史價值，在信息時代檔案發(fā)揮著更加重要的作用。信息技術(shù)的發(fā)展和普及給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)和機遇，隨著各行各業(yè)的信息化，檔案的信息化創(chuàng)新管理勢在必行。文中分析了我國檔案管理存在的問題，提出了檔案管理創(chuàng)新的對策。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；信息化

檔案是記錄人類歷史和社會發(fā)展的寶貴資源，具有重要的保存和研究價值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)的普及，現(xiàn)代檔案管理也必須改革傳統(tǒng)的手工操作模式，創(chuàng)新管理體制和服務(wù)方式，提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案信息的安全可靠。

一、信息時代我國檔案管理工作存在的問題

（一）管理信息規(guī)劃和體制落后。根據(jù)調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)造成我國檔案管理工作信息規(guī)劃設(shè)計滯后的原因是多方面的：第一，我國檔案管理體制落后，檔案資源在空間分布上是相互分離的，受制于資金和權(quán)限等因素?zé)o法在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一設(shè)計和規(guī)劃檔案信息資源。第二，檔案信息化具有很大的不確定性，因為檔案的數(shù)字化信息化正在建設(shè)中，處在不斷的發(fā)展變化過程中，這樣就不好設(shè)計檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，所以導(dǎo)致信息化檔案不夠全面和真實。對于檔案信息化首先要完成的是整合分裂的檔案資源，但是要實現(xiàn)信息檔案的共享還有一定的困難。另外，地方檔案館的信息化要符合當(dāng)?shù)匦姓块T職能轉(zhuǎn)變要求，既要整理歷史檔案，工作中正在生成的檔案也要納入信息化系統(tǒng)。

（二）檔案管理服務(wù)手段落后。進入信息時代以來我國認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，大力建設(shè)信息高速公路，大背景下我國檔案管理信息化水平不斷提高，但是距離社會的需要還有很大的距離。我國檔案資源不夠完整全面，在檔案查詢和對接方面技術(shù)落后，無法達到用戶的使用要求。很多檔案管理人員在工作中還是手工檢索和編輯，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料不按時歸還的現(xiàn)象，影響了檔案信息的完整性和安全性。

（三）缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理看似是很簡單的工作，但是它需要強烈的責(zé)任心，因為檔案管理枯燥乏味，需要良好的職業(yè)道德來支撐繁重的工作。檔案管理又有一定的專業(yè)性，需要檔案管理專業(yè)知識和一定的信息技術(shù)才能勝任，目前我國檔案管理人員很少是科班出身，缺少專業(yè)知識和信息技術(shù)，影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新工作。

（四）檔案管信息化創(chuàng)新缺少制度保障。檔案資料復(fù)雜、繁多，檔案管理需要科學(xué)制度的保障，這樣才能提高檔案管理的安全性和工作效率。但是目前我國檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化的制度保障，同時部門溝通不暢，導(dǎo)致單位信息流通不暢。這些弊端影響了信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新，甚至導(dǎo)致信息外露影響檔案信息的安全，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、信息時代檔案工作的創(chuàng)新策略

（一）檔案管理體制要創(chuàng)新。要充分發(fā)揮檔案信息的價值，最重要的是對檔案信息進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)資源的全面共享。但是目前我國檔案管理信息化仍在不斷地摸索，檔案管理體制存在很多不足，比如檔案信息管理不夠集中。這是我國檔案信息分割管理造成的，每個機構(gòu)在檔案管理上各自為政，無法實現(xiàn)資源共享。所以檔案管理創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急是檔案管理體制的創(chuàng)新，對不同地區(qū)不同結(jié)構(gòu)的檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)資源共享，提高檔案信息管理和使用的效率。

（二）檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新。首先在檔案收集和上傳方面要實現(xiàn)自動化。信息時代檔案管理的重要一環(huán)是收集和錄入信息，和紙質(zhì)檔案資源相比，信息化的檔案資源管理依靠工作人員的下載和上傳，在這個過程中出現(xiàn)問題就影響了檔案信息的真實性，所以工作人員必須充分利用信息技術(shù)，利用程序軟件實現(xiàn)資源的自動化管理，確保檔案信息的真實有效。其次，實現(xiàn)資源在線查詢服務(wù)，信息技術(shù)的發(fā)展極大地方便了人們的生活，也改變了人們工作和生活的方式，人們更加依賴信息技術(shù)帶來的便捷性和時效性。傳統(tǒng)檔案管理必須去檔案館室查閱文獻，耗費時間，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新就是要利用信息技術(shù)開放檔案查詢端口，讓人們隨時隨地使用檔案資源。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。第一，每個勞動者都需要具備一定的職業(yè)道德，檔案管理人員也不例外，愛崗敬業(yè)、一定的事業(yè)心和責(zé)任感是做好任何一份工作的前提。只有具備良好職業(yè)道德的檔案管理人員才能積極投入工作，總結(jié)工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)工作中的問題并研究解決辦法，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。第二，檔案管理有一定專業(yè)性，管理人員必須具備專業(yè)知識和一定的信息技術(shù)，關(guān)注社會變遷和檔案工作的發(fā)展，這樣才能勝任新時代的檔案管理工作，才能有創(chuàng)新管理的能力。另外，現(xiàn)代社會各界普遍對人才提出了創(chuàng)新要求，檔案管理人員也要有一定創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，破除陳舊觀念和成規(guī)，用創(chuàng)新的方式解決工作中遇到的各種問題。

（四）加強制度管理，確保檔案安全。檔案管理工作因為制度不完善，管理不規(guī)范，容易造成檔案機密的泄露影響檔案管理安全。所以，在進行檔案信息化管理創(chuàng)新的同時必須高度重視檔案資源的安全問題。相關(guān)部門要建立科學(xué)嚴密的管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)平臺的安全建設(shè)，確保我國檔案信息的安全。

三、結(jié)束語

在現(xiàn)代社會信息成為重要的社會資源，人們對信息的需求更加迫切，檔案資源也更加受到人們的重視，成為人們工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)的重要資料。各級檔案館室要順應(yīng)信息時代的發(fā)展，利用信息技術(shù)帶來的巨大的基于創(chuàng)新檔案管理，促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]徐曉琴.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技廣場，2009，02（14）：55-57.

[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界（理論版），2012，10（23）：78-79.

[3]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電腦知識與技術(shù)，2013，03（09）：7154-7156.

[4]陳英.淺析信息時代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，05（18）：141.